浅谈城建档案管理现代化的特点.docx

浅谈城建档案管理现代化的特点随着新世纪的来临，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，以深圳为例，大多数企业已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。作为一名普通的城建档案管理工作人员，我深切体会到这场前所未有的科技革命给档案管理工作带来的巨大变化，下面，就现代化城建档案管理的特点谈点粗浅认识，与同行们交流心得。从档案工作的角度看，现代化城建档案管理具有以下特点：一、现代化城建档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。例如，我司自99年度建立了自动化办公软件系统后，随之开发了城建档案管理系统，档案管理系统下设七个目录：城建档案移交目录、城建档案总目录、各类档案、合同档案、文书案卷目录、专兼职档案员、会计档案、审计档案、文书卷内目录、移交目录。需要查阅哪方面的内容，只需用鼠标轻轻点击对应的目录即可，方便快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。二、现代化城建档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。城建档案主要是为城市建设服务的，其内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识；同时准确和系统的城建档案是建设和管理城市的必要条件之一，这就要求我们的档案员需具备细致和认真的工作态度。城建档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好城建档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。三、现代化档案管理存在的不足和需要改进之处。现代化的档案管理方式虽然具有无可争议的种种优点，但作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：首先，随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。其次，电脑管理部门的积极协助和支持是做好档案管理工作的基础，电脑管理部门应对本单位城建档案文件的形成、积累、鉴定、审核、拷贝、归档检验及档案的保管过程进行全面的技术指导和监督，以确保档案的有效、完整与安全。再者，现代化城建档案管理作为一项新生事物，对于如何实现档案信息资源共享并及时、准确定位、提供社会服务等方面仍存在很多不够完善的地方，这是档案管理工作所面临的新问题。以上几点看法是本人在实际工作中对城建档案的一些特点及其不足之处的几点认识，相信随着科技的发展和进步，经过千千万万档案工作者的不懈努力，城建档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展，为国民经济的发展做出一定的贡献。