建设工程文件归档整理方法分析.docx

建设工程程文件归归档整理理规范建标（220022）8号号颁布布日期：2000201110 实施施日期：2000201110 颁布布单位：建设部部根据据我部“关于印印发二二至二一年年度工程程建设国国家标准准制订、修订计计划的的通知”（建标标号号）的要要求，由由建设部部会同有有关部门门共同制制订的建设工工程文件件归档整整理规范范，经经有关部部门会审审，批准准为国家家标准，编号为为，自年月月日起起施行。本规规范由建建设部负负责管理理，建设设部城建建档案工工作办公公室负责责具体技技术内容容的解释释，建设设部标准准定额研研究所组组织中国国建筑工工业出版版社出版版发行。总则为加加强建设设工程文文件的归归档整理理工作，统一建建设工程程档案的的验收标标准，建建立完整整、准确确的工程程档案，制定本本规范。本规规范适用用于建设设工程文文件的归归档整理理以及建建设工程程档案的的验收。专业工工程按有有关规定定执行。建设设工程文文件的归归档整理理除执行行本规范范外，尚尚应执行行现行有有关标准准的规定定。术语建设设工程项项目（cconsstruuctiionpprojjectt）经批批准按照照一个总总体设计计进行施施工，经经济上实实行统一一核算，行政上上具有独独立组织织形式，实行统统一管理理的工程程基本建建设单位位。它由由一个或或若干个个具有内内在联系系的工程程所组成成。单位位工程（sinnglee prrojeect）具有有独立的的设计文文件，竣竣工后可可以独立立发挥生生产能力力或工程程效益的的工程，并构成成建设工工程项目目的组成成部分。分部部工程（subbproojecct）单位位工程中中可以独独立组织织施工的的工程。建设设工程文文件（connstrructtionnproojecct ddocuumennt）在工工程建设设过程中中形成的的各种形形式的信信息记录录，包括括工程准准备阶段段文件、监理文文件、施施工文件件、竣工工图和竣竣工验收收文件，也可简简称为工工程文件件。工程程准备阶阶段文件件（sseeddtimmedoocummentt off a connstrructtionn prrojeect）工程程开工以以前，在在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标标等工程程准备阶阶段形成成的文件件。监理理文件（prrojeect mannageemenntdoocummentt）监理理单位在在工程设设计、施施工等监监理过程程中形成成的文件件。施工工文件（coonsttrucctinng ddocuu-meent）施工工单位在在工程施施工过程程中形成成的文件件。竣工工图（as-buiild draawinng）工程程竣工验验收后，真实反反映建设设工程项项目施工工结果的的图样。竣工工验收文文件（hanndinng ooverrdoccumeent）建设设工程项项目竣工工验收活活动中形形成的文文件。建建设工程程档案（prrojeectaarchhivee）在工工程建设设活动中中直接形形成的具具有归档档保存价价值的文文字、图图表、声声像等各各种形式式的历史史记录，也可简简称工程程档案。案案卷（fille）由互互有联系系的若干干文件组组成的档档案保管管单位。立立卷（fillingg）按照照一定的的原则和和方法，将有保保存价值值的文件件分门别别类整理理成案卷卷，亦称称组卷。归归档（putttinng iintoo reecorrd）文件件形成单单位完成成其工作作任务后后，将形形成的文文件整理理立卷后后，按规规定移交交档案管管理机构构。基本规规定建设设、勘察察、设计计、施工工、监理理等单位位应将工工程文件件的形成成和积累累纳入工工程建设设管理的的各个环环节和有有关人员员的职责责范围。在工工程文件件与档案案的整理理立怼槭找平平还髦髦校璧挥挥男邢邢铝兄霸霸穑?/P> 在工程程招标及及勘察、设计、施工、监理等等单位签签订协议议、合同同时，应应对工程程文件的的套数、费用、质量、移交时时间等提提出明确确要求；收集和和整理工工程准备备阶段、竣工验验收阶段段形成的的文件，并应进进行立卷卷归档；负责组组织、监监督和检检查勘察察、设计计、施工工、监理理等单位位的工程程文件的的形成、积累和和立卷归归档工作作；也可可委托监监理单位位监督、检查工工程文件件的形成成、积累累和立卷卷归档工工作；收集和和汇总勘勘察、设设计、施施工、监监理等单单位立卷卷归档的的工程档档案；在组织织工程竣竣工验收收前，应应提请当当地的城城建档案案管理机机构对工工程档案案进行预预验收；未取得得工程档档案验收收认可文文件，不不得组织织工程竣竣工验收收；对列入入城建档档案馆（室）接接收范围围的工程程，工程程竣工验验收后个月内内，向当当地城建建档案馆馆（室）移交一一套符合合规定的的工程移移交。勘察察、设计计、施工工、监理理等单位位应将本本单位形形成的工工程文件件立卷后后向建设设单位移移交。建设设工程项项目实行行总承包包的，总总包单位位负责收收集、汇汇总各分分包单位位形成的的工程档档案，并并应及时时向建设设单位移移交；各各分包单单位应将将本单位位形成的的工程文文件整理理、立卷卷后及时时移交总总包单位位。