行政物资采购管理规定.docx
行政物资采购管理规定行政物资选购管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范集团行政选购行为,加强对选购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避开损失、提高效益”的原则，特制定本方法。其次条 基本原则 一、遵循公开、公允、公正原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的运用效益。二、选购应当符合节能和环境爱护的要求，优先选购低能耗低污染的货物和工程。三、行政部作为选购工作的管理和执行部门，须具体进行选购物资的成本核算，有权依据各部门的详细运用状况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而限制产品价位，降低物资成本。四、在物资选购过程中要做到选购经手人员、保管人员、审批人员分别制衡。第三条 适用范围 一、本方法适用集团及直属全资子公司办公用品、办公设备、办公家具及工程的选购管理(不包括生产材料及生产设备的选购)，集团控股公司参照执行。二、集团行政选购实行集中选购和分散选购两种形式。符合下列条件之一的，原则上实行集中选购： 1、单价在_万元，批量在_万元以上的办公设备、办公用品和家具; 2、合同价值_万元以上公共工程按工程招标、投标方法执行。3、合同价值_万元以上的服务项目。其次章 选购方式 第四条 集中选购原则上统一到集团指定的选购定点单位实施选购;假如没有集中的选购定点单位，则由各企业行政部与运用单位共同确定专人组成不少于_人的选购小组，按选购规定及程序实施选购，分散选购由各企业行政部依据本企业状况组织选购。第五条 行政选购以竞争性谈判选购、询价选购为主，同时，可依据实际，实行公开招标选购、邀请招标选购和干脆选购等方法。一、公开招标选购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参加投标。二、邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。三、竞争性谈判选购是干脆邀请三家以上的供应商就选购事宜进行谈判的选购。四、询价选购是对三家以上的供应商供应的报价进行比较，以确保竞争性价格的选购。五、干脆选购是指选购人向供应商(厂家)干脆购买的方式。第六条 实行竞争性谈判选购的项目，应当遵循下列基本程序： 一、确定选购谈判小组成员、谈判程序、谈判内容、定标准等。二、谈判人拟定合同条款，提出邀请参与谈判的供应商名单。三、参与谈判的全部供应商应在规定时间内提出最终报价及有关承诺，谈判人据此确定中标供应商。第七条 实行询价选购的项目，应当遵循下列基本程序： 一、定询价小组成员、价格构成、定标准等。二、询价人拟定合同条款，提出报价供应商名单。三、询价活动必需公允进行，询价人应要求供应商书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合选购要求且报价最低的供应商。第八条 选购员对于小额物品的选购,应尽量去正规商场选购,并做到货比三家,严格限制选购物品的质量价格及售后服务。第三章 选购程序 第九条 选购安排与申请 一、属行政选购项目，申请部门须拟订本部门年度选购安排，并附选购项目的名称、数量、估计价值、供货时间等有关材料，报行政部审核。二、行政部对申请部门上报的年度选购安排进行审核后，制定公司年度选购安排预案。三、公司年度选购安排须经总裁批准方可实施。四、依据选购安排制作的选购预算表，分别需经行政部负责人、主管领导、总裁按权限签批核准。五、属于临时选购项目，申请部门须供应按权限签批核准的申购单，并附选购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间等有关资料，报行政部办理。第十条 选购实施 一、选购员收到被批复后的请购单或选购安排，立即开展多方询价、比价、议价，根据货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格型号、报价、数量、性能指标等状况整理填写<报价审批表>报行政负责 人，行政部负责人填写选购看法报财务部及主管领导审批。二、对大宗、珍贵、批量性的选购可实行公开竞价、招标、产品订货会等方式进行选购。尽量提高每次选购批量，获得批量折扣，降低选购成本。三、报价审批获准后，如需签定合同，选购员即与供应商洽谈买卖合同条款。合同文本经法律室审核后须经行政部负责人、财务部负责人、主管领导及总裁按权限签批核准。四、选购合同经双方签章生效。生效后的选购合同交财务部备案，行政部留复印件。选购员按合同付款进度，向财务部申请借款，支付给供应方。五、选购员按合同交货进度，刚好督促供应方按时发货。六、选购员对全部选购单位的基本状况(包括单位名称地址办公电话传真联系人手机号码营业执照复印件及资信状况等)应建立一个完整的供应商档案,报行政部备案。七、选购员要定期或不定期对市场办公用品的价格行情进行调查了解,驾驭市场信息,擅长收集相关资料,刚好选购到质好价廉的物品,建立各类办公用品价格数据库,做为核价的依据。第十一条 验收与结算 一、货到，选购员会同运用部门进行验收,清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告。二、如发觉货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，选购员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。三、选购员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应刚好上报主管领导处置。四、验收合格的货物刚好运抵仓库，办理移交入库手续，行政部做好固定资产或低值易耗品的登记建账工作。五、选购员持请购单、入库单及有关发票到财务部销帐;财务部作好资产登记入帐工作。六、实施大额(壹仟元或以上)物品选购原则上以支票形式支付。临时选购或以支票形式支付不便时,需将状况予以说明并经部门经理批准后实施选购。第四章 选购监督 第十二条 财务部结合选购付款、报销及年度盘点实施监督;审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督。第十三条 被检查的人必需照实供应检查所必需的材料和状况，不得拒绝。第十四条 有下列行为之一的，将依据有关法律法规，追究有关负责人的责任;触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。一、选购活动中拒绝监督，或招标实行走过场，明招暗送，泄露标底的; 二、与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公允竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的; 三、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的; 四、选购过程中，接受供货方的吃请、消遣和旅游等，私自参加供货方组织的活动的; 五、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的; 六、挥霍奢侈或挪用、贪污、私分选购款的; 七、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的; 八、利用各种理由把选购款和选购物品化整为零进行选购，躲避上述条款约束的。第十五条 行政选购接受各部门的监督。任何部门和个人有权对选购活动中的违法行为进行控告和检举。第五章 附 则 第十六条 本方法由集团行政部负责说明，自发布之日起施行。
