第4章 自动化会计信息系统分析与设计.ppt

高等院校本科会计学专业教材高等院校本科会计学专业教材新新系系东北财经大学出版社东北财经大学出版社会计信息系统会计信息系统 杨周南杨周南 赵纳晖赵纳晖 陈翔陈翔 编著编著4.1 4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计4.2 4.2 财务处理子系统分析与设计财务处理子系统分析与设计4.3 4.3 通用报表子系统分析与设计概述通用报表子系统分析与设计概述4.4 4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计应收账款与应付账款核算子系统分析与设计第第4 4章章 自动化会计信息系统分析与设计自动化会计信息系统分析与设计4.1 4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计4.1.1 4.1.1 自动化会计信息系统定义和特点自动化会计信息系统定义和特点 自动化会计信息系统的应用，使会计工作的效率、会计信息的准确性和及时性得到极大地提高，实现了一定程度的数据共享。同时，自动化系统在会计数据的采集、存储、加工和报告等方面发生了一些变化。比如，自动化系统的数据可能是手工录入的，也可能是由其他计算机系统转来的；采集到的会计数据以数据库文件的形式存放在磁介质上，数据结构也经过了重新组织，总账、日记账、明细账等账簿的差别在于报告格式而非物理存储格式；数据处理方式可以采用批处理或联机处理，无论采用何种记账程序，各种凭证一经输入，计算机就可以自动和集中地完成记账、对账、转账、结账、输出账表等工作，证、账、表间的勾稽关系在数据处理过程中自动得到保证；自动化系统的输出可以采用多种输出方式，包括打印输出、屏幕浏览、磁盘输出等，在有些自动化系统中，还可以按照用户的要求随时生成需要的账表，而不必等到会计期末。通过对自动化会计信息系统的进一步考察，我们总结出以下一些基本特点：1）自动化会计信息系统处理采集、加工和报告的主要是综合性的价值信息，它汇总采集来自组织其他业务系统的有关价值方面的数据，然后用会计方法进行加工，并以会计账簿和会计报表的方式反映组织的财务信息。2）自动化会计信息系统的信息处理采用会计特有的方法，比如：设立科目/账户对信息进行分类采集和汇总，采用记账、转账、结账等数据计算和加工过程，使用固定资产折旧、存货计价、成本计算、利润分配等专门的会计方法。3）由于自动化会计信息系统处理的是反映组织经济活动的数据，因此对数据的合法性、真实性和准确性、可靠性均有较高的要求，比如：系统处理和报告的信息要遵循会计准则、会计制度等的规定；会计信息应真实和准确地反映组织的财务状况和经营成果。而只有采集和维护可靠的数据，会计信息的真实性和准确性才能得到保障。4）必须保证自动化会计信息系统内部控制的严格性，才能有效地反映组织的价值运动过程。5）自动化会计信息系统处理的资金运动或价值运动信息来自组织的各项生产经营活动，因此与组织的各业务职能部门都会有数据联系。而在系统内部，又由账务处理来集中完成会计核算功能。4.1.2 4.1.2 自动化会计信息系统的目标自动化会计信息系统的目标 会计信息系统的目标是向企业内外部的决策者提供需要的会计信息及对会计信息的利用有重要影响的其他非会计信息。具体到自动化会计信息系统的应用，其总目标是完成会计核算，提供组织管理和决策所需的财务信息。这一总目标可以分解成如下子目标：（1）及时、准确、可靠地采集和录入各种凭证；（2）正确、有效地完成明细账、日记账、总账的登记工作;（3）及时、正确地完成各项业务核算工作；（4）及时、准确、完整地提供组织所需的财务信息，比如各种证、账、表的查询和输出；（5）全面、有效地实现会计数据的及时传递和共享。这些目标决定了自动化会计信息系统的性质、处理范围和主要功能。随着时间的推移，组织所处的环境会发生变化，以上这些目标的重要性也会相应地发生变化，从而，自动化系统也会处于不断地调整和改进之中。4.1.3 4.1.3 自动化会计信息系统的分析和概要设计自动化会计信息系统的分析和概要设计 能实现以上目标的自动化会计信息系统应当具有什么样的数据流程，执行哪些功能呢？由于自动化系统基本上照搬了手工的会计处理方式和方法，因此，自动化系统的一般数据处理流程如图4-1所示：工资核算应收应付核算报表编制和分析存货核算账务处理成本核算 固定资产核算工资核算转账凭证固定资产转账凭证存货核算转账凭证应收应付凭证费用分配数据成本核算转账凭证会计数据成本核算数据图图4-14-1自动化会计信息系统的数据流程图自动化会计信息系统的数据流程图 根据该逻辑模型，会计信息系统的主要功能是进行账务处理和完成各项业务核算。