建设设工程项项目由几几个单位位承包的的，各承承包单位位负责收收集、整整理立卷卷其承包包项目的的工程文文件，并并应及时时向建设设单位移移交。城建建档案管管理机构构应对工工程文件件的立卷卷归档工工作进行行监督、检查、指导。在工程程竣工验验收前，应对工工程档案案进行预预验收，验收合合格后，须出具具工程档档案认可可文件。工程文文件的归归档范围围及质量量要求工工程文件件的归档档范围对与与工程建建设有关关的重要要活动、记载工工程建设设主要过过程和现现状、具具有保存存价值的的各种载载体的文文件，均均应收集集齐全，整理立立卷后归归档。工程程文件的的具体归归档范围围应符合合本规范范附录的要求求。归归档文件件的质量量要求归档档的工程程文件应应为原件件。工程程文件的的内容及及其深度度必须符符合国家家有关工工程勘察察、设计计、施工工、监理理等方面面的技术术规范、标准和和规程。工程程文件的的内容必必须真实实、准确确，与工工程实际际相符合合。工程程文件应应采用耐耐久性强强的书写写材料，如碳素素墨水、蓝黑墨墨水，不不得使用用易褪色色的书写写材料，如：红红色墨水水、纯蓝蓝墨水、圆珠笔笔、复写写纸、铅铅笔等。工程程文件应应字迹清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签字盖盖章手续续完备。工程程文件中中文字材材料幅面面尺寸规规格宜为为幅幅面（×）。图纸宜宜采用国国家标准准图幅。工程程文件的的纸张应应采用能能够长期期保存的的韧力大大、耐久久性强的的纸张。图纸一一般采用用蓝晒图图，竣工工图应是是新蓝图图。计算算机出图图必须清清晰，不不得使用用计算机机出图的的复印件件。所有有竣工图图均应加加盖竣工工图章。竣工图图章的基基本内容容应包括括：“竣竣工图”字样、施工单单位、编编制人、审核人人、技术术负责人人、编制制日期、监理单单位、现现场监理理、总监监。竣工图图章示例例如下（图）： 图图竣工图图章示例例竣工图图章尺寸寸为：×。竣工图图章应使使用不易易褪色的的红印泥泥，应盖盖在图标标栏上方方空白处处。利用用施工图图改绘竣竣工图，必须标标明变更更修改依依据；凡凡施工图图结构、工艺、平面布布置等有有重大改改变，或或变更部部分超过过图面的的，应当当重新绘绘制竣工工图。不不同幅面面的工程程图纸应应按技技术制图图复制图图的折叠叠方法（）统一折折叠成幅面面（×），图图标栏露露在外面面。工程文文件的立立卷立立卷的原原则和方方法立卷卷应遵循循工程文文件的自自然形成成规律，保持卷卷内文件件的有机机联系，便于档档案的保保管和利利用。一个个建设工工程由多多个单位位工程组组成时，工程文文件应按按单位工工程组卷卷。立卷卷可采用用如下方方法：工程文文件可按按建设程程序划分分为工程程准备阶阶段的文文件、监监理文件件、施工工文件、竣工图图、竣工工验收文文件部部分；工程准准备阶段段文件可可按建设设程序、专业、形成单单位等组组卷；监理文文件可按按单位工工程、分分部工程程、专业业、阶段段等组卷卷；施工文文件可按按单位工工程、分分部工程程、专业业、阶段段等组卷卷；竣工图图可按单单位工程程、专业业等组卷卷。竣工验验收文件件按单位位工程、专业等等组卷。立卷卷过程中中宜遵循循下列要要求：案卷不不宜过厚厚，一般般不超过过。案卷内内不应有有重份文文件；不不同载体体的文件件一般应应分别组组卷。卷卷内文件件的排列列文字字材料按按事项、专业顺顺序排列列。同一一事项的的请示与与批复、同一文文件的印印本与定定稿、主主件与附附件不能能分开，并按批批复在前前、请示示在后，印本在在前、定定稿在后后，主件件在前、附件在在后的顺顺序排列列。图纸纸按专业业排列，同专业业图纸按按图号顺顺序排列列。既有有文字材材料又有有图纸的的案卷，文字材材料排前前，图纸纸排后。案案卷的编编目编制制卷内文文件页号号应符合合下列规规定：卷内文文件均按按有书写写内容的的页面编编号。每每卷单独独编号，页号从从“”开始。页号编编写位置置：单面面书写的的文件在在右下角角；双面面书写的的文件，正面在在右下角角，背面面在左下下角。折折叠后的的图纸一一律在右右下角。成套图图纸或印印刷成册册的科技技文件材材料，自自成一卷卷的，原原目录可可代替卷卷内目录录，不必必重新编编写页码码。案卷封封面、卷卷内目录录、卷内内备考表表不编写写页号。卷内内目录的的编制应应符合下下列规定定：卷内目目录式样样宜符合合本规范范附录的要求求。序号：以一份份文件为为单位，用阿拉拉伯数字字从依依次标注注。责任者者：填写写文件的的直接形形成单位位和个人人。有多多个责任任者时，选择两两个主要要责任者者，其余余用“等等”代替替。文件编编号：填填写工程程文件原原有的文文号或图图号。文件题题名：填填写文件件标题的的全称。日期：填写文文件形成成的日期期。页次：填写文文件在卷卷内所排排的起始始页号。最后一一份文件件填写起起止页号号。卷内目目录排列列在卷内内文件首首页之前前。卷内内备考表表的编制制应符合合下列规规定：卷内备备考表的的式样宜宜符合本本规范附附录的的要求。卷内备备考表主主要标明明卷内文文件的总总页数、各类文文件页数数（照片片张数），以及及立卷单单位对案案卷情况况的说明明。卷内备备考表排排列在卷卷内文件件的尾页页之后。案卷卷封面的的编制应应符合下下列规定定：案卷封封面印刷刷在卷盒盒、卷夹夹的正表表面，也也可采用用内封面面形式。