答谢商家酒会策划书.doc

2009银开集团郑州商家答谢酒会策划书一、活动概况1、酒会主题：银开 从这里走向世界2009银开集团郑州商家答谢酒会(风雨历程感谢有你！)（品牌升级邀您共鉴！）（辉煌之路 你我共筑！）2、酒会目标：1）更好地与商家联络感情、促进交流，感谢商家对我公司的支持和厚爱，倡导共赢理念，建立彼此更好的合作关系；2）通过此活动正式向商家宣布三阳百货品牌升级并更名为银开百货成立了银开集团等相关事宜，通过介绍，提升商家对银开百货的认知度，增强商家对我公司的信心；3）通过次活动更直接地展示银开百货实力和风采、提高银开百货在业界的声望、增强银开百货在业界的影响力。3、时间：2009年*月*日*：00*：004、地点：*酒店5、与会人员：银开集团管理高层、银开集团合作商家、业界知名人士等约200人6、活动方式: 本次活动主要以宴会形式进行。二、答谢酒会筹备小组1、第一组：策划总控组  组长：明雪      a、负责活动总体策划及前期筹备工作的控制，制作前期准备时间表，以确保酒会的顺利、圆满举行；      b、负责对其它各组工作的跟进督促，协调并协助其它各组按计划完成；c、负责酒会流程方案的书写及监督执行；      d、负责经费的调配；      e、处理紧急情况。2、第二组：宣传组  组长：阿信  任务：a、利用海报、横幅等方式做好活动现场（含酒店外围）布置；b、负责酒会所有宣传物料的设计、制作等准备工作（请柬、活动现场签到台、礼品奖品的包装、企业画册、企业展示画面、企业宣传幻灯片等）；c、酒会主持人的确认及台词审核，现场活动音乐准备；d、负责现场摄影及摄像；e、联系执行组落实好现场音响、灯光、投影仪等相关设备，并负责活动过程中的使用；f、所有工作向策划总控组长负责,做到即时沟通3、第三组：执行组  组长：李强  任务：a、联系酒店并确定酒会场地。      b、联系商家及业界代表，确定酒会邀请人员名单，活动当日提供花名册。c、联系宣传组制作邀请与会人士的请柬，并在规定时间里发出请柬。      d、活动相关物品的购买，如奖品、礼品。           e、做好酒会当日接待等后勤服务。    注：各工作组在开展自己的工作时，请自觉与其它小组协调进行。三、各阶段任务及工作分配。 1、酒会策划及准备期（5月20日至*月*日）： 根据下列安排由各组长制订工作计划表负责人工作内容完成时间备注总控+财务经费预算宣传组主要针对商家和业界的前期宣传负责制作精致邀请函宣传组主持人确定，酒会宣传材料制作和组织，执行组确定与会人员名单，发放邀请函（请柬）执行组酒店确认、相关设备确认，相关物品的购买2、酒会当日流程： 活动开始前1个小时，各组负责人必须到位，再次检查各种设备是否正常工作，以及物品是否齐全，总控组做好到场工作人员登记。 18：00与会嘉宾入场，执行组做好接待、签到工作、并为来宾发放小礼品，现场播放暖场音乐。 18：30酒会正式开始： 18：30主持人宣布酒会开始并致开场白 ， 18：35主持人介绍与会嘉宾及银开集团到会领导。18：40银开集团驻郑州办事处主任 李强。 18： 45银开集团采购部总监 王永。18：50主持人邀请银开行政部经理明雪一起介绍三阳百货品牌升级事宜，介绍银开集团发展历程，并附相关企业幻灯片图片。19：10银开集团总裁杨明哲致答谢辞19：15杨总带领银开领导举杯送祝愿，邀请大家开始用餐，尽情享用。用餐过程中播报优雅音乐，滚动播放企业宣传幻灯片。20：30兄弟单位致贺词。20：40银开集团给2008年度优秀商家颁奖。20：50商家代表发言。21：00主持人总结颁奖。21：30所有参会人员集体合影。22：00酒会在一首悦耳的音乐声中慢慢的结束。3、酒会后期工作：送走来宾，收拾物品并整理场地；        费用结算；      书面总结及照片整理，为与会来宾发放纪念照片。注：1）晚会结束后立即开展清理会场工作，各负责人完成自己的工作即可离开会场；  2）如不能马上归还的物品，先送回相关责任人，并在以后的一天内由原定负责人送达。                      四、资金预算用   途   金额（单位：元）   备注   酒会用餐费用   800元*15桌12000元       宣传费用待场地确定后宣传部拟出并申报给策划总控组 预计800元优秀商家奖品  500元    奖杯或奖牌 小礼品   500元     杯子、伞、等  酒水   1000元其他   200   不可预计费用   总预算：   15000元人民币。五、资金来源划入集团广告宣传费用。六、附录附录一、酒会会前、会中及会后工作细则一览表：工作内容时 间控 制  负 责 人酒店确定与会嘉宾名单确定企业宣传资料的制作、邀请柬的发送酒水的购买奖品、礼品的购买借用所需工具工作灯光、音响调试工作联系准备酒会所需伴奏音乐企业宣传资料的送达工作播放幻灯片人员到位照相及DV工作人员到位维持秩序工作人员到位进出口控制工作  会场布置附录二、物料准备酒水、小礼品、奖品、横幅、pop、音响设备和无线话筒、播放幻灯片设备（联系酒店提供）、照相设备等附录三、相关负责人的联系方式。