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办公自动化系统培训办公自动化系统培训 2008年4月 一、无纸化办公系统的主要特色角色定义清晰角色定义清晰校领导、校办公室主任、校办秘书、部门领导、校领导、校办公室主任、校办秘书、部门领导、部门文秘（信息员）部门文秘（信息员）部门文秘（信息员）部门文秘（信息员）流程灵活流程灵活部门文秘负责公文的传递部门文秘负责公文的传递发现问题可及时追回相关公文发现问题可及时追回相关公文校办秘书根据校领导签发意见，灵活选择文件下一步流转校办秘书根据校领导签发意见，灵活选择文件下一步流转流程实时跟踪流程实时跟踪公文安全可靠公文安全可靠公文流转中可修改，痕迹保留公文流转中可修改，痕迹保留密码保护数字签名密码保护数字签名网上加密传输网上加密传输处理公文自动归档至学校档案馆处理公文自动归档至学校档案馆南大之星档案系统南大之星档案系统待办事项明确待办事项明确登陆数字校园平台主页直接显示待办事项登陆数字校园平台主页直接显示待办事项二、无纸化办公系统的登录方式统一身份认证。登陆上海师范大学公共数据平台统一身份认证。登陆上海师范大学公共数据平台（https:/）即能直接访问）即能直接访问办公自动化系统。办公自动化系统。登陆方式。登陆方式。用户名：校园卡卡号或者邮件帐号用户名：校园卡卡号或者邮件帐号密码：邮件密码密码：邮件密码二、无纸化办公系统的登录方式三、第一次使用前准备p 浏览器设置浏览器设置IE7.0IE6.0Internet 选项三、第一次使用前准备p 浏览器设置浏览器设置Internet 选项设置三、第一次使用前准备p 浏览器设置浏览器设置p 插件安装插件安装三、第一次使用前准备p 浏览器设置浏览器设置p 插件安装插件安装点击点击“点击下载点击下载”，下载一个压缩包，解压之后双击运行，下载一个压缩包，解压之后双击运行 注：解压后将文件尽量别放至桌面，避免删除。注册成功后，文件 存放地址不要再变化。三、第一次使用前准备p 浏览器设置浏览器设置p 插件安装插件安装四、办公系统主要角色及发文、请示流程角色分类角色分类、一般工作人员、一般工作人员、部门信息员、部门信息员、部门领导、部门领导、校办公室秘书、校办公室秘书、校办公室主任、校办公室主任、校领导、校领导本部门文秘本部门领导审核返回校办公室秘书校办公室主任送签返回其他职能部门会签返回校领导送签返回校领导会签返回办结发送四、办公系统主要角色及发文、请示流程发文流程示意图发文流程示意图拟稿发送对象相关职能部门会签会签返回返回发文流程描述发文流程描述、职能部门拟稿、职能部门拟稿、送职能部门信息员、送职能部门信息员、职能部门信息员送本部门领导审批、职能部门信息员送本部门领导审批、本部门领导签署审批意见后返回部门信息员、本部门领导签署审批意见后返回部门信息员、职能部门信息员送校办秘书、职能部门信息员送校办秘书、校办秘书给各领导签署意见、校办秘书给各领导签署意见（校办秘书负责流转）（校办秘书负责流转）、校办秘书办结文件、校办秘书办结文件、校办秘书发送已办结文件。、校办秘书发送已办结文件。四、办公系统主要角色及发文、请示流程本部门文秘本部门领导审核返回校办公室秘书校办公室主任送签返回校领导送签返回校领导会签返回办结返回四、办公系统主要角色及流程请示流程示意图请示流程示意图拟稿拟稿部门相关职能部门会签会签返回返回请示流程描述请示流程描述与发文流程类似与发文流程类似四、办公系统主要角色及发文、请示流程五、办公自动化系统发文发文拟稿发文拟稿点击发文管理目录下的点击发文管理目录下的“发文拟稿发文拟稿”菜单，出现如下界面：菜单，出现如下界面：上界面为用户自己的草稿夹，显示的是已经拟稿，但还未上界面为用户自己的草稿夹，显示的是已经拟稿，但还未送出的拟稿。