42会计档案管理办法.docx

编号：220044-4.2生效时时间：220044.7.2页数：114 批批准人：4.2 会计档档案管理理办法1 总则则1.1为为加强集集团会计计档案的的管理，促进集集团整体体会计基基础工作作管理水水平的不不断提高高，实现现会计档档案管理理工作规规范化、制度化化、统一一化，确确保集团团会计资资料的安安全完整整、妥善善保管、查阅方方便、存存放有序序，特制制订本办办法。1.2本本办法依依据国家家会计计基础工工作规范范、会计档档案管理理办法并结合合集团的的实际情情况制订订。1.3本本办法适适用于集集团总部部和所属属企业。2 释义义2.1会会计档案案是会计计凭证、会计帐帐簿、会会计报表表等会计计资料以以及财务务管理过过程中相相关资料料的总称称，它是是记录和和反映经经济业务务的重要要资料和和证据。2.2会会计档案案种类和和内容2.2.1按照照内容分分类 （1）会计凭凭证类：原始凭凭证，记记帐凭证证，汇总总记帐凭凭证，其其他会计计凭证。（2）会会计帐簿簿类：总总帐，明明细帐，日记帐帐，辅助助帐簿，其他会会计帐簿簿。（3）财财务报告告类：月月度、季季度、年年度财务务报告，包括会会计报表表、附表表、附注注及文字字说明，税务报报表、查查帐报告告、验资资报告，评估报报告及其其他财务务报告。（4）其其他类：银行存存款余额额调节表表、银行行对帐单单、票据据，存储储财务资资料的光光盘、磁磁盘、磁磁带，会会计档案案移交清清册，会会计档案案保管清清册，会会计档案案销毁清清册等其其他应保保存的会会计核算算与管理理资料，以及合合同、章章程、董董事会纪纪要等与与经营管管理和投投资者权权益有关关的其他他重要文文件资料料。2.2.2按照保保管期限限分类 会计档档案分为为永久、定期两两类。定定期保管管期限分分为3年年、5年年、100年、115年、25年年五类。各种会会计档案案保管期期限从年年度终了了后的第第一天算算起。2.2.3按管管理主体体分类 分为集集团总部部保管和和所属企企业保管管二类。2.2.4按照照密级分分类 分为秘秘密、机机密、绝绝密三类类。 （1）秘秘密涵指指在一定定时期内内所有财财务资料料。 （2）机机密指涉涉及的内内容在一一定时期期内不能能为众多多人所知知，如果果泄露将将给企业业的生产产经营造造成一定定影响和和损失的的财务资资料。 （3）绝绝密指涉涉及的内内容在一一定的时时期内只只能为相相关的少少数人所所知，如如果泄露露将给企企业生产产经营造造成严重重影响和和损失的的财务资资料。3 日常常管理3.1集集团所属属企业的的财务部部门具体体负责本本企业会会计档案案的整理理、保管管、归档档的日常常管理工工作。各各企业财财务部门门负责人人为会计计档案管管理的第第一负责责人，并并应指派派兼职人人员管理理会计档档案。出出纳人员员不得兼兼管会计计档案。3.2各各企业财财务人员员必须于于次月将将应归档档的会计计凭证移移交会计计档案管管理人员员统一管管理；于于次年一一季度将将其他会会计档案案资料移移交会计计档案管管理人员员统一管管理。3.3负负责档案案管理的的财务人人员根据据档案管管理的要要求负责责日常会会计档案案的整理理、登记记造册、保管工工作，督督促各会会计人员员将所形形成的会会计资料料移交管管理人员员集中保保管。3.4移移交的会会计档案案资料应应符合会会计资料料整理要要求。4 建档档标准4.1会会计凭证证4.1.1会计计凭证按按月整理理，分类类（现字字、银字字、转字字）装订订成若干干册，每每册为一一卷。