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工程档案管理培训工程档案管理培训工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语工程工程项目项目文件的收集文件的收集工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷声像材料的整理声像材料的整理工程竣工档案的移交工程竣工档案的移交工程档案软件单机版操作工程档案软件单机版操作工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语项目文件项目文件：是指工程项目从酝酿决策到建成投产全过程中：是指工程项目从酝酿决策到建成投产全过程中形成的，包括项目的提出、调研、可研、评估、决策、批形成的，包括项目的提出、调研、可研、评估、决策、批复、勘测、设计、招投标、物资供应、施工、安装、监理、复、勘测、设计、招投标、物资供应、施工、安装、监理、调试、生产准备、试生产、工程竣工验收等工作中形成的调试、生产准备、试生产、工程竣工验收等工作中形成的文字材料、图纸、图表、会计核算材料、声像及电子文件文字材料、图纸、图表、会计核算材料、声像及电子文件等各种形式与载体的文件材料。等各种形式与载体的文件材料。工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语项目档案：项目档案：是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。工程项目前期文件：工程项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语档案的完整：档案的完整：是指按国家档案局档发是指按国家档案局档发200220021010号、原能号、原能源部能源办源部能源办19912311991231号文确定的内容，将项目（工程）号文确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料收集归档，各种文件建设全过程中应该归档的文件、资料收集归档，各种文件原件齐全。原件齐全。档案的准确：档案的准确：是指档案的内容真实反映项目（工程）竣工是指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。可靠，签字手续完备。档案的系统：档案的系统：是指按工程档案的形成规律，保持各部分之是指按工程档案的形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。间的有机联系，分类科学，组卷合理。工程项目文件的收集工程工程项目项目文件的收集文件的收集一、一、项目文件产生于工程建设全过程，项目文件的收集应与项目文件产生于工程建设全过程，项目文件的收集应与 项目的立项准备、施工和竣工验收同步进行。项目的立项准备、施工和竣工验收同步进行。二、二、要确保收集的项目文件正确的反映工程施工全过程和工要确保收集的项目文件正确的反映工程施工全过程和工 程结果，不能出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。程结果，不能出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。工程工程项目项目文件的收集文件的收集三、三、项目文件的收集范围项目文件的收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都为收集范围。值的各种载体的文件材料，都为收集范围。项目文件的收集应齐全、完整，以确保档案的成套性。项目文件的收集应齐全、完整，以确保档案的成套性。35kV35kV及以上项目文件的收集范围按照国家重大建设项及以上项目文件的收集范围按照国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。归档范围、分类、保管期限参照表。10kV10kV及以下项目文件的收集范围按照云南电网公司及以下项目文件的收集范围按照云南电网公司10kV10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。工程工程项目项目文件的收集文件的收集四、四、项目文件的收集时间项目文件的收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时 收集。收集。工程工程项目项目文件的收集文件的收集五、五、项目文件的质量要求项目文件的质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。需永久长期保存的文件不应用易褪色的书写材料需永久长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷工程项目所形成的全部项目文件工程项目所形成的全部项目文件,应在移交前根据国家重应在移交前根据国家重大建设项目文件归档要求与整理规范、电力工业企业大建设项目文件归档要求与整理规范、电力工业企业档案分类规则档案分类规则供电企业档案分类表、科学技术档供电企业档案分类表、科学技术档案案卷构成的一般要求、云南电力集团有限公司农村案案卷构成的一般要求、云南电力集团有限公司农村电网和县城电网建设与改造工程档案管理办法实施细则电网和县城电网建设与改造工程档案管理办法实施细则（云电集办（云电集办200420041212号）、云南电网公司号）、云南电网公司10kV10kV及以及以下城农网工程建设竣工资料编制范本及有关配网工程项下城农网工程建设竣工资料编制范本及有关配网工程项目档案管理的相关要求，由文件形成单位（建设、设计、目档案管理的相关要求，由文件形成单位（建设、设计、施工、运行、监理、调试、物资供应等）进行整理立卷。