《采购管理制度及流程》.docx

采购管理制度及流程 选购管理流程 一、目的 为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本，满意工公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各部门间的协作，特制订本制度。 二、范围 适用于本公司全部选购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料：指本公司所经营所需之干脆与间接物料 3.2选购人员：选购部执行选购业务人员 3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员 四、选购作业流程 4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门依据生产任务需求确定 一种或几种物料，并根据规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交选购部。4.2选购作业是从接受物料需求到选择适当的厂商，并确定物料之名 称、规格、质理、交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程。4.3应在合格供应商中选择供应商，如需选购物品现有的供货商无法达 成，就在网上或挚友介绍开发新的供应商，则由选购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需选购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则选购部在选购产品时，必需从客户批准和指定的供应商名单上选购有关产品，如选购部要从其他供货商处选购时，必需将此供货商供应给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，选购方可从该供应商处选购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，选购人员必需刚好对此客户批准的供应商名单进行更新。4.4对干脆购买的物料，由选购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。假如是重复性的选购，选购干脆在系统里生产选购订单并打印，经选购部主管经理签核后传真给供应商，假如是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行选购流程传真给供应商。选购须进行选购追踪及监控选购的物料，刚好精确的到达公司入库，然后财务依据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，选购应征求相关单位是否调料，或实行紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求选购部门主管及经理的同意. 4.5间接物料选购，由需求人员填写选购申请单，经部门经理批准并写 申请单号后交选购人员进行选购作业。选购人员对申请单进行审核以及交期确认。如选购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料选购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门依据其实际工作须要报经选购经理审批，由选购员干脆进行选购作业。4.6选购产品的质量要求应在选购单上说明，如所选购的产品质量无法 描述清晰时，则需求部门或品质部应附上相关的选购产品的质量 标准，要求。且选购须与供应商确认选购物料之版次是否相符。五，供应商选择及评估流程 5.1新供应商的选择 客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而干脆被推存为成其他客户的供应商 5.2供应商的评估和考核 依据选购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，选购部负责组织SQA部门和选购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组依据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商供应的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产实力等进行评估和考核 5.3合格供应商核准 选购部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准，经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商，由选购部将其登记合格供应商清册，并将其资料整理建档。如供应商符合或具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将其列为合格供应商。5.4选购过程中产品质量监控 依公司对选购产品之质量要求，检验员应对供应商所供应的选购产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商，由选购部按订正和预防措施程序填写“订正预防措施表”通知供应商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行订正和预防措施做效果确认 5.5供应商定期评估、考核 供应商定期评分为季度评估和年度考核，供应商月评估：选购部每月应对供应商的质量、交期、协作度或服务进行评估（统计时段为上月结日本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经选购经理核准后提交公司。3请购单及其提报规定 （1）请购单应根据要求填写完整、清楚，由公司领导审核批准后报选购部门； （2）固定资产申购根据附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报； （3）其他材料设备及工程项目申购根据附表二（物资选购申请表.）的格式填写提报； （4）日常零星选购根据公司印制的根据（物品请购单）的格式填写提报； （5）请购部门在提报请购单是应要求选购部签字接收人请购部门备份； （6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （7）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。4公司物资请购单的提报部门 （1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报； （2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报； （3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二、选购部接收请购单作业流程 1、请购的接收要点 （1）选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写 整、清楚，检查请购单是否经过公司领导审批； （2）接收请购单时应遵循无安排不选购，名称规格等不完整清楚不选购，图纸及技术资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则； （3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应刚好通知请购部门。2、请购单的分发规定 （1）对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。