案卷封封面的式式样宜符符合附录录的要要求。案卷封封面的内内容应包包括：档档号、档档案馆代代号、案案卷题名名、编制制单位、起止日日期、密密级、保保管期限限、共几几卷、第第几卷。档号应应由分类类号、项项目号和和案卷号号组成。档号由由档案保保管单位位填写。档案馆馆代号应应填写国国家给定定的本档档案馆的的编号。档案馆馆代号由由档案馆馆填写。案卷题题名应简简明、准准确地揭揭示卷内内文件的的内容。案卷题题名应包包括工程程名称、专业名名称、卷卷内文件件的内容容。编制单单位应填填写案卷卷内文件件的形成成单位或或主要责责任者。起止日日期应填填写案卷卷内全部部文件形形成的起起止日期期。保管期期限分为为永久、长期、短期三三种期限限。各类类文件的的保管期期限详见见附录。永久久是指工工程档案案需永久久保存。长期期是指工工程档案案的保存存期限等等于该工工程的使使用寿命命。短期期是指工工程档案案保存年以以下。同一一案卷内内有不同同保管期期限的文文件，该该案卷保保管期限限应从长长。密级分分为绝密密、机密密、秘密密三种。同一案案卷内有有不同密密级的文文件，应应以高密密级为本本卷密级级。卷内内目录、卷内备备考表、案卷内内封面应应采用以以上白色色书写纸纸制作，幅面统统一采用用幅幅面。案案卷装订订案卷卷可采用用装订与与不装订订两种形形式。文文字材料料必须装装订。既既有文字字材料，又有图图纸的案案卷应装装订。装装订应采采用线绳绳三孔左左侧装订订法，要要整齐、牢固，便于保保管和利利用。装订订时必须须剔除金金属物。卷卷盒、卷卷夹、案案卷脊背背案卷卷装具一一般采用用卷盒、卷夹两两种形式式。卷盒的的外表尺尺寸为×，厚厚度分别别为、。卷夹的的外表尺尺寸为×，厚厚度一般般为。卷盒、卷夹应应采用无无酸纸制制作。案卷卷脊背案卷卷脊背的的内容包包括档号号、案卷卷题名。式样宜宜符合附附录。工程文文件的归归档归档档应符合合下列规规定：归档文文件必须须完整、准确、系统，能够反反映工程程建设活活动的全全过程。文件材材料归档档范围详详见附表表。文文件材料料的质量量符合的的要求。归档的的文件必必须经过过分类整整理，并并应组成成符合要要求的案案卷。归档档时间应应符合下下列规定定：根据建建设程序序和工程程特点，归档可可以分阶阶段分期期进行，也可以以在单位位或分部部工程通通过竣工工验收后后进行。勘察、设计单单位应当当在任务务完成时时，施工工、监理理单位应应当在工工程竣工工验收前前，将各各自形成成的有关关工程档档案向建建设单位位归档。勘察察、设计计、施工工单位在在收齐工工程文件件并整理理立卷后后，建设设单位、监理单单位应根根据城建建档案管管理机构构的要求求对档案案文件完完整、准准确、系系统情况况和案卷卷质量进进行审查查。审查查合格后后向建设设单位移移交。工程程档案一一般不少少于两套套，一套套由建设设单位保保管，一一套（原原件）移移交当地地城建档档案馆（室）。勘察察、设计计、施工工、监理理等单位位向建设设单位移移交档案案时，应应编制移移交清单单，双方方签字、盖章后后方可交交接。凡设设计、施施工及监监理单位位需要向向本单位位归档的的文件，应按国国家有关关规定和和本规范范附录的要求求单独立立卷归档档。工程档档案的验验收与移移交列入入城建档档案馆（室）档档案接收收范围的的工程，建设单单位在组组织工程程竣工验验收前，应提请请城建档档案管理理机构对对工程档档案进行行预验收收。建设设单位未未取得城城建档案案管理机机构出具具的认可可文件，不得组组织工程程竣工验验收。城建建档案管管理部门门在进行行工程档档案预验验收时，应重点点验收以以下内容容：工程档档案齐全全、系统统、完整整；工程档档案的内内容真实实、准确确地反映映工程建建设活动动和工程程实际状状况；工程档档案已整整理立卷卷，立卷卷符合本本规范的的规定；竣工图图绘制方方法、图图式及规规格等符符合专业业技术要要求，图图面整洁洁，盖有有竣工图图章；文件的的形成、来源符符合实际际，要求求单位或或个人签签章的文文件，其其签章手手续完备备；文件材材质、幅幅面、书书写、绘绘图、用用墨、托托裱等符符合要求求。列入入城建档档案馆（室）接接收范围围的工程程，建设设单位在在工程竣竣工验收收后个个月内，必须向向城建档档案馆（室）移移交一套套符合规规定的工工程档案案。停建建、缓建建建设工工程的档档案，暂暂由建设设单位保保管。对改改建、扩扩建和维维修工程程，建设设单位应应当组织织设计、施工单单位据实实修改、补充和和完善原原工程档档案。对对改变的的部位，应当重重新编制制工程档档案，并并在工程程竣工验验收后个月内内向城建建档案馆馆（室）移交。建设设单位向向城建档档案馆（室）移移交工程程档案时时，应办办理移交交手续，填写移移交目录录，双方方签字、盖章后后交接。附录录：建建设工程程文件归归档范围围和保管管期限表表序号  归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件     1项目建议书永久   2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久   3可行性研究报告及附件永久   4可行性研究报告审批意见永久   5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久   6专家建议文件永久   7调查资料及项目评估研究材料长期   二建设用地、征地、拆迁文件     1选址申请及选址规划意见通知书永久   2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久   3拆迁安置意见、协议、方案等长期   4建设用地规划许可证及其附件永久   5划拨建设用地文件永久   6国有土地使用证永久   三勘察、测绘、设计文件     1工程地质勘察报告永久 永久 2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久 永久 3建设用地钉桩通知单（书）永久   4地形测量和拨地测量成果报告永久 永久 5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期  6初步设计图纸和说明长期 长期  7技术设计图纸和说明长期 长期  8审定设计方案通知书及审查意见长期 长期 9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久   10施工图及其说明长期 长期  11设计计算书长期 长期  12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久 长期 四招投标文件     1勘察设计招投标文件长期 长期  2勘察设计承包合同长期   3施工招投标文件长期    4施工承包合同长期长期  5工程监理招投标文件长期    6监理委托合同长期 长期 五开工审批文件永久    1建设项目列入年度计划的申报文件永久   2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久   3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久    4建设工程规划许可证及其附件永久   5建设工程开工审查表永久   6建设工程施工许可证永久   7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期   8工程质量监督手续长期   六财务文件     1工程投资估算材料短期    2工程设计概算材料短期    3施工图预算材料短期    4施工预算短期    七建设、施工、监理机构及负责人     1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期   2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期  长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期  监理文件监理规划     监理规划长期  短期监理实施细则长期  短期监理部总控制计划等长期  短期 监理月报中的有关质量问题长期 长期  监理会议纪要中的有关质量问题长期 长期  进度控制     工程开工复工审批表长期  长期工程开工复工暂停令长期  长期质量控制     不合格项目通知长期  长期质量事故报告及处理意见长期  长期造价控制     预付款报审与支付短期    月付款报审与支付短期    设计变更、洽商费用报审与签认长期    工程竣工决算审核意见书长期   分包资质     分包单位资质材料长期    供货单位资质材料长期    试验等单位资质材料长期    监理通知     有关进度控制的监理通知长期  长期 有关质量控制的监理通知长期  长期 有关造价控制的监理通知长期  长期 合同与其他事项管理     工程延期报告及审批永久  长期费用索赔报告及审批长期  长期合同争议、违约报告及处理意见永久  长期合同变更材料长期  长期监理工作总结     专题总结长期  短期 月报总结长期  短期 工程竣工总结长期  短期质量评价意见报告长期  长期施工文件一建筑安装工程     （一）土建（建筑与结构）工程     施工技术准备文件     施工组织设计长期    技术交底长期长期   图纸会审记录长期长期长期 施工预算的编制和审查短期短期   施工日志短期短期   施工现场准备     控制网设置资料长期长期  工程定位测量资料长期长期  基槽开挖线测量资料长期长期  施工安全措施短期短期   施工环保措施短期短期   地基处理记录     地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期  验槽记录和地基处理记录永久长期  桩基施工记录永久长期  试桩记录长期长期  工程图纸变更记录     设计会议会审记录永久长期长期 设计变更记录永久长期长期 工程洽商记录永久长期长期 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告     砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期   砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期   砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期   预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期   工程物质选样送审表短期    进场物质批次汇总表短期    工程物质进场报验表短期    施工试验记录     (1)土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期   (2)土壤（素土、灰土）击实试验报告长期   (3)砂浆配合比通知单长期    (4)砂浆（试块）抗压强度试验报告长期   (5)混凝土配合比通知单长期    (6)混凝土（试块）抗压强度试验报告长期   (7)混凝土抗渗试验报告长期   (8)商品混凝土出厂合格证、复试报告长期   (9)钢筋接头（焊接）试验报告长期   (10)防水工程试水检查记录长期    (11)楼地面、屋面坡度检查记录长期    (12)土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期   隐蔽工程检查记录     基础和主体结构钢筋工程长期长期  钢结构工程长期长期  防水工程长期长期  高程控制长期长期  施工记录     (1)工程定位测量检查记录永久长期  (2)预检工程检查记录短期    (3)冬施混凝土搅拌测温记录短期    (4)冬施混凝土养护测温记录短期    (5)烟道、垃圾道检查记录短期    (6)沉降观测记录长期   (7)结构吊装记录长期    (8)现场施工预应力记录长期   (9)工程竣工测量长期长期  (10)新型建筑材料长期长期  (11)施工新技术长期长期  工程质量事故处理记录永久   工程质量检验记录     检验批质量验收记录长期长期 长期 分项工程质量验收记录长期长期 长期 基础、主体工程验收记录永久长期 长期幕墙工程验收记录永久长期 长期分部（子分部）工程质量验收记录永久长期 长期（二）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程     一般施工记录     施工组织设计长期长期   技术交底短期    施工日志短期    图纸变更记录     图纸会审永久长期  设计变更永久长期  工程洽商永久长期  设备、产品质量检查、安装记录     设备、产品质量合格证、质量保证书长期   设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期    设备安装记录长期长期  设备试运行记录长期   设备明细表长期   4预检记录短期    5隐蔽工程检查记录长期长期  6施工试验记录     电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期   楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期   变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期   给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期   电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期   电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告长期   7质量事故处理记录永久长期  8工程质量检验记录     检验批质量验收记录长期长期 长期 分项工程质量验收记录长期长期 长期 分部（子分部）工程质量验收记录永久长期 长期（三）室外工程     1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期   2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期   二市政基础设施工程     （一）施工技术准备     1施工组织设计短期短期   2技术交底长期长期   3图纸会审记录长期长期  4施工预算的编制和审查短期短期   （二）施工现场准备     1工程定位测量资料长期长期  2工程定位测量复核记录长期长期  3导线点、水准点测量复核记录长期长期  4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期  5施工安全措施短期短期   6施工环保措施短期短期   （三）设计变更、洽商记录     1设计变更通知单长期长期  2洽商记录长期长期  （四）原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告     1砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料