46采购管理A0.docx

名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第1頁共9頁一、目的為使採購作業有所遵循，並能合理地執行，確保能以適時、適價與適質之原物料與生產設備供應生產所需，以提昇公司產品與服務之品質。二、範圍凡公司所採購之原物料、機器、儀器與設備均屬之。三、定義無流程圖N核對Y核決彙集詢/議價Y詢價資料查詢填單/取消採購時機ANBNN進貨Y交期管控逾期採購Y審核送審Y越權CANBNYY記錄存查入庫/移轉/退貨特採不退貨聯絡不合格檢驗/測試CN名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第2頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位1採購時機6.1採購時機6.1.1當公司有重大決策需採購大批原物料或機器設備時。6.1.2當原物料低於安全庫存量時。6.1.3當產能不足須添購機器、儀器設備時。6.1.4處理行政事務所需之文具或其他備品時。6.1.5當合約審查通過需採購非規格品或非本公司生產之商品時。相關單位2填單/取消6.2填單/取消6.2.1各需求單位人員依其業務所需，填具請購單(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯，需就各項目確實填寫，並依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定，呈核決權限主管審核。6.2.2各單位人員所提出之採購申請，若未奉核可，將請購單(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯以碎紙機銷毀或撕毀即可。請購單(MS-M4-0601)核決權限表(MS-M4-0602)相關單位3資料查詢6.3資料查詢6.3.1核決權限主管接獲請購單(MS-M4-0601)如附件1，應即核對所填資料是否齊全，若資料不全或填寫不清楚時，應通知請購單位補齊資料或更正後，再依所請購物品查詢供應商合格名錄(MS-M4-0608)如附件2、供應商資料調查表(MS-M4-0606)如附件3與相關之歷史交易記錄。請購單(MS-M4-0601)供應商合格名錄(MS-M4-0608)供應商資料調查表(MS-M4-0606)相關單位4詢價6.4詢價6.4.1核決權限主管依以下條件判定是否需要詢價，若需要，進入流程5， 進行詢/議價，若不需要，則進入流程7，進行核決。名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第3頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.4.1.1詢價條件A初次採購之生產性原物料且單項物品採購金額超過5000元B初次採購之非生產性原物料且單項物品採購金額超過2000元C有價格更便宜之資訊或有其他相關產品可以替代時。D機器、儀器設備等之採購。E屬於壟斷獨占市場之產品，不需比議價。F凡執行ISO 9002品質系統前已比議價過之原物料，不需比議價。相關單位5詢/議價6.5詢/議價6.5.1核決權限主管依以下規定進行詢/議價作業6.5.1.1詢價A所需採購之品項，如係多家供應商可供應時，需至少有兩家供應商的電話報價或報價單報價。B所需採購之品項若為固定供應商供應時，直接要求其報價。C所需採購之品項若為機械、量規儀器及設備類時，需要求供應商簽訂合約，合約內容需註明如：安裝、試車、保固、訓練與違約罰責等相關事宜。D供應商之報價單中應詳細說明付款條件、付款方式、物品規格、 數量、單價、交期、運送方式與運送地點等相關條件。6.5.1.2議價A比較供應商之條件後，選擇最具競爭力者為優先議價對象。B議價時可以電話或傳真方式進行。詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第4頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程C將議價結果填入詢議價表(MS-M4-0603)如附件4。相關單位6彙集6.6彙集6.6.1核決權限主管將以下資料彙整後以利於進行審查。6.6.1.1所有供應商之報價單。6.6.1.2詢議價表(MS-M4-0603)如附件4。6.6.1.3合約書：採購機械、量規儀器及設備類時。6.6.1.4供應商資料調查表(MS-M4-0606)如附件3：初次採購非規格品或非本公司生產之商品時。詢議價表(MS-M4-0603)供應商資料調查表(MS-M4-0606)相關單位7核決6.7核決6.7.1核決權限主管由本作業內容6.6之相關資料，決定是否選定供應商以進行採購，若已選定供應商，進入流程8，進行核對，若無法選定供應商，則進入流程5，重新進行詢/議價。