办事处财务管理制度修改稿.docx

浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度办事处财务管理制度目 录一、 .办事事处备用用金及费费用支出出相关规规定及流流程二、 办事事处物流流控管三、 办事事处仓库库现场管理理、单据据管理四、 .办事处处客户数数据管理理五、 办事事处增值值税发票票开具管管理规定定六、 .办办事处数数据管理理岗位职职责及操操作细则则一、 办事处备备用金管管理及费费用支出出相关规规定及流流程、 备用金管管理：用于办事事处日常常开支，如差旅旅费、话话费、快快递费、水电费费等，其其他费用用按预算算专门申申请，专专款专用用。要求如下下1、 每月1号号，将当当月费用用预算清清单传到公司，经营销销、财务务负责人人批准后后两天给予予安排。2、备用用金额度度1万元元，各项项支出均均应有相相应合法法票据。3、备用用金不允允许挪用用和个人人借支，特殊情情况单独独审批。 4、非预预算范围围内的紧紧急支出出，需要要事先提提出申请请，经总总公司营营销、财财务负责责人批准准并增加加预算，单独支支付。5、专项项费用的的开支，经办事事处申请请，公司司营销、财务负负责人同同意后可可由总公公司直接接银行汇汇给对方方。6、所有有费用必必须根据据相关报报销制度度进行审审核后方方可报销销及记帐帐，在申申请下次次备用金金或专项项费用时时,报销销单据及及办事处处备用金金收付存存明细表表传给公公司及审审核，以以便公司司对办事事处财务务其统筹筹。、 费费用支出出的相关关规定及及流程：1、采购购业务因市场销销售需要要而发生生的采购业业务的（月费用用预算清清单中未未涉及），必须须写明采采购事由由报总公公司营销销、财务务批准并并备案后后方可采采购。2、修理理费用，除自然损损耗发生生的修理理费除外外，其他他发生的的修理费费用相关关责任人人必须承担担50%。3、促销销费用：发生前需需要就促促销活动动提交总总公司营营销、财财务详细细的活动动预算。4、办事事处出租租车费用用：每年9月月至次年元元月份每每月允许许办事处处总经理报报销8000元/月、其其他月份份限额4400元元/月。5、市内内公交：要求购办办公交IIC卡，凭购卡卡发票报报销。不不适用IIC卡线线路凭票票报销。6、运费费的核销销：长途运费费报销时时要求运运费单上上注明收收货箱数数、数量量、随货货单号；市内运运费报销销时，要要求出库库单上注注明运费费单号、金额、目目的地，如发生生短途运运输费用用则短途途金额在在运输单单上注明明。7、招待待标准：参照公司司费用报报销制度度及预先先申请，如有超超出，须须向公司司营销负负责人、办事处处总经理理同意后后方可支支出。8、公关关费用：发生需要要提前向向公司总总经理申申请，在在得到书书面批复复后，方方可发生生9、商场场付现费费用：要求办事事处提出出申请，由公司司汇入办办事处帐帐号，特特殊情况况或付费费较小可可向总公公司申请请，批准准后由办办事处在在备用金金中列支支。商场场费用要要有费用用发票或或收据，收据必必须加盖盖商场财财务专用用章。商场如如出具办办公用品品等与付付款名目目不相符符的发票票，发票票上必须须注明用用途。10、导导购工资资管理：A、必须须到人力资资源部办办理相关关手续；B、要要求办理理公司指指定的银银行卡，由公司司统一发发放（商商超有特特殊规定定的除外外）。C、办办事处明明要提供供明确的的、经公公司同意意的基本本工资、提成比比例、提提成基数数、加班班工资的的计算方方法给财财务。D、临时时促销人人员的工工资发放放以临临时促销销活动申申请审审批后作作为工资资发入的的依据，并同时时提供临临时促销销人员的的工资签签收单。