第四章会计核算软件的操作要求.doc

第四章会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算概述一、手工会计核算流程1.电算化和手工会计核算比较（1）流程基本相同：二者核算流程基本相同（2）环节差别大：各环节的具体工作内容和方式差别很大（3）手工内容：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序（4）手工会计核算流程2.手工会计核算的缺陷（1）数据大量重复：登账环节凭证数据被多次重复转抄；（2）信息提供不及时：数据处理耗费时间长，影响报表及时性；（3）准确性差：转抄错误、计算错误不可避免；（4）工作强度大：计算、整理、转抄工作量巨大。二、电算化会计核算基本流程1.电算化会计核算步骤（1）编制记账凭证：手工编制后录入、直接录入、导入（2）凭证审核：审查、制单不能为同一人（3）记账：登记账簿、数据加工（4）结账和编制会计报表：账户结转（5）电算化会计核算基本流程 第二节账务处理模块基本操作一、系统初始化1.基本概念（1）账套：会计核算软件中，存放一个会计核算主体全部会计数据的数据库文件。（2）操作员：在会计核算软件中定义的角色，有具体的登陆用户名、密码，完成不同的业务操作。（3）系统管理员：可以对软件进行全部的操作包括设置操作员权限，系统管理员（Manager）由软件自带，不需要用户设置。（4）操作权限：某个操作员在会计核算软件中能够操作的具体内容，相当于手工下的职责分工。（5）模块：实现某项功能的集合，在软件中“可拆可组”。2.初始化作用（1）初始化工作是使用财务软件的基础（2）初始化好坏直接影响会计电算化工作的效果（3）初始化工作未完成，系统将拒绝日常使用操作3.系统初始化工作内容账套管理相关操作1.建立账套（1）操作路径：开始程序金蝶KIS专业版工具账套管理用户名：admin 密码：空（2）操作图解（3）操作演示【操作1】根据下面给定资料建立账套账套名称：北京正保科技有限公司数据库路径：D：DEMO公司名称：北京正保科技有限公司公司地址：北京市海淀区知春路1号（4）理论要点软件具有多账套管理功能，但账套号必须唯一2.设置会计期间、记账本位币（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-系统参数系统信息页签会计期间页签财务参数页签（2）操作图解（3）操作演示【操作2】设置北京正保科技有限公司的会计期间启用日期：2013年1月记账本位币：人民币小数位：2位会计期间：自然年度会计期间：2013年1月1日2013年12月31日（4）理论要点会计期间设置、记账本位币设置、启用期间信息一经设定不允许更改3.设置操作员及权限操作包括操作员新增、修改、删除、禁用（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-用户管理（2）操作图解（3）操作演示【操作3】根据下表增加操作员并授权姓名密码隶属于（组）权限用户说明刘丽1系统管理员组所有权限会计主管王毅2财务组出纳管理权限出纳赵淼3财务组基础资料、账务处理、报表、固定资产、工资模块所有权限会计（4）理论要点操作会计软件人员首先设置为系统用户避免无权、越权操作的发生，保证会计资料的安全性可靠性、保密性操作员按分组、分级管理，适应大规模企业需要系统管理员组拥有所有的操作权限，包括建立其他用户组并对其授权操作员一经有业务发生，不允许删除，可以禁用管理员组不需要授权4.计量单位设置（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-计量单位（2）操作图解（3）操作演示【操作4】根据下表设置计量单位计量单位组计量单位编码名称代码名称换算率1数量组1件12箱102重量组3吨1（4）理论要点存货、固定资产资料需要调用计量单位信息单位组中换算率：按换算率换算为默认计量单位（最小计量单位）5.结算方式（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-结算方式（2）操作图解（3）操作演示【操作5】根据下表设置结算方式代码名称JF06现金支票JF07转账支票（4）理论要点指定的“科目代码”，为分录中银行存款对方科目6.