会会计凭证证在装订订前，要要分类整整理、按按标号顺顺序排列列，检查查凭证各各项内容容是否齐齐全、凭凭证顺序序号有无无颠倒、记帐凭凭证附件件是否齐齐全，取取出金属属物，按按每本33厘米左左右的厚厚度确定定本册所所汇总的的凭证张张数、顺顺序排列列。凭证证前面要要附有本本册记帐帐凭证的的凭证汇汇总表。4.1.2装订订凭证采采取“三针引引线法”装订，实行三三眼一线线打结，凭证封封皮采用用牛皮纸纸统一印印制。4.1.3凭证证装订完完毕，确确定本月月装订凭凭证的册册数，按按凭证前前后顺序序，在每每册凭证证封面上上填写凭凭证种类类、起止止号码、凭证张张数、本本月装订订凭证册册数、本本册是第第几册。企业财财务负责责人和装装订人员员在装订订成册的的凭证封封皮上签签章。4.1.4会计计凭证归归档应做做到平整整美观，封面项项目填写写齐全，字迹工工整，由由经办人人签字，加盖骑骑缝章（财务专专用章）。4.2会会计帐簿簿4.2.1会计计年度终终了时，在帐簿簿装订前前，根据据总帐核核对明细细帐是否否齐全，核对所所启用帐帐户的帐帐页数是是否齐全全、序号号排列是是否连续续。活页页帐簿保保留已用用过的帐帐页，编编写序号号，去除除空白页页，撤掉掉帐夹，用牛皮皮纸做封封面、封封底，装装订成册册。多栏栏式、三三栏式、数量金金额式活活页帐不不允许混混装，应应按照同同类业务务、同类类帐页分分类装订订。4.2.2采用用电算化化核算的的单位，帐簿打打印采用用统一的的打印纸纸。年度度终了，将总帐帐、明细细帐打印印装订。打印的的帐簿根根据实际际情况设设定横向向或纵向向打印，保证内内容齐全全完整。4.2.3各种种帐簿的的帐簿启启用登记记表要格格式规范范、栏目目填写齐齐全、手手续完备备。装订订的会计计帐簿应应保持平平整、整整齐、牢牢固，不不得有折折角、缺缺角、错错页、掉掉页、加加空白纸纸的现象象。封口口要严密密，封口口处要加加盖骑缝缝章。帐帐簿的封封面上填填写好帐帐目的种种类，编编好卷号号，财务务负责人人和装订订人员签签章。4.3会会计报表表4.3.1会计计报表统统一采用用A3、A4的的打印纸纸打印或或标准印印制报表表填制，对每个个月的会会计报表表，检查查报表种种类是否否齐全、内容是是否完整整，分清清月报、季报、年度报报表。各各单位将将全年的的会计报报表整理理整齐后后，用牛牛皮纸做做封面封封底，进进行装订订，封面面内容填填写齐全全，有关关领导、财务负负责人、编报人人签字盖盖章，加加盖骑缝缝章。4.4其其他会计计资料除上述会会计凭证证、账簿簿、报表表外，企企业的税税务资料料、审计计报告、验资报报告、评评估报告告及合并并、注销销、清算算报告等等资料应应按资料料的种类类，单独独建档保保存。5 会计计档案的的归档5.1集集团总部部及所属属企业的的会计档档案，由由各自分分别保管管。5.2会会计档案案按集团团档案分分类规则则进行分分类，会会计凭证证为011、会计计帐簿为为02、财务报报告为003、其其他会计计资料为为04。5.3会会计凭证证按形成成时间的的先后顺顺序立卷卷归档，并以年年度相区区分，卷卷号从 0011-9999号。5.4会会计帐簿簿按总帐帐、银行行存款日日记帐、现金日日记帐、明细分分类帐（银行对对帐单随随银行日日记帐一一起保管管）顺序序立卷归归档，卷卷号从0001-9999号。5.5会会计报表表按永久久、255年、115年、10年年、5年年、3年年等保管管期限分分类立卷卷归档，卷号从从0011-9999号。5.6电电子文件件的归档档5.6.1归档档的光盘盘、磁盘盘、磁带带按照类类别分类类，粘贴贴标签，设立单单独的登登记簿登登记，便便于查找找。