在实际应用中，一般对各项业务分别设置相应的功能来完成核算任务，即从会计视角设置与企业各部门职能相对应的核算子系统，对记账、转账、试算平衡、结账、编制报表等工作的自动化。主要的功能有：账务处理子系统、应收账款核算子系统、应付账款核算子系统、存货核算子系统、固定资产核算子系统、工资核算子系统、成本核算子系统等。自动化会计信息系统的模块/子系统划分如图4-2所示：其中每个子系统要完成的功能（以制造业为例）是：1）账务处理子系统自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图图4-24-2自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（1 1）（以制造业为例）（以制造业为例）账务处理子系统完成全部记账凭证的记账、算账、结账、对账和转账，生成日记账、总账以及除各子系统生成的明细账外的所有明细账，编制和产生各类会计报表和财务分析报告。在实际应用中，从灵活性和适用性上考虑，往往将报表编制和财务分析功能分离出来，形成相对独立的通用报表子系统。如图4-3所示。账务处理子系统既是自动化系统数据处理的核心，又是连接其他各个子系统数据关系的桥梁。因为在自动化方式下，只有经过会计部门的账务处理，各个专门核算系统汇集的会计数据才能转变为反映企业经营成果和财务状况的会计报表信息。这样，账务处理子系统成为会计信息的集中地。因此，分析账务处理子系统所做的主要工作将是理解自动化会计信息系统的关键。自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统通用报表子系统图图4-34-3自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（2 2）2 2）应收账款和应付账款子系统）应收账款和应付账款子系统 完成各应收账款和应付账款的记录、冲销、报告及分析预测等工作。在实际应用中，应收账款的核算与销售业务有直接的关系，因此有不少系统将销售核算与应收账款核算合并为一个单独的子系统；相应地，应付账款的核算与采购业务也有着直接的关系，因此也有不少系统将采购核算与应付账款核算合并为一个子系统。如图4-4所示：自动化会计信息系统账务处理子系统销售核算子系统采购核算子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图图4-44-4自动化会计信息系统的功能结构（自动化会计信息系统的功能结构（3 3）3 3）工资核算子系统）工资核算子系统 工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配、计税等工作。4 4）存货核算子系统）存货核算子系统 存货核算子系统完成存货购进的核算、货款的支付、存货的入库、存货收发结存的核算，并自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算和分配材料成本差异等。在实际应用中，也有系统根据组织会计管理的需要将采购业务的核算与存货核算合并成一个系统。5 5）固定资产核算子系统）固定资产核算子系统 固定资产核算子系统完成固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提和分配等工作。6 6）成本核算子系统）成本核算子系统 成本核算子系统完成各种费用的归集和分配，计算产品的单位成本和总成本，并为成本管理和利润核算提供相应的成本数据。成本核算与组织的生产过程密切相关，生产过程不同，成本核算方法也各不相同，相应建立的自动化系统的处理流程和功能也各具特色。正如图4-1图示的那样，各个子系统/模块之间的数据流主要是各类转账凭证：工资核算子系统、固定资产核算子系统、存货核算子系统向账务处理子系统传递与各自核算有关的转账凭证，然后由账务处理子系统进行记账、算账等数据处理，并将有关的成本数据提供给成本核算子系统，而成本核算子系统在完成成本计算后，仍将费用归集与分配的结果以转账凭证的方式传递给账务处理子系统，由账务处理子系统完成最终的账簿输出和报表编制。