陈志伟数字化环境下学籍管理探究.doc

数字化环境下学籍管理探究黄楼街道阳河小学 陈志伟在现代学校管理工作中，学籍管理已经逐步形成普遍认可的有效的一项学校管理制度，是学校管理及学生管理的重要手段，并成为学校教学常规工作的重要组成部分，为的是更好地维护学校正常的教育教学秩序。尽管已经实现了省联网然而，许多功能没有有效的应用，很多方面还沿用传统的人工操作阶段。如何利用现代科学技术，通过数字化应用，使学籍管理工作效率得以提高，是学校必须 面对的课题。一、 学籍管理数字化的意义随着我国教育事业的不断发展，学校管理工作的研究取得了丰富的成果，学籍管理作为学校管理中独立的一种职能已经表现得比较成熟。学籍管理通常包含一些基础的，重要的管理项目。例如，建立学生学籍档案，处理学生学籍变动及办理相关手续，建立学生评价手册、登记学生的各学期素质评价等。这些工作在学校管理中，是不可或缺的，它们影响到了学校日常教育教学工作秩序，是维护学校秩序，保证学校得以良性发展的必要手段。当今社会是信息化高度发展的社会，以计算机、网络为代表的信息技术已经深入人们的生产生活中，为人类生产生活的发展提供极为有力的支持。但是在过去的很长的时间里，传统的生产管理方式还占据着主导地位。什么是传统的生产管理方式？简单概括就是用笔写、用人工方式统计各类信息，处理各类简单或者复杂的事务。现代社会的今天，人们追求便捷、快速、简易的生产生活方式，传统的生产管理方式已经越来越表现出其固有的局限性。例如，按传统的方法，若要查询一个学生的情况，管理员要翻看一叠厚厚的学籍卡资料，再一页页地翻到要查看的学生那一页，显然效率是非常低的。若用计算机系统进行操作，一般只要几秒就可以查询到。因此数字化将是必然的选择。那么，什么是数字化管理？数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。 学籍管理，顾名思义，就是学校管理学生学籍的工作，通常情况下，根据目前上级教育主管部门的统筹安排、统一规划、指导下，有若干具体的管理事务。一是学生学籍档案的建立、填写、保存。二是办理学生学籍变动，如转学、休学、留级、借读等手续。三是统计有关学生数据的情况，形成统计报表供校领导参考。四是办理学生学历证明等。 学籍管理工作的内容决定了它具有日常性、数据处理多样化、数据处理要求精确等特点。在传统处理方式下，如新生建档，学籍管理员要编制新生花名册，给每一位学生编学号，班级座位号，要填写学生学籍卡档案，这些工作不但要求及时、准确，而且重复性大，数据量多，数据处理方式不稳定。在传统管理方式下，管理员常常是几年如一日的填表格、写档案，管理员的耐心与细心对工作产生很大的影响，因为传统管理方式中，容易出错也是一个特点。学生数据统计也是学籍管理工作的重点，主要是为校领导及上级主管部门提供学校的学生基本信息概况，为领导决策提供真实的数字依据。这就要求，工作人员在处理这些数据时，必须是精确，快速，工作人员不但工作量大，效率也不高。从学籍管理工作的特点来看，数字化的应用给学籍管理工作带来了巨大的变革。传统管理方式下的诸多不利因素，如处理数据量多、重复，实现操作标准化，数据保存难等问题，均可以在数字化的管理方式下得以很好的解决。二、 学籍管理数字化的方式现代社会是数字化的社会，然而什么是数字化，怎么进行数字化，我想每个行业都有每个行业的标准，并没有统一的标准。本人想通过自身从事学籍管理工作的经历，探讨关于学籍管理数字化的一些问题。学生学籍变动是学籍管理的一项重要内容。平常总是有一些学生会转学、休学、借读、留级等，如何科学地进行统计、分析这些复杂的变动，使得统计数据结果正确、有参考价值，是我们必须面对的问题。例如：08级学生甲休学，那么该生在08级怎么算？算08级，还是09级？即要在08级体现出现，又要在09级体现出来。怎么样才能够准确地用数字化模型表达？根据本人的实际操作经验是，可以赋予该生三种属性：学号所属学校年级、学籍所属学校年级、实际就读学校年级。学号表示该生入学属于哪个学校年级，学籍表示该生在学籍变动后属于哪个学校年级，实际就读表示该生目前实际就读年级。