物流英语(第二篇第一单元)分析解析学习资料.ppt
物流英物流英语语(第二篇第一第二篇第一单单元元)分析分析解析解析第一单元商务书信基本知识Pre-readingquestions:1.HowaboutthewritingformatofChineseletters?2.Inyouropinion,isthereanydifferenceofwritingformatbetweenEnglishandChineseletter?Ifthereis,whatsthat?What is business letter?Business letters(including commonly-usedE-mails now)are correspondences betweencompanieswhichrepresentcompaniespersonality indirectly so that it is essential 什么是商务书信？什么是商务书信？商务书信（包括当今常用的电子邮件的形式）是公司之间往来的信函，间接代表着一个公司的形象，所以使用一种良好的体裁或形式是非常必要的。TheSuperscriptionPrintthereceiversnameandaddressinthebottomright-handcorner.Andwritethesendersnameandaddressatthetopleftcornerwhichwasalwaysprintedalreadyforspecialones.Thestampisatthetoprightcorner.Andthecategoryofmailsisinthebottomleft-信封的写法信封的写法收信人的姓名、地址写在信封中央偏右下的地方，打印上去，一般不要手书。发信人的地址位于信封左上角，一般的专用信封上已印好此项内容。邮票贴在右上角，而左下角则可附加说明该信函的类别。Differentkindsofmails:OrdinaryMailByAirMail(ParAvion)Registered(Reg./R)ExpressExpressDeliveryExpressMailService(EMS)SamplePrintedMatterLocalU表示信件类别的信封标志：表示信件类别的信封标志：OrdinaryMail平信ByAirMail(ParAvion)航空Registered(Reg./R)挂号Express快件ExpressDelivery快递ExpressMailService(EMS)特快专递Sample样品PrintedMatter印刷品Local本地Urgent急件StylesofEnglishBusinessLetter1.Block style：allparagraphsshouldbeginflushwiththeleftmarginexcepttheletterheadwhichisalwaysprintedinthetopmiddleoftheletter.2.Semi-block style:dateandreferencesareonrightfortheconvenienceoffileandsearching;complimentaryclosingandsignatureareinthemiddlewithletterheadandtheothersareontheleft.3.Intended 商务书信的形式商务书信的形式1.齐头式:除了Letterhead已印制于公司专用信纸的中央顶端，其他各项则集中于信纸的左端。2.混合式：混合式把date（日期）和references（参照号）的位置固定在右边，以便归档、检索；complimentaryclosing（结束语）、signature（签名）同信头一起放中间去，其余部分放在信纸左端。3.缩行式：缩行式可以选择以上两者任意一个形式，只有正文起头处想内缩五、六个空格。date（日期）complimentaryclosing（结束语）、signature（签名）放在右边。Components of English Business Letters1.Letterhead2.Referencenumber3.Date4.Insideaddress5.Attentiontheoperatorsname6.Salutation7.SComponents of English Business Letters8.Mainbody9.Complimentaryclosing10.Signature11.Identificationmarks12.Enclosure13.Carboncopy（C.C.）14.Postscript(P.S.)商务信函的构成要素商务信函的构成要素1.信头：信头事先印就，表示发信人的公司名称及地址。它还包括电话号码、电报挂号、专用电码（code）、电传和传真号码以及经营业务范围等。2.参考号码/编号：写信人为了便于归档分类而编的号。如：OurRef.3.日期：日期与信头相隔三至六行。缩行式函中日期在信头下的右上角；齐头式函则在左上角。如：2ndMarch,2002/2March,2002或March2nd,2002/March2,2002。4.信内地址：指收信人的姓名和地址。英文信地址包括4部分：门牌号码和街（路）名；城市；县、州（省）名及邮政编码（postcodeorzipcode）；国名。