施工、运行、监理、调试、物资供应等）进行整理立卷。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷科技文件材料整理立卷的一般程序如下：科技文件材料整理立卷的一般程序如下：1.区分科技文件的类别区分科技文件的类别2.鉴别科技文件材料完整性和准确性鉴别科技文件材料完整性和准确性3.组卷组卷4.案卷内科技文件的排列案卷内科技文件的排列5.编写案卷页号编写案卷页号6.填写卷内目录填写卷内目录7.填写卷内备考表填写卷内备考表8.案卷装订案卷装订9.打印案卷封面、脊背并粘贴打印案卷封面、脊背并粘贴工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷一、一、区分科技文件的类别区分科技文件的类别按其内容性质，根据工程的情况来分类。按其内容性质，根据工程的情况来分类。科技文件材料一般按其项目针对内容划入各类，在各类科技文件材料一般按其项目针对内容划入各类，在各类内按不同子项分开，不同项目的文件一般不要混合组成内按不同子项分开，不同项目的文件一般不要混合组成保管单位。保管单位。如：工程档案要分为变电站工程、送电线路工程、如：工程档案要分为变电站工程、送电线路工程、10kV10kV及以及以下农网工程、下农网工程、10kV10kV及以下城网工程等。及以下城网工程等。整理立卷整理立卷时要按各时要按各个单项工程分开，如输变电工程，要将其划分为变电站工个单项工程分开，如输变电工程，要将其划分为变电站工程和线路工程。程和线路工程。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷举例说明：举例说明：110kV110kV迁糯输变电工程分为几个单项工程：迁糯输变电工程分为几个单项工程：110kV110kV迁糯变电迁糯变电所所工程、工程、220kV220kV东那变扩建东那变扩建110kV110kV迁糯间隔工程、迁糯间隔工程、110kV110kV迁糯迁糯东那送电线路工程、东那送电线路工程、接团永线接团永线35kV35kV送电线路工程、改接送电线路工程、改接35kV35kV孟班永平输电线路工程。孟班永平输电线路工程。竣工资料归类时也要按照单项工程来做。竣工资料归类时也要按照单项工程来做。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷二、二、鉴别科技文件材料完整性和准确性鉴别科技文件材料完整性和准确性科技文件材料要完整、系统、成套。科技文件材料要完整、系统、成套。一个项目的成套材一个项目的成套材料，不能缺项，一份科技文件材料内不能缺张少页，要料，不能缺项，一份科技文件材料内不能缺张少页，要完整地反映一项科技活动的全过程和全部内容。可对照完整地反映一项科技活动的全过程和全部内容。可对照档案分类表或国家重大建设项目文件归档范围和档案分类表或国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表中对应内容，逐条进行检查，凡工程保管期限参照表中对应内容，逐条进行检查，凡工程中产生过的文件材料、图表、声像等均为归档范围，不中产生过的文件材料、图表、声像等均为归档范围，不齐全的项目要及时补齐。齐全的项目要及时补齐。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷科技文件同其记载和反映的对象或科技活动的过程相一科技文件同其记载和反映的对象或科技活动的过程相一致，科技文件材料相互间在内容上一致，如实际情况与致，科技文件材料相互间在内容上一致，如实际情况与竣工图保持一致等竣工图保持一致等。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷工程依据性文件工程依据性文件 原件的问题原件的问题：凡归档文件必须用原件归档。凡归档文件必须用原件归档。合同、协议、证书的归档：合同、协议、证书的归档：凡为签订协议、合同的履行凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应以正本方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应以正本归档，不应副本或复印件归档（所谓合同、协议证的正本，归档，不应副本或复印件归档（所谓合同、协议证的正本，即履行合同的双方或参与证书签字代表均应亲笔签名、并即履行合同的双方或参与证书签字代表均应亲笔签名、并加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，均属不符合档案管理要求。）均属不符合档案管理要求。）工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷 工程施工、安装及调试文件工程施工、安装及调试文件 原材料、器材出厂质量合格证明和试验记录原材料、器材出厂质量合格证明和试验记录：要求报告单要求报告单字迹清楚、数据准确。试验单要有编号、试验日期、规格型号，字迹清楚、数据准确。试验单要有编号、试验日期、规格型号，试验单位加盖公章与签名。材料试验报告要以原件归档，杜绝试验单位加盖公章与签名。材料试验报告要以原件归档，杜绝用不合格书写材料书写（如用圆珠笔、铅笔、红铅笔、纯兰墨用不合格书写材料书写（如用圆珠笔、铅笔、红铅笔、纯兰墨水书写）及复印件归档。水书写）及复印件归档。