各子系统间的数据联系如表4-1所示：表表4-1 4-1 各子系统间的数据联系各子系统间的数据联系接收数的 子系统输出数据的子系统工资核算子系统固定资产核算子系统存货核算子系统账务处理子系统成本核算子系统销售核算子系统应收、应付账款核算子系统报表子系统工资核算子系统工资费用分配结转凭证，职工福利费分配结转凭证工资费用分配表工资费用分配表-销售费用固定资产核算子系统固定资产增减变动凭证，折旧费用计提分配凭证折旧费用分配表存货核算子系统材料费用分配凭证,差异分配凭证,燃料费用分配凭证等材料费用汇总分配表，燃料费用分配表，材料差异汇总分配表销售费用账务处理子系统费用科目归集的费用发生额等销售费用,预收货款等各科目的余额、发生额、累计发生额,凭证 在本书中，将选择其中的账务处理子系统、应收账款和应付账款核算子系统进行介绍，特别是对账务处理子系统分析和概要设计将进行详细的介绍。对每个子系统，我们将：成本核算子系统各种费用分配凭证，成品入库凭证产品的单位成本和总成本产品的实际单位成本和总成本，定额成本,各成本项目的成本销售核算子系统利润分配与结转凭证，成本转销凭证,应收账款凭证等产品赊销凭证,货款收回凭证主营业务收入,主营业务成本,各种税金应收、应付核算子系统应收、应付账款的发生和清偿凭证赊销、赊购业务的余额、发生额报表子系统 1）明确每个子系统的目标。2）分析自动化系统对手工系统的改进，完成自动化系统的需求分析，包括数据流程图及对需求的一些说明。3）进行概要设计，主要包括每个子系统的功能模块划分（模块结构图）、代码设计和数据文件设计、输入/输出设计等。4.2 4.2 账务处理子系统与设计账务处理子系统与设计4.2.1 4.2.1 账务处理子系统的特点账务处理子系统的特点 账务处理子系统就是利用计算机技术完成账务处理的系统。账务处理是指从设置账户、编制和审核凭证、复式记账、一直到会计报表编制和报告的过程。在手工会计中并没有特别强调账务处理的概念，在自动化系统中，经过对手工会计核算业务的分析、总结和改进，将会计核算中的设置账户、编制和审核凭证、复式记账、会计报表编制和报告等任务提炼出来，形成自动化账务处理子系统。与其他子系统相比，自动化账务处理子系统在数据处理上具有如下主要特点：1）代码的设置较为规范，会计制度对各行业的一级科目做了统一的编码，而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。2）是组织账务处理的集中地，所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中，经过加工后形成账表,从而综合地反映组织的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映组织经济业务的局部信息。3）是组织会计信息交换的桥梁。比如，账务处理子系统接受来自工资核算子系统、存货核算子系统和固定资产核算子系统的数据，然后经过处理传递给成本核算子系统，而成本核算子系统又将计算好的成本数据在传递给账务处理子系统，以便生成有关的账簿和报表。4）在会计方法上，采用复式记账作为账务处理的基本依据，会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响。4.2.2 4.2.2 自动化账务处理系统分析自动化账务处理系统分析 1 1）系统目标）系统目标 自动化账务处理子系统的目标取决于组织会计核算和管理上的需求。组织进行会计核算和管理的目的是取得满足组织管理和决策需要的财务信息。因此，自动化账务处理子系统的总目标是通过一系列的数据处理过程来反映和报告组织的财务状况和经营成果。反映和报告信息的形式主要是会计账簿和会计报表，通过账务处理子系统的处理，原始凭证被加工成组织需要的会计信息。由此，自动化账务处理子系统的总目标可以分解为以下几个子目标：(1)保证正确、及时、可靠地采集各种记账凭证；(2)保证准确、可靠地进行凭证处理；(3)保证正确、有效地登记日记账、明细账、总账；(4)正确、安全地完成结账工作；(5)保证按用户的需求及时、正确、可靠地输出各种记账凭证、账簿和报表；(6)及时、正确地完成账户/科目的设置和管理；(7)建立并维护与其他核算子系统的数据联接，保证会计数据的及时传递和共享。在实际应用中，有些组织的自动化账务处理子系统还要实现银行对账、往来账辅助管理、部门核算和管理、项目核算和管理等目标。此外，尽管会计报表的编制和报告是账务处理子系统的目标之一，但是在实际应用中，相当多的自动化会计信息系统将报表处理作为一个独立的子系统来设计，一般是将其设置成通用报表子系统，而通用报表的编制和报告与其他账务处理子系统的目标相比，实现时有明显的相对独立性，系统设计也比较复杂。这样独立成一个系统之后，通用报表子系统即可以输出会计制度规定的对外报告的会计报表，又可以根据组织的管理和决策的需要编制各种内部报告和报表，而且增加了报表处理的通用性，降低了账务处理子系统分析和设计的复杂性。