全国检察机关电子检务保障信息系统--机关事务管理子系统.docx

全国检察机关电子检务保障信息系统-机关事务管理子系统 全国检察机关检务保障信息系统解决方案 机关事务管理子系统1. 书目 1.1机关事务管理子系统 .31.1.1会议室管理 .31.1.2办公用品管理 .71.1.3接待用品管理 . 191.1.4办公楼设备修理管理 . 211.1.5接待用餐管理 . 271.1.6食堂仓库管理 . 291.1.7车辆管理 . 371.1.8物业管理 . 451.1.9安保 . 461.1.10消防 . 491.1.11节能管理 . 531.1.12智能卡管理 . 551.1.13文印室管理 . 571.1.14医务室管理 . 631.2影像管理子系统 . 641.2.1影像载入 . 641.2.2影像查看 . 661.2.3影像检索 . 661.1 机关事务管理子系统1.1.1 会议室管理 为实现全国检察机关各类会议进行有序的组织与管理，确保会议召开的质量和效率，须要对会议进行分类管理。根据检察院的会议状况，会议基本可以分为日常会议、专题会议和大型会议。会议管理工作从会议议题打算、会议通知单发放、会议材料报送和审批、会议室预定、会议纪要、会议查询统计等各个环节入手，通过敏捷的流程化管理，保证各项会议的高效性和刚好性。1.1.1.1 业务流程1.1.1.1.1 会议议题审批流程流程说明：1. 业务处室人员起草日常会议议题，提交办公室会议专员； 2. 办公室会议专员汇总各业务处室上报的会议议题，整理后提交办公室领导审核； 3. 办公室领导对会议议题进行初步审核确认，并提交院领导审批； 4. 院领导审批会议议题，假如审批不通过则退回办公室重新确认议题；审批通过，则反馈给议题起草人和办公室会议专员进行会议打算。1.1.1.1.2 日常会议通知流程流程说明：1. 办公室人员起草日常会议通知，并提交给相关领导审核； 2. 领导审核会议通知，不通过则退回给起草人修改，通过则反馈给起草人发布会议通知； 3. 办公室人员发布会议通知给拟参与会议人员； 4. 通知接收人或接收单位提交报名状况表给办公室人员； 5. 办公室人员确认报名状况，并通知会议室管理员预定会议室，打算会议所需的仪器设备等。日常会议通知流程会议室管理员 参会人员 相关领导 办公室人员起草会议通知 审批会议通知参会人员反馈报名信息发布会议通知是否通过是否办公室确认会议室预定1.1.1.1.3 大型会议、专题会议通知流程流程说明：1. 办公室人员起草大型会议、专题会议通知，并提交给相关领导审核； 2. 领导审核会议通知，不通过则退回给起草人修改，通过则反馈给起草人发布会议通知； 3. 办公室人员发布会议通知给拟参与会议人员； 4. 假如是大型会议，会议通知中会要求参会人员提交打算材料和提交报名表； 5. 参会人员提交会议材料给办公室； 6. 参会人员提交报名表给办公室； 7. 办公室人员接受参会人员发送的会议材料和报名状况表，并对报名状况进行进一步确认。1.1.1.2 功能设计1.1.1.2.1 功能结构图 会议管理系统功能结构图如图所示：大型会议、专题会议通知流程参会人员 相关领导 办公室人员起草会议通知 审批会议通知发布会议通知是否大型会议结束会议材料打算报名确认 参会人员报名否材料接收是是否通过 否是 1.1.1.2.2 会议议题管理 为保证日常会议主题明确，使会议的召开更有实际意义，在日常会议召开之前，由办公室下发会议议题征集要求，各下属单位、各部门依据实际工作须要填报议题申请表，办公室会议专员定期对上报的会议议题进行汇总、筛选，并提交有关领导进行审核，确定一个或几个上会会议议题。1.1.1.2.3 会议申请、审核管理 会议议题经确认并反馈给申请下属单位或申请部门后，议题申请方即可填写会议申请单，申请召开会议探讨议题。会议申请提交相关领导审核通过后，由会议专员筹备会议召开事宜，包括根据会议申请预定会议室、确认会议时间、打算会议所需仪器设备、拟定参会人员等。1.1.1.2.4 会议登记管理 经领导审批通过的日常会议、专题会议和专业会议，由会议专员即在会议登记管理系统中对会议相关要素进行登记管理，登记内容包括：会议时间、会议地点、会议类型、拟参会人员、会议所需设备、会议议题等。各类会议分类登记，便利日后查询统计。1.1.1.2.5 会议通知管理 会议专员依据会议登记的信息发布会议通知单，会议通知单内容应包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议须知、会议议题、会议主持人、拟参会人员、会议主办方、会议议程、会议报名截止时间等。为保证会议通知能够刚好送达每个参会人员、参会单位手中，会议通知通过多种方式发放，如：可通过网络门户发布、电子邮件通知、短信通知、电话通知等，也可多种方式结合运用。1.1.1.2.6 会议报名管理 会议通知发出后，拟参会人员根据会议通知要求填写会议报名表，通过内网门户系统提交给会议专管员。会议专员对会议报名状况进行统计确认，并将参会人员名单提交给会议主办方。1.1.1.2.7 会议材料报送管理 专题会议属于大型会议序列，此类大型会议主办方会依据会议议程支配向相关参会单位（人员）发出会议材料打算通知，要求相关单位（人员）打算会议发言稿、会议参考等材料。