施工施工记录记录、安装记录、安装记录、设备试验报告：设备试验报告：要求文件材料齐全、要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写规完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写规范，原件记录详细、按具体情况要求不漏项、凡需填写数据的范，原件记录详细、按具体情况要求不漏项、凡需填写数据的栏目均要填写。要求签字手续齐全，亲笔签名，不能用图章代栏目均要填写。要求签字手续齐全，亲笔签名，不能用图章代替。不可用复写纸复写，原件需用合格的书写材料书写，记录替。不可用复写纸复写，原件需用合格的书写材料书写，记录表式要规范符合部颁技术管理要求，纸张大小为表式要规范符合部颁技术管理要求，纸张大小为A4A4幅面。幅面。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷竣工图的编制竣工图的编制 竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，是对竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，是对工程进行交工验收、运行、维护、管理、改扩建的凭证和工程进行交工验收、运行、维护、管理、改扩建的凭证和依据。工程各参建单位都要重视竣工的编制工作。依据。工程各参建单位都要重视竣工的编制工作。竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁，字迹清楚。到规格统一，图面整洁，字迹清楚。竣工图按竣工图按A4A4（297mmx210mm297mmx210mm）尺寸折叠，标题栏）尺寸折叠，标题栏外露。（标题栏一般露在右下角）外露。（标题栏一般露在右下角）工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷设计单位竣工图的编制要求：设计单位竣工图的编制要求：a)要求竣工图必须与设计、设计修改内容及现场施工条件要求竣工图必须与设计、设计修改内容及现场施工条件相符合，必须达到相符合，必须达到100%100%的准确。的准确。b)设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围内竣工图设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围内竣工图的编制。施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过的编制。施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，提供完整的变更资料程中及时、准确地做好变更记录，提供完整的变更资料给竣工图的编制单位进行编制并出版。给竣工图的编制单位进行编制并出版。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷C C）竣工图的编制工作应及时、正确、完整。设计单位各专竣工图的编制工作应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、建设单位的工程联系单和设计变更单，并将变更情况及时建设单位的工程联系单和设计变更单，并将变更情况及时反映在设计蓝图上。对于涉及其它专业的设计变更应及时反映在设计蓝图上。对于涉及其它专业的设计变更应及时通知相关专业。通知相关专业。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷d)d)相关单位应在试运行结束后向设计单位提交编制竣工图所需的相关单位应在试运行结束后向设计单位提交编制竣工图所需的有关监理、施工、调试等变更资料，设计单位完成工程全部竣有关监理、施工、调试等变更资料，设计单位完成工程全部竣工图的编制工作，加盖竣工图章，（竣工图应由编制单位逐张工图的编制工作，加盖竣工图章，（竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章竣工图章填写栏目齐全，编制人、审核人、加盖并签署竣工图章竣工图章填写栏目齐全，编制人、审核人、技术负责人签字手续齐全，且不能跨栏签名。为对竣工图准确技术负责人签字手续齐全，且不能跨栏签名。为对竣工图准确性负责，签字人必须亲笔签字不可用私章代替，不得代签，竣性负责，签字人必须亲笔签字不可用私章代替，不得代签，竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，不能压着图工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，不能压着图样），并将竣工图整理立卷后移交建设单位。样），并将竣工图整理立卷后移交建设单位。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷e e）经修改或变更的施工图应重新编制竣工图（现均要求设经修改或变更的施工图应重新编制竣工图（现均要求设计单位重新出全套竣工图），图标采用竣工图标（即为计单位重新出全套竣工图），图标采用竣工图标（即为“竣工图阶段竣工图阶段“），签署齐全。），签署齐全。f f）要编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编要编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。制原则、各专业目录及编制情况。