人力资源岗位分析与岗位说明书培训知识5328.doc

一、岗位位工作分分析    岗位工工作分析析也就是是岗位分分析，即即是指对对某工作作进行完完整的描描述或说说明，以以便为人人力资源源管理活活动提供供有关岗岗位方面面的信息息，从而而进行一一系列岗岗位信息息的收集集、分析析和综合合的人力力资源管管理的基基础性活活动。很很多企业业由于缺缺乏准确确的工作作说明而而付出了了很大的的代价，结结果导致致了很多多人力资资源工作作缺乏针针对性，难难以开展展。那么么如何制制订岗位位工作说说明书呢呢？岗位位分析要要从以下下八个要要素开始始着手进进行分析析，即(7W11H):    WHOO:谁从事事此项工工作，责责任人是是谁，对对人员的的学历及及文化程程度、专专业知识识与技能能、经验验以及职职业化素素质等资资格要求求。     WHAAT: 在雇员员要完成成的工作作任务当当位中，哪哪些是属属于体力力劳动的的范畴、哪些又又是属于于智力劳劳动的范范畴呢？     WHOOM:为谁做做，即顾顾客是谁谁。这里里的顾客客不仅指指外部的的客户，也也指企业业内部的的员工，包包括与从从事该工工作的人人有直接接关系的的人：直直接上级级、下级级、同事事、客户户等。     WHYY:为什么么做，即即工作对对从事该该岗位工工作者的的意义所所在。     WHEEN: 工作任任务应该该被要求求在什么么时候完完成呢？    WHEERE:工作的的地点、环境等等。     Whaat qquallifiicattiaoons：从事事这项工工作的雇雇员应该该具备哪哪些资质质条件呢呢？    HOWW:如何从从事或者者要求如如何从事事此项工工作，即即工作程程序、规规范以及及为从事事该工作作所需要要的权利利。     岗位工工作分析析是一项项复杂的的系统工工程，企企业进行行岗位工工作分析析，必须须统筹规规划，分分阶段、按步骤骤地进行行。进行行岗位工工作分析析通常使使用的方方法有：问卷调调查、总总结分析析、员工工记录、直接面面谈、观观察法等等方法。有了岗岗位工作作分析的的结果以以后，我我们就可可以着手手制定岗岗位工作作说明书书了。二、岗位位工作说说明书    也称岗岗位说明明书，是是表明企企业期望望员工做做些什么么、员工工应该做做些什么么、应该该怎么做做和在什什么样的的情况下下履行职职责的总总汇。岗岗位工作作说明书书最好是是根据公公司的具具体情况况进行制制定，而而且在编编制时，要要注意文文字简单单明了，并并使用浅浅显易懂懂的文字字填写；内容要要越具体体越好，避避免形式式化、书书面化。             另外，在在实际工工作当中中，随着着公司规规模的不不断扩大大，岗位位说明书书在制定定之后，还还要在一一定的时时间内，有有必要给给予一定定程度的的修正和和补充，以以便与公公司的实实际发展展状况保保持同步步。而且且，岗位位工作说说明书的的基本格格式，也也要因不不同的情情况而异异，但是是大多数数情况下下，岗位位说明书书应该包包括以下下的主要要内容：    1.岗位基基本资料料：包括括岗位名名称、岗岗位工作作编号、汇报关关系、直直属主管管、所属属部门、工资等等级、工工资标准准、所辖辖人数、工作性性质、工工作地点点、岗位位分析日日期、岗岗位分析析人等等等。     2.岗位分分析日期期：目的的是为了了避免使使用过期期的岗位位说明书书。     3.岗位工工作概述述：简要要说明岗岗位工作作的内容容,并逐项项加以说说明岗位位工作活活动的内内容，以以及各活活动内容容所占时时间百分分比，活活动内容容的权限限；执行行的依据据等。    4.岗位工工作责任任：包括括直接责责任与领领导责任任（非管管理岗位位则没有有此项内内容），要要逐项列列出任职职者工作作职责。    5.