第三章 ACCESS数据表的操作.doc

第三章ACCESS 数据表操作数据表是Access数据库中存储数据的对象，是数据库的基本操作对象。3. 1 数据表的组成 Access的数据表是一个关系型的二维表，数据表由多条记录组成，一条记录由多个字段组成。创建数据表时主要包括以下两个方面： (1)确定数据表的表名，表名用于标识数据库中某一个具体的数据表。 (2)定义数据表的表结构，数据表的表结构主要包括字段名 称、数据类型、字段大小、主键和索引等字段属性。 本章将创建xsda.mdb数据库中的个数据表，分别为“学生档案表XA01、系部编码表TB06、学生班级编码表TB03、专业编码表TB04、毕业标志编码表TC04、性别编码表GC01、地区编码表GC02和民族编码表GC03、政治面貌编码表GC04。1字段名称 字段名称必须能直接、明确地反映数据内容，字段名称要符合Access有关字段名的规定。字段名命名的规定如下： (1)长度不能超过64个字节。 (2)可以是包含字母、数字、空格及其他字符的任意组合，但 不能包含句号、感叹号、方括号、重音符号及控制字符(ASCII值为031)等特殊字符，且不能以空格开头。 (3)不能与Access中已有的属性及其他元素的名称相同。Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要，用户也可以根据需要自行设置。数据类型(1)字段大小 可由用户设置的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型。 文本型字段的大小属性可以设置为1255之间的任何整数，其默认值为50。 数字型字段的大小属性的可选项提供了字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数。各个选项所占用的存储空间不同，默认值为长整型。 自动编号型字段的大小属性的可选项提供了长整型和同步复制型，其默认值为长整型。 (2)索引 为字段建立索引可以迅速地在表中定位记录，提高管理效率。 (3)格式 使用“格式”属性可规定字段的数据显示格式。除了OLE对象以外，其他的数据类型字段均可设置格式，Access为自动编号、数字、货币、日期/时间和是/否等数据类型提供了预定义格式，可从列表中选择。例如，出生日期的格式可以设置为“1986-06-19”的形式。 (4)字段有效性规则 字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入内容。例如：设置“性别”字段的有效性规则为“='男' Or ='女'”，如果输入的字段值不是“男”或“女”，就会显示提示信息对话框。 (5)标题 标题是表或查询在数据表视图中字段的列标题，可以与字段名称相同，也可以与字段名称不相同。例如“学号”的标题可以设置为“学生编号”。 (6)默认值 使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值，如果表中记录的某字段值大部分相同，则为该字段设置一个默认值可以简化输入。添加新记录时可以接受默认值，也可以重新输 入新值覆盖默认值。例如，性别字段的默认值可先输入“男”或者“女”。(7)小数位数 当字段类型为数字或货币类型时，才可以设置小数位数。Access提供了自动和015位的多种选项，其默认值为自动。 (8)查阅属性 查阅属性是指可以使用“组合框”或“列表框”代替“文本框”来显示或输入表中的数据，从而方便用户的输入，以防止字段中出现无效的数据，因为系统只能接收组合框或列表框中的值。在列表框中只能选择列表中的选项，而组合框中，不仅可以选择列表的值，也可以输入新的值，比列表框更为灵活。3字段的说明 字段说明是指对每个字段的简要性说明文字，用来说明该字段所表示的具体信息，以及设计字段时的注释。3.2 数据表的视图 视图是Access数据库对象的外观表现形式。Access的数据表有4种视图：设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。1设计视图 数据表的设计视图用于设计数据表的结构，在数据表的设计视图中，既可以创建数据表的结构，也可以添加、删除或修改表中原有的字段。要显示数据表的设计视图，最简单的方法是先在数据库窗口中选中数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【设计】按钮即可。也可以先选择数据表，然后右击打开快捷菜单，选择快捷菜单中的【设计视图】命令。2数据表视图 数据表视图以行列格式显示数据表，用于添加、修改和删除数据记录。