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷三、组卷三、组卷三、组卷三、组卷项目文件的分类：按照电力工业企业档案分类规则项目文件的分类：按照电力工业企业档案分类规则供供电企业档案分类表或对照电网工程项目文件归档范围、电企业档案分类表或对照电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表进行分类组卷。分类、保管期限参照表进行分类组卷。10kV10kV及以下农及以下农（城）网建设与改造工程的组卷方法见后按照云南电网（城）网建设与改造工程的组卷方法见后按照云南电网公司公司10kV10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。案卷及卷内文件不重份；同一齐备，符合档案管理要求。案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。保管期卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。保管期限分为永久、限分为永久、3030年、年、1010年。年。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷档号由目录号档号由目录号分类号分类号案卷号组成。案卷号组成。例如：例如：10601060840084000101（一）（一）目录号目录号 由一至四位阿拉伯数字组成。由移交归档单位的档案部由一至四位阿拉伯数字组成。由移交归档单位的档案部门提供。门提供。（二）（二）确定分类号确定分类号 由一至四位阿拉伯数字组成四级类目，各级类目均用由一至四位阿拉伯数字组成四级类目，各级类目均用0 09 9标识。通常，变电站工程为标识。通常，变电站工程为“8484”类，送电线路工程为类，送电线路工程为“8282”类，变电站设备仪器为类，变电站设备仪器为“9494”类等等。类等等。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷分类号确定分类号确定与原来不同的几处：与原来不同的几处：1 1、“施工组织设计报审表、施工方案（措施）报审表、开施工组织设计报审表、施工方案（措施）报审表、开（复）工报审表、主要材料报审表、单位工程质量报验申（复）工报审表、主要材料报审表、单位工程质量报验申请表及其附件请表及其附件”施工单位要报审表连同附件一起移交，分施工单位要报审表连同附件一起移交，分类号为附件对应分类号；监理单位只需移交报审表，附件类号为附件对应分类号；监理单位只需移交报审表，附件不用移交；不用移交；2 2、“特殊工种人员及主要工器具报审表（包括附件）、特特殊工种人员及主要工器具报审表（包括附件）、特殊工种人员上岗证复印件殊工种人员上岗证复印件”由监理单位移交，分类号为由监理单位移交，分类号为82048204（84048404）（）（84058405）；）；工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷3 3、“线路参数测试报告、步骤及避雷器试验报告线路参数测试报告、步骤及避雷器试验报告”，分类，分类号为号为82068206；4 4、“设备开箱申请表、开箱检查记录设备开箱申请表、开箱检查记录”由物资供应单位移由物资供应单位移交，分类号为交，分类号为84058405，立为一卷；，立为一卷；5 5、“工程竣工验收通知工程竣工验收通知”也要移交，分类号为也要移交，分类号为82068206（84068406）；）；6 6、“监理见证、旁站记录监理见证、旁站记录”，监理单位要移交，分类号为，监理单位要移交，分类号为82078207（84078407）。）。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷（三）案卷号（三）案卷号 由三位阿拉伯数字组成，为同一分类号下的案卷顺序号。由三位阿拉伯数字组成，为同一分类号下的案卷顺序号。对照分类表，将竣工资料分类，同一类别可分为若干卷。对照分类表，将竣工资料分类，同一类别可分为若干卷。例如：变电工程的例如：变电工程的“设计变更通知单设计变更通知单”与与“施工组织设计施工组织设计”同属于同属于84038403类中，可组卷为类中，可组卷为840384030101卷卷“设计变更通知单设计变更通知单”和和840384030202卷卷“施工组织设计施工组织设计”。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷注意：注意：档号里的案卷号与案卷顺序号不同，案卷号指的是分档号里的案卷号与案卷顺序号不同，案卷号指的是分类号下的小流水号，而案卷顺序号指的是整个工程的案卷按类号下的小流水号，而案卷顺序号指的是整个工程的案卷按分类号全部顺序排列完成后编写的大流水号。分类号全部顺序排列完成后编写的大流水号。例如：例如：110kV110kV迁糯变电站新建工程中第迁糯变电站新建工程中第1616卷为卷为“主控制楼建主控制楼建筑、结构竣工图筑、结构竣工图”，档号为：，档号为：1080-8451-021080-8451-02，这里，案卷顺，这里，案卷顺序号为序号为1616，是该工程的第，是该工程的第1616卷；案卷号为卷；案卷号为0202，为，为“84518451”分分类号下的第类号下的第2 2卷。卷。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷（四）应注意的几个问题：（四）应注意的几个问题：1 1、凡涉及两个以上建设项目的综合性文件，按主要建设项目确定凡涉及两个以上建设项目的综合性文件，按主要建设项目确定归属。比如说输变电工程有的文件资料是混合在一起的，而只归属。