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农商行档案管理办法模版农商行档案管理方法第一章总则第一条为加强农商行（以下简称省联社）档案管理，维护档案真实、完整与平安，充分发挥档案在省联社工作中的作用，依据中华人民共和国档案法和档案管理条例，结合省联社的工作实际，制定本方法。其次条本方法所指档案，是指省联社在各项工作中形成的具有保存价值和查考价值的文件材料、电子文档、声像、实物等不同载体的历史记录。第三条省联社对在工作中形成的档案进行集中统一管理，不得分散保存，以确保档案完整、精确和有效利用。第四条本方法适用于省联社机关各处室、直属中心。各办事处（市联社）档案管理工作可参照本方法执行。其次章机构设置与职责第五条 省联社办公室负责省联社的档案管理工作，在业务上接受同级地方档案行政管理部门的指导、监督和检查。第六条省联社办公室下设档案室，配备专职档案管理人员，负责集中统一管理省联社的档案工作及指导监督省联社各处室、直属中心档案材料的积累、整理和归档工作。第七条各处室、直属中心设兼职档案员，负责本处室、本机构文件材料的收集、整理、立卷归档工作。第八条档案管理工作的主要职责：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规及政策；（二）建立健全档案工作的规章制度；（三）收集、整理工作中形成的各种文件材料、音像材料和实物，并进行归档；（四）集中统一管理各种门类和载体的档案，为省联社的各项工作和探讨供应服务；（五）驾驭利用档案的状况，总结利用档案的阅历，提高档案管理水平；（六）定期对档案进行检查、鉴定，对符合销毁条件的予以销毁，并按规定做好向档案馆的移交工作，维护档案的完整与平安；（七）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。第三章归档范围第九条凡是反映省联社主要工作活动，具有查考和利用价值的文件材料均属归档范围。包括：上级机关的文件材料、省联社的文件材料及同级单位和非隶属单位的文件材料。第十条 条需归档的上级机关文件材料包括： （一）上级机关关于金融工作的指示、确定、吩咐、规定、方法、通知等。上级机关领导针对省联社工作或要求执行的有关批示件及相关材料;（二）上级机关领导视察、检查省联社工作时形成的题词、讲话、照片、座谈记录等重要文件材料及声像材料。第十一条需归档的省联社文件材料包括： （一）各种发文。省联社的发文、省联社与有关单位的联合发文；各种发文的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿; （二）各种会议材料。省联社党委会议、社员大会、理事会、社务会、主任办公会及省联社召开的全省性会议形成的会议记录、会议纪要、会议简报、会议通知、典型材料以及会议探讨和参阅的有关材料及重要音像制品等; （三）日常工作中形成的各类请示、报告、工作安排和总结、调研报告等; （四）重大案件的相关材料; （五）主办的简报和各种汇编材料; （六）各类年度统计报表和统计分析资料; （七）年度财务报表、凭证、账簿、审计、财产、物资、科技设备、固定资产移交清册及基建项目等文件材料; （八）团委、工会等组织机构在工作活动中形成的重要文件材料及音像制品; （九）重要的人民来信、来访材料，处理重要人民来信、来访形成的记录、信函、摘要单、处理报告等; （十）反映本单位重要活动的大事记、机构沿革、年鉴、剪报、展览照片、有关的音像材料。各种奖状、奖杯、奖旗、奖牌、奖证及有特别保存价值的题词等实物; （十一）本单位干部任免、调配、录用、转正、定级、调资、退休及各类人事和劳资文件材料(由人力资源处按有关规定保管和移交); （十二）与有关单位签订的各种合同、协议书等; （十三）有关出国人员的审批和有关外事活动中形成的重要文字材料、声像材料及有价值的资料。第十二条需归档的同级单位和非隶属单位的文件材料包括：同级单位和非隶属单位制发的非省联社主管业务但须要执行或办理的文件材料等。第十三条凡不具有查考和利用价值的文件材料不需归档，不需归档的文件材料包括：上级机关的文件材料、省联社的文件材料及同级单位和非隶属单位的文件材料。第十四条不需归档的上级机关文件材料包括： （一）上级机关印发供参阅、不须要办理的文件材料; （二）征求看法、未定稿等文件材料，供工作参考的抄件。第十五条不需归档的省联社文件材料包括： （一）无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； （二）未经会议探讨或未经领导批阅的各种文件材料，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、负责人修改稿除外）； （三）询问一般性问题、提出一般性建议或看法的人民来信及无特别保存价值的信件； （四）为作参考从各方面收集的各种材料。