要显示数据表视图，可以在数据库窗口中直接双击数据表的表名；也可以先在数据库窗口中选择 数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【打开】按钮。3数据透视表视图和数据透视图视图 数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法，汇总大量数据的表或图，多用于查询或窗体中。 显示数据表的设计视图或数据表视图后，Access主窗口的工具栏和【视图】菜单会有所变化，工具栏最左边会出现一个切换视图的按钮，【视图】菜单中也会出现切换视图的菜单项。可以利用这些按钮直接切换视图，以满足操作的需要。3.3 创建Access数据表的方法 创建Access数据表的常用方法有如下4种： ）利用数据表的“设计视图”创建表。 ）利用“表向导”创建表。 ）利用“通过输入数据创建表”的方法创建表。 ）利用“导入表”的方法创建表。利用数据表的“设计视图”创建表。 数据表的设计视图是一个功能强大的工具，利用它不仅可以修改数据表的结构，还可以自行设计数据表。本节将使用表的“设计视图”创建一个数据表，该数据表的名称为：系部编码表TB06，具体表结构如表3.1、3.2所示。表3.1 系部编码表TB06的表结构序号字段名含义类型宽度小数主键1TB0601 系部编码Text10Y2TB0602 系部名称Text203TB0603系部拼音码Text104TB0604系主任Text10表3.2. 系部编码表TB06数据TB0601TB0602TB0603TB060400基础部JCB张明忠10机械系JXX孙明华20电气系DQX郭明权30计算机系JSJX刘明强40管理系GLX蒋明华50机电系JDX倪明寿步骤如下：1) 打开xsda.mdb数据库. 打开数据库xsda.mdb，数据库窗口如图3.1所示。打开数据库时自动选取第一个数据库的对象：表，并且数据库窗口列出了3种建立数据表的方法：“使用设计器创建表”、“使用向导创建表”和“通过输入数据创建表”。 图3.1 xsda.mdb数据库窗口2） 定义“系部编码”数据表的表结构（）打开数据表的“设计视图”在如图3.1所示的xsda.mdb数据库窗口中，选择【表】对象。然后双击【使用设计器创建表】选项，即可弹出表的“设计视图”，如图3.2所示。 图3.2表设计视图3)定义表中的每个字段的字段属性 “系部编码表TB06”表中包含以下字段：tb0601(系部编码)、tb0602(系部名称)、tb0603(系部拼音码)、tb0604(系主任)。 (1)输入字段名 在“设计视图”的第一行，【字段名称】列中单击，输入“tb0601”，作为“系部编码”表的第一个字段。 (2)选择数据类型 在【数据类型】列中，保留默认值(文本)；或者单击【数据类型】列右端的向下箭头，根据需要为各个字段选择合适的数据类型。 (3)输入字段的说明信息 在【说明】列中输入有关字段的说明信息，例如“tb0601”字段的说明信息可以输入“系部编码”。说明信息不是必须输入的，如果没有说明信息，可以为空。 (4)设置字段的其他属性 根据实际需要，在窗口下半部的【常规】和【查阅】选项卡中，分别对各个字段的属性进行设置。例如，系部编码的字段大小设计为10，系部名称的字段大小设计为20。 (5)为字段设置索引 为了控制数据表中记录的有序化，提高查询速度，可以根据需要为字段设置索引，例如，系部编码设置为“有(无重复)”，其他字段设置为“无”。 用同样的方法，对“系部编码表TB06”表的其他字段逐一作出定义，创建一个完整的表结构如图3.3所示。图3.3TB06表设计视图4)定义主键 主键是表中唯一标识一条记录的字段，通过主键可以快速准确地在各个数据表中收集和查找数据。 设置主键的方法是：选择将要定义为主键的一个或多个字段。例如“系部编码表TB06”表中的“系部编码”。然后单击工具栏上的【主键】按钮 。这时，“系部编码”前面的行选定器上也会出现标识 ，如图3.3所示。 5)保存表 在【文件】菜单中选择【保存】命令或单击工具栏上的【保存】按钮，出现【另存为】对话框，然后为表输入一个唯一的名称“TB06”，单击【确定】按钮，一个按要求设计的表便建成了。6)输入记录 图 3.4 TB06表记录2 使用向导创建表 Access提供了“表向导”创建表的方法，利用表向导不仅可以快速地创建数据表，而且可以帮助初学者掌握表的设计过程。这里只简单介绍一下。1) 打开数据库 打开已创建的数据库(例如xsda数据库)，或者创建一个空数据库。2) 创建数据表的表结构(1)启动表向导 在如图3.1所示的xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击【使用向导创建表】选项，即可启动“表向导”。 