这样，当学生甲的三种属性分别是C08，C09，C09时，我们就可以知道，该生入学时是C08级，而现在实际就读是在C09级。这样就可以通过合理的数字化模型表示出真实世界里的情况数据。这一步是非常重要的，即要正确地模拟真实世界的情况，又要能够让计算机软件正确地进行处理。三、 学籍管理数字化的实践与应用在实际工作中，要将数字化的学籍管理工作的传统工作方式与现代数字化工作方式很好地结合在一起，最重要的是要经过认真实践、总结与探索的，下面本人就实践中学籍管理如何数字化作一些探讨。(一) 学生信息录入与查询 传统管理方式中，管理人员在收集记录学生学籍档案信息，通常是大工作量、长时间的抄写，且难以避免差错。通过数字化、学籍管理系统软件的应用，可以使管理员从手工操作中解放出来。信息录取也是学籍管理软件最基本的功能之一。主要须有以下功能： 在新学年入学时，将新生的基本信息，包括姓名、性别、学号、所属年级、身份证号、相片、入学成绩、家长及联系方式、家庭地址等录入到学籍管理系统。只需录入一次，有了这些数据即可长期保存并在后期各种工作中得以使用。如后期打印学籍档案，各班花名册，统计学生数据等。(二) 学生学籍档案打印现代打印技术使得大量文字复制、输出的效率得到极大提升，管理员常年累月抄抄写写的繁重任务得以彻底解脱。学籍管理中经常需要打印学生花名册、学生信息、统计表格等文字材料，因此设计各种表格、表单打印功能也是学籍管理系统的一项基本任务。实际应用中应包括：按班级打印学生花名册、按学号打印、打印毕业证格式、打印学籍卡格式、能输出任意字段内容的信息，按学籍变动类型、日期打印等。在实际工作中还应能按需要扩展、自定义打印功能。(三) 学籍异动的处理学籍变动是学籍管理工作中的一项日常操作业务。按照上级主管部门的规定，包括有转学、休学、借读、留级等几个固定的变动种类、还有类似辍学、往港、死亡等某些学校自定义的种类。在传统办理过程中，管理员为了做好学籍变动，需要在几个地方分别记录学生变动情况，如休学，须在休学前、复学后班级、学籍卡等记录，还需要在年级、班级统计表中及时修改登记，过程繁锁。通过学籍管理软件上办理变动，可以立即自动处理以上程序，包括记录、统计，自动更改年级人数等。 (四) 电子表格的应用电子表格软件是美国微软公司开发的一个重量级应用软件，其具有的易用性、开放性以及优秀的通用性得到了全世界用户的欢迎和使用。使用电子表格非常适合于在在学籍管理中处理一些简单的数据采集、数据打印、数据计算。作为辅助计算应用软件，EXCEL可以处理不方便使用学籍管理系统处理的数据，如一些临时性的计算、一些学籍管理系统未提供的打印功能的打印。学籍管理系统不可能提供所有的功能支持。因而使用好辅助计算软件，是做好数字化学籍管理工作的重要组成部分。四、 学籍管理数字化需循序渐进在从传统方式转为数字化的过程中，需要循序渐进逐步进行。首先是管理工作逐步实现数字化。学籍管理工作内容繁杂、多样，有些项目能快速地实现数字化，如建立学籍数据库，输入学生档案，查询学生个人信息，统计学生数据，打印学籍档案等。这些项目由于实现起来比较简单且可靠，可以立即开发并直接应用。但也有一些项目是需要通过经验的积累，通过发现有这些需求，并能将传统操作方式转变为数字化操作方式的其次是管理人员逐步掌握数字化时代的基本应用技能。在为学籍管理系统搭配了软硬件平台后，首先使用的是学籍管理人员，但很多学校的学籍管理人员在对计算机相关软硬件操作时仍然不是很了解，这就需要有针对性的对他们进行培训，而软件设计是否人性化，操作是否简明易懂，也是衡量学籍管理软件质量优劣的重要方面。从管理的角度而言，管理即是人的对事、对物的管理，无论是传统工作方式或者是数字化的管理方式，都是为了进一步为人的决策和管理提供快捷准确的帮助以及提供真实有效的参考依据。数字化虽然能极大的提升传统管理方式的效率，但并不能解决所有的工作及问题，数字化只是手段，而并非目的，只有坚持以人为本的原则，以提升效率为目的，才能真正利用现代信息技术为生产生活服务。