酒店会计档案管理规范.docx

酒店会计档案管理规范第一条 为了加强会计档案的科学管理,确保会计档案的妥善保管有序存放与方便查阅且严防毁损、散失和泄密，并能更好地为酒店经营管理服务，根据实业公司会计档案管理办法，结合本酒店的实际情况制定本管理规范。第二条 会计档案构成（一）会计档案的定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告和其他会计工作资料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 （二）会计档案的内容 1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（三）会计档案的管理要求 1、建档及时（次月20日前完成装订）、存放有序、查找方便、保管妥善。 2、落实安全、保密规定，不随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。第三条 会计档案的立卷和归档（一）会计凭证的立卷和归档 会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷且装订成册，并编制会计档案保管清册。 1、月末结账后，会计档案管理人员应当将当月的会计凭证连同所附的原始凭证进行顺序整理且分册装订，并将当月汇总凭证放在当月第1号记账凭证之前，加具封面，并填写凭证所属时间、本月总册数及本册序号、本册凭证连续编号起止号码、会计主管、会计、装订人等。2、装订好的账册应装入会计专用凭证盒。凭证盒应注明单位、凭证名称、启用日期、册数、财务主管、经办会计等信息。3.当月凭证装订整理完毕且经稽核人员检查无误后,将其放入会计档案专用文件柜进行保存,同时在会计档案保管清册中登记.(二)会计账簿的立卷和归档 1.会计账簿包括:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。 2.年度终了结账后于次年3月前,会计档案管理人员应将本年度有关账簿编号归档并登记造册.对活页应进行页码分册总编,并在每册账启用页后编写科目目录。（三）会计报告的立卷和归档 1、会计报告包括主要财务指标报告、月度季度财务报告和年度财务决算报告等。2、会计报表装订。月末，各项会计专用报表应统一装订，加具封面。封面要注明单位名称、报告所属期间、单位负责人及财务负责人签字。向外报送的报表还就应注明报送日期。3、会计报表登记建档 （1）会计报表应放入报表专用楼案中，并在会计档案清册中登记。 （2）酒店年度决算要与月报、季报分别建档。 （3）年度决算报表应同酒店的财务状况说明书、报表编制说明、审计事务所出具的年度审计报告或上级单位的决算批复一起归档，每年一卷。（四）其他会计档案的立卷和归档 （1）其他会计档案包括会计移交清册、会计档案保案保管清册、会计档案销毁清册银行余额调节表、银行对账单等。 （2）归档要求 会计档案清册是分别记录会计凭证、会计账簿、会计报表立卷和归档情况的详细资料。清册应定期登记与核对，以免会计档案资料丢失。银行余额调节表和银行对账单应分别按月归档。第四条 会计档案查阅（一）会计档案调阅 1、酒店内部可根据业务开展的需要查阅会计档案。会计档案的查阅须经财务部经理同意，并由会计档案保管人员进行登记。查况后的会计档案要及时归档。 2、外单位查阅会计档案需凭查阅单位介绍信或相关证明，在明确查阅范围且经财务部负责人及公司总经理批准后，凭有效证件进行登记方可办理查阅手续。 3.查阅会计档案必须由保管人员陪同.查阅后的会计档案需保持原样,不得抽拆涂改。如需复印的，须经财务部负责人及公司总经理批准。（二）会计档案借出 会计档案原则上不允许借出。如有特殊需要，需提出书面申请经酒店财务负责人、酒店总经理及集团公司财务总监批准方可借出，并办理登记手续、按时归还。第五条 会计档案保管1会计档案暂时保管 （1）会计档案应由财务部指定专门人员进行日常保管。出纳人员不得兼管会计档案。 （2）当年的会计档案在会计年度终了后可暂由本酒店财务部保管1年。保管期限应从会计年度终了后的第一天算起。期满后应由财务部门编造清册，分年度集中存放，不得擅自查阅。 2 会计档案移交 （1）根据需要，会计档案需移交至档案管理部门集中统一管理时，应办理移交手续，编造清册。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章；会计人员因离职或异动需办理移交时，移交人应列明移交清单（格式见附表二）及未了结事项，在第三方监交下办理交接手续，并签定会计工作交接书（格式见附表三） （2）档案管理部门按受保管的会计档案应保持原卷册的封装。如个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门经办人共同进和行。 （3）档案管理部门对于违反会计档案管理规定的有权进行检查及纠正。对情节严重的，应当报告相关领导进行处理。（4）撤销、合并和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部会计档案一并移交给指定单位，并按规定办理交接手续。第六条 会计档案销毁 （一）销毁程序保管期（见附件1）满的会计档案可以进行销毁，销毁流程如下1、由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（二） 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（三）销毁文件整理 1、对于会计档案的销毁应编制会计档案销毁清册，对会计档案的销毁情况进行记录。附表一  企业和其他组织会计档案保管期限表序号档 案 名 称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐。5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年。7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。9月、季度财务报告15年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年15主要财务会计文件、合同、协议永久附表二会计工作交接书会计人员因工作调动（因故离职），根据公司会计工作交接条例之规定，按照规定程序在监交人的监交下，将移交人员所经管的会计工作全部交给接替人员并签定本会计工作交接书。移交人员姓 名声明承诺我已按照公司会计工作交接条例规定，将我所经管的会计工作全部移交，无任何遗漏；并对所移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。移交人： 工作单位工作部门岗位职务工作性质接交人员姓 名声明承诺我已按照公司会计工作交接条例规定，确认移交人所移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他有关资料与移交清单相符。接交人： 工作单位工作部门岗位职务工作性质监交人员姓 名声明承诺我已按照公司会计工作交接条例规定，交职能，确保会计工作交接按照程序进行，无任何遗漏；并对会计工作的交接合法性、真实性承担法律责任。监交人： 工作单位工作部门岗位职务工作性质监交人员姓 名声明承诺我已按照公司会计工作交接条例规定，交职能，确保会计工作交接按照程序进行，无任何遗漏；并对会计工作的交接合法性、真实性承担法律责任。监交人： 工作单位工作部门岗位职务工作性质