公司外协外购及比价管理办法制度.docx

外协外购及比价管理方法第一章总那么第一条为强化新形势下公司外协外购、比价等活动，保障 公平竞争，提高投资效益，保护公司的合法权益，根据有 关的法律法规，结合公司的实际情况，按照XXX公司和系统 公司的相关要求，特制定本方法。第二条 本方法适用于公司科研生产类工程外协外购、比价 等工作，公司的采购活动按有关法律法规，结合公司的实 际情况实施，并遵循公开、公平、公正的原那么和老实、守 信、高效的宗旨。第三条 本方法中所指的“外协”工作系指公司科研生产项 目中的某项工序委托外单位进行承当研制、生产、服务等 的活动；“外购”工作系指为满足公司科研生产工程需求, 而实施的电子产品、机电产品、金属材料、非金属材料等 相应配套物资的采购;“比价”工作系指公司外协外购采 购工程确认供货商的流程。第二章管理职责第四条 比价采购工作小组职责比价采购活动由比价采购工作小组负责，比价采购工作小 组组长由总经理担任，比价采购小组成员由产业开展部、 计划财务部、保密办公室、人力与党群工作部组成。比价 采购工作小组设秘书一名，由产业开展部人员兼任，负责 比价文件的审定、组织比价及资料归档等工作。附件二付款合同评审表所属工程名称乙方单位名称合同名称（合同首页名称）外协/采购预 算（万元）合同金额（万 元）合同份数工程负责人审核方式会议会签发起部门 领导意见签字：日期：发起部门 主管领导意见签字：日期：法律审核 意见签字：日期：保密审核 意见签字：日期：产业开展部意见签字：日期：财务主管领导 审批签字：日期：产业开展部主管领导审批签字：日期：总经理审批签字：日期：附件三外协外购合同变更申请单合同名称合同乙方单位所属工程名称云网发布情况是否云网成交是否成交号：合同金额（万 元）审核方式厂会议会签合同变更说明合同签订责任部 门合同签订责任人合同签订责任部门意见签字：日期：法律审核 意见（当不使用公司合同模板时必须经法务审核）签字:日期：保密办公室 意见签字：日期：产业开展部 意见支出是否超出筹划厂是否签字：日期：财务部 意见签字：日期：公司审批签字：日期：附件四外协采购验收报告验收报告（采购类）工程名称客户名称供应商名称交付清单交付物型号数量交付日期供应商意见:我单位已按照合同约定完成全部工作，满足验收条件，请予以验收。供应商代表签字：公司盖章:年月日客户意见:客户代表签字：公司盖章:年月日验收报告（服务类）工程名称甲方乙方验收时间验收内容乙方意见：我单位已按照合同约定完成工程全部工作，满足验收条件，请予以验收。乙方代表签字：年月日公司盖章：甲方验收意见:. .甲方代表签字：公司盖章：年月日附件五外协外购任务评估与整改记录外协任务评估与整改记录工程名称：供方名称：评估中发现的 问题：包括但不限于以下评估内容：1.采购过程的合规性、合理性评 估（采购前期、询比价流程、确认供方等环节）。2.履约情况评 估，包括供应商诚信、采购质量、采购价格、售后服务、履行合同 情况的评价等。评估人员：评估时间：改进建议：改进措施：追踪结果、效 果验证：验证人：验证时间：第五条产业开展部职责产业开展部为外协外购、比价采购工作的责任部门，主要 负责：（-）贯彻落实集团公司和系统公司有关政策、规定，组 织制定公司外协外购及比价管理制度并对各事业部执行情 况进行监督、考核。（-）根据各事业部需求计划编制公司外协外购计划和实 施方案，并组织外协外购招标、询比价、合同谈判及签订 工作；（三）依据工程筹划监督外协外购合同的实施情况，收集 外协外购过程及成果文件资料，留存备案。（四）负责外协外购合同的盖章、管理及相关数据统计工 作。（五）负责供应商的管理，积极拓展供应商队伍；负责对 供应商质量保证能力的调查工作，组织协调对供应商的考 察及评价工作；制定公司合格供方名录。（六）负责专有云、航天云网等平台外协外购业务的运行 维护，并监督、考核各事业部相关平台业务运行情况。第六条保密办公室职责保密办公室为专项资金技术改造中的固定资产投资工程建 设、零星维修改造工程的施工队伍选择与相关物资采购、 家营具采购的比价采购工作责任部门。第七条计划财务部职责计划财务部是外协外购工作的资金把控部门，主要负责： （-）负责审查外协外购的经费支付可行性及财务风险。（-）负责外协外购的对外付款。（三）参与外协外购招标、比价等工作。（四）参与对供应商的评价工作。第八条各事业部职责各事业部是外协外购工作的具体实施部门，主要负责：（-）贯彻落实公司外协外购规章制度和工作要求，全过 程跟踪外协外购合同的执行情况。