11、商商场装修修费用支支出：应有相应应的合同同，公司司根据装装修合同同和验收单单进行支支付。12、费费用单据据处理与与传递办事处参参照费用用报销规规定，按按公司要要求进行行费用的的分类、归集、粘贴。要求如如下：1、合法法发票、收据类类票据分分开2、车费费、住宿宿费填报报差旅费费报销单单，除此此之外的的单据填填报付款款凭证。3、票据据要求连连续编号号、记帐帐。4、票据据由各业业务员自自己按公公司要求求整理、粘贴，会计审审核，办办事处经经理签字字确认方方可报销销。5、报销销金额达达到备用用金金额额50%时，及及时寄回回公司分分管办事事处会计计主管处处。13办办事处总总经理及及区域经经理出差差费用：出差除除车费外外， 区区域经理理出差每每天按1000元，办办事处总总经理出出差每天天按1600元二、办事事处物流流控管：货物流转转要做到到：严格、准准确、安安全、迅迅捷，每每一个关关键环节节必须无无一遗漏漏，货物物进出仓仓库必须须凭有效效的单据据，做到到“货到有有单，货货走单随随”。要求如下下： 、产产品管理理1、订货货规定： 根据市场场需求向向公司申申请发货货，发货货单经营营销负责责人签字字确认后后送仓库库进行配配货。订订货单传传真件留留存财务务应收款款会计。2、 收收货规定定：办事处收收到公司司货物后后，要根根据随货货单在一一天内验验收入库库，并向向公司电电话或书书面确认认收货数数量。根根据双方方确认的的数据开开具入库库单并据据此入帐帐。3、销售售发货、退货、调货规规定：自营商商场发货货，货到到商场，必须由由收货人人签收，或索取取对方收收货凭证证，双方方确认无无误后方方可入帐帐。 下线发货货：执行行款到发发货原则则，不允允许赊销销。发货时时附随货货联，货货到后要要客户后后12小小时内进进行确认认（业务务主管负负责催要要）。 商场、下下线客户户退货：退货时时要求客客户附清清单，公公司在收收货后112小时时清点完完成，并并及时就就退货数数量与客客户确认认，以实实际收货货数为入入帐依据据。 调货：客客户要求求调换货货前必须须经过公公司营销销部同意意，调换换时必须须按要求求开具退退货单、发货单单。、外购购样品、办公用用品、促促销品管管理：办公用品品：按公司批批准限额额进行集集中统一一购买，归仓库库保管，入库时时开据入入库单，登记办办公用品品台帐，领用时时填写领领用单，需要以以旧换新新的要旧旧换新（如：笔笔、手套套、剪刀刀等）。促销用品品：按公司批批准的申申请单进进行购买买，先入入库，后后领用。活动完完毕未用用完促销销品退回回仓库，同时就就促销进进行分析析，核实实促销用用品发放放的合理理性。样品：与公司营营销部沟沟通后进进行样品品采购，寄回公公司并按按规定办办理入库库手续后后,凭相相关正式式发票在在备用金金中报销销。三、 办事处仓仓库现场场管理、单据管管理：(一):仓库管管理要求求如下：1 保持仓库库的清洁洁卫生，对库存存货物进进行妥善善保管，保证物物料堆放放整齐，不混杂杂、分组组织、尺尺码、颜颜色摆放放，要求求货物数数量标识识向外，便于核核查，同同时要求求放置计计量货物物的收发发卡。2 发货时，要按次次序发货货，不允允许在箱箱体打洞洞，或不不开箱从从中抽拿拿。同时时要保证证发货时时货物包包装的完完好，不不允许人人为导致致包装破破损。3 要求客户户提前下下单，以以便仓库库可以及及时有序序配货。4 仓库使用用的出入入库单必必须由总总公司统统一订制制。5 仓库要按按公司规规定登记记台帐，编制报报表，根根据货物物的收发发情况及及时开具具出入库库单，并并做到当当日事当当日毕，第二天天10点点前完成成前日报报表的编编制与报报送。