201文件和资料控制程序1.docx

文件和资料控制程序1目的对质量、环境、职业健康平安一体化管理体系有关的文件和资料进 行控制，确保公司所属各有关场所使用相应文件的有效版本，从而保证一 体化管理体系正常有效地运行。2范围适用于与质量管理、环境管理、职业健康平安管理体系有关的文件控 制。3术语和定义文件：指本公司所购买、编制和接收的对质量、环境、职业健康平安一 体化管理体系有关的有效文件和资料（见5.1）,其中外来文件特指企业收到 的或国家行政管理部门发布的外部行政文件、法律法规和外部技术标准等 文件。3.1 文件管理：指对质量、环境、职业健康平安一体化管理体系有关的 文件进行的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、更改、回收、 作废、销毁和归档等的控制工作。3.2 受控文件：对质量、环境和职业健康平安一体化管理体系有关的文 件均为受控文件，由拟制部门主管领导签字后确认。4职责最高管理者、副总经理、总工程师、管理者代表、各部门负责人、二 级单位负责人、工程经理、工程技术负责人等负责相关文件的审批。4.1 各部门、二级单位、工程部负责相应归口管理文件的发放、回收、销 毁、原件保存及作好相关记录。4.2 各部门、二级单位、工程部负责相关文件的编制和使用保管。4.3 办公室是文件控制的归口管理部门，负责制定本程序，各职能部门负 责对各单位的文件控制情况进行催促和检查。5工作内容和要求文件的分类以下文件均为公司质量、环境、职业健康平安一体化管理体系所要 求的文件，必须予以控制。记录是一种特殊类型的文件，必须按照记录 控制程序的规定进行控制。a） 一体化管理手册、一体化管理程序文件、作业文件；b）与质量、环境、职业健康平安 一体化管理体系有关的行政文件； c）合同/订单文件；d）采购文件、分包、对外委托的文件；e）工程勘察设计任务书、工程勘察设计计划书、钢结构/钢网架设计 任务书、钢结构/钢网架设计计划书、各类工程施工组织设计、专项施工方 案、钢结构/钢网架制作工艺文件、预拌混凝土生产供应保证方案或生产工 艺文件、操作规程、进度计划、环境管理方案、职业健康平安管理方案、 专项技术措施方案；f）质量、环境、职业健康平安一体化管理体系的记录；g）外来文件（包括设计图纸、设计更改通知、技术变更核定单、法律、 法规、规程、规范、标准、图集等以及招标文书、监理通知等）；h）培训工作文件、编制方案的依据文件等。5.1 文件和资料发布前得到批准公司质量、环境、职业健康平安 一体化管理体系所要求的文件，在 正式发布实施前必须得到审批。审批人在审批文件时，应认真审查文件的 充分性和适宜性，把好文件审查关，不充分和不适宜的文件应进行修改完 善后再批准，通过文件审批应确保公司制定的文件具备充分性和适宜性。 一体化管理手册由科技质量处组织各有关部门及二级单位、项 目部编写，管理者代表审核，最高管理者审批。5.1.1 2. 2 一体化管理体系程序文件由科技质量处组织各相关职能部门及二级 单位、工程部编写，管理者代表审核，最高管理者审批。5.2.3 全公司执行的一体化管理体系作业文件，由公司科技质量处组织各 职能部门及二级单位、工程部编制，管理者代表审核，最高管理者批准。5.2.4 各部门、二级单位、工程部执行的作业规程、专项方案、措施由各 部门、二级单位、工程部组织编写，其中，公司直属一级工程部、委托一 级工程部和公司组织编制的施工总体规划、施工组织大纲、施工组织设计 和施工方案由公司总工程师批准；二级单位、区域性分公司和控股子公司 编制的施工组织大纲、施工组织设计和施工方案，均由该单位总工程师批 准。工程所在地建设主管部门或建设单位有要求时，某些专项方案还应报 建设单位、监理单位或当地政府主管部门审批或备案（如：环保措施、特 殊平安措施等）。5.2.5 投标书中的技术标（方案或施工组织设计），由经营一部、经营二部 组织编写（或投标小组编写），采取投标书评审的方式进行确认。中标后， 实施前的设计任务书、设计计划书、设计任务书、设计计划书由设计院技 术负责人组织编写，设计院技术部门审核，设计院技术负责人审批；各类 工程施工组织设计、专项施工方案由工程管理处组织编写，工程管理处、 平安技术处、科技质量处、保卫处审核，公司技术负责人审批；钢结构/钢 网架制作工艺文件由专业公司技术部门组织编写，专业公司技术部门审核, 专业公司技术负责人审批；预拌混凝土生产供应保证方案或生产工艺文件 由混凝土公司技术部门组织编写，混凝土公司技术部门审核，混凝土公司 技术负责人审批；各专业公司、片区分公司所属的各类工程施工组织设计、 专项施工方案由专业公司技术部门组织编写，专业公司技术部门、平安部 门、质量部门审核，专业公司技术负责人审批；建设单位有要求时，报建 设单位、监理单位审批。5. 2.6公司与质量、环境、职业健康平安一体化管理体系有关的行政文 件，由各相关部门编写并审核，公司领导审批，办公室负责制发。