为了实现以上目标，账务处理系统必须设置相应的功能。这些功能是依据手工账务处理的业务流程分析得到的。2 2）手工账务处理业务流程分析）手工账务处理业务流程分析 手工账务处理流程主要指一个组织的会计核算组织形式，该流程从填制记账凭证开始，采用复式记账方法，将反映各会计事项的信息平行登记在各类账簿上。在整个账务处理过程中，采用的会计方法包括设置账户、填制记账凭证、登记账簿、对账、结账等。账务处理的实质是对数据的加工过程，它表明了原始会计数据（如原始凭证、单据）经过了哪些处理步骤后最终形成用户需要的会计信息（包括会计账簿、会计报表、各类报告）。手工账务处理中，不同性质的组织会采用不同的账务处理流程，常见的有4种：记账凭证账务处理流程，汇总记账凭证账务处理流程，科目汇总表账务处理流程，日记账总账账务处理流程。组织根据自身业务规模和业务性质的不同选择相应的账务处理流程：业务规模较小、业务简单的组织适合采用记账凭证账务处理流程、日记账总账账务处理流程，多数组织采用的是汇总记账凭证账务处理流程和科目汇总表账务处理流程。这 4种流程的主要差别在于登记总账的方法和依据不同，具体步骤如下（数据处理流程如图4-5所示）：(1)收集、整理、汇总原始凭证，根据原始凭证编制记账凭证，记账凭证通常可以按需分类。例如：分成收款凭证、付款凭证和转账凭证三类。(2)根据有关记账凭证登记相应日记账。例如：根据现金和银行存款收付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。(3)根据记账凭证及其所附单据（原始凭证等）登记各对应的明细账。(4)根据记账凭证登记总账。各账务处理流程的主要差别就在此步骤：记账凭证账务处理流程根据每一张记账凭证直接逐笔登记总账；汇总记账凭证账务处理流程根据收款凭证、付款凭证、转账凭证定期编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证,然后根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证登记总分类账；科目汇总表账务处理流程根据记账凭证定期编制科目汇总表，汇总当期总账科目的借贷方发生额，然后根据科目汇总表登记总账；日记总账账务处理流程根据记账凭证登记日记总账，该日记总账既是日记账又是总账。原始凭证 收 付 转 款 款 账记账凭证总分类账日记账会计报表明细分类账 现 银 行 金 存 款图图4-54-5手工账务处理数据流程图手工账务处理数据流程图 (5)月末，核对各日记账及明细账的本期发生额和余额是否与总分类账的对应账户账账相符。(6)月末，根据总账、明细账、日记账的有关资料编制会计报表。由以上流程可以看出，记账凭证是账务处理中的基本数据文档，各种明细账、日记账、总账及会计报表上反映的信息均来自于记账凭证；几种账务处理流程之间的区别只是登记总账的方法不同，产生的总账格式有差异，但它们信息来源都是记账凭证。这样，我们可以进一步分析自动化账务处理子系统的数据处理流程。3 3）账务处理子系统的逻辑模型：数据流程图）账务处理子系统的逻辑模型：数据流程图 根据账务处理的目标和计算机技术的特点，自动化账务处理子系统可以对手工账务处理过程做如下改进：(1)自动化系统采用任何一种账务处理流程都可满足组织记账编表的要求。对计算机系统来说，无论以何种形式登记账簿，都只是一个更新数据库文件的过程。因此，几种不同账务处理流程都可以方便地用计算机技术实现。在实际应用中，采用最多的是科目汇总表账务处理流程。(2)自动化账务处理子系统数据处理的起点是记账凭证，原始凭证的整理、审核仍然由手工完成。该记账凭证既可能是手工录入的，也可以是由其他子系统转来的，或者是由磁盘报送的。为了保证输入数据的正确性和可靠性，自动化系统必须对不同来源的输入数据进行严格控制，并在记账之前进行审核。(3)登记账簿不再是手工条件下一系列分工结算、结转、汇总、试算等工作量很大的步骤的集合，自动化系统只需通过执行“记账”功能这一个步骤，根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可，记账后的凭证不再允许被直接修改。(4)无须对账。因为自动化账务处理子系统的输出信息都来自同样的数据库文件，只要是完成了正常的数据更新，账账必然相符，因此，无账账核对的必要。(5)在数据结构方面，规范化了科目代码的设置和管理，数据文件也经过重新设计，以减少数据的重复存储。(6)在大部分自动化账务处理子系统中，账簿是输出视图而不是物理存储。