第十六条不需归档的同级单位和非隶属单位的文件材料包括：同级单位或非隶属单位送来仅作参阅、不须要执行和无查考价值的文件材料。第十七条省联社档案室应根据本方法于每年第一季度，对上年度属于归档范围的各类载体进行收集、整理和归档，上半年完成归档工作。第四章档案的整理 第十八条整理档案的流程为：分类、装订、标注页码、排列、加盖档号章、编目及装盒。第十九条档案的分类 （一）按年度 将归档文件材料按其形成的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在同一年度整理。跨年度的文件材料按以下规则办理：请示与批复不能分开，归入批复年；请示未作批复的，归入请示年；跨年度的规划，归入规划期的第一年；跨年度的总结，归入总结期的最终一年；跨年度的会议文件，归入会议开幕年；各类案件的文件材料归入结案年。 （二）按机构将归档文件材料按其形成或承办的部门分开。 （三）按保管期限 根据归档文件材料的保存价值确定保管期限。不同保管期限的文件材料分开整理。档案保管期限分为永久、定期（分为 30 年、10 年）两种。其次十条档案的装订 （一）归档文件材料按件装订。原则上每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示与批复为一件；报告（如有批示应附办理件）为一件；来文与复文为一件；文电应合一整理。 （二）装订时，按下列要求进行排列：正文在前，原稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在正本定稿之后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后；汉文本在前，民族文本在后；各类案件的文件材料，其结论、确定性的文件在前，依据性材料在后。其次十一条标注页码每件归档文件要标注页码，按页编号，每张纸为一页，一页一号，空白页不计页号。页号要用铅笔依次标注在每页的右上角，最终在首页右上角画圆圈并在圈内标总页数。其次十二条排列归档文件材料应按年度机构保管期限分类的基础进行排列。不同年度的文件材料，按年头先后依次排列。不同机构的文件材料，按机构序列排列，机构内每个部室承办的文件材料，按时间、重要程度等因素排列。不同保管期限的文件材料，按永久、定期的依次排列。其次十三条加盖档号章归档的文件应逐件在首页上端的空白位置加盖档号章。档号章一般应包括以下基本项目：全宗号、年度、期限、件号、页数、主办单位等内容。填写档号章项目时字迹、用笔材料均应符合存档要求。 （一）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号； （二）年度：填写文件归入的年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年； （三）期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为永久、定期 30 年、定期 10 年；（四）件号：同一盒内归档文件的排列依次号； （五）页数：本件归档文件的总页数，应与首页右上角的总页数相同； （六）主办单位：归档文件的主办单位或部门； （七）填写档号章时数字应运用阿拉伯数字，用笔应为蓝黑、碳素墨水钢笔或碳素自来水笔。其次十四条编目归档文件应依据分类方案和盒号、件号依次编制归档书目。 （一）归档文件材料应逐件编目。归档文件书目包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。1、件号：每件归档文件的流水号；2、责任者：填写制发归档文件材料的组织或个人；3、文号：填写归档文件材料的发文字号；4、题名：填写归档文件的标题，没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加号。标题概括要精确；5、日期：填写归档文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日；6、页数：填写每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页，空白页不计入页数；7、备注：填写归档文件需说明的状况。 （二）归档文件书目用纸尺寸采纳国际标准 A4 型。 （三）归档文件书目应装订成册并编制封面。归档文件书目封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。其次十五条装盒归档文件应按件号依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、不同机构、不同保管期限的归档文件不得装入同一盒内。 （一）填写档案盒封面档案盒封面项目包括文件材料办理的起止日期、件数、保存期限、全宗号、盒号。 （二）填写档案盒盒脊档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构、盒号。（三）填写备考表备考表置于盒内文件材料之后，用于填写本盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的状况，同时应注明整理人、检查人和日期。其次十六条实物档案的整理规则 录音、录像档案应装在特制的盒内或套内，并在盒套外面贴上标签。录音带盒上需标注编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间、地点等；录像带盒上需标注带编号、档号、题目（中心内容）、摄制单位、摄制日期、地点、密级等。与录音、录像内容有关的文字材料应同时归档。照片档案文字说明要齐全，其成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。与之相关的文书档案，要在案卷书目和卷内书目上注明互见号。其次十七条各处室、直属中心移交归档的文件材料应符合下列要求： （一）文件材料应齐全完整； （二）印件及定稿应分别标记页码； （三）批量接收整理完毕的专业档案（会计、基建、稽核、监察、技术资料等）应有完整的移交书目； （四）照片、磁带、光盘、实物等向办公室移交时，应附文字说明，注明时间、地点、人物（或内容）、制作者； （五）各处室拟制、修改公文，书写所用纸张及字迹材料必需符合归档要求。办公室接收归档的文件材料应当履行移交手续。 第五章档案的保管与利用其次十八条办公室接受档案时，应进行审查，依据归档书目查点清晰，并刚好记录入库。其次十九条非档案管理人员不得进入档案库房。第三十条档案的借阅（一）档案借阅人员应填写借阅档案登记簿；（二）借阅人员应保持档案原貌和整齐，不得在档案文件上画杠、圈、点等，严禁涂改和撕页；（三）借阅人员不得将所借档案转借他人或给无关人员阅读；（四）借阅人员如出差或调动工作，应将所借档案全部归还档案部门；（五）借阅人员归还档案时，档案管理人员应当面核查无误后，在借阅档案登记簿上注销并签字；如发觉归还的档案中有缺页现象，应马上要求借阅人弥补；如有遗失，应由借阅人所在部门写出书面报告，按有关规定处理。第三十一条档案的复制（一）一般档案复制应当在档案室复制；（二）外单位复制档案资料，须持单位介绍信，经办公室主任批准后办理；（三）涉密档案一般不得复制。特别状况需复制的，机密（含）以下档案，须经本单位分管档案工作的社领导审批。第三十二条办公室应依据档案保存资料的数量，设置必需的档案专用库房和密集架。第三十三条办公室应当依据工作须要，配备管理档案所需的复印机、扫描仪、收录机、照（摄）像机、去湿机、打印机、空调和电子计算机等设备。第三十四条档案室应当坚实，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温等设施；档案管理人员要适时调整档案库房内温度，保持通风、整齐、清洁。第三十五条档案室内消防平安设施必需齐备，严禁烟火。各种易燃、易爆物品一律不准带入档案库房，也不准在库房旁边堆放。第六章档案的鉴定、销毁和移交第三十六条档案的鉴定、销毁 （一）定期进行档案鉴定工作，由办公室和有关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案重新鉴定，把确已失去利用价值的档案编制清册，报经分管社领导批准后销毁； （二）对已批准销毁的档案，必需在归档总书目上予以注销，销毁档案应与本单位平安保卫、保密部门联系，严格执行双人签字和双人监销制度。第三十七条档案的移交 （一）依据中华人民共和国档案法实施方法的规定，省联社的档案自形成之日起满 20 年的，向同级国家综合档案馆移交；（二）单位机构撤销、合并或有重大改变时，必需将全部档案进行仔细整理，请示上级主管部门和当地档案行政管理部门后，妥当办理移交或代管手续，不得散失。第七章嘉奖与惩罚第三十八条省联社各类档案受档案法的爱护，机关各处室、直属中心和员工都有爱护档案完整与平安的义务，任何个人不得侵占、转让、损毁档案。第三十九条有下列情形之一的，可赐予表彰和嘉奖：（一）对档案的收集、整理、供应利用工作做出显著成果的；（二）对档案的爱护和现代化管理做出显著成果的；（三）对档案管理技术和现代化管理做出重要贡献的；（四）获得上级档案部门表彰的。第四十条有下列行为之一的，依法赐予行政处分： （一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的； （二）明知所保存的档案面临危急而不实行措施，造成档案损失的； （三）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。第八章附则第四十一条本方法由省联社负责说明、修订。第四十二条本方法自印发之日起执行。