011-营运部资料管理制度.docx

内部文件严禁外传深圳市益益田商业业管理有有限公司司营运部资资料管理理制度编制部门门：营运部部编制时间间：二七年年十月二二十日修订时间间：二九年年二月十十二日深圳市益益田商业业管理有有限公司司营运部部资料管管理制度度制度名称称营运部资资料管理理制度编号SY-ZZD-YYY-20009-0011目 录第一章 总则则 1第二章 文件件的管理理1第三章 附则则4附件：1. 发文登登记表2. 收文登登记表修改时间间修改页码码修改状态态修改人审批人20099年1月月8日1-2胡婷编制人：洪淑芝芝、王晓晓红日期：220077-122-2审核人：成钦田田日期：220088-011-088批准人：日期：版本号20099-1深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第5页 共4页版本2009-1深圳市益益田商业业管理有有限公司司营运部资资料管理理制度第一章 总则则第一条 为了了加强对对营运部部工作中中往来的的文件资资料进行行及时归归档和管管理，全全面提高高资料管管理的工工作效率率，使营营运工作作得以更更有效开开展，特特拟制定定本制度度。第二章 文件的的管理第二条需需归档的的文件（一）政政府下发发的重要要文件及及相关部部门来函函；（二）公公司下发发的重要要文件（三）商商户资料料1、商户户基本信信息资料料（公司司背景资资料、营营业执照照、卫生生许可证证等）2、商户户日常往往来文件件（包括括传真、联络函函、申请请书等）；3、文件件：与商商家洽谈谈的会议议纪要、各种问问题的解解决方案案等；4、商户户公共场场地租用用协议、VIPP折扣协协议等；（四）部部门文件件：会议议纪要、工作联联络单、请示、报告、函件等等；（五）内内部管理理资料（客户投投诉登记记、营运运日志、各类报报表报告告总结）；（六）场场地租赁赁收费标标准；（七）部部门年度度工作计计划；（八）部部门制度度建设及及人员配配置；（九）其其它重要要资料。第三条 文件件的收、发管理理营运部收收发文件件管理以以租户和和楼层为为单位进进行归档档管理，由专人人负责租租户资料料管理及及保存工工作。（一）收收文：部部门文件件统一由由资料管管理员进进行收取取、登记记，然后后交由部部门长签签批处理理意见，再再由资料料管理员员进行分分发。1、资料料管理员员在接到到文件时时应及时时进行登登记，并并做好电电子文档档备份；2、资料料管理员员须跟进进需要回回复的文文件处理理情况，进行存存档；（二）发发文：发发文分为为两种情情况：1、对内内发文：对内发发文是指指发给公司司内部的的工作联联络单、工作请请示等，对内发发文根据文件分分为两类类：（1）需需说明的的文件：经办人人在资料料管理员员处取号号，登记记文件名名称经办人人草拟文文件，并并走公司司内部文文件签批批流程经办办人将处处理文件件原件进进行存档档；（2）无无需说明明的文件件：经办办人在资资料管理理员处取取号，登登记文件件名称经办办人草拟拟文件，并走公公司内部部文件签签批流程程，需集集团领导导签批的的文件交交资料管管理员资料料管理员员统一将将文件交交集团总总裁办集团团领导签签批意见见后，由由资料管管理员统统一领取取，存档档后再分分发；（二）对对外发文文：对外外发文是是指以公公司名义义或部门门名义对对外发文文，包括括通知、复函等等。