景区声像档案管理制度.docx

景区声像档案管理制度景区 声像档案管理制度12.1 总则12.1.1 为加强本景区声像档案的管理，使声像资源更好地为景区的经营工作服务，特制定本方法。12.1.2 本景区的声像档案是指景区各部门或个人在社会实践活动中干脆形成的对国家、社会和景区有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记载。 声像裆案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等及文字说明两部分组成。12.1.3 声像档案是本单位全宗的组成部分，必需由档案室实行集中统一管理。12.2 声像档案资料的收集12.2.1 收集范围 a. 反映本景区主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料； b. 各级领导人和闻名人物参与的、与本景区重大活动有关的声像资料； c. 本景区有关人员组织或参与的重要会议、会见以及外事活动的声像资料； d. 涉及本景区和本系统权益的声像资料； e. 其他单位形成的与本景区有关的重要声像资料； f. 其他具有保存价值的声像资料。12.2.2 收集时间 a. 声像档案资料应在形成一个月内，随立档部门其他载体形态的的档案同时归档，如有特别状况可以适当延长归档时间； b. 裆案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。12.2.3 收集要求 a. 录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档限制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防止重要资料散失；b. 接收原版、原件，特别状况下可接收复印件； c. 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。12.2.4 声像档案资料的征集 a. 档案管理部门有责任随时征集重要声像资料； b. 在征集声像资料时，凡涉及国家和上级部门重大事务的，应向上级机关的档案管理部门报送资料书目。12.2.5 本景区各部门或个人凡按本方法第 12.2.1 条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门赐予报销。12.3 声像档案资料的整理12.3.1 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统化，便于保管和利用。12.3.2 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门帮助。12.3.3 声像档案的分类、编号 a. 照片档案按年头、主题分类，同属一类照片按时间依次编号，同时填写其底片号，底片在全宗内编流水号；b. 录音带、录像带、摄像带按年头、主题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，每盘再编一个依次号； c. 编注与其他载体档案相联系的参照号。12.3.4 保管期限：应视其内容的重要程度、名称、时间、牢靠程度、有效性等因素，划定保管期限。12.3.5 文字说明的编写 a. 文字说明基本内容包括：时间、内容、地点、背景、作者（摄制者）等； b. 对文字说明的要求：精确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； 以照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明，一组声像资料如联系亲密，应加文字说明； 文字简洁、语言通顺； 时间用阿拉伯数字表示。12.3.6 编制格式 a. 照片编制采纳横写格式。其格式为照片/底片号文字说明参见号摄制时间摄制者； b. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，并按要求逐项填写。12.3.7 案卷要求 a. 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放； b. 卷内书目： 照片、底片以自然张为单元填写卷内书目； 录音带、录像带、摄像带以盒为单元填写书目。c. 卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动状况。12.3.8 声像档案的编目、著录依照 GB3792.585档案 著录规则进行。12.4 声像档案的保管12.4.1 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。12.4.2 保管条件 a. 底片、胶片库温度应保持在 1315之间，相对湿度应保持在 35% 45%； b. 照片库温度应保持在 1424之间，相对湿度应保持37.5%67.5%；录音、录像带库温度应保持 1824之间，相对湿度应保持 40%60%。12.4.3 底片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁带库必需避开 30 奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于 3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。12.4.4 对库存的照片档案，要两年检查一次。12.4.5 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必需经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批后，登记造册，方可销毁。12.4.6 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管状况、供应利用及效果等项统计工作。12.5 声像档案的开发利用12.5.1 编制声像档案书目、卡片等检索工具，为档案的利用供应便利条件。12.5.2 建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，依据声像档案的机密程度，确定利用范围。12.5.3 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理；已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆适当收取保管费。12.5.4 声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特别须要，经主管领导批准后，方可限期外借；利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定，实行有偿服务；如在借用中造成损坏，则由借用单位赔偿。12.5.5 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，主动开发利用现存的声像档案。