5.6.2随计计算机配配置而来来的操作作系统、各类应应用程序序软件以以及购买买的商品品化会计计核算系系统软件件，以及及上述软软件的备备份磁盘盘、光盘盘，必须须作为会会计档案案保管。各类电电子会计计档案的的存档，必须经经过财务务负责人人审批同同意并签签章，如如果对备备份磁盘盘、光盘盘的操作作可能危危及该备备份磁盘盘、光盘盘的完整整性，应应制作该该备份磁磁盘、光光盘的复复制件，使用复复制件进进行操作作。6 会计计档案保保管6.1保保管要求求6.1.1 集集团总部部及所属属企业应应设会计计档案室室，没有有条件设设立会计计档案室室的单位位，应设设会计档档案专柜柜，并指指定兼职职人员负负责保管管。每年年会计年年度终了了，会计计凭证、会计账账簿、会会计报表表暂由财财务部门门保管一一年，期期满后移移交档案案部门保保管。年年度终了了时填制制的会计计档案目目录送档档案部门门一份备备查。其其他会计计档案，由财会会部门自自行保管管。6.1.2会计计档案保保管部门门对各种种会计档档案必须须单独存存放，按按照不同同类别分分别入柜柜，按时时间顺序序立卷排排列，并并对非永永久性会会计档案案建立一一般会计计档案保保管清册册（附件件4）；对永久久保存的的会计档档案单独独保管，设立永永久会计计档案保保管清册册（附件件5）。所有会会计档案案必须装装入档案案盒，各各会计档档案盒、档案柜柜应注明明档案种种类、年年度、所所属企业业、名称称、起止止卷号，存放有有序、便便于查找找。6.1.3档案案管理人人员严格格遵循安安全和保保密制度度，定期期检查档档案柜、库，发发现问题题及时报报告上级级主管。6.1.4会计计档案做做到防潮潮、防暴暴晒、防防虫蛀、防鼠咬咬。6.1.5磁盘盘、光盘盘等备份份数据资资料，必必须装入入盘套，存放在在安全、洁净、防热、防潮、防磁、防辐射射的场所所。每满满2年要进进行一次次抽样机机读检验验。抽样样率不低低于100%，发发现问题题及时采采取恢复复措施。设备环环境更新新时应确确认库存存载体与与新设备备的兼容容性，如如不兼容容，应进进行电子子档案的的载体转转换工作作，原载载体同时时保留时时间不少少于3年。磁磁性载体体上的电电子档案案，每44年转存存一次。原载体体同时保保留时间间不少于于4年。6.1.6企业业因各种种原因而而终止的的，所有有会计档档案应当当由终止止单位的的财务部部门整理理后，按按照移交交的有关关内容，移交集集团总部部档案管管理部门门集中保保管。6.1.7通过过并购方方式建立立的企业业，原企企业的会会计档案案原则上上由其上上级主管管部门负负责处理理，如无无明确部部门承担担的，原原会计档档案由并并购后的的企业封封存，单单独保管管。6.1.8如果果企业分分立，原原企业存存续的，其会计计档案应应当由分分立后的的存续方方统一保保管，其其他方可可按照规规定查阅阅、复制制与其业业务相关关的会计计档案；企业分分立后原原企业解解散的，其会计计档案应应移交集集团总部部档案管管理部门门保管，各方可可以查阅阅、复印印与其业业务相关关的会计计档案。企业分分立中未未结清的的会计事事项所涉涉及的原原始凭证证，应当当单独抽抽出由业业务相关关方保存存，并按按照规定定办理交交接手续续。6.1.9企业业因业务务移交其其他单位位办理所所涉及的的会计档档案，应应当由原原单位保保管，承承接业务务单位可可查阅、复印与与其业务务相关的的会计档档案，对对其中未未结算的的会计事事项所涉涉及的原原始凭证证，应当当单独抽抽出由业业务承接接单位保保存，并并按规定定办理交交接手续续。