管理学—控制及控制方法.ppt

管理学控制基础控制及控制方法为什么各项工作常常取不到预期效果？为什么各项制度留于形式？为什么质保体系写一套做一套？关键之一在于组织在明确了目标计划、制订了制度和建立了质保体系以后，没有跟进控制工作。管理学控制基础控制是一项重要的管理职能管理的目的是有效地实现组织目标，为此就要进行计划、组织、领导、控制。计划工作为整个组织确定目标，作出总体规划和部署控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，计划、组织、领导都有可能流于形式，组织目组织目标就有可能无法标就有可能无法实现。因此，控实现。因此，控制是一项重要的制是一项重要的管理职能。管理职能。Step 1Step 2Step 3Step 4组织工作通过内部结构设计和组织关系的确定，明确组织内各部门的职责，以保证计划的落实和完成领导工作是管理者运用职权和威信施加影响，以充分发挥每个人的积极性，指导各类人员努力实现组织目标控制工作通过检查、监督、对所出现的偏差加以纠正，从而确保整个计划及组织目标的实现管理学控制基础本讲内容控制的基本原则控制的基本原则控制基础控制基础控制及其原因控制及其原因控制基本前提控制基本前提控制系统的构成控制系统的构成控制方法控制方法控制类型控制类型控制方式控制方式控制方法控制方法管理学控制基础一、控制基础控制是组织在动态的环境中为了实现既定的目标而进行的检查和纠偏活动或过程。为什么需要控制？可不可以不要控制？管理学控制基础1 1、现代控制产生的原因、现代控制产生的原因组组织织环环境境的的不不确确定定性性为为了了使使目目标标计计划划与与变变化化的的环环境境相相适适应应，需需要要监监控控环环境境的的变变化化和和发发展展；管管理理失失误误的的不不可可避避免免为为及及时时发发现现失失误误，明明确确问问题题之之所所在在，必必须须进进行行经经常常性性的的监监督督检检查查。组组织织活活动动的的复复杂杂性性为为避避免免本本位位主主义义，保保证证各各项项活活动动的的顺顺利利进进行行，要要监监控控各各部部门门及及其其各各岗岗位位的的工工作作情情况况。管理者通过他人完成任务，并负有最终的责任，为此，管理管理者通过他人完成任务，并负有最终的责任，为此，管理者就需要建立控制系统，以便使自己可以自始至终地掌握下者就需要建立控制系统，以便使自己可以自始至终地掌握下属完成任务的情况和进度属完成任务的情况和进度，以确保预定目标的实现。，以确保预定目标的实现。提提升升组组织织的的效效率率和和竞竞争争力力管管理理者者要要提提升升运运作作效效率率，就就必必须须掌掌握握企企业业利利用用资资源源的的现现状状，准准确确评评估估组组织织已已有有的的生生产产或或服服务务效效率率。管理学控制基础2、控制系统的构成控控制制的的对象对象控控制制的的主体主体控制目标体系控制目标体系控控制制的的手手段段和方法和方法要求控制在怎样的范围之内要求控制在怎样的范围之内任何控制活动都有一定的目标取向。任何控制活动都有一定的目标取向。在一个组织中，控制的目标体系常在一个组织中，控制的目标体系常常以各种形式的控制标准体现出来。常以各种形式的控制标准体现出来。控制目标体系是与组织的理念体系、控制目标体系是与组织的理念体系、目标体系和计划体系相辅相成的。目标体系和计划体系相辅相成的。谁来履行控制的职责谁来履行控制的职责组织控制系统的主体是组织控制系统的主体是各级管理者及其所属的各级管理者及其所属的职能部门。职能部门。中、低层管理者执行的中、低层管理者执行的主要是例行的、程序性主要是例行的、程序性的控制，而高层管理者的控制，而高层管理者履行的主要是例外的、履行的主要是例外的、非程序性的控制。非程序性的控制。怎样控制怎样控制可以根据控制对象和目标的不同，可以根据控制对象和目标的不同，采取各种不同的控制类型、手段采取各种不同的控制类型、手段和方法。和方法。管理学控制基础控制的对象控制什么？人人财财物物时间时间信息信息组织内不同的业务阶段和业务内容：研发、生产、采购、销售等 组织成员影响业绩的各方面因素：思维、行为、态度、业绩等 组织中各个层次，如企业的部门、车间、班组、各个岗位和环境 组织的控制应该是全面的控制和统一的控制，组织控制对象原则上应是整个组织的各个方面。管理学控制基础3、控制的基本前提有计划有计划有一个科学的、切实可有一个科学的、切实可行的计划行的计划。有效的控制是建立在科学的计划基础之上的；控制工作本身也需要有计划地进行。