出差管理控制流程.doc

注：1、此份为正式运行文件，该制度负责人为营销部总监，主要职责是维护制度的运行、稽查、指导、处理；、运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人评 审 栏部 门稽核办财务部人事行政部PMC部仓库科采购科物控科生产一厂生产二厂品质部营销部工程开发部文管中心会 签 欧博企业管理研究所富佳堡家具厂总经理1.0目的有计划高效率实施公务出差，提升出差工作质量，以及有效进行信息收集和反馈，合理控制出差费用。2.0适用范围适用于营销部3.0定义： 3.1 意向客户 指经销商通过了解，认可了富佳堡的品牌，主动想与我司合作，准备经销我司品牌的客户；3.2 目标客户 指我司为了推广某些系列产品，通过各种渠道认定为理想客户，其从意识理念、商圈位置、实力信誉、影响力等都符合公司要求的经销商；3.3 业主 指商圈物业所有者或经营者，这里主要是指商圈、商场招商办负责人和商圈、商场老总。3.4 现有客户 指目前正在经营富佳堡产品的经销商4、职责41 营销部负责出差计划的组织、实施与控制等工作。4. 1. 1 业务4. 1. 1. 1 市场拓展：通过调研，锁定目标商圈和客户，进行接洽、沟通、直至合作；4. 1. 1. 2 考察意向客户：通过实地考察（位置、面积、竞争对手等），确定其是否符合公司要求；4. 1. 1. 3 维护提升现有经销商的市场竞争力：通过店面调整、产品和饰品的摆放及更换滞销品来提升销量；培训导购员销售技巧来增长销售；解决产品品质问题；了解各项服务的优缺点，根据市场情况及时拿出应对措施；4. 1. 1. 4 收集同业信息：产品及其价格、产品品质、市场适销性、服务、店面形象、供货周期、售后情况以及其他促销方面等信息；4. 1. 2 策划4. 1. 2. 1 通过调研、拜访，了解店面形象推广情况，我司促销反馈，以及市场现状，同业情况，给以后促销方案的制定提供依据；4. 1. 3 客户服务4. 1. 3. 1 了解公司产品品质问题及服务质量；4. 1. 3. 2 现场解决服务问题，及相关流程培训；4. 1. 3. 3 调查客户零售价和库存；42 营销总监负责审定出差计划的可行性及费用控制和监督出差质量。43 财务部负责出差费用的审核与监督工作。44相关部门对营销中心收集所需信息的监督与评估。5、作业程序5. 1 出差计划的制定营销部各大区经理根据本部门的年度/季度/月度工作计划及市场现状，于每月29日前制定下月的出差计划表、工作交接单、客户访问计划表和费用借款单，出差计划表上须明确出差主题、任务、经费预算、进度计划和交通工具等具体内容。5. 2 出差计划审批营销总监根据工作计划要求，审核出差计划的可行性，审批借款单，控制费用。（出差计划表复印两份，一份交财务，一份给营销总监）5. 3 财务借款财务会计根据出差人员的借款单和出差计划表，依出差费用标准审核填制凭证，业务人员到出纳处借款，出差途中如因备用金短缺，需电话通知营销总监，由营销总监以书面形式说明原因与再次借款金额，由总经理批准后，财务人员方可给予汇款。5. 4 出差前准备 出差人员出差前准备携带以下表单，销售日志表、 竞争品牌分析、专卖店维护整改表等；同时要了解市场销售统计月报表、产品销售排行榜月报表、应收账款表、全国各区各省销售数据、各省及各区销售份额图、销售客户排行榜、等相关数据。5. 5 出差计划的实施5. 5. 1 出差人员根据计划安排、出差目的做好相应的市场调研，并将收集到的相关信息填写在相应的表单上，包括销售日志表、 竞争品牌分析、专卖店维护整改表等表单，且须拍客户商场照片，第一次所到的专卖店，照片不少于10张；5. 5. 2如有情况，需更改行程和时间的，出差人员须向营销总监电话汇报，经同意后方可调整，回来后要写详细说明；5. 5. 