送出的拟稿。点击左上角的菜单可以看到自己已经送出的文档、已发的点击左上角的菜单可以看到自己已经送出的文档、已发的文档。文档。发文拟稿发文拟稿点击点击“新建文件新建文件”，弹出如下界面：，弹出如下界面：在上界面选择发文稿纸及模板。选中之后点击确定，在上界面选择发文稿纸及模板。选中之后点击确定，弹出下页界面：弹出下页界面：五、办公自动化系统发文发文拟稿发文拟稿 此页面为发文的拟稿纸，先填写拟稿纸之后再点击此页面为发文的拟稿纸，先填写拟稿纸之后再点击页面下方的编辑正文按钮。这样事先输入的文件标题页面下方的编辑正文按钮。这样事先输入的文件标题便可直接插入正文中。便可直接插入正文中。拟稿时填写拟稿时填写:“标题标题”、“主送单位主送单位”、“抄送单位抄送单位”、“主题主题词词”五、办公自动化系统发文发文拟稿发文拟稿点击点击”编辑正文编辑正文”，进入，进入word插件下编辑。插件下编辑。正文编辑完之后，不要关闭该页面，点击最小化按钮，到稿纸页正文编辑完之后，不要关闭该页面，点击最小化按钮，到稿纸页面上点击面上点击“保存文件保存文件”按钮。按钮。若需要上传附件，在若需要上传附件，在“我的文档我的文档”界面选中需要传附件的文件，界面选中需要传附件的文件，点击下方的点击下方的“上传附件上传附件”按钮，即可进入上传附件的界面。有按钮，即可进入上传附件的界面。有多个附件需要上传的话，可以点击多个附件需要上传的话，可以点击“添加添加”按钮。上传文件选按钮。上传文件选定之后，点击定之后，点击“保存信息保存信息”按钮即可。按钮即可。五、办公自动化系统发文发文拟稿发文拟稿发文拟稿完成之后，如需修改，则在发文拟稿完成之后，如需修改，则在“我的文档我的文档”界面选界面选中该文件，点击下面的修改按钮便可进行修改。中该文件，点击下面的修改按钮便可进行修改。文件拟稿完成，需要发送时，点击该文件标题，进入发文文件拟稿完成，需要发送时，点击该文件标题，进入发文稿纸。此时稿纸是不能被修改的状态，稿纸下方的按钮如稿纸。此时稿纸是不能被修改的状态，稿纸下方的按钮如下：下：点击点击“”按钮，该文件就被送到部门文秘手中了。按钮，该文件就被送到部门文秘手中了。五、办公自动化系统发文部门信息员部门信息员此时文件已经送到部门信息员手中。部门信息员可以在自此时文件已经送到部门信息员手中。部门信息员可以在自己的己的“部门文秘部门文秘”模块的模块的“待处理待处理”菜单中看见这个文件。菜单中看见这个文件。点击该文件标题，进入文件稿纸界面，稿纸最下方有如下点击该文件标题，进入文件稿纸界面，稿纸最下方有如下几个按钮：几个按钮：可以进行相应的处理。可以进行相应的处理。五、办公自动化系统发文部门信息员部门信息员若点击若点击“送至审核送至审核”，会弹出领导选择界面，供选择的领，会弹出领导选择界面，供选择的领导为本部门领导。选中领导之后点击确定，该文件便送到导为本部门领导。选中领导之后点击确定，该文件便送到选中的领导选中的领导“待办文件待办文件”菜单下，等待此领导签字。菜单下，等待此领导签字。领导签字之后，点击领导签字之后，点击“”文件又会返回部文件又会返回部门信息员。只是此时文件稿纸下方的按钮会出现新的按钮：门信息员。只是此时文件稿纸下方的按钮会出现新的按钮：“送至校办送至校办”点击此按钮，文件就被送至校办秘书。点击此按钮，文件就被送至校办秘书。