印信管理制度docx.docx

印信管理规定MYGL002 -V1.0 第9页，共9页华拓数码码科技有有限公司司文件编号号：MYYZCBB-20011-ZD-0022版本号：V 11.0印信管理理制度密 级级：保密密第1 页页，共99页1. 目的加强公司司对印信信的管理理，便于于对外开开展工作作，防范范经营风风险，维维护公司司的合法法权益。2. 范围本规定适适用于华华拓数码码科技有有限公司司北京总总部及各各分支机机构。3. 原则3.1 用印信必必须有申申请并备备案；3.2 严禁印章章私自外外带；3.3 严禁在空空白文件件上用印印；3.4 严禁开具具并私自自带出空空白介绍绍信。4. 职责4.1 总部及各各分支机机构的行行政部负负责人分分别负责责总部及及各分支支机构公公章的保保管、用用印；4.2 财务部负负责人指指定专人人分别负负责财务务章和法法人章的的保管、用印；4.3 部门负责责人指定定专人负负责部门门章的保保管、用用印；4.4 各部门总总监审核核本部门门的印信信申请单单；4.5 总裁办负负责审批批公章使使用、合合同章使使用、介介绍信的的开具、印章外外带，以以及除HHR部门门章的对对外出具具文件；4.6 总裁负责责审批对对外出具具的产生生法律和和经济责责任文件件的公章章使用；审批财财务部对对外出具具文件的的财务印印鉴使用用；4.7 特殊情况况，印章章需要带带出时必必须由使使用部门门总监、行政总监监和总裁裁办的审审批。5. 工作程序序5.1  印章刻刻制发放放5.1.1 经公司发发文批准准成立的的机构，可申请请刻制印印章；5.1.2 刻制印章章须开具具公司介介绍信，由行政政部到合合法印章章社刻制制；5.1.3 印章刻好好后，使使用单位位到总部部行政部部填写印章开开启使用用登记表表，留留印模后后印章即即可启用用；5.1.4 部门因工工作需要要刻制业业务专用用章或部部门章时时，需向向部门总总监申请请，详细细阐明用用章理由由，部门门总监与与总裁两级级审批同同意后，由行政政部到合合法印章章社刻制制；5.1.5 因更改名名称需重重新刻章章的，新新印章刻刻好后，各使用用单位以以旧换新新，旧章章由总部部行政部部验收留留印模后后，统一一归档或或销毁；5.1.6 印章因长长期使用用，损坏坏不能使使用的，各使用用单位报报部门总总监批准准后，由由行政部部办理刻刻制，并并以旧换换新，使使用部门门办理印印章启用用手续。5.2 印章的使使用范围围5.2.1 对外报送送资料、发送文文件、公公函、报报表、向向政府有有关部门门申办有有关证件件手续、呈递书书面报告告；5.2.2 公司内部部发布有有关文告告、通知知、通报报、任命命、决定定等；5.2.3 公司对外外签订合合同、协协议及其其他文本本；5.2.4 为公司有有关人员员外联开开具证明明、介绍绍信；5.2.5 其他需要要使用公公司印章章的文件件。5.3 印章使用用程序5.3.1 公章的使使用5.3.1.1 员工申请请用印的的文件必必须是有有效文件件，用印印前需填填写印印信使用用申请单单；5.3.1.2 将需用印印文件呈呈送其部部门总监监审批，部门总总监审阅阅后同意意用印的的，在印信使使用申请请单上上签字确确认或邮邮件批复复，然后后由总裁裁办审批批，报总总裁备案案；对于涉涉及法律律责任和和经济责责任的对对外文件件，还需需经总裁裁审批；5.3.1.3 各部门对对于经常常性用章章事项，可由部部门总监监统一确确认公章章使用授授权，经经总裁办办批准，在行政政部备案案。凡遇遇备案事事项，可可直接在在行政部部办理盖盖章登记记，而无无需审批批；5.3.1.4 经部门和和总裁办办批准的的用章事事项，在在行政部部负责人人处审核核、登记记、用印印，印印信使用用申请单单留行行政部备备案。5.3.2 合同章的的使用5.3.2.1 销售部签签订与销售有有关的合合同，技技术部和和行政部部签订与与采购有有关的合合同，其其他部门门签订与与其业务务相关的的合同，需加盖合合同章；5.3.2.2 签署合同同须合合同管理理制度所规定定的流程程和权限限进行审审批；5.3.3 经经审批后后的合同同方可签签署盖章章。由总裁办办对合同的法法律条款款、审批批流程和和审批权权限进行行审核。行政部部印章管管理人在在确认审审批环节节完整后后予以盖盖章；5.3.4 印章章管理人人和使用用人在用用印后，应如实实填写印章使使用登记记表。5.3.5 部门章的的使用5.3.6.1 部门若需需刻制部部门章，应经部部门总监监申请，总裁批批准后方方可刻制制；5.3.6.2 若需用部部门章，使用人人应填写写印信使用申申请单，由部部门总监监和总裁裁办审批批签字或或邮件批批复，经经备案的的事项由由HR经经理或HHR总监监审批即即可；5.3.6.3 用印后，印信使用申申请单由部门门章管理理人员存存档备案案，并如如实填写写印章章使用登登记表。