设置外币币种及汇率（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-币别（2）操作图解（3）操作演示【操作6】根据下表设置外币币种及汇率信息币符币名汇率小数位记账汇率核算方式USD美元24.6浮动汇率（4）理论要点满足软件日常外币核算、期末处理汇兑损益7.设置会计科目（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-会计科目会计科目模板引入新增会计科目科目核算项目设置会计科目的修改和删除会计科目禁用和反禁用参数设置数据项说 明必填项科目代码反映科目性质、有利计算机处理科目代码必须唯一、按级次先后数序建立数字、英文字母表示，避免用其他字符父科目、子科目之间用小数点隔开是助记码帮助记忆、凭证录入时快速录入科目否科目名称科目名称和科目代码有一一对应的关系形式：汉字、英文字母、数字不能为空是科目类别对科目属性进行定义明细科目类别自动承接上级科目类别是余额方向科目性质决定科目余额方向是外币核算单一币别、不核算、所有币别否往来业务核算凭证录入时录入往来业务编号往来业务核销否数量核算指定核算单位共享单位档案否核算项目多方位、全角度核算录入凭证时需制定详细核算项目否（2）操作图解（3）操作演示【操作7】根据下表设置会计科目科目代码科目名称余额方向辅助核算1001库存现金借现金科目、出日记账1002银行存款借银行科目1002.01工行存款借银行科目1002.02中行存款借银行科目、美元核算1101.01股票借1122应收账款借客户往来核算1221其他应收款借个人往来核算1402.01A材料借数量核算：单位：吨1402.02B材料借数量核算：单位：吨1403.01A材料借数量核算：单位：吨1403.02B材料借数量核算：单位：吨1405.01甲产品借数量核算：单位：件1405.02乙产品借数量核算：单位：件2202应付账款贷供应商往来核算2221.01应交增值税贷2221.01.01进项税额贷2221.01.02销项税额贷2221.01.03未交增值税贷2221.01.04进项税额转出贷科目代码科目名称余额方向辅助核算2221.02应交消费税贷2221.03应交所得税贷2221.04应交个人所得税贷4101.01法定盈余公积贷4101.02任意盈余公积贷4104.01提取法定盈余公积贷4104.02提取任意盈余公积贷4104.03应付股利贷4104.04未分配利润贷5001.01甲产品借5001.02乙产品借5101.01工资借5101.02折旧费借5101.03其他借6601.01工资借6601.02折旧费借6601.03其他借6602.01工资借6602.02折旧费借6602.03差旅费借6602.04办公费借6602.05其他借6603.01利息收入借6603.02利息支出借6603.03手续费借（4）理论要点会计科目是编制记账凭证的基础科目被使用、有发生额、余额，不能被删除科目被使用、有发生额、余额，核算项目不能删除、修改科目上下级次用符号“.”分割8.设置辅助核算项目（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-核算项目客户部门职员物料仓库供应商现金流量项目（2）操作图解（3）操作演示【操作8】根据下列资料设置辅助核算项目部门档案部门编码部门名称备注01综合部综合管理02财务部财务管理03人事部人事管理04销售中心市场营销05采购中心采购供应06生产中心研发生产职员档案职员编号职员名称性别所属部门职员类别职务001张力男综合部经理人员总经理002赵淼女财务部普通员工会计003王毅男财务部普通员工出纳004刘丽女财务部经理人员会计主管005赵飞男销售中心经理人员部门经理006孙科男销售中心普通员工业务员007曹孟男采购中心经理人员部门经理008周阳男采购中心普通员工业务员009马南男生产中心经理人员部门经理010王萍男生产中心普通员工工人职员档案职员编号职员名称银行账号001张力002赵淼003王毅004刘丽005赵飞006孙科007曹孟008周阳009马南010王萍客户档案客户编码名称客户简称税务登记号001北京前进中学前进中学11111002大连