相关单位将会议材料在会议召开前提交会议主办方，供主办方整理、确认会议议程。1.1.1.2.8 查询统计 会议管理系统供应会议查询统计功能，能够根据会议类型、主办单位、会议议题、会议参加人员、会议时间、会议地点等多种要素进行组合查询、模糊查询，满意相关人员对会议状况统计查询分析的须要。1.1.1.2.9 会议材料管理 会议主办方要就会议的召开状况，探讨结果等出具书面性质的总结报告，提交到会议管理系统。另外会议的议题、会议材料、会议纪要、会议中领导讲话等重要资料都须要上传到会议管理系统中，按会议的性质、材料的公开程度等要求，通过权限设置功能，满意相关人员对不同密级材料查询的要求。1.1.1.3 系统间关系与其他系统间关系图如下：说明：1. 会议管理系统与门户接口，通过门户系统发布会议通知单、查询会议室预订状况等； 2. 与文书档案管理系统接口，将会议材料归档管理，供日后备查。1.1.2 办公用品管理 实现办公用品（包括办公家具、劳保用品）选购前的选购申请以及提交相关领导审批，并对选购完成的办公用品进行入库，实现办公用品类别进行登记、修改、删除等操作；实现办公用品在线申请领用，并提交相关领导审批。1.1.2.1 办公用品 选购1.1.2.1.1 选购 流程图：办公用品选购流程 1.1.2.1.2 申请 登陆后编辑一个新的办公耗材选购单，或打开一条草稿，点击送审按钮，弹出下面的窗口。在流向中选择签字，选择主办人，按确定按钮，文件即可发送到下一岗处理。1.1.2.1.3签字 打开文件后出现下面的界面： 点击修改按钮，在处室负责人审核看法一栏，写上自己的看法，然后签字保存。点击手动提交，弹出下面的窗口。 填写对文件的审核看法，选择返回申请人，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.4返回申请人 打开文件后点击手动提交，弹出下面的窗口。填写对文件的审核看法，选择办公室初审，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.5初审 初审人打开文件后出现下面的界面： 点击修改按钮，在办公室审核看法一栏，填写看法，然后初审签字保存。点击手动提交，弹出下面的窗口。 填写对文件的审核看法，选择复审，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.6复审 复审人打开文件后出现下面的界面： 点击修改按钮，在办公室审核看法一栏，填写看法，然后复审签字保存。点击手动提交，弹出下面的窗口。填写对文件的审核看法，选择供货，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.7通知供应商（报价）打开文件后出现下面的界面：点击修改按钮，填写填写价格，系统自动计算总价，然后保存。点击手动提交，弹出下面的窗口。填写对文件的审核看法，选择申请人确认，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.8运用人接收选购商品 打开文件后点击手动提交，弹出下面的窗口。填写对文件的审核看法，选择备案统计，选择主办人，点击确定发送到下一岗。1.1.2.1.9备案统计打开文件后出现下面的界面： 点击修改按钮，在验收签字一栏，写上自己的名字，然后保存。点击手动提交，弹出下面的窗口。填写对文件的审核看法，选择提交结束，选择主办人，点击确定结束流程。1.1.2.2 办公用品领用1.1.2.2.1 业务概述 负责办公用品的领用、审批、统计查询分析。角色 角色职责 备注 管理员 负责基础资料的管理、领用审批。申请人 对办公物品进行领用和归还1.1.2.2.2 业务 流程 办公用品流程管理员 申请人阅读用品申请用品确认预订确认确认申请品种、数量等设置、发布申请单1.1.2.2.3 功能设计 公用模块面对前端面对后端用户模块用户模块办公易耗品领用登记办公设备领用登记办公设备维保登记办公设备领用提示办公易耗品库存汇总办公设备维护提示办公用品领用员工办公设备责任人办公易耗品管理员办公设备管理员后勤管理员办公易耗品领用汇总办公易耗品选购汇总办公设备责任人明细办公设备修理保养明细 n 类别管理 用于管理固定资产、办公用品、其他物品的基础资料，包括在仓库中的位置设置、代码设置、范围设置等内容。n 办公用品申请 按分类选择办公用品并进行领用申请，可以调整申请数量、取消申请等，并可对申请的结果进行打印。n 办公用品审批 对申请的办公用品进行列表展示，部门管理人员可阅读本部门的申请，管理员可阅读全部申请并进行审批，可依据须要到出到 excel 中。 n 库存查询 对办公用品库存进行查询统计，可进行查询搜寻和查询分析。1.1.3 接待用品管理 实现接待用品的选购申请以及提交相关领导审批，并对选购完成的接待用品进行入库，实现接待用品类别进行登记、修改、删除等操作；实现接待用品在线申请领用，并提交相关领导审批。1.1.3.1 业务管理 流程 1.1.3.2 基础资料初始设置：进行部门、计量方式、仓库、接待用品信息的维护工作。1.1.3.3 出入库管理n 入库管理：采纳单位统一格式的接待用品选购入.