6.2会会计档案案保管期期限详见会计计档案保保管期限限表（附附件1）6.3会会计档案案的查阅阅6.3.1建立立会计档档案查阅阅台帐（附件66），填填写档案案查阅情情况及利利用效果果。6.3.2本企企业财务务人员查查阅已移移交档案案管理部部门管理理的会计计档案，须填写写“会计档档案查阅阅、复印印申请单单”（附件件2），写清查查阅内容容的用途途、档案案的名称称、所属属企业和和档案的的年度、查阅的的时间（日期），经企企业财务务负责人人批准后后才能查查阅。本本企业非非财务人人员因工工作需要要查阅会会计档案案的，应应按以上上内容详详细填写写“会计档档案查阅阅、复印印申请单单”，经本本企业财财务负责责人和总总经理（或负责责人，下下同）批批准后方方能查阅阅；非本本企业人人员需要要查阅会会计档案案的，须须由查阅阅方提出出查阅申申请并提提供单位位介绍信信后，比比照本企企业非财财务人员员查阅办办法办理理相关手手续，在在指定的的地方查查阅，查查阅时应应有本企企业财务务人员在在场。6.3.3会计计档案不不得借出出，如有有特殊原原因需填填写“会计档档案查阅阅、复印印审批单单”，经本本企业财财务负责责人和总总经理批批准，可可提供复复印件。6.3.4查阅阅和复制制会计档档案的人人员，严严禁在会会计档案案上涂画画、拆封封和抽换换。6.4会会计档案案销毁6.4.1保管管期满的的会计档档案，除除本办法法第6.4.66条规定定的情形形外，按按照以下下程序销销毁。6.4.2由财财务部门门提出销销毁意见见，编制制会计档档案销毁毁清册（附件88），列列明销毁毁会计档档案的名名称、卷卷号、册册数、起起止年度度和档案案编号、应保管管期限、已保管管期限、销毁时时间等内内容。6.4.3填写写会计档档案销毁毁审批单单（附件件3），报经本本企业财财务负责责人和总总经理审审核，集集团财务务总监复复核，集集团总经经理及董董事长批批准后方方可销毁毁。6.4.4销毁毁会计档档案时，应由会会计档案案保管部部门、本本企业财财务部门门、集团团财务管管理部共共同派员员监销。6.4.5监销销人员在在监销档档案以前前，应当当按照会会计档案案销毁清清册所列列的内容容认真清清点核对对所要销销毁的会会计档案案。销毁毁后，监监销人员员在销毁毁清册上上签名盖盖章，销销毁审批批单附后后，交本本企业档档案管理理部门长长期保管管。6.4.6对于于保管期期满，但但未结清清债权债债务的原原始凭证证（协议议、合同同等）、尚未报报废的固固定资产产、对外外投资有有关的资资金投入入等涉及及其他未未了事项项的原始始凭证不不得销毁毁，应单单独抽出出另行立立卷，由由档案管管理部门门保管至至相关事事项终结结时为止止。单独独抽出立立卷的会会计档案案，应当当在会计计档案销销毁清册册和会计计档案保保管清册册中列明明。7 会计档案案移交7.1 会计档档案保管管人员，应相对对稳定。如果保保管人员员有变动动，必须须办理交交接手续续后才能能离开。交接双双方应当当按照移移交清册册（附件件7）所所列内容容逐项交交接，并并由交接接双方的的单位负负责人负负责监交交。交接接时移交交人与接接管人应应按会计计档案目目录逐一一点交。如发现现会计档档案有短短缺，应应由移交交人负责责找齐，如有丢丢失，移移交人应应查明原原因，承承担责任任。交接接完毕后后，交接接双方经经办人和和监交人人应当在在移交清清册上签签名或盖盖章。7.2会会计档案案移交清清册一式式四份，经双方方经办人人和监交交人员核核对无误误后，交交接双方方经办人人及监交交人各持持一份，企业存存档一份份。