6 对出入库库产品进进行数量量、质量量的核查查。每月进进行一次次月底盘盘存工作作，核查查帐实是是否相符符，发现现问题及及时向办办事处经经理及公公司进行行书面汇汇报，查查明原因因后方可可继续运运行。7仓库库做好防火火、防盗盗管理，并由办办事处经经理做好好货物保保险工作作。(二):出库单单据管理理要求如如下：1、送货货上门的的业务：仓库出库库时要开开据五联联出库单单，由仓仓库员、发货员员对货物物数量签签字确认认后，一一联仓库库留存，二联随随货（一一联给客客户，一一联由客客户签字字后带回回记帐备备查），二联寄寄回公司司（一联联财务记记帐，一一联营销销记帐）。2、货运运发货的的业务：A、商超超要求取取得客户户回单B、下线线客户收收到货后后12小小时内给给予确认认，将随随货单签签字确认认回传办办事处（业务主主管负责责催要），做为为记帐依依据。（三）：其他要要求：办事处票票据填开开、建帐帐的具体体要求见见“仓管员员操作细细则”相关内内容。四、 客户数据据管理 进销存情情况管理理：每月办办事处要要取得商商超、下下线的进进销存数数据上报报公司。 公司制作作统一的的终端销销售清单单登记表表：由终端端导购按按销售实实时填写写，办事事处在每每周六前前要取得得所有商超超一周销售售日报和和小票，并上报报公司，在周末末时把小小票寄回回公司，公司按按小票和和终端销销售清单单登记表表进行数数据统计计和导购购提成计计算。 商超建立立导购交交接班盘盘存制度度：同时每每月按帐帐期对商商超库存存进行盘盘点。出出现盘亏亏情况时时，由责责任人承承担损失失，如无无法落实实责任人人，由导导购与业业务经理理承担损损失。 团购货物物：要事先先通知公公司团购购数量金金额，现现款现货货。价格格按公司司规定团团价格发发货。 要求建立立客户档档案：将代理理商所在在的省市市、企业业名称、办公地地址、传传真电话话、法人人代表身身份证明明等相关关信息，直营商商场的名名称、联联系人、职务、电话等等整理成成册一式式两份，留公司司一份存存档。 促销数据据管理：促销方方案经过过公司同同意后，由仓库库按促销销申请批批复准备备货物，并做好好出库手手续。促促销时，由会计计出纳进进行巡查查，并对对货品价价格和销销售数量量进行监监督。促促销结束束后，由由出纳会会计对销销售结果果进行统统计，由由仓库做做好剩余余产品入入库手续续。五. 办办事处发发票管理理及规范范流程(一) : 增增值税发发票开具具管理：公司办事事处现不不具备法法人资格格，发票票需要总总公司开开出，在在发生业业务需要要开具增增票时，办事处处要求提提供开票票单位的的税务登登记证、营业执执照、组组织机构构代码证证、开户户许可证证、法人人或代理理人身份份证、经经销合同同。(二): 增增值税发发票开具具：要求提供供对方客客户对帐帐单，以以便公司司审核后后开票。不允许许虚开、代开。(三): 发发票的管管理：a: 办办事处收收到发票票在送商商超及客客户前，要进行行登记，以便核核查。因因为发票票认证期期限为990天,所以办办事处收收到发票票后要在在第一时时间送入入商超，不能耽耽误结帐帐期，如如因发票票错开,要在当当月回寄寄公司,不可跨跨月。如如商场收收票后，发现有有问题无无法认证证，退票票时办事事处要取取得商超超开具的的拒收证证明并加加盖公章章。因延延时送票票导致拒拒收或耽耽误结帐帐，由办办事处经经理承担担相应责责任。b:办事事处送票票时必须须要求商商超出具具收票证证明（财财务统一一制定收收票证明明表格），以确确认票据据收妥c:办事事处会计计要对商商超对帐帐情况负负责，确确认对帐帐单正确确后，保保证回款款金额与与收到帐帐扣票据据金额之之和等于于开票数数据。10