各二级 单位、工程部的行政文件，由二级单位负责人、工程部经理审批。5. 2.7公司所有经济合同（包括劳务、工程分包合同、物资和原材料采购 合同、劳保用品和平安设施采购合同、施工机械和周转材料采购租赁合同 等）文件由相关责任部门或单位编写，公司分管副总经理（总经理助理） 审核，最高管理者签订。5. 2.8环境管理方案、职业健康平安管理方案由平安技术处组织各部门、 二级单位、工程部编制，由平安技术处、群众工作处审核，由管理者代表 审批。5. 2.9其他文件的审批，按相应的程序、作业文件的规定执行。5. 3文件的受控状态标识质量、环境、职业健康平安 一体化管理手册、程序文件及公司统一发布 的作业文件，在文件封面上进行“受控”状态标识。其余文件以文件号或 发放编号作为状态标识。5.4 必要时，对文件进行评审与更新，并再次批准当公司的组织机构、产品结构、资源配置发生重大改变与调整时，当 公司发生重大质量事故、环境事故、职工伤亡和健康事件或相关方连续投 诉时，当法律、法规、标准及其他要求发生重大变更时或内部审核、外部 审核和管理评审中对现有质量、环境、职业健康平安一体化管理体系文 件（一体化管理手册、程序、作业文件等）进行评审，评审现有体系文件的 适宜性、充分性，必要时予以修订。修订或更新文件时，由相应责任部门 按原审批程序进行批准和发放到原文件的发放范围。5.5 确保文件和资料的更改和现行修订状态得到识别5. 5.1文件更改时，由更改申请人填写文件更改单，说明更改原因，对重 要的更改（如技术参数）还必须附有充分的证据。5.5. 2经文件的原审批人审批，原审批人不在时，那么由被授权的接替人予 以审批，公司文件主管部门应向该次审批人提供必需的背景材料，审批人 在审批时应考虑更改的可行性和适用性。文件更改获得批准后，该文件的主管部门将文件更改单予以印制、 发放，发放应按该文件和资料的原发放范围予以发放，确保原文件和资料 持有的各部门/人员均获得更改通知。5. 5.4各部门/人员接到文件更改单后，应在原文件上更改处作出局部修改 的标识，文件更改单应与原文件随行管理。当发生重大更改或屡次更改时，一般应对该文件进行换版。换版由 该文件主管部门制发新文件进行审批、发放，同时收回相应作废的文件。 填写好文件回收记录表。5. 5.6已批准的文件更改单原件，由该文件的主管部门保存。5. 5. 7上述文件不包括公司行政文件，公司行政文件原那么上不能更改，但 对试行的文件可以标注“暂行”的方式行文，也可以采取“补充”方式行 文。5.6确保在使用处可获得适用文件的有关版本. 6.1质量、环境、职业健康平安一体化管理体系文件的发放，由文件 的编写或主控部门制定文件发放登记表，交负责审批或决定该文件的主管 领导确认文件发放范围后，印制与确定范围相一致的份数。5 .6.2与质量、环境、职业健康平安一体化管理体系有关的行政文件按 公文处理方法进行发放。5. 6.3通过电子版本形式发放的文件，由各相关职能部门控制发放范围； 通过纸介质形式发放的文件，领用部门/个人应在文件发放登记表上签收。5. 6.4因文件丧失、严重破损或其他情况（如提供给业主、供应商、认证机 构等或本身确认发放范围时疏漏）而需申请领用时，由申请者填写文件领用 申请单，经其所在部门审核和该文件主管领导批准后，方可领用。5. 6. 5文件破损不能继续使用时可以由原发文部门补发，补发文件仍用原 发放序号，文件丧失后可以补发，原丧失文件宣布作废，补发文件使用新的 发放序号,并由发放部门做好补发记录。5. 6. 6各部门或二级单位收到外来文件后,应及时作好文件登记，需要处理 的,应填写公文处理笺,送领导阅批并按批示要求送责任部门或责任单位办 理，做好收发记录。5.7确保文件保持清晰、易于识别5. 7.1公司的各类文件（通常）应打印规范，手抄文件（如技术交底、图 纸会审等）应字迹工整，各类文件应印刷或书写清楚，保持清晰、易于识 别，任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、整洁和完好。5. 7.2各部门、二级单位、工程部持有的受控文件应有序、妥善保存，以 便存取和查阅，各部门、二级单位、工程部应建立本部门持有的在用受控 文件清单。5. 7.3质量、环境、职业健康平安一体化管理文件用不同的文件名称和 文件编号予以识别。手册编号为：QB /NO. 18MCC-QMS-EMS-OHSMS -01I流水编号邂龈除S理本系”a “中国十八冶金建设公司”的缩写> “企标”的拼音缩写程序文件编号为：QB /叩.18MCC-QMS-EMS-OHSMS - 02-*一 1 j水编号中国十八冶金建设公司”的缩写> “企标”的拼音缩写作业文件编号为：QB /NO. 18MCC-EQMS-EMS-0HSMS - 03-*r|1嘲水编号“中国十八冶金建设公司”的缩写 > “企标”的拼音缩写与质量、环境、职业健康平安一体化管理体系有关的行政文件编号 按公文处理方法进行。