本书以科目汇总表账务处理流程为基础，分析得出自动化账务处理子系统的数据流程图如图4-6所示。从该自动化账务处理子系统的逻辑模型中，可以看到系统的主要处理/加工、主要数据流以及主要的数据库文件。在建立了自动化账务处理子系统的逻辑模型之后，应将工作成果写成规格说明书，一方面是对系统分析阶段工作的总结,标志该阶段工作的结束；另一方面作为系统设计阶段的基础。图图4-64-6自动化账务处理数据流程图自动化账务处理数据流程图4.2.3 4.2.3 账务处理子系统的系统概要设计账务处理子系统的系统概要设计 对自动化账务处理子系统的系统概要设计包括：总体设计/系统功能结构设计，数据结构设计，输入/输出设计等。本阶段的设计结果同样应以书面报告的形式表达出来，称为系统概要设计说明书，作为对本阶段工作成果的总结和详细设计阶段的依据。以下对概要设计的主要内容逐一进行简要地分析说明。1 1）自动化账务处理子系统的总体结构设计）自动化账务处理子系统的总体结构设计 在本书的前面章节中，我们已经介绍了子系统/模块划分的原则，即：模块的单一性和独立性，高内聚低耦合。并说明了总体结构设计的方法和步骤。具体到账务处理子系统，在进行模块划分时，应考虑以下几点：(1)(1)模块划分的基本依据是数据流程图。模块划分的基本依据是数据流程图。考察图 4-6可以看出，账务处理的数据流程基本上是变换中心型的，有明显的数据转入、中心变换/加工和数据转出，其中的数据转入为凭证录入这一部分，中心加工为记账这一部分，而数据转出则对应着证、账、表的输出。由此可以导出初步的系统功能模块图。(2)(2)在根据在根据DFDDFD图导出初始的系统功能模块图之后，图导出初始的系统功能模块图之后，还需对模块图进行进一步的优化。还需对模块图进行进一步的优化。优化时除了考虑模块划分基本原则外，还应考虑以下原则：实用性原则。实用性原则。比如，设置系统初始化管理模块，完成重要数据和运行参数的定义，为正确地进行账务处理打下基础；比如，是否有必要设置专门的账簿数据库文件，来永久性地存放账簿数据。可靠性原则。可靠性原则。比如，审核功能与输入功能的分离，增加系统服务功能等，以保证系统数据处理的可靠性；设置对操作人员的管理功能，保证未经授权的个人不使用无使用权限的功能；系统初始化功能与其他功能相独立等等。适应性原则。适应性原则。适当考虑未来影响系统功能的变化因素，比如，对凭证录入、银行对账等功能应考虑电子数据的转入问题。易用性原则。易用性原则。适当考虑用户的使用习惯。比如，模块的划分要便于会计人员的分工；模块名称尽量符合会计人员习惯等等。最终得出什么样的系统结构图，取决于系统分析者的经验,它包括两个方面：系统分析和设计方面的经验及对账务处理和其他会计业务的理解和熟悉程度。由此设计出的自动化账务处理子系统的系统结构如图4-7所示：账 务 处 理 子 系 统系统初始化管理凭证输入凭证审核记账结账 证、账、表输出银行对账系统服务操作人员权限管理会计科目管理初始余额装入凭证类型设置自动转账分录设置其他设置功能凭证输入凭证修改 查询.打印.汇总自动转账审核签章查询、打印、汇总结账记账各类账簿输出凭证查询、打印、汇总综合查询报表编制和输出手工核销未达账项自动对账输入对账单初始化日记账输出银行余额调节表修改操作员口令重建索引数据恢复数据备份帮助图图4-74-7自动化账务处理子系统的系统结构图例自动化账务处理子系统的系统结构图例 2 2）自动化环境中会计核算的业务处理过程）自动化环境中会计核算的业务处理过程 有了自动化账务处理系统提供的上述功能，会计人员就可以方便快捷地完成会计核算工作，在自动化环境中，会计核算的业务处理过程如下：（图4-8）(1)在日常业务开始之前，首先进行自动化系统的初始化工作，目的是建立完成日常会计业务所需的核算环境，基本步骤为：建立账套，即确定核算单位。一个账套存放一个可以独立核算的经济单位的会计数据。在初次使用系统之前，必须确定会计主体及其相关的属性，主要包括账套号、核算单位名称、企业性质、会计科目编码方案、账套启用时间等信息；开始系统初始化工作时，首先应建立会计科目体系，然后输入每个科目在系统启用时的余额；进行凭证类型设置、自动转账分录设置、人员权限设置、汇率设置、项目设置、部门设置、客户设置等等各类初始化工作。(2)输入/编制记账凭证；(3)审核已输入的记账凭证；(4)执行记账功能，此时系统会根据已审核的凭证自动生成账簿文件；(5)此后，可进行记账凭证和日记账、明细账、总账等各类账簿的查询、打印；(6)月末可进行自动转账、对账和结账处理；(7)根据账务系统和其他系统数据，可在报表系统定义、编制和生成各种报表。