6.7.2核決權限主管依現況需求，判定例行採購、無須詢議價與已經詢議價後之品項是否進行採購，若是，進入流程8，進行核對，若否，則進入流程2，取消採購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。會計組8核對6.8核對6.8.1核決權限主管將所選定之供應商之相關資料與核准後之請購單(MS-M4-0601)如附件1之第二聯，於每天下午以以下方式交給會計員，第一聯則交由申請人自行留存，但若屬緊急採購，則將第二聯以傳真或面交方式交給會計員，並以電話或當面告知方式聯繫，以便立即進行相關作業。請購單(MS-M4-0601)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第5頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.8.1.1於每天彙集後，交由司機或外務員轉交。6.8.1.2傳真。6.8.1.3面交。6.8.2會計員依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定、歷史交易記錄與公司之相關規定，核對核決權限主管之權限與交易條件後，呈會計組主管審閱。核決權限表(MS-M4-0602)會計組9越權6.9越權6.9.1會計組主管依會計員核對之結果，判定核決權限主管是否逾越權限，若是，進入流程10，進行送審，若否，則進入流程12，進行採購。會計組10送審6.10送審6.10.1會計組主管依核決權限表(MS-M4-0602)如附表1之相關規定，將所有之相關資料送交確實之核決權限主管，並由該主管進行審核。核決權限表(MS-M4-0602)相關單位11審核6.11審核6.11.1核決權限主管依所有之相關資料與現況需求，判定是否進行採購，若是，進入流程12，進行採購，若否，則進入流程2，取消採購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。相關單位會計組12採購6.12採購6.12.1核決權限主管與會計員依以下步驟進行採購。6.12.1.1核決權限主管應立即通知供應商，以確保交易條件及交期。6.12.1.2核決權限主管將請購單(MS-M4-0601)如附件1之第二聯與詢議價表(MS-M4-0603)如附件4，交給會計員，開立採購訂單請購單(MS-M4-0601)詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第6頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程(MS-M4-0604)如附件5，一式兩聯，第一聯傳真予供應商以確認訂購後，做為財務部門付款憑証，第二聯由司機或指定專人送至請購單位申請人做為收貨、驗貨之依據。6.12.1.3若為機械、量規儀器與設備等重要採購時，核決權限主管與供應商簽訂買賣合約書，技術資料的取得、人員訓練、保固條件、安裝試車及將來備品之供應價格應一併列入合約中，如屬於預付款案件時，則應於合約中明訂分批付款時機及付款比例。6.12.1.4會計員於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5，傳真予供應商時，填寫供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件6，即展開交期跟催至供應商如指定交貨日交貨為止。6.12.1.5若為委外加工之採購，需於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5中加註指定進貨至委外加工廠，待確認進貨與進貨數量時，開立委外領料單(MS-P4-0612)如附件7與委外加工單(MS-P4-0613)如附件8。採購訂單(MS-M4-0604)供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)委外領料單(MS-M4-0612)委外加工單(MS-M4-0613)會計組13逾期6.13逾期6.13.1會計員依供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件6上之交貨日期與實際交貨日期核對，供應商是否逾期交貨，若是，進入流程14，進行交期管控，若否，則進入流程15，進行進貨。供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)會計組相關單位14交期管控6.14交期管控6.14.1供應商逾期交貨後，相關單位主管向供應商查詢逾期原因，填入供應商品質與交期評等月報表(MS-M4-0610)如附件9，並依【供應供應商管理程序書(MS-M2-0602)供應商品質與交期評等月報表(MS-M4-0610)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第7頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程商管理程序書】(MS-M2-0602)之相關規定辦理。