01文件控制程序.docx

1 .目的对与产品和质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各部门使用的文件都为有效版本。2 .适用范围适用于本公司与质量体系标准要求有关的所有文件和资料的控制。3、定义2.1 文件（document）：具有指导性的信息及其承载媒体。2.2 程序文件（procedure document）为进行某项活动或过程所规定的途径的描述文件在本公司一般意 义为本公司级即跨部门或部门内主要的管理性文件。3 .职责3.1 行政部文控中心负责公司质量手册和程序文件的登记、发放、更新版本、旧版本回收作废。3.2 相关人员负责文件的编制。3.3 管理代表负责质量手册和程序文件的审核，外部文件的批准。3.4 各职能部门负责本公司第三层文件的发放、更新版本、旧版本作废。4 .流程图6工作程序6.1假设文件中没有特别规定，一般情况下文件的审核、批准的权限如下:序号文件类别编制审核批准管理1质量手册行政部管理代表总经理行政部2程序文件相关部门承办人管理代表总经理行政部3三阶文件相关部门承办人管理代表总经理行政部4外部文件管理代表总经理行政部5表单相关部门承办人管理代表总经理行政部62本公司文件类别4.1.1. 一阶文件：质量手册；二阶文件：程序文件，包括不合格品管理程序、人力资源管理程序等IS09001标准质量条款所 含的各项程序4.1.2. 三阶文件：工作指导文件，包括作业指导书、技术文件、检验标准、图纸等在制造过程中使用的 文件资料；.四阶文件：相关表单，用以收集、传递信息，来控制作业流程或提供作业或结果符合规定要求的 固定格式6.2 .5.外部文件：客户图纸、标准等，以及本公司程序文件或作业指导书所依据并引用的非本公司文件6.2.6. 记录性文件：管理评审记录，持续改进的决策记录等。6.4. 文件的格式由相关部门编制者按照本公司固定的格式编制文件，其内容：1）目 的：指出此文件运行时所应到达的效果、目标；2）适用范围：指出此文件适用的场所，范围；3）定 义：指出此文件中出现的专用名词的内涵和外延；4）职 责：指出此文件运行时的职责划分；5）程序：详细列出为到达所需目的而进行的作业程序和步骤。6）相关表单：由本程序引出的表单名称及其编号。6.5. 文件编制、修订、作废作业文件的编制作业由相关部门承办人进行编制，编制完成后填写文件发放登记表，列明需要分发文件的部 门及数量，然后交行政部完成文件审核、批准作业。6.52文件的修订作业各类文件在实际作业中，假设有不合现状须修改者，由发现部门或文件编制部门填 写文件更改申请表，提出修订原因，交原编制课室研究修改的可行性。6.5.2.1 假设原编制部门认为文件可以修订时，那么由原编制部门负责文件修订，修订完成后的 文件，交行政部完成文件审核、批准作业。6.5.2.2 文件修订内容记录于文件更改申请表，并由行政部将修订摘要转载记录于文 件修订记录内。文件修订记录仅与文件最新版本的原件保存在一起，文件 修订记录不发放。文件的作废作业文件作废的申请、批准等作业同文件的修订作业。但文件作废后，原文件编号不可再重复使用。6.6. 文件编码体系6.61文件编码体系YB 口 口I 文件顺序号文件类别表示公司1.1.1 .1文件类别：为一位大写的英文字母，具体区分如下，其余由各部门自行编制。QM-手册QP-程序文件QW-作业指导书H-其它作业文件顺序号由三位阿拉伯数字组成，各文件顺序号均由阿拉伯数自001起，文件顺序号可以不连续，但同 类文件中其顺序号不得重复。1.1.2 相关表单的编码YB QR A流水号> QR表示表单>表示公司版本6.6.1 文件和相关表单的版本号以一位大写的英文字母表示，依次位A、B、C等。6.6.2 版本号可以单独使用，亦可连在文件/相关表单编号后面一起使用。6.7. 文件分发、回收作业行政部对受控的文件和表单应以受控文件清单列表管理，不得有重复或误用的情形。6.7.1 由行政部按照文件发放登记表发放文件；文件原件保存在行政部，不盖任何章；6.7.2 凡受控文件均需加盖红色“受控文件”章，作废文件盖蓝色“作废”章，非受控文件不 盖章；凡“受控文件”章是复印的文件均视为无效文件；6.7.3 作废的受控文件由行政部按照文件发放登记表的名单收回，非受控文件不收回；回收的文件由行政部保存或销毁。6.7.4 “受控文件”对外的分发，得由适当的对外部门代签收，分发时应加盖红色“受控文件” 章并于文件发放登记表中记录。6.7.5 件修订总览记录在文件修订记录表。6.8. 文件的补发因文件破损、遗失或其他原因需要申请补发文件时，由行政部主管在文件发放登记表中签名， 然后办理文件补发手续。6.9. 外部文件的控制凡部门因工作需要，将外部文件列为质量体系运作的依据或标准时，为正确地使用文 件满足要求，需要对此类文件进行控制，如：规范、工业/国家/国际标准等。6.9.1 由外部文件接收部门将文件的原件交管理者代表审核，由部门自行管理。6.9.2 外部文件编号直接采用原编号，无编号由部门编号并管理。7. 0相关表格受控文件清单7.1 文件发放登记表文件更改申请表7.2 文件修订记录表