比如说输变电工程有的文件资料是混合在一起的，而只有一份原件的情况下，要将原件归入其中一个工程，为方便查有一份原件的情况下，要将原件归入其中一个工程，为方便查阅另一工程可用复印件归入，但在备考表中要注明原件归在哪阅另一工程可用复印件归入，但在备考表中要注明原件归在哪一个工程中。一个工程中。例如：例如：“关于关于110kV110kV江城输变电工程竣工结算的批复江城输变电工程竣工结算的批复”这份文件，这份文件，涉及到两个工程，即涉及到两个工程，即110kV110kV江城变电站工程和江城变电站工程和110kV110kV城城江送电江送电线路工程，将原件归入线路工程，将原件归入110kV110kV江城变电站工程，复印件归入江城变电站工程，复印件归入110kV110kV城城江送电线路工程江送电线路工程。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷2 2、可结合工程的实际情况自行决定使用到哪一级类目，没可结合工程的实际情况自行决定使用到哪一级类目，没有实体档案的类目可空号不用。如工程较小，文件材料少有实体档案的类目可空号不用。如工程较小，文件材料少的情况下，可归到三级类目。（主要是针对的情况下，可归到三级类目。（主要是针对35kV35kV输变电工输变电工程项目）程项目）例如：例如：35kV35kV南郊变电站移址新建工程中电气一次部分竣工图南郊变电站移址新建工程中电气一次部分竣工图较少，不便于细分，可将其归到三级类目，即归类为较少，不便于细分，可将其归到三级类目，即归类为“841841”，档号为：，档号为：3330-841-013330-841-01。3 3、案卷不宜过厚，数量较多时可以拆开组成若干卷。如是案卷不宜过厚，数量较多时可以拆开组成若干卷。如是已印刷成册的资料或是成套的资料，也可不拆开组卷。已印刷成册的资料或是成套的资料，也可不拆开组卷。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷4 4、不同保管期限的科技文件材料应分开组卷，有利于档案部门归、不同保管期限的科技文件材料应分开组卷，有利于档案部门归档了一段时间后对科技文件材料的鉴定销毁。档了一段时间后对科技文件材料的鉴定销毁。保管期限：分为保管期限：分为永久、永久、3030年、年、1010年年三种。三种。保管期限的确定可查阅国家重大建设项目文件归档范围和保管期限的确定可查阅国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。期限参照表。要注意的是要注意的是：凡是介于两种保管期限的，其保管期限一律从长。：凡是介于两种保管期限的，其保管期限一律从长。如一份文件材料，既有永久保存的内容，又有需要长期保存的内如一份文件材料，既有永久保存的内容，又有需要长期保存的内容，那么这份文件材料还是要作为永久保存。容，那么这份文件材料还是要作为永久保存。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷四、案卷内科技文件的排列四、案卷内科技文件的排列管理性文件，按问题、时间、重要程度排列。一般按照时管理性文件，按问题、时间、重要程度排列。一般按照时间顺序排列。间顺序排列。工程技术文件按施工安装记录、检测试验、评定、证明等工程技术文件按施工安装记录、检测试验、评定、证明等排列。排列。设备资料按照设备说明书、出厂试验报告、设备材质证明、设备资料按照设备说明书、出厂试验报告、设备材质证明、合格证、随机图纸等顺序排列。合格证、随机图纸等顺序排列。案卷排列顺序：卷内目录案卷排列顺序：卷内目录文件材料文件材料备考表。备考表。竣工图按专业、图号排列。竣工图按专业、图号排列。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷五、编写案卷页号五、编写案卷页号案卷内科技文件材料有文字的页面一律要编写页号。即：案卷内科技文件材料有文字的页面一律要编写页号。即：见字编页，均以有书写内容的页面编写页号，空白页不编见字编页，均以有书写内容的页面编写页号，空白页不编页号。页号要用铅笔编写。页号。页号要用铅笔编写。页号编写的位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页号编写的位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在页号；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号；左下角编写页号；工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷编写页号的方法：案卷整卷装订的，以每卷为单位按顺序编写页号的方法：案卷整卷装订的，以每卷为单位按顺序编写科技文件材料的页号；不是整卷装订的（散件），每编写科技文件材料的页号；不是整卷装订的（散件），每件加盖档案章，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每件加盖档案章，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每份文件为单位，从份文件为单位，从“1 1”起按顺序编写页号。起按顺序编写页号。印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。内目录，不必重新编写页码。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需盖档号竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需盖档号章，原章，原“工程图纸目录工程图纸目录”作为该案卷的第一件。