《公司OA办公自动化系统管理制度》.docx

公司OA办公自动化系统管理制度公司OA办公自动化系统管理制度 第一章总则 第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。其次条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，依据公司的实际，制定本制度。 其次章 计算机管理 第三条 计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定运用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。 第四条 计算机须爱惜运用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后刚好切断电源。出现故障刚好填写IT协作申请表申请维护。第五条 计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。第六条 传递电子文件须运用OA系统电子邮件发送，严禁运用QQ等软件发送文件(必需与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司隐私的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。 第三章OA的运用 第七条 上班后刚好登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程支配，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。 第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。第九条 接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于短暂不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。第十条 流程表单仔细填写必填字段，仔细检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发觉问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。第十一条 下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在刚好书写当日工作日志。第十二条 外出或者出差培训时，运用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须托付给部门其他人员办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的状况出现。第十三条 OA登录密码须每三个月更换一次，严禁运用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日运用会议室须向综合办公室单独申请。申请胜利后须在会议起先前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须运用会议室器材告知会议室管理员负责器材打算调试工作。会议结束后设备桌椅刚好归位，归还钥匙。第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，假如申请数量超过库存，须填写OA上运用办公用品选购申请单申请购买。第十六条通知公告须运用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不须要发布公告通知的，须运用电子邮件功能，严禁运用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件须刚好回复接收状态，并刚好办理。第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载嬉戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。 第四章OA系统用户的开通和注销 第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和运用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部刚好完善人员其他信息。 其次十条由人力资源部供应须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员刚好办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程刚好安排其他人员。 第五章系统流程功能管理 其次十一条 各部门根据职能管理相应的流程表单、学问管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。 其次十二条 如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。其次十三条 须要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字同意后方可删除。 第六章 管理员职责 其次十四条 管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统运用培训工作。 其次十五条 管理员须维护好本公司流程表单，刚好处理OA运用过程中的问题，优化处理表单流程。其次十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写状况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。 第六章惩罚规定 其次十八条 确保OA系统流畅，严禁上班时间运用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、嬉戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报指责，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发觉翻倍： （一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的； （二）嬉戏行为的； （三）非工作须要访问购物网站的； （四）P2P周个人下载量超过5GB的； （四）其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严峻的一经发觉将上报公安机关处理； 第七章附则 其次十九条 由公司综合办公室负责说明。 第三十条 本方法自发布之日起施行 END