3 出差规定：业务员每天须用出差地座机向营销总监电话汇报工作和行踪，接受公司指令， 出差费用标准参照费用标准表；出差人员每天必须将当地市场情况汇总填写在销售日志表上，并于第二天上午传真至公司。（一个市场填写一份）5. 5. 4. 省内出差当日往返的，由出差人申请，由直接上级审批即可，报营销总监备案；出差费用标准参照费用标准表；5. 6 出差回来做信息整理和出差总结5. 6. 1 出差人员在出差回来后可休息一天（短途出差除外），并在上班的第一个工作日内把有品质问题的照片（包括产品、形象等）打印出来经营销总监审批，交相关部门进行跟踪整改；5. 6. 2出差人员须在出差回来后的三个工作日内将上述填好的表单，同时须写书面的出差报告（附专卖店照片，）以及填制费用报销单（附出差计划表和出差费用清单），交营销总监审核，上交总经理审批。（如三日内未报销出差费用，同时又未说明原因，按实际出差发生费用的1%罚款。）5. 7 营销总监根据出差人的出差计划审核出差成果，签署审核结果；5. 8 财务部会计审核费用报销单及出差计划表和出差费用清单，填制凭证，交总经理审批，由出差人员到出纳处结算借款；5. 9 营销部总监组织各出差人员讨论、分析市场反馈信息，评估出差成果，以及提出整改措施和下一步工作计划；，5. 10 出差资料存档 由营销总监把出差资料进行归档。6. 支持性文件6. 1 出差费用标准表：职别包干补贴（天）住宿费（天）交通费（天）餐费（天）电话费（天）交通工具备注省会城市非省会城市省会城市非省会城市省会城市非省会城市营销总监飞机、火车硬卧、长途汽车-大区经理 火车硬卧、长途汽车以火车、汽车为主。(东北、西北除外)小区经理火车硬卧、长途汽车以火车、汽车为主，(东北、西北除外)业务员火车硬卧、长途汽车 备注：、广东省区出差在公里内可返回公司的，每天补助元，如遇特殊情况要住宿，必须经营销总监同意，按元天的标准补助报销费用。2、售后服务员：因公出差电话费补贴10元/天,省外住宿费、餐费、市区交通费由客户提供，客户不提供实行包干补贴100元/天,在火车或汽车上过夜的取消住宿补助60元/天,售后服务员在广东省内出差,每日三餐,按正餐每餐15元报销。3、按当天实际发生费用报销，报销费用不得超出各自当天标准费用总和，没有发生的单项费用不另外补贴（如市内交通费、生活补助、住宿费等）6. 2省外出差乘坐交通工具6 .2.1 出差人员在白天超过12小时、晚间超过6小时，可以乘坐硬卧；6. 2.2 轮船不论时限，售后服务员为四等舱及以下；业务员为三等舱及以下；总监为二等舱。6. 2. 3 营销部出差人员在工作紧急情况下，报总经理审批方可乘坐飞机，如无特殊情况，交通工具以火车、客车、轮船为主（东北、西北除外）。6. 3住宿：不准接受客户付费的住宿，如有发现按辞退处理；绝不允许拿客户开房的发票报销，如有发现，按开除处理。在火车或轮船上过夜的，不报销住宿费，营销总监给予元/夜的津贴，其他职员给予0元/夜的津贴。如需招待客户、业主、导购员的，须先请示营销总监，经同意后方可，费用按相关招待标准执行。6. 4 出差中经批准列支了招待费用的，不再报销生活费。当天出差在中午12：00后从车站、码头、机场返回与出发的，当天生活补贴报销50%。6. 5出差人员往返机场须乘坐专线巴士，不得列支出租车费（特殊情况须向营销总监或总经理申请批准）。6. 6招待费：小区经理、销售代表招待客户费用标准50元/人，大区经理60元/人，营销总监80元/人。7. 质量记录7. 1 专卖店维护整改表7. 2 竞争品牌分析7. 3 专卖店图纸7. 4 销售日志表7. 5客户档案表8、管理办法8. 1 未按本流程要求作业者，处罚20元/次罚款；8. 2未按本作业流程时间交接表单者，一律处以10元/天的罚款；8. 3因个人原因导致数据统计错误，按情节轻重一律处以10至30元的罚款；8. 4因个人原因给公司造成损失的，追究责任人赔偿责任；85出差人员若有弄虚作假的，一经查实，给于记大过一次。