岗位工工作资格格：即从从事该项项岗位工工作所必必须具备备的基本本资格条条件，主主要有学学历、个个性特点点、体力力要求以以及其他他方面的的要求。     岗位说说明书是是指对对对岗位工工作的性性质、任任务、责责任、环环境、处处理方法法以及对对岗位工工作人员员的资格格条件的的要求所所做的书书面记录录。它是是根据岗岗位分析析的各种种调查资资料，加加以整理理、分析析、判断断所得出出的结论论，编写写成的一一种文件件，是岗岗位工作作分析的的结果。此外，有有必要注注意的是是，岗位位工作说说明书的的内容，可可依据岗岗位工作作分析的的目标加加以调整整，内容容可繁可可简。    岗位工工作说明明书的外外在形式式，是根根据一项项工作编编制一份份书面材材料，可可用表格格显示，也也可用文文字叙述述。编制制岗位工工作说明明书的目目的，是是为企业业的招聘聘录用、工作分分派、签签订劳动动合同以以及职业业指导等等现代企企业管理理业务，提提供原始始资料和和科学依依据。    岗位工工作说明明书一般般由人力力资源部部门统一一归档管管理。尔尔后，岗岗位工作作说明书书的编写写，也并并不是一一劳永逸逸的工作作。实际际中，当当企业组组织系统统内经常常有出现现职位增增加、撤撤消的情情况，更更常见的的情形便便是岗位位的某项项工作职职责和内内容的变变动，甚甚至于每每一次工工作信息息的变动动，都应应该要求求及时记记录在案案，并迅迅速反映映到岗位位工作说说明书的的调整之之中。在在遇到岗岗位工作作说明书书要加以以调整的的情况下下，一般般由岗位位所在部部门的负负责人，向向人力资资源部提提出申请请，并填填写标准准的岗位位说明书书修改表表，由人人力资源源部门进进行信息息收集，并并对职位位说明书书做出相相应的修修改。三、岗位位说明书书的填写写    岗位说说明书的的格式可可以是多多种多样样的,关键是是要在使使用了统统一格式式的岗位位说明书书后，应应该用准准确、简简洁的语语言，将将上述的的五大部部份全部部或主要要部份加加以表述述，以便便形成规规范、准准确、使使用方便便的管理理文件。     众所周周知，不不同的企企业和组组织都有有各自特特点和急急需解决决的问题题。有的的是为设设计培训训方案，提提高员工工的技术术素质；有的是是为了制制定更切切合实际际的奖励励制度，调调动员工工工作的的积极性性；还有有的是为为根据工工作要求求，改善善工作环环境、提提高安全全性。因因此，这这些企业业和组织织所要进进行的岗岗位工作作分析的的侧重点点就不一一样。可可一般来来说，岗岗位工作作分析主主要包括括两方面面的内容容：    （一）岗岗位描述述    岗位描描述就是是确定岗岗位工作作的具体体特征。它包括括以下几几个方面面的内容容：     1、 岗位名名称。即即指岗位位所从事事的是什什么工作作。     2、 岗位活活动和程程序。包包括所要要完成的的工作任任务、工工作职责责、完成成工作所所需要的的资料、机器设设备与材材料、工工作流程程、工作作中与其其他工作作人员的的正式联联系以及及上下级级关系。     3、 工作条条件和物物理环境境。包括括正常的的温度、适当的的光照度度、通风风设备、安全措措施、建建筑条件件，甚至至工作的的地理位位置。    4、 社会环环境。包包括工作作团体的的情况、社会心心理气氛氛、同事事的特征征及相互互关系、各部门门之间的的关系等等。此外外，应该该说明企企业和组组织内以以及附近近的文化化和生活活设施。    5、 职业条条件。由由于人们们常常根根据职业业条件来来判断和和解释职职务描述述中的其其它内容容，因而而这部分分内容特特别重要要。职业业条件说说明了工工作的各各方面特特点：工工资报酬酬、奖金金制度、工作时时间、工工作季节节性、晋晋级机会会、进修修和提高高的机会会、该工工作在本本组织中中的地位位以及与与其它工工作的关关系，等等等。    （二）岗岗位要求求    岗位要要求说明明了从事事某项工工作的人人所必须须具备的的知识、技能、能力、兴趣、体格和和行为特特点等心心理及生生理要求求。制定定工作要要求的目目的是决决定重要要的个体体特征，以以此作为为人员筛筛选、任任用和调调配的基基础。     岗位要要求包括括：有关关工作程程序和技技术的要要求、独独立判断断与思考考能力、记忆力力、注意意力、知知觉能力力、警觉觉性、操操作能力力（速度度、准确确性和协协调性）、工作态态度和各各种特殊殊能力要要求。岗岗位要求求还包括括文化程程度、工工作经验验、生活活经历和和健康状状况等。岗位要要求可以以用经验验判断的的方法获获得，也也可以通通过统计计分析方方式来确确定。    基于以以上岗位位分析的的基础理理论，是是从大的的方面加加以分析析出岗位位说明书书的成果果。若根根据某公公司职（岗岗）位说说明书的的描述，再再加以细细化分析析，具体体可从以以下几个个方面进进行考虑虑：    1、 岗位基基本信息息    岗位基基本信息息也称为为工作标标识。包包括岗（职职）位名名称、岗岗位编号号、姓名名、所属属部门、直接上上级、职职等职级级、定员员等。     2、 工作内内容描述述     这是最最主要的的内容，此此栏详细细描述该该职位所所从事的的具体的的工作，应应全面、详尽地地写出完完成工作作目标所所要做的的每一项项工作，包包括每项项工作的的综述、活动过过程、工工作联系系和工作作权限。同时，在在这一项项中还可可以同时时描述每每项工作作的环境境和工作作条件，以以及在不不同阶段段所用到到的不同同的工具具和设备备。      3、 任职资资格    （1）教育育背景   此项填填写从事事该职位位目前应应具有的的最低学学历要求求。在进进行工作作分析时时，经常常有这样样的情况况：某职职员是一一位有多多年工龄龄、经验验丰富的的高中学学历的员员工，但但他的教教育背景景显然不不能代表表所需要要的教育育水平。在确定定教育背背景时应应该考虑虑，如果果让一位位新员工工来工作作，他最最低应是是什么学学历，而而不一定定是当前前在职员员工的学学历。      （2）经验   此项反反应从事事该职位位之前，应应具有的的最起码码的工作作经验要要求，一一般包括括两方面面，一是是专业经经历要求求，即相相关的知知识经验验背景；另一个个需要的的是本组组织内部部的工作作经历要要求，尤尤其针对对组织中中的一些些中、高高层管理理职位。    （3）技能能要求  此项反反映从事事该职位位应具有有的基本本技能和和能力。某些职职位对专专业技能能要求较较高，没没有此项项专业技技能就无无法开展展工作。而另一一些职位位相比之之下则对对某些能能力要求求更为明明确。      （4）个性性特质  指从事事该岗位位通常需需要从业业人员具具备何种种性格特特征。    （5）培训训经历  此栏反反映从事事该职位位前，应应进行的的基本的的专业培培训，否否则将不不允许上上任或不不能胜任任工作。具体是是指员工工在具备备了教育育水平、工作经经验、工工作技能能之后，还还必须经经过哪些些培训。     （6）其它  例如反反映该岗岗位通常常表现的的工作特特性，在在流水线线上可能能需要三三班倒；在高科科技企业业中需要要经常加加班；建建筑施工工人员经经常出差差；一般般管理人人员则正正常上下下班等。     4、 责权范范围     （1） 责任  指此项项工作所所担负的的职责和和应当按按时完成成的任务务。    （2） 权力  一定的的工作岗岗位要承承担一定定的责任任，必须须要有相相映成趣趣的人、财、物物上的支支配权力力。四、案例例分析研研究    （案例例摘要）  “玛丽，我我真不知知道你到到底需要要怎样的的机械操操作工？”