作为该案卷的第一件。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。保管单位（案卷）之间不连号。即各卷之间不连续编页号。保管单位（案卷）之间不连号。即各卷之间不连续编页号。每卷均从每卷均从“1 1”开始编写页号。开始编写页号。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷六、填写卷内目录六、填写卷内目录 卷内目录是案卷内登记文件及其排列秩序的目录，由序号、卷内目录是案卷内登记文件及其排列秩序的目录，由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注组成。文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注组成。1 1、序号序号：是指该份文件材料在案卷内的排列序号，用阿拉伯数字：是指该份文件材料在案卷内的排列序号，用阿拉伯数字从从“1 1”起依次标注，一份文件材料一个号。起依次标注，一份文件材料一个号。2 2、文件编号文件编号：填写该份文件材料文号或图号。：填写该份文件材料文号或图号。3 3、责任者责任者：填写科技文件的直接形成单位（即公章的单位），有：填写科技文件的直接形成单位（即公章的单位），有多个责任者时，选择主要责任者，其余用等代替；竣工图的多个责任者时，选择主要责任者，其余用等代替；竣工图的“责任者责任者”应填写竣工章上填写的单位。应填写竣工章上填写的单位。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷4 4、文件材料题名：即文件标题，填写每份科技文件材料标文件材料题名：即文件标题，填写每份科技文件材料标题的全称，一般应照实抄录。有的文件标题特别长，填写题的全称，一般应照实抄录。有的文件标题特别长，填写时也应全部填写，不能写简称。时也应全部填写，不能写简称。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷5 5、日期：填写科技文件材料本身编制的年、月、日，即文、日期：填写科技文件材料本身编制的年、月、日，即文件材料的形成时间。可用件材料的形成时间。可用“”或或“”“”来分隔，也可以来分隔，也可以连起来写。如可写成：连起来写。如可写成：“200820085 51111”或或“2008200805051111”或或“2008051120080511”（单机版自动生成的是（单机版自动生成的是“”“”的形式）的形式）。当一个科技文件材料文件的形成日期是一个阶段时，应。当一个科技文件材料文件的形成日期是一个阶段时，应填写编制此文件的最早日期和最晚日期。竣工图上的日期，填写编制此文件的最早日期和最晚日期。竣工图上的日期，应写竣工章上的编制日期。文件日期必须填写年、月、日，应写竣工章上的编制日期。文件日期必须填写年、月、日，不得省略。没有日期的文件材料经考证后填写。不得省略。没有日期的文件材料经考证后填写。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷6 6、页号页号：填写每份文件材料的首尾页号。：填写每份文件材料的首尾页号。7 7、备注备注：对有关科技文件材料的特殊情况或其它事项的说：对有关科技文件材料的特殊情况或其它事项的说明。明。注注：凡原有图纸目录，只作为科技文件的第一份，不得代替：凡原有图纸目录，只作为科技文件的第一份，不得代替卷内目录，卷内目录应重新编制。卷内目录排列在案卷内卷内目录，卷内目录应重新编制。卷内目录排列在案卷内科技文件材料的首页之前。科技文件材料的首页之前。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷七、填写卷内备考表七、填写卷内备考表 卷内备考表是用来记载和说明归档前后和归档后案卷卷内备考表是用来记载和说明归档前后和归档后案卷内内科技文件材料基本情况和变化情况的表格。卷内备考表要填科技文件材料基本情况和变化情况的表格。卷内备考表要填写说明、立卷人、检查人、年月日等内容。写说明、立卷人、检查人、年月日等内容。1 1、说明说明：填写案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组：填写案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要求说明的问题。卷和案卷使用过程中要求说明的问题。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷2 2、立卷人立卷人：由责任立卷者签名。必须亲笔手签，不得代签、：由责任立卷者签名。必须亲笔手签，不得代签、打印或盖印章。打印或盖印章。3 3、检查人检查人：由案卷质量审核者签名。必须亲笔手签，不得：由案卷质量审核者签名。必须亲笔手签，不得代签、打印或盖印章。代签、打印或盖印章。4 4、年、月、日年、月、日：由立卷人和检查人分别填写立卷和检查的：由立卷人和检查人分别填写立卷和检查的日期。日期。注注：卷内备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。案卷无：卷内备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。案卷无论是否是整卷装订，备考表也无需装订。论是否是整卷装订，备考表也无需装订。