（1）公公司名义义：经办办人在行行政人事事部取号号，登记记文件名名称经办人人草拟文文件，并并走公司司内部文文件签批批流程(需集团团领导签签批的参参照对内内发文流流程二)经办办人将签签批文件件复印件件进行存存档；（2）部部门名义义：经办办人在行行政人事事部取号号，登记记文件名名称经办人人草拟文文件，交交部门长长审批经办办人将签签批文件件复印件件进行存存档；第四条 文件件的传阅阅、借阅阅管理（一）传传阅、借借阅程序序、范围及时时限：1、文件件需在部部门内传传阅时，由资料料管理员员将文件件交部门门长审核，签签字认可可后发放放部门员员工进行行传阅，文件传传阅后必必须即刻刻归还，一般不不超过两两个小时时；2、部门门员工在在看过文文件后需需签字确确认，由由最后签签字的员员工将文文件交回回资料管管理员处处进行归归档；3、部门门员工需需借阅本本部门的的文件资资料、专业书书籍等，需在资资料管理理员处填填写文文件借阅阅登记表表，并并由部门门长签字认认可，方方可借阅阅。文件件借阅根根据不同同的保密密要求，资料管管理员控控制借出出范围和和使用范范围，借借阅文件件必须当当日归还还；4、文件件、书籍归归还时资资料管理理员应认认真进行行检查，如无问问题需签签字确认认；5、文件件、书籍等等资料借借阅后逾逾期未还还者，资资料管理理员需及及时进行行催还；6、部门门及其它它部门员员工借阅阅档案后后应妥善善保管，并按时时归还；（二）建建立文件件网上发发布制度度，定期期在公司司内网上上向部门门员工发发布部门门性文件件1、周一一网上发发布部门门周小结结及本周周计划、部门周周例会纪纪要等；2、发布布人：资资料管理理员；3、发布布程序：所有发发布文件件须经部部门长审核签签字后方方可进行行发布。第五条 文件的的保管、保存1、设立立独立资资料柜保保存部门门重要资资料；资资料柜应应有标注注，如：营运部部L1层层资料柜柜。文件件柜钥匙匙由部门门长和资资料管理理员各执执一串。2、所有有资料严严格按照照类别实实行分类类管理，统一对对文件进进行规范范编号，并建立立文件目目录，以以便日后后文件的的快速查查找（报报告、分分析、总总结、数数据、制制度、办办法、规规定、会会议纪要要要有电电子文档档备份）；3、商户户资料按按租户、业态和楼层为为单位对对资料进进行分类类归档保保管；4、租户户撤租后后资料管管理员对对租户资资料及时时进行为为整理、装订、保存；跟进新新租户的的相关资资料，并并做好归归档工作作；5、资料料保存时时间（每每年100月12月月对部门门所有文文件进行行整理，对需归归档的文文件进行行归档，保存日日期由部部门长确确定）；6、保管管方式：要求书书面文档档(原件件或复印印件)和和电子文文档。第六条 文件的的保密（一）机机密文件件系指：1、租户户与公司司的合作作条件；2、涉及及具体数数据的相相关资料料；3、对租租户和公公司有重重要影响响的文件件等；（二）根根据文件件的重要要性设置置不同的的密级及及保密时时效，具具体如下下： 1、-绝密文文件：绝绝密文件件须由部部门长批批示后方方可传阅阅、借阅阅；2、-机密文文件：机机密文件件须由副副总监批批示后方方可传阅阅、借阅阅；3、-秘密文文件：秘秘密文件件须由总总监助理理批示后后方可传传阅、借借阅；（三）资资料管理理员与借借阅档案案的人员员要严格格遵守公公司的保保密制度度，树立立高度的的责任心心，加强强保密意意识；第七条 文件的的销毁1、对于于超过保保存期限限的档案案，由资资料管理理员登记记造册，经管理理员和部部门长共共同签字字认可后后，方可可进行销销毁；2、销毁毁文件需需由专人人负责销销毁，严严禁将销销毁文件件作为它它用或作作废纸处处理。第三章 附则第八条本本制度由由益田商商业管理理有限公公司营运运部制定定，并负负责修改改、解释释。第九条本本制度自自发布之之日起执执行。附件一：发文登记记表序号日期编号文件名称称拟稿人份数发至部门门签收备注附件二：收文登记记表序号编号文件名称称份数发文部门门拟稿人收文日期期收文人处理情况况备注附件三：文件借阅阅登记表表借阅日期期文件名借阅人拟归还日日期审批借阅人签签收正式归还还日期