高尔夫夫机械制制造有限限公司人人力资源源部经理理约翰安德森森说道：“我已经经为你送送去了四四个人给给你面试试，并且且这四个个人看上上去都大大致符合合所需岗岗位说明明书的要要求，可可是，你你却将他他们全部部拒之于于门外。”    “符合岗岗位说明明书的要要求？”玛丽颇颇为惊讶讶地回答答道：“可我所所要找的的却是那那种一录录用，就就能够直直接上手手做事的的人；而而你送给给我的人人，都不不能够胜胜任实际际操作工工作，并并不是我我所要找找的人。再者，我我根本就就没瞧见见你所说说的什么么岗位说说明书。”    闻听此此言，约约翰二话话没说地地为玛丽丽拿来岗岗位说明明书的复复印件。当他们们将岗位位说明书书与现实实所需岗岗位逐条条加以对对照时，才才发现问问题之所所在：原原来这些些岗位说说明书已已经严重重地脱离离实际，也也就是说说，岗位位说明书书没有将将实际工工作中的的变动写写进去。例如，岗岗位说明明书要求求从业人人员具备备旧式钻钻探机的的工作经经验，而而实际工工作却已已经采用用了数控控机床的的最新技技术。因因此，工工人们为为了更有有效率地地使用新新机器，必必须得具具备更多多的数学学知识。    在听完完玛丽描描述机械械操作工工作所需需的技能能以及从从业人员员需要履履行的职职责后，约约翰喜形形于色地地说道：“我想我我们现在在能够写写出一份份准确描描述该项项工作的的岗位说说明书，并并且使用用这份岗岗位说明明书作为为指导，一一定能够够找到你你所需要要的合适适人选。我坚信信，只要要我们的的工作更更加紧密密地配合合，上述述那种不不愉快的的事情，决决不会再再发生了了。”    （问题题分析）首首先，必必须要认认识到，虽虽然岗位位说明书书在上述述案例中中，不能能非常准准确无误误地界定定出招聘聘岗位所所要求的的职责与与技能，但但是，人人力资源源部经理理约翰.安德森森没有岗岗位说明明书的帮帮助，就就很难确确定出所所需岗位位应该具具备何种种专业技技能了。通过以以上案例例，可以以发现这这具有普普遍规律律性的人人力资源源管理问问题，那那就是岗岗位说明明书所描描述的岗岗位与实实际工作作当中的的岗位并并不是绝绝对同一一的概念念。    尽管在在当今二二十一世世纪，科科技发展展神速、工作岗岗位的内内涵和要要求变化化如此之之快，使使得那些些一成不不变的岗岗位说明明书，在在实际工工作当中中起到的的作用是是如此的的苍白，甚甚至于起起到适得得其反的的作用。但是，除除上述案案例列举举的要求求人力资资源部与与用人单单位亲密密无间地地协作外外，持续续不断地地工作分分析工作作也可以以用来规规避岗位位说明书书的负面面影响外外。    众所周周知，工工作分析析作为人人力资源源管理的的一项基基础性工工作，即即使连用用于编制制岗位说说明书的的全套资资料，也也全都来来源于通通过科学学的工作作分析所所采集到到的信息息。根据据现代科科学管理理理论，工工作分析析就是指指科学地地规划出出组织体体系中的的各个岗岗位在从从业的过过程中，应应该履行行哪些职职责，具具备哪些些知识，需需要何种种技能的的管理过过程系统统。    如上述述工作分分析的质质界定义义与量化化案例观观，工作作分析并并不是一一项一劳劳永逸的的孤立人人力资源源管理的的基础性性工作，而而是一个个具有重重复性行行为而就就高于原原有行为为的管理理过程系系统。最最少要在在如下三三种情形形中，必必须要进进行工作作分析这这一人力力资源管管理工作作。    第一种种情形是是在初创创组织体体系时，着着手进行行工作分分析便是是企业的的第一次次工作分分析行为为了。其其次，企企业新增增工作岗岗位，要要进行工工作分析析。最后后一种情情形通常常是，由由于新技技术、新新方法、新工艺艺、新系系统的使使用，导导致岗位位工作内内容的变变动，也也应进行行工作分分析。而而岗位工工作分析析的信息息、资料料通常被被用来厘厘定工作作规范或或编制岗岗位说明明书了。