供應商相關單位15進貨6.15進貨6.15.1會計員將採購訂單(MS-M4-0604)如附件5之第二聯與買賣合約書或圖面或型錄等資料交給相關之驗收人員。6.15.2供應商應依議定之交貨日期與運送方式，送貨至公司指定地點。6.15.3驗收人員於貨品送達時，依採購訂單(MS-M4-0604)如附件5或買賣合約書或供應商之出貨單清點數量後，於供應商之出貨單上簽名並標註日期，將供應商出貨單之簽收聯與採購訂單(MS-M4-0604)如附件5之第二聯裝訂一起後，轉交相關人員進行檢驗或測試。6.15.4若交貨量與採購訂單(MS-M4-0604)如附件5不符，數量先以供應商之出貨單為準，並於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5之第二聯上標註實際交貨量以作為供應商評等之參考依據。採購訂單(MS-M4-0604)供應商相關單位16檢驗/測試6.16檢驗/測試6.16.1相關單位人員分別依【進料檢驗程序書】(MS-P2-1001)與【設備管理程序書】(MS-P2-0903)之相關規定辦理，若非進料與購設備者，則依請購單位需求之規格或標準進行驗收。6.16.2若客戶合約(訂單)中要求，前往本公司之供應商處查證其產品之品質時，相關單位人員應於事先徵得供應商同意客戶前往查證其產品之品質之前提下，才接受此客戶合約(訂單)，但客戶之查證，僅列為 參考，不得作為產品品質有效管制之證明。進料檢驗程序書(MS-P2-1001)設備管理程序書(MS-P2-0903)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第8頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位17不合格6.17不合格6.17.1相關單位人員依相關之檢驗與測試標準，判定是否合乎品質要求，若不合格，進入流程18，進行聯絡，若合格，進入流程21，進行入庫或移轉。相關單位18聯絡6.18聯絡6.18.1相關單位人員以電話連絡供應商，協議是否辦理退貨，並聯絡會計員暫時不支付該批貨款。相關單位供應商19不退貨6.19不退貨6.19.1相關單位人員與供應商代表協議，若確定不退貨，在不直接影響品質之前提下，進入流程20，進行特採，若確定退貨，進入流程21，進行退貨作業。相關單位20特採6.20特採6.20.1相關單位人員依【特採處理程序書】(MS-P2-1304)與【供應商管理程序書】(MS-M2-0602)之相關規定辦理。6.20.2核決權限主管與會計組主管應給予供應商適當之警示，可依以下方案與供應商進行協議。6.20.2.1應付票據票期遞延一個月或另行約定付款日期。6.20.2.2設定貨款折扣並開立折價單(MS-M4-0605)如附件10，由供應商代表簽名確認，以作為扣款之依據。特採處理程序書(MS-P2-1304)供應商管理程序書(MS-M2-0602)折價單(MS-M4-0605)相關單位供應商21入庫/移轉/退貨6.21入庫/移轉/退貨6.21.1入庫/移轉名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第9頁共9頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.21.1.1相關單位人員依【原物料與在製品搬運、儲存、包裝、保存與交貨管理程序書】(MS-P2-1501)與【設備管理程序書】(MS-P2-0903)之相關規定辦理。6.21.1.2若為委外加工之品項，會計員應開立委外驗收單(MS-P4-0614)如附件11，以確認入庫。6.21.2退貨6.21.2.1請購單位人員與製品組主管或倉配組主管會同供應商代表，共同清點退貨品，製品組主管或倉配組主管於供應商之出貨單簽收聯上，標註退回並簽名確認，並由供應商代表於採購訂單(MS-M4-0604)如附件5之第二聯上，標註收到退貨並簽名確認。6.21.2.2製品組主管或倉配組主管將標註收到退貨之採購訂單(MS-M4-0604)如附件5之第二聯，交給會計員，重新開立標註退貨或重新採購之採購訂單(MS-M4-0604)如附件5。原物料與在製品搬運、儲存、包裝、保存與交貨管理程序書(MS-P2-1501)設備管理程序書(MS-P2-0903)委外驗收單(MS-P4-0614)採購訂單(MS-M4-0604)相關單位22記錄存查6.22記錄存查6.22.1相關單位人員依【品質記錄管制程序書】(MS-M2-1601)之相關規定， 彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。品質記錄管制程序書(MS-M2-1601)