控制要以计划为依据，有计划、有组织、有领导地进行控制要以计划为依据，有计划、有组织、有领导地进行 控制与其他管理职能之间存在着密切的关系，计划、组织、领导职能是控制的基控制与其他管理职能之间存在着密切的关系，计划、组织、领导职能是控制的基础，控制是在这三者的基础上对具体组织活动进行检查和调整的过程，离开一定础，控制是在这三者的基础上对具体组织活动进行检查和调整的过程，离开一定的计划、组织、领导，控制就无法正常进行的计划、组织、领导，控制就无法正常进行。有组织有组织有专司控制职能的组织机构有专司控制职能的组织机构或岗位或岗位。如果没有专门的控制机构，就难以防止执行和管理部门因自己的切身利益而出现制造假象、报喜不报忧等情况有领导有领导有畅通的信息反馈渠道有畅通的信息反馈渠道 信息反馈的速度、准确性如何，直接影响到控制指令的正确性和纠偏措施的准确性。管理学控制基础二、控制方法在组织控制系统的构建过程中，由于控制目标要求和控制对象的不同，分为不同的控制类型，可采用不同的控制手段和方法。了解控制的各种类型、控制的手段和方法，有助于我们根据实际情况选择合适的控制类型、手段和方法，从而进行有效的控制。管理学控制基础、控制类型事前控制保证某项活动有明确的绩效目标，保证各种资源要素的合理投放。事中控制及时处理例外情况、纠正工作中发生的各种偏差。事后控制 把好最后一关，并根据对实际工作绩效的评价，为未来的事前和事中控制打下基础。按照其控制点的不同 预防性控制是为了避免产生错误和尽量减少今后的纠正活动，防止资金、时间和其他资源的浪费。采用纠正性控制的目的是，当出现偏差时采取措施使行为或活动返回到事先确定的或所希望的水平。根据控制的性质 前馈控制通过情况观察、规律的掌握、信息的分析、趋势的预测，预计未来可能发生的问题，在其未发生前即采取措施加以防止。反馈控制是根据过去的情况来指导现在和将来，从组织活动进行过程中的信息反馈中发现偏差，通过分析原因，采取相应措施纠正偏差。按照控制信息的来源 集中控制 分层控制分散控制 按所采用的控制方式 管理学控制基础扁鹊的医术扁鹊的医术魏文王问名医扁鹊说：魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？都精于医术，到底哪一位最好呢？”扁鹊答：扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。长兄最好，中兄次之，我最差。”文王再问：文王再问：“那么为什么你最出名呢？那么为什么你最出名呢？”扁鹊答：扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。的小病，所以他的名气只及本乡里。管理学控制基础扁鹊的医术扁鹊的医术而我是治病于病情严重之时。一般人都而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。名气因此响遍全国。”管理心得：事后控制不如事中控制，事管理心得：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，可惜大多数的事中控制不如事前控制，可惜大多数的事业经营者均未能体会到这一点，等到错业经营者均未能体会到这一点，等到错误的决策造成了重大的损失才寻求弥补。误的决策造成了重大的损失才寻求弥补。而往往是即使请来了名气很大的而往往是即使请来了名气很大的“空降空降兵兵”，结果于事无补。，结果于事无补。管理学控制基础曲突徙薪有位客人到某人家里做客，看见主人家的灶上烟囱是直的，旁边又有很多木材。客人告诉主人说，烟囱要改曲，木材须移去，否则将来可能会有火灾，主人听了没有作任何表示。不久主人家里果然失火，四周的邻居赶紧跑来救火，最后火被扑灭了，于是主人烹羊宰牛，宴请四邻，以酬谢他们救火的功劳，但并没有请当初建议他将木材移走，烟囱改曲的人。管理学控制基础曲突徙薪有人对主人说：“如果当初听了那位先生的话，今天也不用准备筵席，而且没有火灾的损失，现在论功行赏，原先给你建议的人没有被感恩，而救火的人却是座上客，真是很奇怪的事呢！”主人顿时省悟，赶紧去邀请当初给予建议的那个客人来吃酒。管理心得：一般人认为，足以摆平或解决企业经营过程中的各种棘手问题的人，就是优秀的管理者，其实这是有待商榷的，俗话说：“预防重于治疗”，能防患于未然之前，更胜于治乱于已成之后，由此观之，企业问题的预防者，其实是优于企业问题的解决者管理学控制基础、控制方式思维控制行为控制资源控制结果控制例外控制信息控制实现对整个组织的控制实现对整个组织的控制管理学控制基础、控制方法理念控制：明确和宣灌企业经营管理理念。