建立核算单位（账套）系统初始化输入/编制记账凭证建立会计科目体系审核凭证记账证、账、表输出转账、对账结账报表管理装入初始余额其他初始化设置图图4-84-8自动化环境中的账务处理业务过程示例自动化环境中的账务处理业务过程示例 3）自动化账务处理系统中主要功能的设计 以下对图4-7所示的自动化账务处理系统的主要功能做一简要设计。(1)(1)系统初始化管理系统初始化管理 系统初始化管理的目标主要是为账务处理子系统的日常运行准备基本环境，一般包括会计科目管理、初始余额装入、凭证类型设置、自动转账分录设置、操作人员管理、运行环境设置等功能：会计科目管理会计科目管理 会计科目管理是将组织会计核算中要使用的科目，按要求录入到计算机系统中，并完成对科目的建立/增加、修改、删除、保存、打印等功能。在账务处理子系统建立时，一般需要由用户按自身会计核算的需要定义和管理所有会计科目及其各项属性，这些属性包括科目代码的结构、科目代码、科目名称、科目类别（包括资产、负债、所有者权益、成本、损益等）、科目性质（如外币、数量、往来、部门、项目、银行存款）、账户格式等等计算机系统完成账务处理所必须的属性，由于会计是通过科目对经济业务进行分门别类的记录和归纳反映的，会计软件能记什么账,一个账户与另一个账户之间的对应关系等都取决于所设置的会计科目的各项属性。各个组织由于经济业务不同，所设置的会计科目也有所不同，因此，在通用会计软件中，通常不固定会计科目，而是提供科目代码管理功能，由用户根据本组织的实际核算需要进行设置。此外，在自动化系统的日常运行过程中，也会遇到科目变更的问题，包括新增科目、修改科目属性、删除无用科目等。会计科目管理模块应提供的主要功能包括：会计科目设置会计科目设置/新增会计科目新增会计科目 会计科目设置主要完成定义会计科目及其各项属性，也可以包括初始余额的装入。对会计科目要建立的属性主要包括科目代码、科目名称、助记码、账户类别、账户格式、科目性质等，设置好的属性会保存在科目余额、发生额文件中。初始余额装入功能是将原有会计系统（可能是手工系统）各科目的余额装入自动化系统中，以保证会计核算的连续性。初始余额装入涉及的内容主要包括各个已建立科目的年初余额或启用月份的期初余额（当前余额）、借方累计发生额、贷方累计发生额、余额方向等。若账务处理子系统具有银行对账功能时，还应输入本期需要对账的未达账项。在进行初始化余额设置时，只需输入明细科目的余额，总账科目及有下级子科目的父科目的余额由计算机自动汇总产生。此外，在系统日常运行过程中，需要增加某些科目时也可用此功能实现。一般来说，具体做法可以是：若某科目己记账，可使用该功能在此科目下级增加新的明细科目，这时，自动化系统要判断该科目下级各明细科目金额的合计数是否与该科目的金额相等，以保证设置数据的正确性;若新增的科目是该科目唯一的一个下级科目，则应将该科目的余额和发生额全部下移至此下级科目，以保证总账科目和明细科目之间的数据的一致性。在初始余额装入后，自动化系统需要设置试算平衡功能，一般需完成以下检查：是否满足会计恒等式资产=负债=所有者权益；上、下级科目之间发生额和余额的检查上级科目余额/发生额=下级科目余额/发生额之和；借贷平衡各级科目的借方余额=贷方余额。只有试算平衡后，系统才能将初始数据存入磁盘。修改已存在科目。修改已存在科目。主要针对初始设置中设置错了的科目以及由于核算要求变化需修改的科目。在进行日常账务处理之前，各科目本期尚未有发生额，此时可对各科目的属性及初始余额进行修改。当初始化结束，系统开始日常账务处理后，只能修改没有发生额和余额的科目，从而避免造成会计数据的丢失或失真。删除无用科目。删除无用科目。该功能主要用于删除无用的科目，既可是一级科目或其他控制科目，也可以是明细科目。初始化工作结束后，在进入日常账务处理后，如果删除的是明细科目，则要求该明细科目既没有余额，也没有发生额，否则，会影响自动化账务处理子系统的平衡。比如，要删除“原材料”（代码1211）下的明细科目“焦炭”（01），则“原材料焦炭”科目（代码为121101）的余额和发生额必须都为零；如果删除的是一级科目（总账科目）或其他具有明细科目的控制科目，则要求该科目本身及其下属的所有明细科目都没有余额和发生额，而当该一级科目或控制科目被删除后，其下属的所有明细科目也自动被删除。会计科目管理是账务处理子系统初始化管理的一个非常重要的功能，为保证整个系统运行的正确性，应对此功能的使用进行严格控制。会计科目一旦设定，不应随意修改与删除，否则容易造成会计核算资料的失真。一般情况下，可以在每年年初，经会计主管批准并授权专人进行一次性改动，而在年度中间，原则上不允许随意改动科目的主要属性。