人事档案管理工作细则.docx

人事档案管理工作细则体系名称 人力资源 编 码 HR-01-06-01 版本号 2013-1工业区开发有限公司 人事档案管理工作细则 公司名称 中海油海西宁德工业区开发有限公司 批 准 人 纪检组长、人力资源管理主管领导 批准依据 中海油海西宁德工业区开发有限公司内限制度体系文件管理方法（CG-20-01）发布范围 普发 发布文号发布日期生效日期1目的 为规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（以下简称公司）人事档案管理工作。2适用范围 本细则适用于公司及所属单位系统内对员工人事档案的管理。3编制依据 3.1中海油海西宁德工业区开发有限公司人力资源管理制度，HR-01，2013，公司。3.2中海油海西宁德工业区开发有限公司日常人事档案管理方法，HR-01-06，2013，公司。4释义 4.1公司 指中海油海西宁德工业区开发有限公司。4.2总公司 中国海洋石油总公司统一简称为总公司。4.3所属单位 指中海油海西宁德工业区开发有限公司设立的全资或控股子公司、分公司、项目组、项目筹备组。控股公司指公司干脆或间接持有超过 50%股权或在董事会（或类似管理机构）享有多数表决权的有限责任公司、股份有限公司、合资企业、合作企业、合伙企业等。5工作内容与程序 5.1档案材料的收集、鉴别与归档 a)为使人事档案能够适应人力资源工作的须要，要常常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，按中组部组的有关规定，刚好地将新形成的档案材料归入人事档案以充溢档案内容； b)除平常留意收集和积累员工应当归档的材料外，应在每年第一季度与党、工、团、人事、纪检、审计监察、劳资、科技等有关部门联系，索取上一年应当归档的材料。要特殊留意收集有关干部的业务水平、技术专长、工作实力、成果贡献等方面的材料； c)与各有关业务部门建立主动送交人事档案材料归档的工作制度和建立责任人制度，切实保证人事档案能刚好补充和更新，成为真实地、精确地反映干部德、能、勤、绩的材料； d)依据档案中缺少材料的状况，人力资源部门要有安排地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并刚好将这些材料补充进人事档案； e)收集的材料必需经过仔细的鉴别方可归档； f)鉴别材料是否属于该员工的，是否都属于人事档案的内容，是否有不应归档的材料； g)材料要真实、完整。对来源、时间不明的材料，要尽可能查清注明；对查不清、内容不重要或参考价值不大的材料，可不归档； h)涉及员工政治历史问题或其他重要问题，须要查清而未查清的材料，应转交有关部门查清后，再确定是否归档，需经组织审查或本人签字的要盖章签字后，方可归档； i)不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，分状况予以处理； j)凡销毁材料，必需严格审查，具体登记造册，报主管负责人批准，指定专人监销； k)凡属于归入人事档案的材料，均应按干部档案整理工作细则的要求进行整理。做到仔细鉴别，分类精确，编排有序，书目清晰，装订整齐； l)人事档案材料，须统一运用A4规格的办公用纸，对大小不一的材料，必需裱糊整齐再装订。不得运用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。5.2档案的保管与爱护 a)依据平安保密、便于查找的原则要求对人事档案应严密、科学地保管； b)人事档案管理部门，要建立坚实、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； c)库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温等设施和平安措施应常常检查，要保持库房的清洁和库内相宜的温、湿度（标准要求：温度14-24，相对湿度45-60%）； d)保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发觉问题刚好解决； e)人事档案管理部门，要设置特地的档案查阅室和档案管理人员办公室； f)不断探讨和改进档案的保管方法和爱护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化； g)档案卷皮、书目和档案袋的样式、规格按中组部有关规定，实行统一的制作标准； h)人事档案管理工作所需必要的设备和业务经费，要统筹解决，有关部门要赐予支持； i)严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料假公济私的，应视情节轻重，予以肃穆处理。对违犯中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守隐私法的，要依法处理。5.3档案的供应利用与平安保密 5.3.1因工作须要查阅和借用人事档案，须遵守下列规定：a)查阅单位应填写查阅干部档案审批表或查阅人事档案介绍信，根据查阅人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案；b)档案管理单位，要依据查阅用途及有关规定，确定是否供应和供应什么材料；查阅人事档案，应派中共党员干部二人到保管单位阅档查阅； c)档案一般不外借。如必需借出访用时，须填写借用干部档案审批表，说明理由，经过批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人； d)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案； e)必需严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取，撤换档案材料。不得泄露或擅自向外公开档案内容。