行为控制：目标导向、规章制度规范、工作表现鉴定。资源控制：预算控制、时间控制、资产管理、质量检验信息控制：信息管理系统、报告系统、保密制度例外控制：报表分析、现场走访、预警制度、风险管理结果控制：绩效考核、结果审计、安全控制管理学控制基础改改改改进进进进工工工工作作作作方方方方法法法法4、控制过程修改计划修改计划修改计划修改计划修改标准修改标准修改标准修改标准制订计划和目标制订计划和目标制订计划和目标制订计划和目标制订计划和目标制订计划和目标1 11、确定控制标准、确定控制标准、确定控制标准、确定控制标准、确定控制标准、确定控制标准开展各项工作开展各项工作开展各项工作开展各项工作开展各项工作开展各项工作2 22、衡量实际业绩、衡量实际业绩、衡量实际业绩、衡量实际业绩、衡量实际业绩、衡量实际业绩3 33、进行差异分析、进行差异分析、进行差异分析、进行差异分析、进行差异分析、进行差异分析4 44、采取纠偏措施、采取纠偏措施、采取纠偏措施、采取纠偏措施、采取纠偏措施、采取纠偏措施有有有有差差差差异异异异无无无无差差差差异异异异管理学控制基础5、控制标准控制标准控制标准控制标准控制标准定量标准定量标准定量标准定量标准管理标准管理标准管理标准管理标准工作标准工作标准工作标准工作标准定性标准定性标准定性标准定性标准优秀标准优秀标准优秀标准优秀标准合格标准合格标准合格标准合格标准时时时时间间间间标标标标准准准准数数数数量量量量标标标标准准准准质质质质量量量量标标标标准准准准成成成成本本本本标标标标准准准准管理标准表明管理标准表明了组织对某项了组织对某项工作或行为的工作或行为的管理力度管理力度 指组织对某项工指组织对某项工作（或员工行为）作（或员工行为）要求达到的程度要求达到的程度“多快好省多快好省”是我是我们对很多工作的理们对很多工作的理想追求想追求 管理学控制基础检验标准合理性的准则符合目标和理念导向符合目标和理念导向。无论是工作标准还是管理标准，都应体现组织的理念、有助于目标的实现。清楚明确，保证员工能清楚开展工作清楚明确，保证员工能清楚开展工作。无论是工作标准还是管理标准，都应做到清晰明确。标准不明确会使员工无所适从。客观合理，保证检查监督的客观性客观合理，保证检查监督的客观性。在确定标准时，工作标准和管理标准的描述应该准确无误，不会产生歧义。为了做到标准的客观化，应尽可能量化，不能量化的要细化、形态化、行为化，使得标准可衡量，可操作。管理学控制基础三、控制的基本原则事实证明，要想控制工作或活动的全过程几乎是不可能的。应抓住活动过程中的关键和重点进行局部的和重点的控制重点原则。重点组织目标影响组织目标实现的重要环境和主要因素事先未能预料而实际发生了的重大例外。管理者越是把控制力量集中在目标和例外情况上，他们的控制就越有效。1、重点原则管理学控制基础2、及时性原则高效率的控制系统，要求能迅速发现问题并及时采取控制措施。一旦丧失时机，即使提供再准确的信息也徒劳。控制信息要力求准确：一是要尽量建立客观的衡量方法，对绩效用定量的方法记录并评价，把定性的内容具体化；二是管理人员要从组织的角度来观察问题，避免个人的偏见和成见，特别是在绩效的衡量阶段；三是明确这些信息不是整人的证据以确保信息的可靠性，因为谁也不愿意提出对自己不利的证据。管理学控制基础3、灵活性原则灵活性原则未来的不可预测性始终是一个客观的存在控制应保证在发生某些未能预测到的事件的情况下，如环境突变、计划疏忽、计划失败等情况下，控制仍然有效，因此要有灵活性。控制的灵活性原则要求：o制定多种应付变化的方案o留有一定的后备力量o采用多种灵活的控制方式和方法管理学控制基础4、经济性原则控制是一项需要投入大量的人力、物力和财力的活动，其耗费之大正是今天许多应予控制的问题没有加以控制的主要原因之一。控制的经济性原则要求：实行有选择的控制，要正确而精心地选择控制点，太多会不经济，太少会失去控制；改进控制方法和手段，努力降低控制的各种耗费而提高控制效果管理学控制基础总结控制是管理的一项重要职能，离开了控制，计划、组织、领导都有可能流于形式。控制与其他管理职能是相辅相成的，控制要有效，就必须要有计划、有组织、有领导地开展。一个组织的控制系统由控制对象、控制目标、控制主体、控制手段和方法构成。一个组织的控制应该是全面的和统一的控制。控制有多种类型、方式和方法，要根据组织控制的对象和目标要求选择合适的控制类型、方式和方法。有效的控制要坚持重点原则，及时性、灵活性和经济性原则。