如果确有必要调整科目，则应经会计主管批准由专人来处理，这样既不至于造成系统混乱，又可明确责任。凭证类型设置凭证类型设置 凭证类型设置功能实现对凭证类型的管理，包括凭证类型的增加、修改、删除、保存、打印等，组织可以根据会计核算的需要设置相应的凭证类型，常见的有：三类凭证，收款凭证、付款凭证、转账凭证；五类凭证，现收、现付、银收、银付、转账；一种凭证类型，等等。自动转账分录的设置自动转账分录的设置 自动转账分录是指可以由系统自动生成的转账凭证分录。在日常会计实务中，存在一类凭证（多为转账凭证），它们每月有规律地重复出现，如每月计提折旧费、每月结转费用、每月交纳税金等，这些凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。因此可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的计算方法预先以会计分录的形式定义出来，存入计算机中，凭证的实际编制由计算机来完成。我们将这种预先定义的分录称为“自动转账分录”。每个自动转账分录用一个分录号标识，每月要产生此类凭证时，根据预先定义的金额计算方法由计算机自动计算，并在预先定义好的自动转账分录中填制金额，产生凭证。在自动化会计信息系统中，我们把将凭证的摘要、借贷方科目、金额计算方法存入计算机的过程称为定义/设置自动转账分录；把根据自动转账分录产生转账凭证的过程称为自动转账；并将由自动转账产生的凭证称为机制转账凭证。利用自动转账，就不必每月重复输入此类转账凭证，从而可以节省人工输入的工作量。操作人员权限管理操作人员权限管理 操作人员权限管理功能实现对会计人员分工和职责的管理,通过系统管理员或会计主管对系统的每个操作员进行授权，使其在各自的权限范围内进行操作并承担相应的责任。一般是由会计主管在操作人员权限管理模块中对自动化系统涉及的人员进行权限的设置和更新，比如，给会计人员甲设置凭证录入、记账、账簿查询功能，给会计人员乙设置凭证审核功能，等等。许多会计软件在实现这一功能时，采用的是根据操作人员的口令自动显示其权限定义的功能菜单，操作员无权调用的菜单项（功能）将无法使用。除了以上功能外，系统初始化管理还应提供其他必要的设置功能，如：日志管理，实现对日志记录的查询、打印和删除,也就是说，通过日志文件，可以将系统运行过程中的操作人员、启用和结束时间、操作内容、运行状态等记录下来，以便事后检查和审核。这样，日志记录保留了系统的审计线索。利用日志记录，财务主管和内部审计人员可以查看每个人的工作状态，发现可能存在的错误和舞弊，而系统维护人员则可以查看整个系统的运行状态是否正常，以便维护处理；此外，还可以有外币和汇率管理、项目设置、部门设置、人员设置等功能，分别用于辅助外币核算、项目核算、部门核算、人员核算等。(2)(2)凭证输入凭证输入 凭证输入的目标是保证凭证数据完整和正确地录入计算机系统，为进一步的账务处理提供基本数据。一般是将事先确定好的记账凭证格式显示在计算机屏幕上,录入人员按照指定的格式和相应的提示录入凭证数据。凭证输入功能提供对凭证的录入、修改、查询、打印、汇总及自动转账。其中重要的一环是对输入的凭证数据的正确性检查和控制。具体说来，常见的检查和控制包括：凭证号检查和控制，如保证同一类型的凭证每月从1开始连续编号，不能有重号和漏号；凭证日期检查；科目代码检查，包括存在性检查（即检查所录入凭证中的科目代码是否存在）、是否为明细科目的检查、与凭证类型是否相符的检查等；金额检查，包括检查每张凭证的借贷是否平衡，以及对一批凭证实施分批总数控制法的检查以便控制借方和贷方金额同时错误的情况。凭证查询功能的目标应是实现对已录入凭证的多种条件下的查询，一般是通过人机对话的方式由用户输入查询条件，计算机从凭证临时文件中检索出符合条件的数据，并通过屏幕显示出来。最好是能让用户灵活方便地表达和指定查询条件，既能完成单张凭证的查询，也能完成批量查询和汇总，对查询和汇总的结果应能根据需要打印出来。凭证修改及删除功能应能实现对尚未审核记账的凭证进行修改和删除。因为凭证录入时难免会有差错出现，需要加以修改甚至删除。对于定义好的自动转账分录，可以利用自动转账功能自动生成相应的机制转账凭证。机制凭证可以单独编号，也可以和转账凭证一起编号。为了明确责任，保证数据的正确性，一般要求对所有自动转账都要经审核后再记账。(3)(3)凭证审核凭证审核 凭证审核功能主要是完成已录入凭证的合法性、正确性、有效性检查，对审核通过的凭证应做出标记表明已经审核通过。因此，凭证审核模块应提供对凭证的查询、汇总、打印和签章功能。