志明公司大连志明22222003长春鸿翔公司长春鸿翔33333客户档案客户编码开户银行银行账号地址001工商银行11111北京市朝阳区开拓路1号002工商银行22222大连市和平区胜利路2号003中国银行33333长春市平安区红旗路3号供应商档案供应商编码供应商名称简称税务登记号001北京科瑞有限公司北京科瑞44444002上海力源有限公司上海力源55555003深圳兴盛有限公司深圳兴盛66666供应商档案编码开户银行银行账号地址001建设银行44444北京市昌平区东关路4号002建设银行55555上海市浦东区光明路5号003建设银行66666深圳市新华区华茂路6号（4）理论要点核算项目即为共享的基础档案已发生业务的核算项目，系统不允许删除会计科目核算项目指定所引用的档案职员：工资模块供应商、客户：应收、应付模块有业务发生项目可以禁用、反禁用9.设置凭证类别（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版基础设置-凭证字（2）操作图解（3）操作演示【操作9】根据下列资料设置凭证类别凭证字限制类型限制科目收借方必有1001，1002付贷方必有1001，1002转借和贷必无1001，1002（4）理论要点限制类型：借方必有：借方至少有一个限制科目有发生额贷方必有：贷方至少有一个限制科目有发生额借或贷必有：借方或贷方至少有一个限制科目有发生额借方必无：借方至少有一个限制科目无发生额限制类型：贷方必无：贷方至少有一个限制科目无发生额借和贷必无：借方和贷方均无限制科目发生额采用凭证字对凭证进行分类限制科目可以为任意级次，根据使用者需要录入凭证具体内容首先选择输入凭证字已使用的凭证字不能删除、不能修改类别限制科目“自上而下”，上级科目限制下级科目自动受限10.初始数据录入（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版初始化-科目初始数据、固定资产初始数据应收应付初始数据科目初始数据：普通科目初始数据录入外币核算科目初始数据录入数量核算科目初始数据录入有辅助核算科目初始数据录入其他模块相关联科目初始数据录入直接录入模块传递（2）操作图解（3）操作演示【操作10】根据给定的资料设置会计科目期初余额科目代码科目名称借方余额贷方余额币别或计量单位1001库存现金52001002银行存款1002.01工行存款1002.02中行存款美元美元1101交易性金融资产150001101.01股票150001122应收账款1221其他应收款5000个人往来1231坏账准备9001402在途物资1402.01A材料400吨1402.02B材料3300050吨1403原材料1403.01A材料500吨1403.02B材料400吨科目代码科目名称借方余额贷方余额币别或计量单位1405库存商品1405.01甲产品400件1405.02乙产品600件1601固定资产1602累计折旧2001短期借款2202应付账款供应商往来4001实收资本4101盈余公积4101.01法定盈余公积4104利润分配500004104.04未分配利润50000试算平衡应收账款期初余额日期客户摘要方向余额2012-12-20前进中学销售应收款借2012-12-25大连志明销售应收款借500002012-12-30长春鸿翔销售应收款借应付账款期初余额日期客户摘要方向余额2012-12-10北京科瑞购货欠款贷2012-12-15上海力源购货欠款贷2012-12-20深圳兴盛购货欠款贷其他应收款款期初余额日期部门个人摘要方向金额2012-12-10财务部王毅出差借款借5000（4）理论要点年初建账：期初数等于年初数年中建账：录入期初数、借、贷方累计发生额科目最末级录入余额，汇总到上一级录入完毕进行平衡试算，不平衡不能启用系统外币科目：点击“币别”切换到对应币别数量科目：录入数量和金额，倒算单价辅助核算科目：单击“”录入明细数据其他模块初始数据录入：固定资产模块应收应付模块11.启用系统（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版初始化-启用财务系统 启用业务系统（2）操作图解（3）操作演示【操作11】根据给定的资料设完成操作启用财务系统启用业务系统，其中业务系统启用时间为2013年1月。