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷八、案卷装订八、案卷装订1 1、文件材料可采用整卷装订（装订卷）和单份文件装订、文件材料可采用整卷装订（装订卷）和单份文件装订（即散卷）两种形成，竣工图为散卷。（即散卷）两种形成，竣工图为散卷。2 2、案卷不装订时其科技文件材料要按卷内目录的编排次序、案卷不装订时其科技文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，每份科技文件材料单独装订，并在每件文件第排列有序，每份科技文件材料单独装订，并在每件文件第一页的右上角空白位置加盖档号章（档号章应使用蓝色印一页的右上角空白位置加盖档号章（档号章应使用蓝色印泥），竣工图的档案号盖在标题栏泥），竣工图的档案号盖在标题栏附近附近空白处，档号章由空白处，档号章由立卷单位加盖并填写（用铅笔填写）。立卷单位加盖并填写（用铅笔填写）。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷3 3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面。文、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面。文件材料幅面一律采用件材料幅面一律采用A4A4纸，小于此标准的应用标准幅纸裱纸，小于此标准的应用标准幅纸裱糊。例如：一些合格证较小的，要粘贴在糊。例如：一些合格证较小的，要粘贴在A4A4纸上再进行装纸上再进行装订。竣工图按订。竣工图按A4A4尺寸折叠，标题栏外露。尺寸折叠，标题栏外露。4 4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。订形式。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷5 5、案卷装订前的技术处理有：剔除重份文件，去掉铁钉、案卷装订前的技术处理有：剔除重份文件，去掉铁钉、塑料、硬纸板，案卷内不允许有金属物；装订线外有字迹塑料、硬纸板，案卷内不允许有金属物；装订线外有字迹的文件要加边托裱；对破损的文件要裱糊修复好。较薄易的文件要加边托裱；对破损的文件要裱糊修复好。较薄易损坏的纸张要粘贴在损坏的纸张要粘贴在A4A4纸上再装订；因存在客观因素纸上再装订；因存在客观因素而而用用复写纸复写、针式打印的，或用圆珠笔书写的等不耐久字复写纸复写、针式打印的，或用圆珠笔书写的等不耐久字迹材料文件，要进行复制，并连同复印件一并订入卷内。迹材料文件，要进行复制，并连同复印件一并订入卷内。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷6 6、案卷采用线绳左侧三孔一线装订的，右侧和下边必须取、案卷采用线绳左侧三孔一线装订的，右侧和下边必须取齐，孔距齐，孔距85mm85mm，结头在文件材料的背面。，结头在文件材料的背面。7 7、装订要结实、整齐、美观。不掉页，不倒页，不压文件、装订要结实、整齐、美观。不掉页，不倒页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷8 8、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求案卷卷皮采用卷盒形式，按国家标准统一外表尺寸为案卷卷皮采用卷盒形式，按国家标准统一外表尺寸为305mm305mm 220mm220mm，厚度尺寸分别为，厚度尺寸分别为2020、3030、4040、5050、60mm60mm五种。用无酸牛皮纸板双裱压制。五种。用无酸牛皮纸板双裱压制。卷内目录、卷内备考表尺寸为卷内目录、卷内备考表尺寸为297mm297mm 210mm210mm（A4A4纸），纸），用用7070克以上白色书写纸制作。案卷外封面和侧脊用克以上白色书写纸制作。案卷外封面和侧脊用A4A4的牛的牛皮纸打印粘贴。皮纸打印粘贴。卷盒和表内表格印制应清晰端正，卷盒硬度适中卷盒和表内表格印制应清晰端正，卷盒硬度适中。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷九、打印案卷封面、脊背九、打印案卷封面、脊背案卷封面案卷封面的内容有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管的内容有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。期限、密级、档案号等。1 1、案卷题名案卷题名：即案卷标题，应简明完整、准确揭示科技文：即案卷标题，应简明完整、准确揭示科技文件材料的内容，包括：项目的名称；项目的组件、部件或件材料的内容，包括：项目的名称；项目的组件、部件或专业、阶段的名称；科技文件材料的名称。项目名称与批专业、阶段的名称；科技文件材料的名称。项目名称与批准的原立项、设计应相符，归档外文件资料的题名及主要准的原立项、设计应相符，归档外文件资料的题名及主要内容应译成中文。如：内容应译成中文。如：“110kV110kV迁糯变电站新建工程迁糯变电站新建工程 工程工程设计、施工、监理合同及设备采购运输委托合同等设计、施工、监理合同及设备采购运输委托合同等”。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷 注注：竣工图的名称应在设计图名称后加上竣工图的名称应在设计图名称后加上“竣工图竣工图”三个字，三个字，比如设计图名为比如设计图名为“铁塔基础施工图铁塔基础施工图”则应去掉则应去掉“施工图施工图”字字样样,写为写为“铁塔基础竣工图铁塔基础竣工图”，设计图名为，设