（-）负责本部门内科研工程外协外购需求计划的编制、 上报。（三）负责外协外购物资与成果的交付、验收及信息反应 等，及完善外协外购的过程记录。（四）配合产业开展部完成相关外协外购管理工作，包括 外协外购的招投标与比价工作，航天云网、专有云的运行 维护，质量体系的运行维护等。（五）参与对供应商的评价工作。第三章外协外购计划第九条 针对货架式或标准化生产的外协外购，各事业部应 将外协外购计划纳入科研生产计划管理当中，所需经费纳 入财务预算管理当中。第十条 各事业部依据工程收款合同、工程研制筹划表 向产业开展部提出外协外购需求。产业开展部根据各事业 部外协外购需求，确定外协外购计划、交货周期和质量要 求等相关要素，制定具体采购方案。第四章外协外购方式分类第十一条 外协外购方式分为招标采购、单一来源采购和比 价采购，且最终供应商全部建立在合格供方名录的基 础上。（一）招标米购国家、集团公司等上级部门要求进行招标采购的，采用招 标采购方式（本方法中的招标是指招标人以投标邀请书的 方式邀请特定的法人或其他组织投标，即邀请招标）。当外协外购满足招标采购条件时，产业开展部按照XXX公 司招标投标管理方法（天工法计2016年30号）进行招标，招标结束后将中标通知书发至中标供应商，并经公司 合同审批通过后与之签订合同。（-）单一来源采购除我国法律以及集团公司另有规定外，符合以下条件之一 的外协外购，采用单一来源采购方式。 用户指定唯一的; 为保证原有采购产品（外协任务）的一致性或服务 配套的要求，须继续从供应商处采购的； 采用专利或专有技术，技术具有唯一性的; 因业务需求，为提高工程中标成功率，须与其它单 位进行联合投标的，中标后应按事前备忘录约定执行 采购。当外协外购满足单一来源采购条件时，事业部须提供相关 证明材料，由工程经理通过钉钉发起外协外购比价审批流 程（该审批位于“钉钉”审批-“产业开展部相关”栏目 下），比价审批中附单一来源采购申请（审批）表（详见附件一），经比价采购工作小组审核、确定比价采 购首选供应商，并按照合同管理方法与之签订外协外 购合同。（三）比价采购除第十一条款（一）、（二）以外的外协外购，均采用比 价的采购方式，详细流程见第五章。第十二条在符合保密相关要求的前提下，各事业部应配合 产业开展部完成招投标与比价工作，并通过集团公司专有 云、航天云网等平台公开发布外协外购需求。第五章比价采购实施第十三条比价采购流程产业开展部依据工程收款合同、工程研制筹划表、采 购方案及相关技术要求文件同时参照本制度第四章的规定,确定外协外购方式，组织完成相关工程的外协外购采购工 作。其中比价采购流程如下：（一）报价第十四条符合比价采购文件要求的法人或者其他经济组织, 均可参加报价。报价人应当具备承接比价采购工程的能力, 国家对产品销售或承当某些工程有资质要求的，报价人应 当具备相应的资格条件。第十五条报价人享有以下权利：平等的获取比价信息。有权利要求比价采购工作责任部门比照价采购工程有 关问题予以说明。检举揭发比价采购过程中的违法违规行为。（二）比价第十六条比价由比价采购工作小组负责，必要时可邀请有 关专家参加，比价过程应有文字记录，并存档备查。第十七条工程经理通过钉钉发起外协外购比价审批流程， 经比价采购工作小组审核、确定比价采购首选供应商。 第十八条发起比价审批流程之前，工程经理应准备需求 书，需求书应满足招标文件或收款合同中对外协技术服务 内容或外购产品技术参数的要求，以供比价采购小组参 考、评估。第十九条比价工作应当做到公平、公正、严守秘密。比价 采购工作小组的成员与报价人有利益关系的，应当回避。 比价采购工作小组有权要求报价人对其所递交的报价书中 有关内容作出必要的解释。第二十条比价采购工作小组根据需求书，对报价人提供的 物资采购、工程实施及工程工程建设的有关情况做出综合 评议。第二十一条比价过程中，比价采购工作小组成员有意见分 歧的，应通过无记名投票的方式进行表决，表决遵循少数 服从多数的原那么。（三）签订外协外购合同第二十二条“比价审批”通过后，确定最终供应商。工程 组通过“钉钉”发起付款合同审批，分别经工程承当部门 负责人、法律、保密、产业开展部等审核确定，并经财务 主管领导及分管副总经理审核、总经理批准后，方可签订 外协外购合同，具体执行科研生产工程管理方法。 第二十三条所有外协外购都必须签订合同，合同至少一式 四份。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之 间时间和内容的一致性。