18档案管理制度.docx

18档案管理制度文件名称 档案管理制度文件编码 XXX-QM-2021-018 版本 01 拟 制 人拟制日期审 核 人审核日期批 准 人批准日期流程负责人 办公室主任 生效日期适用范围 适用于公司各类档案文档、记录保存和管理工作。档案管理制度一、 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺档案管理工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失、确保相关交易数据的可追溯，特制定本制度。二、档案管理机构及其职责 （1）公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。（2）办公室有档案管理职责的人员负责公司全部档案资料的统一收集管理，各部门有档案管理职责的人员负责本部门档案资料的运用管理。（3）档案管理人员要严格执行本制度，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。（4）办公室有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年 12 月份对二级档案管理进行一次检查验收。三、归档制度 （1）凡是反映公司战略发展、经营管理等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。（2）凡属归档范围的文件资料（包括电子版本和纸质，下同），均由公司或各部门统一管理，任何个人不得擅自留存。（3）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。（4）业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部归档保存；属于人事行政方面的资料，由办公室归档保存；属于供货单位方面的资质证明文件，由选购部建档保存；属于产品品种方面的资质证明文件，由质管部建档保存；属于购货单位（含网站注册用户）方面的纸质资质证明文件，由销售部建档保存；属于购货单位（含网站注册用户）自行上传的电子版证明文件，由运营部备份和保存。（5）由公司对外签订的产品购销合同，应保留 1 份原件。公司与供货单位签订的产品购销合同，由选购部保存；与购货单位签订的产品购销合同，由销售部保存；与网站注册用户签订的网上商品销售合同，由运营部备份保存。同时；将相关合同的复印件一份供应财务部保存。（6）在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移送档案柜存放。（7）其他部门须要运用的，经档案所属部门负责人批准后，方可复印或复制。（8）公司及各部门严格根据归档范围进行所属的归档保管工作。四、档案保管制度 （1）公司办公室设置存放档案的档案柜，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的文件柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。（2）归档资料要进行登记，编制归档书目。（3）办公室及其他部门有档案管理职责的人员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类书目；依据须要编制专题书目，完善检索工具，以便于查找。（4）档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。（5）依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。（6）经确定需销毁的档案，由办公室及其他部门有档案管理职责的人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员批准后销毁。销毁的档案清单由办公室及其他部门有档案管理职责的人员永久保存。（7）严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。（8）凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。五、档案借阅制度 （1）档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司负责人或经档案所属部门负责人批准不得借阅。（2）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。须要借出档案的，须经公司负责人批准。（3）借阅档案，必需履行登记、签收手续。（4）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由办公室及其他部门有档案管理职责的人员催还。须要长期借出的，须经公司负责人批准。（5）借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。（6）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要刚好追查，并报告公司负责人或经档案所属部门负责人刚好处理。（8）重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经公司负责人同意。六、本制度自发布之日起执行。七、支持文件 序号文件名称文件编码 八、相关文件 上层/ / 上下游接口文件文件编码九、记录保存 记录名称移交责任人保存责任人保存场所归档时间保存期限到期处理方式 十、文件拟制/修订记录 版本拟制/ / 修订人拟制/ / 修订日期修订内容及理由批准人