五、办公自动化系统发文校办秘书校办秘书校办秘书此时可在自己的菜单中看到刚才部门信息员送过校办秘书此时可在自己的菜单中看到刚才部门信息员送过来的文件，在还未给领导签字之前可以修改文件，修改在来的文件，在还未给领导签字之前可以修改文件，修改在查看痕迹时可以看到修改的内容。选中文件之后点击查看痕迹时可以看到修改的内容。选中文件之后点击“修修改文件改文件”按钮即可进入修改界面。按钮即可进入修改界面。点击文件标题进入稿纸页面，稿纸下方可以看到如下按钮：点击文件标题进入稿纸页面，稿纸下方可以看到如下按钮：五、办公自动化系统发文校办秘书校办秘书点击点击“流转公文流转公文”按钮，弹出如下界面：按钮，弹出如下界面：在此界面选择动作与进行该动作的人员。在此界面选择动作与进行该动作的人员。当动作及进行该动作的人员选择好之后，点击确定按钮，当动作及进行该动作的人员选择好之后，点击确定按钮，文件就送到选择的人员的文件就送到选择的人员的“待办文件待办文件”菜单中了。菜单中了。五、办公自动化系统发文五、办公自动化系统发文领导签署意见领导签署意见刚才校办秘书送出的文件在领导的刚才校办秘书送出的文件在领导的“待办文件待办文件”菜单中。菜单中。点击该文件标题，进入稿纸页面，点击稿纸下方的点击该文件标题，进入稿纸页面，点击稿纸下方的“查看查看正文正文”按钮来查看正文，查看正文之后可以在有按钮来查看正文，查看正文之后可以在有“”的一栏内填写自己的意见。填写完毕之后点击稿纸下方的的一栏内填写自己的意见。填写完毕之后点击稿纸下方的“保存办理意见保存办理意见”按钮，保存成功之后该文件就带着领导按钮，保存成功之后该文件就带着领导批示回到校办秘书手中，校办秘书可以根据领导批示对该批示回到校办秘书手中，校办秘书可以根据领导批示对该公文进行下一步动作。公文进行下一步动作。五、办公自动化系统发文校办秘书校办秘书校办秘书可以根据学校公文流转需要安排签字的动作与顺校办秘书可以根据学校公文流转需要安排签字的动作与顺序，操作与上述两步相同，只是在流转时点击的按钮为序，操作与上述两步相同，只是在流转时点击的按钮为“”。当公文可以办结的时候，点击文件标题，进入稿纸页面，当公文可以办结的时候，点击文件标题，进入稿纸页面，点击点击“改变流程改变流程”按钮，进入刚才的流转页面，在页面上按钮，进入刚才的流转页面，在页面上方有方有“改变方式改变方式”选择，默认前面的选择，默认前面的“修改下步修改下步”，此时，此时选择后面的选择后面的“办结文件办结文件”，不用再选择动作、人员等，直，不用再选择动作、人员等，直接点击接点击“确定确定”按钮，文件就办结了。按钮，文件就办结了。五、办公自动化系统发文文件发送文件发送文件办结之后会直接发送到文件办结之后会直接发送到“文件发送文件发送”菜单下。如菜单下。如下图：下图：在上图页面中，选中需要发送的文件，根据需要选择在上图页面中，选中需要发送的文件，根据需要选择接收人员。选择好人员之后点击下方的接收人员。选择好人员之后点击下方的“发送文件发送文件”按钮，文件就发送出去了。按钮，文件就发送出去了。接收人员可以在自己的接收人员可以在自己的“系统收文系统收文”菜单中浏览该文菜单中浏览该文件。件。六、办公自动化系统请示处理u请示种类请示种类请示请示报告报告函函u请示流程请示流程基本同基本同“发文管理发文管理”七、办公自动化系统维护维护单位维护单位校办公室校办公室信息化办公室信息化办公室联系方式联系方式校办公室校办公室管理员电话：管理员电话：64328655信息办信息办服务热线：服务热线：64321010