第二十四条如市场行情发生变化，合同需更改，须填写 合同变更审批单，审批通过后才可变更。第二十五条外协外购合同内容应将以下内容明确清楚，具 体写出，不得含糊其辞：标的；（2）数量；（3）质量；（4） 价格；（5）包装；（6）交货期限；（7）验收地点及方法；（8） 交货方式及地点；（9）付款条件及付款方式；（10）保密保 险；（11）知识产权及可交付成果事宜（12）运输损耗的承 担；（13）违约责任。原那么上正常情况下须采用公司相应付 款合同模板。（四）供货商监督管理第二十六条对于违反本方法之规定的，应当实行比价采购 而未通过比价采购确定的物资供货或外协工程的行为，所 比价采购工作小组有权责令其改正，情节严重的，将追究 有关责任人的责任。第二十七条比价采购工作小组及其比价采购工作责任部门 的有关人员有以下行为之一的，比价采购活动无效，并依 照相关规定进行处理，情节严重的将追究有关责任人员的 责任：弄虚作假，隐瞒比价真实情况的；泄露标底或者比价秘密的；不按照本方法规定的程序进行比价，影响比价结果 的；假公济私，接受报价人的吃、请，受贿索贿，存在不 当得利的。第二十八条报价人有以下行为之一的，其报价作废，并取 消其今后在本公司的报价资格，同时剔除合格供方名 录：弄虚作假、隐瞒报价真实情况的；串通报价，抬高或压低报价的；勾结比价采购工作人员，以排挤其他竞争对手的；以不正当手段行贿拉拢比价采购单位工作人员的。第六章外协外购管理及验收第二十九条合同签订后，各事业部工程负责人必须保持追 踪，催促交货进度。对可能引起的合同执行延误、质量问 题等及时上报，并积极组织问题协调，确保外协外购进 度、质量等不影响工程进展。第三十条各事业部应及时将外协外购执行过程中形成的资 料文件如合同、外协成果、验收报告、采购物资的合 格证等相关资料按照所属工程提交产业开展部，产业开展 部适时归档，对于电子文档也应按照所属工程留有额外的 备份。第三十一条公司工程采购物资一般直发现场，采购物资到 现场后，各工程负责人应及时将开箱验货，盘点检验，编 制填写验收报告并签字；发到公司办公区的采购物 资，由需求部门负责及时开箱验货，盘点检验，编制填写 验收报告并签字。第三十二条工程完成后，所有外协外购验收报告及相 关过程文件资料，随工程资料一起归档。第三十三条异常情况处理如遇供应商送来的外协外购产品质量、数量等与合同 规定的不相符，各工程负责人或需求部门应及时书面通 知供应商处理并上报产业开展部。因质量不合格而退货、换货导致逾期入厂，或因外协 任务交付验收未通过导致工程推迟，应以合同执行滞后 处理，须报备产业开展部，纳入供应商年度考评记录 中O第三十四条货款结算外协外购任务实施完毕，各事业部应及时整理各种单据， 根据合同、工程实际进展以及工程负责人意见填写付款 单，送财务部做为付款凭证，付款凭证有：合同履约 单、发票、合同等，财务部应根据实际情况分阶段与供应 商核对账务，防止出现过失。第三十五条采购后评估外协外购任务结束后，工程负责人对供方外协外购任务进 行综合评估，形成外协外购任务评估与整改记录，评 价内容包括但不限于以下方面：1.采购过程的合规性、合 理性评估（采购前期、询比价流程、确认供方等环节）。2.履约情况评估，包括供应商诚信、采购质量、采购价 格、售后服务、履行合同情况的评价等。评估后不合格的 需针对发现的问题进行整改并进行验证。第七章附那么第三十六条本方法由产业开展部负责解释。第三十七条比价采购工作责任部门的比价采购组织工作受 比价采购工作小组领导，比价采购工作小组的行为受公司 的监督。第三十八条本方法自印发之日起施行，原北京航天XXX 公司外协外购管理方法（XXX公司科研（2017） 04 号）、XXX公司比价采购管理方法（XXX公司产字（2019） 08号）同时废止。附件一单一来源采购申请（审批）表附件二付款合同评审表附件三外协外购合同变更申请单附件四验收报告附件五外协外购任务评估与整改记录 附件一单一来源采购申请（审批）表联系人联系 单一来源产品数量估算金额资金来源工程预算资金供应商1用户指定唯一的2为保证原有采购产品（外协任务）的一致性 或服务配套的要求，须继续从供应商处采购 的符合单一来源 采购的理由3采用专利或专有技术，技术具有唯一性的4因业务需求，为提高工程中标成功率，须与 其它单位进行联合投标的，中标后应按事前 备忘录约定执行采购。5公司专题会议决定厂商的产品。事由说明：事业部领导意 见：采购主管部门意见：事业部主管领 导意见：审批意见年月日年月日年月日（签署意见）：总经理年月日