只有经过审核并确认签章的凭证才能用于记账和编表。在实现凭证审核功能时，还需考虑以下控制措施：经审核签章后的凭证，不能进行修改，只有经审核人员取消自己的签章后才能进行修改；审核人员与凭证录入人员不能时同一个人，从而防止凭证录入人员有意或无意的错误操作。(4)(4)记账和结账记账和结账 记账记账 记账是账务处理子系统最关键的数据处理功能之一，其主要功能是根据凭证临时文件（见图 4-6）中已通过审核的凭证数据，自动更新有关的数据文件，从而得到生成账簿和报表所需的明细和汇总信息。通过记账，原来存储在“凭证临时文件”中的非正式会计文档，变成为存储于“凭证文件”中的正式会计档案，记账后的凭证是产生日记账、明细账、总账等账簿的唯一的数据来源。在自动化账务处理子系统中，由于记账是批处理进行的，所以如果在记账过程中出现故障，造成有的科目余额得到了更新，有的科目余额可能还没来得及更新，从而导致账务处理子系统的借贷不平衡及重复记账。这样，自动化系统的记账功能必须要求对已审核的凭证要么本次完整记账，要么本次完全不记账。此外，与手工条件下相同的是，自动化系统的记账也可以一天记一次账、一天记数次账或多天记一次账。结账结账 结账功能用于终结某月的账务处理。结账时需要做一些结账凭证，结转损益；还要结转某月的期末余额；年终结账还应做一些年结处理。结账也是一个批处理过程。其处理内容是将本期所有的期末余额数据结转到下一期的期初余额，并清除本期的所有借方、贷方发生额数据，对本期业务执行封账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。此外，在自动化系统中，可以在上月未结账的情况下，输入下一月的记账凭证，甚至在去年12月份的账未结的情况下输入今年的记账凭证并记账，我们称之为“跨月记账”。(5)(5)证、账、表的输出证、账、表的输出 证、账、表的输出功能完成对自动化系统中数据的检索、排序和汇总处理，输出用户需要的凭证、日记账、明细账、总账、各类查询报表及对外会计报表。(6)(6)银行对账银行对账 银行对账功能的目标是将银行记载的银行存款收付记录和组织的账务处理子系统生成的银行日记账相互核对，找出未达账项，并产生银行存款余额调节表。一般来说，凡是账户类别设定为银行类的科目，均可以使用自动化账务处理子系统中的银行对账功能。银行对账模块通常应具有以下功能：初始化日记账初始化日记账 初始化日记账模块主要完成将应用自动化系统之前的未达账项从银行余额调节表上摘录下来，存入银行日记账未达账项文件。在使用自动化系统进行账务处理后，银行日记账已由计算机系统自动记录，因此不必再人工输入，只要在记账时把银行业务从其他业务中分离出来，放入“银行日记账未达账项文件”中即可。输入对账单输入对账单 该功能实现将银行给组织的对账单输入计算机，并存入“对账单文件”。输入的方式可以是人工录入、通过软盘获取或通过网络传递。自动对账自动对账 该模块的功能是由计算机系统自动在“对账单文件”和“银行日记账未达账项文件”中寻找完全相同的经济业务予以核销。所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算票据号、金额都相同的经济业务。由于同一笔业务在银行和组织的日记账上分别是由不同的人记载的，因此经济业务发生的时间、摘要等不可能完全一样。这样，比较经济业务是否相同的标准通常只有票据号（如支票号）和金额；而对于没有票据号的经济业务，只能看金额是否相同。对同一个经济业务进行匹配时，可能遇到的情况是：相同的业务在“对账单文件”和“银行日记账未达账项文件”中的记录的对应关系可能为一对一、一对多、多对一、多对多。一般来说，自动化系统只能自动核销一对一关系的记录。因此，计算机银行对账实际上是半自动的，其他对应关系情况下，都需要手工核销未达账项。手工核销未达账项手工核销未达账项 该模块实现对自动对账模块不能自动核销的未达账项的对账与核销。因此，在此模块中，一般应提供给用户一个交互的界面，由操作人员根据自己的判断，从银行日记账未核销业务和银行方的对账单未核销业务中选出那些被认为是相同的银行业务，进行核销。输出银行存款余额调节表输出银行存款余额调节表 该模块将银行日记账未达账项文件和对账单文件中没有核销的经济业务整理出来，生成银行存款余额调节表。(7)(7)系统服务系统服务 系统服务功能一般是向各操作人员提供服务，主要包括数据备份、数据恢复、重建索引、历史数据的转储和删除、操作员口令修改等子功能。其中，数据备份是将存储在计算机硬盘中的数据和程序备份到硬盘的其他目录、软磁盘或磁带上，以保证在计算机发生故障时能及时将