礼称甚多，男用“Mr.”或“Esq.(esquire)”,女用“Miss”、“Mrs.”或“Ms.”。“Mr.”置于姓名前，而“Esq.”则在姓名之后，并加逗号，如：Mr.H.Jackson;H.Jackson,Esq.。5.经办人的姓名。商务信函的构成要素商务信函的构成要素6.称呼：难以确定对方性别可用“DearMadamorSir”。若致函某个人如JohnJackson先生，则可用“DearMr.Jackson”。当收信人拥有某些特殊头衔时，应称呼其相应的头衔。如：Dr.(Doctor),Prof(Professor),Sir,Rev.(Reverend)等。Messrs.是Mr.的复数形式，它被用来称谓两个或两个以上的收信人，如（Messrs.PaulSmith&MacdonaldEvans）或是以人名命名的公司，如：（Messrs.Williams&Co.）7.主题：业务函一事一函为好，可在称呼下方两行的中央打标题加底线。如：Subject:Short-weightclaim,2000M/TAliette.8.正文：通常的业务函首段回顾前函，中段转入本题，末段提出要求。通篇上下应注意三点：明确、简洁、达礼。9.结束语：尾词表示信的结束。英国多用“Yoursfaithfully”,美国则为“Yourstruly”或“Sincerelyyours”。10.签名：手签，在签字下方打上签字人姓名、职务。若某雇员代负责人签，应注以perprocreation；perpro；P.pro.或P.P.以示代理，如：perpro:GuangzhouTradingCompany。商务信函的构成要素商务信函的构成要素11.识别记号：写上书信者与打字员姓名的头一个字母。如：RI/WN。12.附件：随信同寄有附件。简写为Encl.或Enc.如：Encls:4Invoices。13.副本抄送：写信人如需将本函抄送有关人或单位，可以在签名左下方打上c.c.字样并注明抄送单位如：c.c.BankofAmerica,Washington。14.（P.S.）附笔：补充说明内容。The Three Cs for Business Writing1.Courtesy2.Clarity3.C商务信函三原则商务信函三原则1.礼貌不必在信函中过分强调礼貌的重要性。其中迅速是最重要的。严格遵守时间受到那些厌恶长时间等待的顾客的欢迎。与此相抵触肯定是错误的。商务活动中肯定存在差异，但是运用外交手段和策略可以克服和解决，不会出现误解。2.清楚首先，必须确认信函意思清楚，不会引起误解。信函意思模糊会给双方都带来麻烦，而解释不可避免会浪费时间。其次，当你确定要说的话后用简洁明了的言语来表达。商务信函语言表达必须直接简要。3.简洁信函简洁不一定简短。有时候一封信要说一堆事情，篇幅肯定长。如果简洁和礼貌产生了冲突，那么简洁需要让让步。一般来说，短句子要比长句子更清晰准确。Completethetasks1.WriteyouraddressinEnglish.2.WriteanapplicationlettertoMr.SmiththemanagerofthepersonneldepartmentofABCLogisticsCTasks格式：齐头式格式：齐头式/混合式混合式/缩行式缩行式信头：本人名字和地址信头：本人名字和地址封内地址：美国纽约市第封内地址：美国纽约市第50大街大街10号号Harper&Row出版公出版公司司 John Morris 邮编：邮编：NY10022写信日期：实际日期写信日期：实际日期信文内容：信文内容：o从朋友处看到从朋友处看到成功的商务沟通成功的商务沟通一书。一书。o为提高写作水平欲购一本。为提高写作水平欲购一本。o请出版商尽快告知付款方式请出版商尽快告知付款方式o希望希望9月底收到此书月底收到此书xxxxxxxxx Mr.John Morris Harper&Row Publishing,No.10 Fiftieth Avenue,New York,NY10022 U.S.A Helena White OSullivan Building Baltimore,Maryland 10026 USAOur Ref.:Your Ref.:September 17th,2014Mr.John MorrisHarper&Row Publishing,No.10 The Fiftieth Avenue,New York,NY10022Attention:Mr.Joe GreenDear Mr.Morris,Ive read the book Successful Business Communication at my friends home.In order to improve my writing,I would like to buy one for myself.Could you please tell me how I can pay for it?I hope I can receive it by the end of September.Thank you very much.Sincerely yours,(signature)xxxxxxEnclosure:CC:P.S.:此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢
