办事处财务管理制度汇编.docx

办事处财财务管理理制度目 录一、 .办事事处备用用金及费费用支出出相关规规定及流流程二、 办事事处物流流控管三、 办事事处仓库库现场管管理、单单据管理理四、 .办事处处客户数数据管理理五、 办事事处增值值税发票票开具管管理规定定六、 .办办事处数数据管理理岗位职职责及操操作细则则一、 办事处备备用金管管理及费费用支出出相关规规定及流流程、 备用金管管理：用于办事事处日常常开支，如差旅旅费、话话费、快快递费、水电费费等，其其他费用用按预算算专门申申请，专专款专用用。要求如下下1、 每月1号号，将当当月费用用预算清清单传到到公司，经营销销、财务务负责人人批准后后两天给给予安排排。2、备用用金额度度1万元元，各项项支出均均应有相相应合法法票据。3、备用用金不允允许挪用用和个人人借支，特殊情情况单独独审批。 4、非预预算范围围内的紧紧急支出出，需要要事先提提出申请请，经总总公司营营销、财财务负责责人批准准并增加加预算，单独支支付。5、专项项费用的的开支，经办事事处申请请，公司司营销、财务负负责人同同意后可可由总公公司直接接银行汇汇给对方方。6、所有有费用必必须根据据相关报报销制度度进行审审核后方方可报销销及记帐帐，在申申请下次次备用金金或专项项费用时时,报销销单据及及办事处处备用金金收付存存明细表表传给公公司及审审核，以以便公司司对办事事处财务务其统筹筹。、 费费用支出出的相关关规定及及流程：1、采购购业务因市场销销售需要要而发生生 的采购购业务的的（月费费用预算算清单中中未涉及及），必必须写明明采购事事由报总总公司营营销、财财务批准准并备案案后方可可采购。2、修理理费用，除自然损损耗发生生的修理理费除外外，其他他发生的的修理费费用相关关责任人必必须承担担50% 。3、促销销费用：发生前需需要就促促销活动动提交总总公司营营销、财财务详细细的活动动预算。4、办事事处出租租车费用用：每年9月月至次年年元月份份每月允允许办事事处总经经理报销销8000元/月月、其他他月份限限额4000元/月。5、 市市内公交交：要求购办办公交IIC卡，凭购卡卡发票报报销。不不适用IIC卡线线路凭票票报销。6、 运运费的核核销：长途运费费报销时时要求运运费单上上注明收收货箱数数、数量量、随货货单号；市内运运费报销销时，要要求出库库单上注注明运费费单号、金额、目的地地，如发发生短途途运输费费用则短短途金额额在运输输单上注注明。7、 招招待标准准：参照公司司费用报报销制度度及预先先申请，如有超超出，须须向公司司营销负负责人、办事处处总经理理同意后后方可支支出。8、 公公关费用用：发生需要要提前向向公司总总经理申申请，在在得到书书面批复复后，方方可发生生9、 商商场付现现费用：要求办事事处提出出申请，由公司司汇入办办事处帐帐号，特特殊情况况或付费费较小可可向总公公司申请请，批准准后由办办事处在在备用金金中列支支。商场场费用要要有费用用发票或或收据，收据必必须加盖盖商场财财务专用用章。商商场如出出具办公公用品等等与付款款名目不不相符的的发票，发票上上必须注注明用途途。10、导导购工资资管理：A、必须须到人力力资源部部办理相相关手续续；B、要求办办理公司司指定的的银行卡卡，由公公司统一一发放（商超有有特殊规规定的除除外）。C、办办事处明明要提供供明确的的、经公公司同意意的基本本工资、提成比比例、提提成基数数、加班班工资的的计算方方法给财财务。D、临时时促销人人员的工工资发放放以临临时促销销活动申申请审审批后作作为工资资发入的的依据，并同时时提供临临时促销销人员的的工资签签收单。11、商商场装修修费用支支出：应有相应应的合同同，公司司根据装装修合同同和验收单单进行支支付。12、费费用单据据处理与与传递办事处参参照费用用报销规规定，按按公司要要求进行行费用的的分类、归集、粘贴。要求如如下：1、合法法发票、收据类类票据分分开2、车费费、住宿宿费填报报差旅费费报销单单，除此此之外的的单据填填报付款款凭证。3、票据据要求连连续编号号、记帐帐。4、票据据由各业业务员自自己按公公司要求求整理、粘贴，会计审审核，办办事处经经理签字字确认方方可报销销。5、报销销金额达达到备用用金金额额50%时，及及时寄回回公司分分管办事事处会计计主管处处。13办办事处总总经理及及区域经经理出差差费用： 出差差除车费费外， 区域经经理出差差每天按按1000元，办办事处总总经理出出差每天天按1660元二、办事事处物流流控管：货物流转转要做到到：严格、准准确、安安全、迅迅捷，每每一个关关键环节节必须无无一遗漏漏，货物物进出仓仓库必须须凭有效效的单据据，做到到“货到有有单，货货走单随随”。要求如下下： 、 产品品管理1、 订订货规定定： 根据市场场需求向向公司申申请发货货，发货货单经营营销负责责人签字字确认后后送仓库库进行配配货。订订货单传传真件留留存财务务应收款款会计。2、 收收货规定定：办事处收收到公司司货物后后，要根根据随货货单在一一天内验验收入库库，并向向公司电电话或书书面确认认收货数数量。根根据双方方确认的的数据开开具入库库单并据据此入帐帐。3、 销销售发货货、退货货、调货货规定： 自营营商场发发货，货货到商场场，必须须由收货货人签收收，或索索取对方方收货凭凭证，双双方确认认无误后后方可入入帐。 下线发发货：执执行款到到发货原原则，不不允许赊赊销。发发货时附附随货联联，货到到后要客客户后112小时时内进行行确认（业务主主管负责责催要）。 商场、下下线客户户退货：退货时时要求客客户附清清单，公公司在收收货后112小时时清点完完成，并并及时就就退货数数量与客客户确认认，以实实际收货货数为入入帐依据据。 调货：客客户要求求调换货货前必须须经过公公司营销销部同意意，调换换时必须须按要求求开具退退货单、发货单单。、外购购样品、办公用用品、促促销品管管理：办公用品品：按公司批批准限额额进行集集中统一一购买，归仓库库保管，入库时时开据入入库单，登记办办公用品品台帐，领用时时填写领领用单，需要以以旧换新新的要旧旧换新（如：笔笔、手套套、剪刀刀等）。促销用品品：按公司批批准的申申请单进进行购买买，先入入库，后后领用。活动完完毕未用用完促销销品退回回仓库，同时就就促销进进行分析析，核实实促销用用品发放放的合理理性。样 品：与公司营营销部沟沟通后进进行样品品采购，寄回公公司并按按规定办办理入库库手续后后,凭相相关正式式发票在在备用金金中报销销。三、 办事处仓仓库现场场管理、单据管管理：(一):仓库管管理要求求如下：1 保持仓库库的清洁洁卫生，对库存存货物进进行妥善善保管，保证物物料堆放放整齐， 不混混杂、分分组织、尺码、颜色摆摆放，要要求货物物数量标标识向外外，便于于核查，同时要要求放置置计量货货物的收收发卡。2 发货时，要按次次序发货货，不允允许在箱箱体打洞洞，或不不开箱从从中抽拿拿。同时时要保证证发货时时货物包包装的完完好，不不允许人人为导致致包装破破损。3 要求客户户提前下下单，以以便仓库库可以及及时有序序配货。4 仓库使用用的出入入库单必必须由总总公司统统一订制制。5 仓库要按按公司规规定登记记台帐，编制报报表，根根据货物物的收发发情况及及时开具具出入库库单，并并做到当当日事当当日毕，第二天天10点点前完成成前日报报表的编编制与报报送。6 对出入库库产品进进行数量量、质量量的核查查。每月月进行一一次月底底盘存工工作，核核查帐实实是否相相符，发发现问题题及时向向办事处处经理及及公司进进行书面面汇报，查明原原因后方方可继续续运行。7仓库库做好防防火、防防盗管理理，并由由办事处处经理做做好货物物保险工工作。(二):出库单单据管理理要求如如下：1、送货货上门的的业务： 仓库库出库时时要开据据五联出出库单，由仓库库员、发发货员对对货物数数量签字字确认后后，一联联仓库留留存，二二联随货货（一联联给客户户，一联联由客户户签字后后带回记记帐备查查），二二联寄回回公司（一联财财务记帐帐，一联联营销记记帐）。2、货运运发货的的业务：A、商超超要求取取得客户户回单B、下线线客户收收到货后后12小小时内给给予确认认，将随随货单签签字确认认回传办办事处（业务主主管负责责催要），做为为记帐依依据。（三）：其他要要求：办事处票票据填开开、建帐帐的具体体要求见见“仓管员员操作细细则”相关内内容。四、 客户数据据管理 进销存情情况管理理：每月月办事处处要取得得商超、下线的的进销存存数据上上报公司司。 公司制作作统一的的终端销销售清单单登记表表：由终终端导购购按销售售实时填填写，办办事处在在每周六六前要取取得所有有商超一一周销售售日报和和小票，并上报报公司，在周末末时把小小票寄回回公司，公司按按小票和和终端销销售清单单登记表表进行数数据统计计和导购购提成计计算。 商超建立立导购交交接班盘盘存制度度：同时时每月按按帐期对对商超库库存进行行盘点。出现盘盘亏情况况时，由由责任人人承担损损失，如如无法落落实责任任人，由由导购与与业务经经理承担担损失。 团购货物物：要事事先通知知公司团团购数量量金额，现款现现货。价价格按公公司 规规定团价价格发货货。 要求建立立客户档档案：将将代理商商所在的的省市、企业名名称、办办公地址址、传真真电话、法人代代表身份份证明等等相关信信息，直直营商场场的名称称、联系系人、职职务、电电话等整整理成册册一式两两份，留留公司一一份存档档。 促销数据据管理：促销方方案经过过公司同同意后，由仓库库按促销销申请批批复准备备货物，并做好好出库手手续。促促销时，由会计计出纳进进行巡查查，并对对货品价价格和销销售数量量进行监监督。促促销结束束后，由由出纳会会计对销销售结果果进行统统计，由由仓库做做好剩余余产品入入库手续续。五. 办办事处发发票管理理及规范范流程(一) : 增增值税发发票开具具管理：公司办事事处现不不具备法法人资格格，发票票需要总总公司开开出，在在发生业业务需要要开具增增票时，办事处处要求提提供开票票单位的的税务登登记证、营业执执照、组组织机构构代码证证、开户户许可证证、法人人或代理理人身份份证、经经销合同同。(二): 增增值税发发票开具具：要求提供供对方客客户对帐帐单，以以便公司司审核后后开票。不允许许虚开、代开。(三): 发发票的管管理：a: 办办事处收收到发票票在送商商超及客客户前，要进行行登记，以便核核查。 因为发发票认证证期限为为90天天,所以以办事处处收到发发票后要要在第一一时间送送入商超超，不能能耽误结结帐期，如因发发票错开开,要在在当月回回寄公司司,不可可跨月。如商场场收票后后，发现现有问题题无法认认证，退退票时办办事处要要取得商商超开具具的拒收收证明并并加盖公公章。因因延时送送票导致致拒收或或耽误结结帐，由由办事处处经理承承担相应应责任。b: 办办事处送送票时必必须要求求商超出出具收票票证明（财务统统一制定定收票证证明表格格），以以确认票票据收妥妥c:办事事处会计计要对商商超对帐帐情况负负责，确确认对帐帐单正确确后，保保证回款款金额与与收到帐帐扣票据据金额之之和等于于开票数数据。