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    岗位说明书怎么写.docx

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    岗位说明书怎么写.docx

    岗位说明书怎么写岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应当做些什么、应当怎么做和在什么样的状况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是依据公司的详细状况进行制定,而且在编制时,要注意文字简洁明白,并运用浅显易懂的文字填写;内容要越详细越好,避开形式化、书面化。另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在肯定的时间内,有必要赐予肯定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的状况而异。岗位工作分析一、岗位说明书关系岗位说明书是人力资源管理中最基础的文件,是工作分析的最终结果,又称为职务说明书或职位说明书,是通过工作分析过程,用规范的文件形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的聘请录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务,供应原始资料和科学依据。二、岗位说明书填写1、岗位的干脆担当者2、岗位的干脆管理者3、人力资源专家三、岗位说明书内容岗位说明书应当包括以下主要内容:岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。岗位分析日期:目的是为了避开运用过期的岗位说明书。岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。岗位工作责任:包括干脆责任与领导责任,要逐项列出任职者工作职责。岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必需具备的基本资格条件,主要有学历、特性特点、体力要求以及其他方面的要求。包括必备资格和志向资格,其中必备资格是完成某职位工作要求的最低资格,志向资格是在具备必备资格的基础上,若具备某些条件更为志向。6.岗位发展方向:在部分企业的岗位说明书中还会加上岗位发展方向的内容,希望通过岗位发展方向不仅明确企业内部不同岗位间的相互关系,而且还有利于员工明确发展目标,将自己的职业生涯规划与企业发展结合在一起。有必要留意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。岗位工作说明书的外在形式,是依据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档治理。尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,企业组织系统内常常有职位增加、撤消的状况的出现,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应当要求刚好记录在案,并快速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的状况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在运用了统一格式的岗位说明书后,应当用精确、简洁的语言,将上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、精确、运用便利的治理文件。众所周知,不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。有的是为设计培训方案,提高员工的技术素养;有的是为了制定更切合实际的嘉奖制度,调动员工工作的主动性;还有的是为依据工作要求,改善工作环境、提高平安性。因此,这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。可一般来说,岗位工作分析主要包括两方面的内容:(一)、岗位描述岗位描述就是确定岗位工作的详细特征。它包括以下几个方面的内容:1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所须要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、平安措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。4、社会环境。包括工作团体的状况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应当说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。5、职业条件。由于人们常常依据职业条件来判定和说明职务描述中的其它内容,因而这部分内容非凡重要。职业条件说明白工作的各方面特点:工资酬劳、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。(二)、岗位要求岗位要求说明白从事某项工作的人所必需具备的学问、技能、实力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是确定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判定与思索实力、记忆力、注意力、知觉实力、警觉性、操作实力、工作看法和各种非凡实力要求。岗位要求还包括文化程度、工作阅历、生活经验和健康状况等。岗位要求可以用阅历判定的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若依据某公司职位说明书的描述,再加以细化分析,详细可从以下几个方面进行考虑:1、岗位基本信息岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、干脆上级、职等职级、定员等。2、工作内容描述这是最主要的内容,此栏详细描述该职位所从事的详细的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。在进行工作内容描述时,要先列出全部工作内容清单,然后分析清单后将其归类,主要的工作内容应当不超过十个(一般为七至八项),内容太多则很显得过于困难,也很难明确详细任务。