选择【表】对象后，单击【数据库】窗口工具栏上的【新建】按钮，会弹出【新建表】对话框，在该对话框中选取【表向导】选项，然后单击【确定】按钮，也会启动“表向导”。(2)选择所需字段(3)重命名字段名称 若要修改表中字段的名称，可在【新表中的字段】框中选中需修改的字段，例如选择【名字】，然后单击【重命名字段】按钮，在弹出的【重命名字段】对话框输入新的字段名称“姓名”，单击【确定】按钮即可。(4)指定表的名称、设置主键。3) 输入或修改字段值 通过输入数据创建表 通过“输入数据创建表”的方法可以一次性完成数据表的创建和数据的输入。1）打开数据库 先打开已创建的数据库，例如，xsda数据库，或者新建一个数据库。2）打开数据表视图 在xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击 “通过输入数据创建表”选项，则弹出数据表视图。） 输入数据 在各字段中按顺序输入数据。）保存表 单击工具栏中的【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入表名称，然后单击【确定】按钮即可保存数据表。） 定义主键 保存数据表时，系统自动弹出“是否创建主键”提示信息对话框。 导入数据表 Access提供了数据导入功能，可以从另外一个Access数据库或其他程序建立的数据文件中导入数据，从而生成表并将数据导入到数据表中。Access可以导入的数据源有多种，常用的有Microsoft Office Access、Microsoft Excel、HTML文档、文本文件和ODBC数据库等。1） 导入数据表(1) 打开xsda数据库。(2) 选择主窗口的【文件】|【获取外部数据】|【导入】命令，打开【导入】对话框，从【文件类型】下 拉列表框中选择导入的文件类型“Microsoft Excel(*.xls)”， 从【查找范围】下拉列表框中选择要导入的Excel表：xsda.xls。(3) 单击【导入】按钮，弹出“选择合适的工作 表或区域”对话框，选择需要导入的数据表。 (4) 单击【下一步】按钮，弹出 “确定指定的第 一行是否包含列标题”对话框，默认情况下，【第一行包含 列标题】复选框已被选中，保持该复选框的选中状态。(5) 单击【下一步】按钮，弹出“选择数据的保 存位置”对话框，选择数据的保存位置在“新表中”。(6) 单击【下一步】按钮，弹出“指定有关正在 导入的每一字段的信息”对话框，根据需要可以在字段选项框中对字段信息进行必要的更改。() 单击【完成】按钮，弹出提示信息对话框，单击【确定】按钮，完成从Microsoft Excel工作表导 入Microsoft Access数据表的过程。3.修改数据表中的记录(1)插入记录 先选中整条记录，然后右击打开快捷菜单，选择【新记录】命令，则会在所选择的记录之前插入一条新记录。(2)删除记录 先选中整条记录，然后右击并选择【删除记录】命令，系统弹出一个提示信息对话框加以确认，在该提示信息对话框单击【是】按钮，则会删除该记录。3.5 设置数据表的显示效果 首先打开“系部编码表”的“数据表视图”，然后完成以下操作。1改变字体、字号和颜色 选择【格式】|【字体】命令，弹出【字体】对话框，在【字体】对话框中选择合适的“字体”、“字形”、“字号”和“特殊效果”，单击【确定】按钮即可。2改变数据表的样式 选择【格式】|【数据表】命令，弹出【设置数据表格式】对话框，在该对话框可以设置“单元格效果”、“网格线显示方式”、“背景色”、“网格线颜色”、“边框和线条样式”以及“方向”，并可以在【示例】选项组中观察所设置的效果。 3调整行高和列宽 在数据表视图中，将鼠标放在两个记录选择器之间，当光标变成上下双箭头形状时，按下鼠标左键上下拖动，可以改变行高。如果将鼠标放在两个字段之间，当光标变成左右箭头形状时，按下鼠标左键左右拖动，可以改变列宽，此时若双击左键，将使左边字段的列宽变成与其字段值相适应的宽度。4列的冻结和解冻 如果数据表中的字段数较多，为了方便浏览表中的数据，要保证一列或多列随时可见，不会因为左右滚动数据表视图窗口而不可见，可以将这些列予以冻结。 冻结列的方法是：先选取一个字段列或多个字段列，然后选择【格式】|【冻结列】命令，所有被冻结的字段便出现在数据表视图的最左端，并且被冻结的列不能被移动。 冻结列解冻的方法是：选择【格式】|【取消对所有的列的冻结】命令。5列的隐藏和显示 先选取要隐藏的列，然后选择【格式】|【隐藏列】命令，即可隐藏一个或多个字段。这些字段将不再显示在数据表视图中，但是，它们并没有被删除，仍然保存在表中。只要选择【格式】|【取消隐藏列】命令，这些字段便会重新出现在数据表视图中。这样做的目的是使用数据表视图简化，将暂时不需显示的字段予以隐藏，而其需要的字段则可以一直显示。