属于假公济私者，按违犯中华人民共和国档案法处理； f)借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作须要通过档案索取证明材料，必需经过档案主管部门审查批准后才能办理。摘抄材料要办理登记手续，只供组织参考，不得往笔记本上记，不得向无关人员泄露。5.4档案查阅/借用范围、审批权限及留意事项。5.4.1违反下列规定，视情节轻重，予以指责，直至纪律处分：a)查阅/借用档案必需按规定办理查阅/借用审批手续； b)查阅/借用公司干部档案，须由查阅部门提出申请，人力资源部门负责人签字，经人力资源部门分管领导批准； c)查阅/借用干部档案原则上同级不能查阅同级干部档案，下级不能查阅上级干部档案； d)查阅档案时，不准吸烟，喝水要离开档案材料，以防污染、烧毁、损坏档案材料，档案查阅完要刚好放回档案柜。5.5档案的转递 5.5.1员工干部工作调动或职务变动后应刚好将档案转给新的主管单位。5.5.2转递档案应遵守下列规定：a)人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带； b)转出的档案必需完整齐全，并按规定经过仔细整理装订，不得扣留材料或分批转出；c)转递档案必需按中组部的统一规定的干部档案材料转递通知单的项目具体登记、严密严封； d)收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章马上退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失； e)为使人事档案能够随着员工调动或职务的变动而刚好转递，干部调配、任免工作部门应填写转入干部档案审批表、转出干部档案审批表，将干部调入单位和任免通知刚好告知干部档案管理部门，并建立必要的联系制度； f)严格执行转递制度避开产生无头档案。对已出现的无头档案应仔细查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，可移交干部原籍档案馆（室）保存。5.6档案的销毁 按规定须要销毁档案材料时，必需经单位主管档案工作的领导批准。6附则 本细则由公司风险管理办公室组织说明。附件1：人事档案书目 附件2：人事档案收集范围表 附件3：员工人事档案调转工作流程图 附件4：员工人事档案调转工作内控活动列表 附件5：人事档案借阅流程图 附件6：人事档案借阅内控活动列表 附件7：查阅干部档案审批表 附件8：借用干部档案审批表 附件9：转入干部档案审批表 附件10：转出干部档案审批表附件1 干部人事档案书目序号 材料名称 材料形成时间 页数 备注 年 月 日 一履历材料 1 干部履历表 2011 8 16 132二自传材料 1三鉴定、考核、考察材料 1 2四学历学位、职称、学术、培训等材料 ( ( 一) )学历学位材料1 2 ( ( 二) )专业技术职务材料1 2 3( ( 三) )科研学术材料1 2 ( ( 四) )培训材料1 2 五政审材料 1 2 六党团材料 1 2 七嘉奖材料 1 2 八处分材料 1 2 3 九工资、任免、出国、会议等材料( ( 一) )工资材料1 2 ( ( 二) )任免材料1 干部任免审批表 2011 6 18 5 附考察材料 2 ( ( 三) )出国（境）审批表1 2 ( ( 四) )会议代表材料1 2 十其他材料附件 2 公司人事档案收集范围表序号 范围 收集内容 关联单位（岗位）负责人 关联单位（岗位）责任人 1 个人基本信息 姓名 民族、年龄、性别、国籍等 入党入团时间 参与工作时间 2 干部调配(转业安置)、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表 干部履历表（履历书和老师、职工、医务人员、军人登记表等）任免呈报表(包括上报的考察材料) 鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料 退(离)休审批表和军队转业干部审批表3 录用和聘用干部工作中形成的各种表格 录用和聘用审批表 聘用干部合同书 政审(考核)材料 续聘审批表 解聘辞退材料 4 办理出国、出境人员审批工作中形成的表格 出国、出境人员的审批表、登记表 在国外、境外表现状况的鉴定材料 5 党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的报表 代表登记表 担当委员的简历、政绩材料 6 办理干部工资、待遇工作中形成的报表 登记表、审批表 解决待遇问题的批复 材料 7 国民教化、成人教化和干部培训工作中形成的表格 学生(学员)登记表 学习成果登记表 毕业登记表 授予学位的材料、学历证明书 培训结业成果登记表 学习鉴定材料8 评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术职务任职 资格申报表 专业技术职务考绩材料 聘任专业职务的审批表 套改和晋升专业职务(职称)审批表 9 更改干部档案内容的审批材料 姓名 民族、年龄、国籍 入党入团时间 参与工作时间 10 党团组织建设中形成的材料 已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料 党员登记表 个人总结 不予登记的确定 组织审批看法及所依据的材料 民主评议党员中形成的组织看法、民主评议党员登记表 优秀党员事迹及组织审批材料 认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料 退党材料 取消预备 党员资格的看法 共青团入团志愿书、申请书、团员登记表 优秀团员事迹材料 退团材料 加入民主党派的有关材料 11 工作成就 干部的创建独创、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等书目。 12 表彰、获奖材料 表彰嘉奖活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。 