5.3.6 财务印鉴鉴5.3.7.1 财务印签签包括公公司财务务章和法法人章；5.3.7.2 财务印签签只限于于财务人人员使用用；5.3.7.3 财务章和和法人章章分别由由不同的的财务人人员保管管；5.3.7.4 对于需要要使用财财务印签签的财务务票据需需由两名名印章保保管人根根据有关关用款审审批单据据分别用用印后出出票；5.3.7.5 对于需要要使用财财务印鉴鉴的对外外报送财财务报表表或出具具财务票票据的，需由财财务总监监审批签签字后加加盖印章章；对于于出具公公司资质质证明文文件或对对外报送送资料的的，需经经财务总总监和总总裁的审审批；5.3.7 印章外带带5.3.8.1 公司印章章原则上上不允许许外带，因公确确需外带带印章的的，需主主管部门门总监、印章管管理部门门（行政政部或财财务部）负责人人及总裁办批准；5.3.8.2 携带印章章外出人人员，需需填写印章借借出声明明，由由当事人人本人、主管部门门总监、印章管管理部门门（行政政部或财财务部）负责人人及总裁裁办签字确确认；5.3.8.3 印章保管管人见到到审批完备备的印印章借出出声明，方可可将印章章交给当当事人。5.1 介绍信使使用范围围5.4.1 以公司名名义对外外联络、证明员员工身份份等事项项；5.4.2 部门总监监以上领领导决定定或根据据实际需需要确认认介绍信信的使用用。5.4 介绍信使使用程序序 5.4.1 公司介绍绍信由总总部或分分支机构构行政部部专人负责责管理，管理人人员不得得擅自使使用介绍绍信；5.4.2 使用介绍绍信，使使用人需需填写印信使使用申请请单，由部门门总监、总裁办办审批签字字；5.4.3 管理人员员在开具具介绍信信时，必必须填写写清楚，字迹工工整，存存根需记记载开据据证明的的人员姓姓名、事事由、时时间，信信文与存存根记载载要求一一致，将将印信信使用申申请单存档备备案，并并如实填填写印印章使用用登记表表。5.4.4 无特殊情情况，不不得为非非公司人人员办理理介绍信信，不得得邮寄介介绍信。5.5 介绍信的的印制和和销毁5.5.1 介绍信印印制由行行政部履履行报批批和登记记手续，由总部部行政部部负责人人审批；5.5.2 介绍信及及其存根根销毁销销毁前要要按编号号进行登登记，由由行政部部负责人人监督下下进行，销毁后后要由在在场人员员签字备备查。                  6 相关关表格印信使使用申请请单印章使使用登记记表印章借借出声明明印章开开启使用用登记表表7 附加加说明：本规定由由总裁办办负责制制定，解解释权和和修订权权在总裁裁办。起草人：总裁办办审批人：徐岩审批日期期：20011年x月x日生效日期期：20011年x月x日- 9 -附件：印信管理理审批权权限表审批内容容审批权限限印信类别文件类别别部门总监监财务总监监HR经理理/HRR总监行政总监监总裁办CEO印章管理人公章公司对外外报送文文件具法律责责任或经经济责任任的对外外文件公司对内内发布文文件签署、终终止或解解除劳动动合同/协议对外报送送人事相相关文件件表单开具公司司证明文文件其他需盖盖公章文文件合同章已经审批批流程的的合同HR部门章交付中心心人资部部内部发文文实习生实实习协议议、实习习鉴定、在职证证明离职证明明财务印鉴财务报表表财务票据据公司资质质证明文文件对外报送送资料其他部门章部门对内内对外出出具文件件介绍信身份介绍绍开具证明明印章外带带印信使用用申请单单申请人部门日期印信类别别份数文件名称称接受单位位部门主管管批准人印信使用用申请单单申请人部门日期印信类别别份数文件名称称接受单位位部门主管管批准人印章使用用登记表表序号日期部门文件名称称接受单位位份数使用人备注12345678910111213141516171819202122印章开启启使用登登记表印章名称称开启日期期管理部门门领用人签签字印模留底底印章借出出声明现有部门门，因办理理事宜，需需将章借借出公司司使用。借出时间间：年月日时分年月日时分。印章章借出期期间，所所发生的的一切与与上述申申请办理理事宜无无关的法法律责任任概由借借出人承承担。特此声明明！借出人签签字：借出部门门主管签字字：印章管理理部门主主管签字字：总裁办签签字：印章借出出声明现有部门门，因办理理事宜，需需将章借借出公司司使用。借出时间间：年月日时分年月日时分。印章章借出期期间，所所发生的的一切与与上述申申请办理理事宜无无关的法法律责任任概由借借出人承承担。特此声明明！借出人签签字：借出部门门主管签字字：印章管理理部门主主管签字字：总裁办签签字：