（4）理论要点只有科目初始余额平衡检测无误后才能启用启用后期初余额不能进行修改启用后部分参数不能进行修改日常账务处理二、日常账务处理（一）凭证录入（1）操作路径：双击桌面图标，以会计登录金蝶KIS专业版账务处理凭证录入（2）操作图解普通凭证录入数量金额、外币凭证录入带核算项目的凭证录入（3）操作演示【操作1】填制凭证 1日，采购中心周阳购买了500元的办公用品，以现金支付。 2日，财务部王毅从工行提取现金8 000元，作为备用金。（现金支票号XP001） 3日，收到泛美集团投资资金200 000元存入工行。（转账支票号ZPS002） 6日，生产车间A材料100吨计450 000元用于生产甲产品，B材料200吨计200 000元用于生产乙产品。 8日，所有在途物资全部入库。 10日，销售乙产品300件给长春鸿翔公司，价款100 0000元，增值税额为元，款项已存入工行。该笔产品成本为600 000元。（现金支票号XP002） 11日，从北京科瑞购入A材料300吨，取得增值税专用发票，发票上注明价款是150 000元，增值税税额为25 500元，款项未付，材料已验收入库。 12日，销售甲产品150件给大连志明公司，销售价款800 000元，增值税价款136 000元，该批产品实际成本为300 000元，产品已发出，款项没有收到。 13日，财务部王毅出差归来，报销差旅费5 000元（原借款）。 15日，收到12日销售给大连志明公司的款项，存入工商银行账款。（现金支票号XP003）(11) 18日，以工行存款支付短期借款利息1 000元。（现金支票号XP004）(12)26日，生产中心王萍出差借款4 000元，以现金支付。(13) 31日，甲产品完工入库200件，计49 000元。乙产品完工入库120件，计23 1937.50元（4）理论要点F7快捷键调取档案操作控制借贷方差额自动调平：“=”号键借贷方金额转换：空格键红字金额：“-”号（二）凭证录入的辅助功能方便凭证录入、提高录入速度1.常用摘要-摘要库（1）操作路径：在“记账凭证新增”界面中，在摘要栏双击或按F7键（2）操作图解（3）操作演示【操作2】设置常用摘要摘要类别：日常摘要摘要代码：01摘要名称：管理部门的水电费凭证对应科目：6602.04（4）理论要点新增常用摘要时，需首先新建常用摘要类别答疑编号：NODE2.常用凭证-凭证库（1）操作路径： 在“记账凭证新增”界面中，执行“文件调入模式凭证新增”命令或在保存好的凭证界面，执行“文件保存模式凭证”命令（2）操作图解（3）操作演示【操作3】设置常用凭证名称：提取备用金 类别：提取备用金凭证字：付 摘要：提取备用金借方科目：1001 贷方科目：1002.01（4）理论要点可以将录入系统的现成凭证直接保存为模式凭证3.凭证录入的相关参数（1）操作路径：在“记账凭证新增”界面中查看选项（2）操作图解（三）查询和修改凭证1.凭证的查询（1）操作路径：账务处理凭证管理（2）操作图解2.记账前凭证的修改（1）操作路径：账务处理凭证管理会计分录序时簿修改（3）操作演示【操作4】查询并修改凭证1.查询凭证编号大于3的转账凭证2.修改转字3号凭证摘要：“正保科技日常业务”（四）审核凭证切换具有审核权限的操作员1.单张凭证审核（1）操作路径：会计分录序时簿审核（反审核）2.成批审核（1）操作路径：会计分录序时簿操作成批审核（取消审核）（2）操作图解（3）操作演示【操作5】审核凭证1.单张审核收字1号凭证2.成批审核余下全部凭证（4）理论要点审核凭证界面不能修改任何内容审核和制单不能为同一人审核人不能修改正在审核的凭证审核后凭证不能直接进行修改（五）凭证过账切换具有过账权限的操作员（manager）（1）操作路径：账务处理凭证过账 会计分录序时簿操作全部过账（反过账/全部反过账）（2）操作图解（3）操作演示【操作6】凭证过账1.对本期凭证进行过账（4）理论要点过账只检查凭证中的数据错误，不能检查逻辑错误过账之后的凭证不能够进行修改过账之后的凭证不能进行反审核过账之后的凭证仅能查看（六）账簿查询1.总账、明细账查询（1）操作路径：账务处理总分类账账务处理明细分类账（2）操作图解（3）操作演示【操作7】总账、明细账查询1.