3、选购周期的规定 （1）单次选购金额预算在1万元以下的零星选购项目或预算在1万元以下选购的物资及产品的选购周期不应超过5天； （2）单次选购金额预算在5万元以下的项目比价选购，选购周期不应超过15天； （3）单次选购金额预算在20万元以上的项目选购部自行招标选购，选购周期不应超过40天； （4）请购部门应根据以上（1）-（3）条中规定的时间提前提写请购单选购部如未能按时完成选购任务时应向公司领导说明缘由； （5）遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略； 三、询价及其规定 1询价请应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及 其技术要求，遇到问题应刚好的与请购部门沟通； 2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购； 3对于紧急请购项目应优先处理； 4全部选购项目上必需向生产厂家或服务商干脆询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的； 5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以举荐选购替代品； 6遇到重要的物资、项目或预估单次选购金额大于10万的选购状况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本状况，根据附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单； 7询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8除固定资产外单次选购金额在5千以下项目可以自行选购；单次选购金额预算金额在5千元以上的全部项目都应要求至少三家上的供应商参加比价或招标选购，比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参加；单次选购金额预算价格在1万元以上的项目应由选购部组织招标，公司相关领导参加监督；单次选购金额预算价格在5万元以上的项目由公司领导确定是否托付第三方机构代理招标； 9比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有供应或完成我公司所需物资和项目的实力； 10比价选购或招标选购应根据附表（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；11在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。三、比价、议价 1对厂商的供应实力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或志向中标价格； 4重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 5参考目标或志向中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。四、比价、议价结果汇总 1比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； 2比价、议价结果汇总应根据附表（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，根据肯定依次逐一审核； 3如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。五、合同的签订及其规定。1合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律爱护。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的选购工作主要涉及五金产品买卖合同。（1）合同正文应包含的要素 1）合同名称、编号、签订时间、签订地点； 2）选购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图 纸是合同不行分割的部分； 3）包装要求； 4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明； 5）付款方式； 6）质量保证期； 7）质量要求及规范； 8）违约责任和解决纠纷的方法； 9）双方的公司信息； 10）其他约定。（2）合同签订及其规定 1）如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任； 2）以定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低； 3）为防止合同订单增加或增加无依据，打包选购时要求供货方供应分项报价清单； 4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场帮助清点； 5）质保期肯定要明确从什么时候起先并应尽量要求厂商延长产品质保期； 6）具体约定发票的供应时间及要求； 7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的依次明确付款额度、付款时间和付款条件等 8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 9）违约责任肯定要具体、详细； 10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； 11）合同签定签应根据附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查； 12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效； 13）签订的全部合同应刚好报送财务部门。六、付款及合同执行 1付款规定 （1）全部已签订合同付款时应参照公司修造船公司材料选购付款及报销流程V1.修改版及修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制中的相关规定执行； （2）根据进度付款的选购项目必需确保质检合格方可付款； （3）根据贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款； （4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的 执行和供货周期，遇特别状况限延期付款的应刚好的通知选购部并汇报公司领导。2合同执行 (1)已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，由选购部负责人进行监督，如出现问题，选购部应刚好提出建议或补救措施，并刚好通知请购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应刚好驾驭合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； （3）合同在履行期间应根据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同； 七、报验与入库 1报验 （1）供应单位已经履行完毕的合同，选购部应刚好的通知质检部门进行验收； （2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行； （3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收； （4）质检部门在接到选购部报验通知后应刚好报验，并出具报验结果证明书，对于质检不刚好延误生产部门运用或不能入库的状况质检部门应负主要责任； （5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2入库 （1）公司全部的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收； （2）合同标的物在运达公司后选购部应刚好通知请购部门，由请购部门刚好支配卸货与搬运； （3）质检部门未刚好验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受； （4）质检部门已阅历收的产品仓库应刚好的入库，并刚好出具入库清单； （5）外协加工件应根据原材料入库； （6）质检合格后的固定资产及服务根据公司财务规定不入库。 附表一 固定资产购置申请表 申请部门 申请时间 固定资产名称 规格型号 单位 数量 预料单价 预料总价 申 请 人 部门经理审批看法： 财务经理审批看法： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 总经理/副总经理审批看法： 附表二 物资选购申请表 申请部门 负责人 填表日期 申请购进日期 物资 用途 物资选购详单 序号 物资名称 规格（型号） 数量 单价（元） 小计（元） 1 2 3 4 5 总计（元）： 部门负责人看法 部门负责人签字： 年 月 日 副总看法 副总签字： 年 月 日 总经理看法 总经理签字： 年 月 日 注：1，此表要按物资选购管理方法要求妥当保管。 2，申请选购物资种类多时，可在背面续填。 编制： 审核： 3，此表一式二份，表中物资单价、小计、总计价格图在选购后填写。 END