办公行政管理计划.doc

办公行政管理计划（初步构想）一、 行政管理（主要是为了发挥办公室的管理职能，规范、协调、优化公司各部门业务流程，建立健全公司办公管理制度）1. 管理制度的建立1) 员工办公期间基本守则主要是针对上班时间员工的纪律管理。例如上班时间看电视，听音乐，吃零食。做与工作无关的事情等进行规定。该制度的制定实际操作相对会比较难，但是可以从影响相对较大的方面着手。2) 发文制度（统一公司发文格式、签发流程，存档流程等）初步构想是统一公司发文的格式、发文流程。待确定的是区分通知的重要性，哪些需要正规格式发文，哪些进行简单格式。哪些发文只需要张贴公告，哪些发文需要分发至各部门手中进行阅读和学习）等3) 公章管理制度（规范各部门公章使用，权限、领出流程等）如何控制公章的外带权限，这个是目前公章管理中待确定的问题4) 固定资产管理制度（固定资产采购流程，领用流程，领用标准，低值易耗品采购标准，个人固定资产管理）初步构想是进行整个公司的固定资产盘点（财务科负责、办公室协助），固定资产管理应落实到部门与个人。办公室做好物品的采购与领用登记。财务做好固定资产的盘点工作。对固定资产有明确的记录。5) 证件管理制度主要是办公室与经营科的协调。人员做标书需提供的人员证书资料如何安排，给江山的证件如何管理，经营科使用证书原件和江山重复后如何安排，责任如何落实6) 合同、内部协议管理合同主要是审核这步由哪个部门来完成。内部协议签订，协议内的各种费用支付点数由哪个部门定，签订流程如何。2. 标准化流程的建立1) 各部门业务流程的建立首先应该明确各部门职责，指定部门负责人。其次要进行各部门主要业务的确定，并由各部门业务负责人进行制度，第三步，各部门将涉及到与其他部门的协作的部分进行沟通，简化，优化流程。最后各部门人员组织学习，并在日后工作中不断完善。2) 公司管理流程的建立（第1点管理制度中所涉及的各项流程、）主要是针对管理制度中的事项进行流程上的确定。目前几大业务流程待确定：1、物品申请、采购、领用流程2、公章使用流程3、合同、内部协议的签订流程3. 员工工作成果、计划管理1) 日记形式在一定情况下，可以考虑让员工写日记，随意的记录每日工作情况，做了什么？结果如何？完成了什么？甚至可以写今天的工作心情，对公司对事情有何感想，领导可以随时进行查看。2) 稳定的周例会周例会在时间允许的 情况下建议一定要开，并提早告知各部门成员，进行会时的发言准备。（如果金总没有时间，可以指定人员组织进行周例会。据员工以往反应，建议将会议时间调整至周五或者周一。效果更加）3) 周工作计划表形式周工作计划表，建议暂时由部门负责人制作，内容包括本周在做工作，已完成工作，下周计划工作。（其中每项工作落实到人，待跟进事宜落实到完成时间）。二、 人事管理（将人事管理次于行政管理，只要是目前管理的方向个人觉得以整理好公司内部业务流程和做好基本管理工作为先，人事管理对于公司人员情绪影响会比在业务上进行管理大。所以在我们需要规范业务流程的同时，个人觉得人事的管理我们暂时以领导口头上的告知为先，之后慢慢进行规范和管理）1. 人员考勤管理（员工的上下班时间确定并采用签到制度进行管理）2. 请假制度3. 节假日放假制度4. 员工上班时间外出管理（主要以部门负责人进行管理及员工自觉）5、工资薪酬体系的建立（待定）6、人员各类业务补贴的明确和规范（这个可以在接下来工作中确定下来）7、人员劳保福利（此项会给公司增加新的费用支出。所以需要可以从其他费用中进行节约，转为员工福利）个人目前对事情的一些看法1、 做事缺少一种计划性，组织性，在事情多而杂的情况下，容易顾此失彼。（工作流程，计划表、简单的周例会）2、 缺少对工作的记录及回顾。文件、事情的文字记录过少。导致容易追着事情在跑，而没有达到一种牵着事情在走。（各部门必须建立完善的管理台账，文件的存放工作必须到位）。3、 过分依赖于公司传统的工作习惯，过分依赖于办公室。最终导致办公室仅仅只是服务部门，而没有充分发挥其管理的作用。（明确各部门职责，进行详细的分工，责任落实到部门）4、 部分传统工作流程比较随意，没固定或者规范的流程和标准，如果要发展，很有可能会成为隐患（主要偏重于财务，但我个人觉得如果其他部门也有类似情况，必须在这次部门工作流程规范中纠正和完善，不然以后公司要发展，业务量增大，则会导致工作效率低，工作繁琐，甚至影响公司其他部门的运行）。5、 公司的低值易耗品浪费相对比较严重，纸张的正反面利用率不高，其他办公用品管理使用也比较浪费(我个人发觉其实本公司员工对于这些浪费也是比较清楚的，公司采用明确、合理的管理制度来控制，我想员工也会理解并接受，但首先，我觉得，领导有必要在会上明确意思，让员工意识到领导已经关注此事。)6、