查询各科目1月份总账2.查询1月份的明细分类账2.多栏式明细账查询（1）操作路径：账务处理多栏式明细账（2）操作图解（3）操作演示【操作8】多栏账查询1.查询1月份管理费用科目多栏明细账（4）理论要点设置查询多栏账的会计科目必须有下级明细科目或下挂核算项目（补充）参数设置控制日常业务处理相关参数设置（1）操作路径：基础设置系统参数-财务参数（2）操作图解（3）操作演示【操作9】参数设置1.设置本年利润科目、利润分配科目2.设置“凭证过账前必须审核”三、期末业务（一）损益结转（1）操作路径：双击桌面图标，以manager登录金蝶KIS专业版账务处理结转损益（2）操作图解（3）操作演示【操作10】结转损益1.结转本期损益（4）理论要点结转前在参数中设置本年利润科目、利润分配科目结转损益前所有凭证审核并过账结转损益可以多次操作，但需删除已生成的结转凭证才能进行结转损益生成的记账凭证要进行审核、过账，否则影响报表平衡（二）期末结账（1）操作路径：账务处理期末结账（2）操作图解（3）操作演示【操作11】期末结账1.结转本期损益（4）理论要点结账后，系统进入下一期间若本月有未过账凭证，不允许结账上月未结账，可以录入下月凭证，但不能审核、过账凭证。不能录入已结账期间的记账凭证编制会计报表四、编制会计报表（一）新建报表（1）操作路径：双击桌面图标，以会计登录金蝶KIS专业版报表与分析自定义报表新建保存（2）操作图解（3）操作演示【操作1】定义如下报表（二）定义报表格式（1）操作路径：登录到报表编辑环境界面中，通过：格式表属性格式单元属性格式行（列）属性进行报表格式的设置（2）操作图解（3）操作演示【操作2】设置报表格式（三）定义报表公式（1）操作路径：登到报表编辑环境界面中，执行“插入函数”命令（2）操作图解=ACCT（"1001:1002","Y","",0,0,0,""）（3）操作演示【操作3】设置报表公式（四）通过模板新建报表（1）操作路径：执行“自定义报表引入”命令，选择相应模板（2）操作图解（3）操作演示【操作4】通过模板新建资产负债表（五）报表查询（1）操作路径：登录报表环境界面中执行“工具公式取数参数”命令可以设置查询报表的期间等项目（2）操作图解（3）操作演示【操作5】查询报表数据（六）其他功能第三节工资核算模块的基本操作一、初始设置二、日常业务处理一、初始设置（一）设置工资类别工资类别管理按周或每月多次发放工资单位内有多种不同类别的（部门）员工工资项目不同、计算公式不同（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版执行“工资管理类别管理”命令（2）操作图解（3）操作演示【操作1】建立工资类别1.建立工资类别“在职职工”2.币别：人民币（二）设置部门档案部门档案作为工资费用分配的依据之一不同工资类别的部门档案需要分别设置（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版选择工资类别工资管理部门增加工资管理部门引入（2）操作图解（3）操作演示【操作2】建立部门档案1.从总账导入部门档案（三）职员设置不同工资类别需分别设置职员档案（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版选择工资类别工资管理职员增加工资管理职员引入（2）操作图解（3）操作演示【操作3】建立人员档案1.从总账导入职员档案（四）银行设置发放工资的银行可按需设置多个设置的银行名称适用于所有工资类别（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版选择工资类别工资管理银行（2）操作图解（3）操作演示【操作4】建立银行资料1.银行名称：北京银行知春路支行2.代码：013.账号长度：18位（五）工资项目设置工资项目是计算工资的基础（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版 执行“工资管理项目设置”命令（2）操作图解（3）操作演示【操作5】建立工资项目项目名称数据类型岗位工资货币交通补助货币事假扣款货币事假天数实数（六）工资公式设置工资计算公式是自动计算工资和生成工资记账凭证基础（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版工资管理公式设置公式检查保存（2）操作图解（3）操作演示【操作6】设置工资计算公式1.