13 组织填报的材料 组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。14 处分状况 纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分确定(免于处分的看法)； 查证核实报告、上报批复； 本人对处分确定的看法和检查交待材料 通报指责材料； 法院审判工作形成的判决书； 复查甄别报告、确定、上级批复材料。15 干部审查工作中形成的材料 审查的调查报告、结论、上级批复； 个人对结论的看法、检查交待或说明的材料； 以及作为依据的调查证明材料； 甄别、复查结论(看法、确定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。16 残疾的证明材料 体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。 17 干部去世的材料 办理干部丧事活动中形成的生平(悼词)、报纸报道的消息、讣告、非正常死亡的调查报告及能说明有关状况的遗书。 18 其他 其它可供组织参考并有保存价值的材料。附件3 员工人事档案调转工作流程图员工人事档案调转工作流程 公司人事档案室 所属单位人力资源部 公司人力资源部起先结束初步审核12给所属单位人力资源部发商调函整理档案，通过机要或专人递送档案档案整理审核给所属单位人力资源部发送回执补充人事档案信息通过不通过不通过存档人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 中海油海西宁德工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 中海油海西宁德工业区开发有限公司第 13 页 共 19 页 附件 4 员工人事档案调转工作内控活动列表业务流程编号业务流程名称限制点编号限制点描述相关制度或 程序（文号及名称）是否为关键限制点相关制度是否覆盖该限制点责任岗位HR-01-06-01-C01 员工人事档案调转工作流程 HR-01-06-01-C01-01 公司人力资源部对所属单位递送的档案进行初步审核 中海油海西宁德工业区开发有限公司日常人事档案管理方法，HR-01-06，2013，公司。是 是 公司人力资源部 HR-01-06-01-C01-02 公司人事档案室对档案进行整理、审核。是 是 公司人事档案室人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 中海油海西宁德工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 中海油海西宁德工业区开发有限公司 第 14 页 共 19 页附件 5 人事档案借阅流程图人事档案借阅流程公司人事档案室 借阅单位/部门 公司人力资源部起先结束审批（人事处）01填写档案借阅单，本单位（部门）领导签署看法返回登记并检查档案状况借阅登记借阅档案不通过通过返还档案存档人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01中海油海西宁德工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 中海油海西宁德工业区开发有限公司第 15 页 共 19 页附件 6 人事档案借阅流程内控活动列表业务流程编号业务流程名称限制点编号限制点描述相关制度或程序（文号及名称）是否为关键限制点相关制度是否覆盖该限制点责任岗位HR-01-06-01-C02人事档案借阅流程 HR-01-06-01-C02-01 公司人力资源部人事档案室对借阅申请进行审核 中海油海西宁德工业区开发有限公司日常人事档案管理方法，HR-01-06，2013，公司。是 是 公司人力资源部人事处人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 工业区开发有限公司 第 16 页 共 19 页 附件 7 查阅干部档案审批表 干 档查（ 20 ）第号姓名单位职务政治面貌被查阅人查阅人查档理由查阅内容是否复制是/ / 否复制档案材料的份数份查阅单位负责人签字：（盖公章）年月日公司人力资源部看法负责人签字：年月日说明：1、查阅干部档案，应派人事部门党员干部到档案室查阅；2、查阅主管（含主管）以上干部档案，须公司领导签字； 3、查阅主管（不含直管）以下干部档案，须公司人事部门负责任人签字。人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 工业区开发有限公司 第 17 页 共 19 页 附件 8 借用干部档案审批表干档借（ 20 ）第号姓名单位职务政治面貌被借用人借用人借用理由借用档案内容正本（本）副本（本）档案材料（份）借用期限20 年月日至20 年月日借 用单位负责人签字：（盖公章）年月日公司人力资源部看法负责人签字：年月日归还日期：归还人：档案室经办人： 说明：1、借用公司主管（含主管）以上干部档案，须借用单位主要领导签字； 2、借用公司主管（不含主管）以下干部档案，须借用单位人事部门负责人签字。人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 工业区开发有限公司 第 18 页 共 19 页 附件 9 转入干部档案审批表干档入（ 20 ）第号姓名转入单位及部门档案来源转入员工申请转入单位负责人签字：（ 盖公章）年月日公司人力资源部看法负责人签字：年月日转入时间经办人人力资源管理内限制度体系-HR-01-06-01 工业区开发有限公司人事档案管理工作细则 工业区开发有限公司 第 19 页 共 19 页 附件 10 转出干部档案审批表干档出（ 20 ）第号转出员工姓名所在单位及部门档案邮寄地址收件人：邮编：接收单位名称及联系方式联系人：电话：申请转出单位负责人签字：（盖公章）年月日公司人力资源部看法负责人签字：年月日转出日期经办人收到回执日期备注