质量技术档案文件编号按建设档案管理和科技档案管理规定要求进 行。5.8 确保外来文件得到识别，并控制其分发8.1法律、法规、标准、规范、规程及有关要求的收集、识别和控制分 发按法律法规和其他要求控制程序执行。5.8.1 设计图纸和设计变更a）设计图纸和发包人、监理等外来的文件和资料由二级单位、工程部 负责接收，并转资料档案员做好收文登记。b）根据设计图纸和发包人、监理等外来的文件数量和使用需要，由二 级单位、工程部进行分发、作好分发记录，各使用人保管好设计图纸和发 包人、监理等外来的文件。c）设计图纸在执行之前，二级单位、工程部应按规定进行图纸会审， 或参加设计、监理、建设单位组织的设计交底，确保理解设计意图。d）施工图纸涉及到保密要求时，各有关部门和二级单位、工程部应采 取有效的保密措施。e）设计单位和建设单位、监理提出的变更： 设计变更必须由设计院（或设计室）制发或认可，并签章齐全。二级单位、工程部接收到设计变更通知单时，应及时转交文件档 案员作好收文登记，二级单位、工程部技术负责人进行设计变更的审核， 必要时报公司总工程师、设计院、工程管理处审查，然后二级单位、工程 部将确认可以实施的设计变更通知转发各相关部门或人员实施。不能实施 的设计变更通知，二级单位、工程部应及时与建设单位、发包人沟通，协 商处理。假设变更引起造价和工期变化，二级单位、工程部应及时与发包人、 建设单位进行沟通。假设变更引起已完工程的返工，二级单位、工程部必须 填写增加工程量签证单报发包人、监理签证确认后才实施，假设设计变更引 起工艺、方案、措施等的变化，二级单位、工程部应及时制定相应的方案、 措施，并对作业人员重新进行技术交底。f）由本公司提出的设计变更： 二级单位、工程部填写技术变更核定（或洽商）单.，报技术负责 人签字盖章后向发包人、建设单位、监理提出技术变更要求。 经发包人、监理、设计院签字确认后的变更，按本程序中有关条 款的规定执行。g）设计变更通知的管理二级单位、工程部文件档案员必须做好所有设计变更文件的收发记录, 注明变更编号、主要内容、日期、经手人等。设计变更或变更设计，均应 按本程序中有关条款关于文件更改的要求，在原图上进行适当的标识和对 相应的技术文件进行更改。5.8.2 各责任部门应确保识别、确定并控制分发适用于其活动、产品、服 务的质量管理、环境因素、职业健康平安要求的其他有关的外来文件。5.9 防止作废文件的非预期使用，假设因任何原因而保存作废文件时，对这 些文件要进行适当的标识所有文件的原稿及文件（资料）发放登记表由该文件的主管部门保 存。各部门负责保存相关的受控文件。5. 9.2凡因各种原因已批准宣布作废的文件，应立即停止使用，由文件使用 单位或部门加盖作废章后送两级公司办公室统一处理。对已经归档而宣布 作废的文件，由档案部门标识后集中管理。5.10 其他部门到本部门借阅文件时，应作好借阅登记。5.11 文件管理的其他要求当文件执行中出现多种发布形式或发布载体时，电子媒体应采取适 当的加密措施和修改权限控制措施；当文件执行中产生歧义或因载体不同 而文件内容不一致时，本公司以纸介质文件的原件、或加盖责任部门鲜章 的复印件、或主管领导审批签字的书面文件为准；当文件发生更改时，各 类发布形式或发布载体的文件和资料主管部门应确保被更改文件的多种发 布形式或发布载体同时进行有效更改，并保持内容一致。5.11.1 受控文件不准私自外借。5.11.2 对一体化管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都要使用相应 文件的有效版本。5.11.3 每份受控文件都应有编号，登记在文件接收登记表或受控文件清单 上，文件之间相互引用应注明相关文件的名称或文件编号，以便于追溯和 提供查询相关文件的途径。5.11.4 一体化管理的某一个文件发生修改时，公司的其他相关文件也应在 该文件或相应的附件上进行修改，确保全公司所有文件协调一致。5.11.5 公司编制的文件应字迹清楚、注明日期、条理通顺、保持清晰，用 不同的编号和不同的文件名予以识别，妥善保管，在规定期限内予以留存。 文件应按顺序或清单分类存放，应便于检索、查询。5.11.6 根据法规和保存文件的需要，保存的档案文件应按档案管理相关规 定进行标识。5.12 文件控制的过程监视办公室负责对文件管理过程实行定期监视、评价，并每年发布有效的 受控文件清单。6相关文件记录控制程序；6.1 现行档案管理规定；3法律法规和其他要求控制程序；6.4 不符合控制程序；纠正和预防措施控制程序。7相关记录a）文件发放登记表；b）文件更改单；c）文件领用申请单；d）文件接收记录；e）在用受控文件清单；f）设计变更单、技术核定单；g）文件销毁记录； h）文件回收记录； i）文件借阅登记表。