8 罚则 有下列列情况和和行为的的，按照照集团有有关规定定对责任任人员实实行经济济、行政政处罚，情节严严重者依依法追究究法律责责任。8.1会会计档案案管理不不符合要要求，管管理混乱乱的。8.2未未按规定定移交、保管会会计资料料，致使使会计资资料损坏坏、灭失失的。8.3伪伪造会计计凭证、帐簿，隐藏、故意销销毁会计计资料的的。8.4借借阅、复复印会计计资料时时涂画、拆封、抽换和和篡改会会计资料料的。8.5泄泄露财务务秘密，对集团团造成重重大损失失的。9 附则9.1本本办法的的修订、解释权权属集团团财务管管理部。8.2本本办法自自20004年 月 日起起执行。附件：11 会会计档案案保管期期限 2 会计档档案查阅阅、复印印申请单单（格格式） 3 会计档档案销毁毁审批单单（格格式） 4 一般会会计档案案保管清清册（格式） 5 永久会会计档案案保管清清册（格式） 6 会计档档案查阅阅台帐（格式式）7 会会计档案案移交清清册（格式）8 会会计档案案销毁清清册（格式）抄报：集集团公司司总经理理抄送：集集团公司司稽核审审查部集团公司司人事行行政部下属各公公司及各各司财务务部附件1会计档案案保管期期限序号档案名称称保管期限限备注一会计凭证证类1原始凭证证15年2记帐凭证证15年3汇总凭证证15年二会计帐簿簿类4总帐15年包括日记记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银银行存款款日记帐帐25年年7固定资产产卡片固定资产产报废清清理后，保存55年8辅助帐簿簿15年三财务报告告类包括各级级主管部部门汇总总财务报报告9月、季度度财税报报告5年包括文字字分析10年度财务务报告（决算）永久包括文字字分析四其他类11会计移交交清册15年12会计档案案保管清清册25年13会计档案案销毁清清册25年14银行余额额调节表表3年15银行对帐帐单3年16增值税发发票存根根、抵扣扣联永久附件2：会计档案案查阅、复印申申请单申 请 单 位申请时间间查 阅 地 点经 办 人查阅复印印档案名名称复 印印 份 数事由财务负责责人：总经理（或负责责人）：备注：附件3：会计档案案销毁审审批单档案名称称时 间间所属单位位经 办办 人应保管期期限已保管期期限销毁事由由档案管理理部门：财务部门门：集团财务务总监：集团总经经理：集团董事事长：第16页 共14页附件4：一般会计计档案保保管清册册单位：序号档案名称称档案种类类所属年度度、月份份册数卷号存放位置置归档日期期保管期限限保管人附件5：永久会计计档案保保管清册册单位：序号档案名称称档案种类类所属年度度、月份份册数卷号存放位置置归档日期期保管期限限保管人附件6：会计档案案查阅台台帐查阅单位位档案名称称所属企业业所属年度度卷号用途查阅人查阅时间间归还时间间保管人附件7：会计档案案移交清清册序号档案名称称档案编号号卷号起止年度度/月份份起止号/页数量/册册应保管期期限已保管期期限备注移交单位位（部门门）： 移交交人（签签章）： 移交交时间： 年 月 日日接收单位位（部门门）： 接收收人（签签章）： 接收收时间： 年 月 日日 监交人人（签章章）： 监交时时间： 年 月月 日附件8：会计档案案销毁清清册档案名称称档案卷号号册数起止年度度档案编号号应保管期期限已保管期期限销毁时间间档案保管管部门监监销人（签章）： 监销销时间： 年 月月 日财务部门门监销人人（签章章）： 监销时时间： 年 月 日集团财务务管理部部监销人人（签章章）： 监销时时间： 年 月 日