岗位工资：经理人员：8000 普通员工：30002.交通补助：销售中心：800 其他部门：5003.应发合计=基本工资+岗位工资+交通补助4.事假扣款=事假天数*1005.扣款合计=代扣税+事假扣款6.实发合计=应发合计-扣款合计二、日常业务处理（一）工资录入（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版执行“工资管理工资录入”命令设置过滤条件（2）操作图解（3）操作演示【操作7】录入工资数据（二）工资计算（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版 执行“工资管理工资计算”命令，选择要计算的工资过滤方案（2）操作图解（3）操作演示【操作8】计算本月工资（三）所得税计算（1）操作路径：会计注册登录KIS专业版 执行“工资管理所得税计算”命令 工资录入引入所得税（2）操作图解增加过滤器设置所得项目设置所得税税率初始设置引入所得税（3）操作演示【操作9】计算个人所得税，税率如下（四）工资费用分配和转账自动生成计提工资的记账凭证传递到总账（1）操作路径：执行“工资管理费用分配”命令（2）操作图解（3）操作演示【操作10】分摊本月工资费用部门人员类别工资项目会计科目费用科目工资科目综合部、财务部人事部、采购中心经理人员普通员工应发合计6602.012211销售中心经理人员普通员工应发合计6601.012211生产中心经理人员普通员工应发合计5101.012211（五）人员变动（1）操作路径：执行“工资管理职员变动”命令（六）工资报表查询（1）操作路径：执行工资管理命令，（2）操作演示【操作11】1.职工变动操作2.工资报表查询第四节应收/应付模块基本操作一、初始设置操作二、日常业务处理一、初始设置操作1.建立往来单位档案（1）操作路径：执行“基础设置核算项目”命令设置客户、供应商往来档案2.初始数据录入期初未结算的往来余额（1）操作路径：执行“初始化应收应付初始数据”命令（2）操作图解（3）操作演示【操作1】录入应收账款、应付账款期初余额应收账款期初余额日期客户摘要方向余额2012-12-20前进中学销售应收款借2012-12-25大连志明销售应收款借500002012-12-30长春鸿翔销售应收款借应付账款期初余额日期供应商摘要方向余额2012-12-10北京科瑞购货欠款贷2012-12-15上海力源购货欠款贷2012-12-20深圳兴盛购货欠款贷二、日常业务操作（一）销售发票销售发票是应收账款日常核算的原始单据。1.操作路径：销售管理销售发票新增发票审核注：物料资料在填制发票时进行增加销售类型选择“赊销”2.操作图解3.操作演示【操作2】录入销售发票2013年1月20日，公司销售给北京前进中学甲商品200件，单价200元。填制销售发票。（二）收款单销售款项、销售预收款、销售退款1.操作路径：应收应付收款单2.操作图解（1）收款单内容说明（2）填制收款单（3）填制预收款单3.操作演示【操作3】填制收款（预收款）单1.2013年1月22日，销售中心收到前进中学支付的现金46800元，结算账户为“1001库存现金”，编制收款单并保存。摘要为“收到销售货款”。2.2013年1月30日，工商银行收到大连志明公司预收款现金支票20000元，编制预收款单并保存。（三）采购发票（四）付款单操作和销售发票、收款单基本一致。操作演示：填制采购发票和付款单1.2012年12月10日，从北京科瑞有限公司购入A材料200吨，含税单价769元，填制采购专用发票。2.2013年1月15日，采购中心采用电汇方式支付给北京科瑞元，结算账户为“1002.01工行”，编制付款单并保存。（五）往来核销1.操作路径：应收应付往来核销2.操作图解3.操作演示【操作4】往来核销2013年1月31日以大连志明公司1月30日预收款冲销2012年12月25日应收款。4.理论要点往来核销：指明每一次收款是哪一笔或哪几笔销售业务的款项。核销类型：手动核销、自动核销一张发票对应一张收款单一张发票一次对应多张收款单