3、任职资格教化背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时,常常有这样的状况:某职员是一位有多年工龄、阅历丰富的中学学历的员工,但他的教化背景明显不能代表所须要的教化水平。在确定教化背景时应当考虑,假如让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不肯定是当前在职员工的学历。阅历此项反应从事该职位之前,应具有的最至少的工作阅历要求,一般包括两方面,一是专业经验要求,即相关的学问阅历背景;另一个须要的是本组织内部的工作经验要求,尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和实力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些实力要求更为明确。特性特质指从事该岗位通常须要从业人员具备何种性格特征。培训经验此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不答应上任或不能胜任工作。详细是指员工在具备了教化水平、工作阅历、工作技能之后,还必需经过哪些培训。其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能须要三班倒;在高科技企业中须要常常加班;建筑施工人员常常出差;一般治理人员则正常上下班等。4、责权范围责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。权力肯定的工作岗位要担当肯定的责任,必需要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。四、写岗位说明书留意问题在岗位说明书的撰写中往往会出现以下几个方面的争议:1、干脆上级如何填写。我们许多岗位上面有几个领导同时指挥支配工作,在填写干脆上级的时候,相关岗位的人员往往会把指派自己工作的领导统统认为是自己的干脆上级。其实每个岗位的干脆上级只能也只有一个,否则两个领导同时支配工作原委是先做哪位领导的工作呢?这种现象表面上看是多头领导,但追究本源看其实是本岗位的职责没有界定清晰、本岗位担当的职能不归属一类,跨度几项职能或者就是本岗位人员实力素养比较高得到领导们的认同。询问人员一旦发觉这种现象就须要马上与相关领导进行职能确认,辨别清晰本岗位所在部门的关键职责,以及本岗位在本部门所担当的责任,通过分析推断出本岗位应当担当的主要工作职责,而其它职能项只能支配其它岗位完成,倘如在全部部门中没有合适的人选完成,我们也不能把此项任务作为本岗位应当完成的工作,只能够作为临时性工作,添加在领导交办的其他任务这一项,一旦有合适的人选或者是其它相关岗位出现,则须要把此项工作进行转移。2、干脆下级如何填写。我们许多的集团公司或者是生产工程部门的工作人员,往往会把有分子公司岗位中有业务指导关系的岗位作为自己的下级。所谓的干脆下级就是在行政关系上、业务工作支配上、工作任务的协调上有紧密联系的岗位,而不仅仅是单方面业务工作的指导。3、工作职责如何阐述。所谓工作职责也就是把日常的工作内容通过书面化的语言描述出来。工作职责描述其实有两种方式,一种就是简洁的概述,就是通过几句话,把该岗位全部的工作内容进行总结性的表述;一种就是比较具体的描述,通过具体的分析,汇总出该岗位的全部工作任务,把这些工作任务进行业务轻重或者是时间长短的分门别类,然后对各个类别再进行二次分解,把该岗位的内容分解到能够清楚阐述一个事务甚至是一个详细的动作。在这个过程中关键是要先了解全部的业务,以及业务的详细状况,然后再进行分解,这样才能够使得岗位的价值、岗位的重点一一体现。4、工作权限如何规定。其实每个岗位的每一条工作内容都隐藏着一个工作权限,但是由于这些权限并不会发挥作用,往往不会被撰写人员关注。但是关键任务中的工作权限,须要在岗位说明书中体现,这不仅仅能够体现该岗位工作重点,而且能够为这项工作的开展起到约束和推动作用。5、任职资格如何填写。任职资格包括工作年限、工作阅历、工作学问、学历背景、技术实力、工作环境等等方面的内容,我们在填写的过程当中往往会忽视这一方面的内容,或者就是根据当前本岗位人员的现状来填写这个内容。这项内容与聘请、培训、员工职业发展规划有特别紧密的联系,倘如工作分析做得不够细致,这个内容可以不先考虑,不过我们可以参照当前岗位人员的实力现状进行分析。协作我们进行的工作内容调整撰写培训要求和岗位技能要求是特别可取的方法。撰写中要留意的问题1、部门职责分解要充分、完全要对部门全部职位职责进行汇总合并,与部门职责对比,然后明确职位责任进行填充;同一部门职责,不同层级的岗位可能担当的责任不同,我们必需进行分级具体描述,做到充分完全。2、工作领域的划分要合理精确理解岗位的主要职责,参考部门工作领域对本岗位进行划分。如本岗位是负责部门工作领域中的单个领域,依据详细的职责用合并属性同类项的形式进行领域划分。3、岗位说明书要规范、精确、全面岗位说明书须要根据动词+内容+目的的方式进行规范、精确、全面的描述,做到不重复、无交叉,以体现职位价值,作为提取绩能衡量的标准。4、岗位说明书要保持更新状态一旦环境、技术、岗位要求发展改变,岗位说明书要做刚好的调整更新,方能起到实时有效的指导作用。5、岗位说明针对的是职位,不是个人6、基本素养和学问、技能不能混淆、重叠要对基本素养和学问、技能作出明确规定,描述什么是基本素养,什么是学问,什么是技能时要仔细检查,核实没混淆、重叠。五、岗位说明书编制流程为了节约编制岗位说明书的成本,其结果可能是奢侈更多的人力成本。因此,详细岗位详细分析,一点也马虎不得。一份科学的岗位说明书出炉,通常遵循着这样的流程:1、在开展编写工作之前,人力资源经理应和相关高层领导进行探讨,使高层领导领先树立岗位责随意识,对各项工作实行归口管理,变更自由随意的管理风格。2、编写过程中,各部门的主管以及员工主动协作人力资源部的工作,为其供应编写技术的培训、指导和审核。3、人力资源部可敏捷选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地视察法等方法,进行仔细的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。4、岗位说明书的编写不是一劳永逸,行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。

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