公司财务电算化组织管理制度.docx

公司财务电算化组织管理制度 公司财务电算化组织管理制度 第一章 总则 依据公司财务工作的特点，结合公司实际状况,为了确保财务管理信息系统的正常运行，保证财务数据的正确性、刚好性、平安性，特制订本制度。 本管理制度包括五个方面的内容:组织管理制度、操作运用管理制度、操作记录制度、帐务系统管理制度、系统维护制度。 其次章 财务电算化组织管理制度 为建立与日常运行相适应的组织结构，明确有关人员的职责、设备的配置及分工，明确人机关系、保证人机协作，制定本制度。 一、财务电算化管理职责 依据目前实际状况和实现电算化的须要，财务部需具备如下职责：系统管理、系统维护、数据录入、数据复核、数据管理。二、岗位职责 财务部岗位和财务电算化职责对应关系如下: 1、系统管理（财务部经理） （1）参加制定本公司财务电算化发展规划； （2）依据财务软件的特点和本单位业务发展实际状况来建立本单位的财务电算化体系和核算方式。会计科目的设置必需符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必需符合财政部门和其他有关部门的要求； （3）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、平安和正常运转，发生故障时应刚好查明缘由，尽快订正； （4）协调系统内各类人员之间的关系； （5）负责系统运行环境的建立、完善以及系统建立中的各项初始化工作； （6）负责系统信息资源（包括设备、软件及文档资料等）的调用，提出更新软件的需求报告； （7）负责管理上机人员的运用权限。 2、系统维护（公司信息管理员） （1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行状况； （2）负责监督系统的安装和调试工作； （3）按规定的程序对实施软件的质量性、适应性和正确性进行维护； （4）除实施数据维护外，不允许随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。 3、数据录入 （1）执行财务部经理和信息管理员对数据录入的详细指挥和要求； （2）按规定标准输入手工记帐凭证，以生成机制凭证及帐本； （3）刚好、精确地为领导供应所需数据； （4）严格执行财务电算化管理中有关操作、运用的各项规定； （5）发觉问题，刚好反映给财务部经理和信息管理员。 （6）依据有关财务规定，刚好进行对帐、结帐、结转下年等工作 （7）对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作； （8） 留意保管、查阅计算机操作记录，发觉问题刚好向信息管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档。 4、数据复核 （1）对输入计算机的凭证负责质量把关，保证录入凭证与手工凭证的一样性； （2）对已录入的凭证刚好复核，最迟应在次日复核完毕； （3）发觉凭证错误，分析责任缘由，通知有关人员进行修改，总帐会计不得擅自修改； （4）复核后的凭证要加盖本人印章，并对复核结果负责。 5、数据录入和数据复核的职责由成本会计和总帐会计分担，在成本会计分管的帐户录入输入，成本会计担当数据录入职责，总帐会计担当数据复核的职能，反之依旧。 第三章 财务电算化操作运用管理制度 操作运用管理 为了避开因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能刚好发觉、订正，同时保证财务电算化信息资源正确性、完整性和连续性，现就操作运用制定以下规定： 、财务部经理、信息管理员、会计以及其他财务部有关人员有权上机操作本系统。 2、上机操作人员必需运用其真实姓名，操作密码留意保密，操作人员要定期修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和信息管理员有不行推卸的责任； 3、上机人员必需根据各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类状况的发生，上机人员操作完毕后，必需退出系统； 4、应刚好作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生； 5、不能运用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入； 6、未经财务部经理和信息管理员批准，不能执行格式化和删除等吩咐； 7、严禁在微机内安装或运行嬉戏软件； 8、上机操作留意事项参见附录。 第四章 财务电算化操作记录制度 为更好地完成系统维护任务，刚好、全面、精确地了解故障发生缘由、地点、时间以及处理方法和处理结果等状况，为此规定如下： 一、操作过程中若有问题则应刚好登记记录，并向信息管理员报告。 二、信息管理员在维护过程中发觉的异样现象和处理方法，处理结果都应有明确记录。对于严峻或重大运行故障，除按规定登记外还须填写运行故障报告单，并向总经理汇报。 第五章 帐务系统管理制度 本制度包括操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。 一、操作管理制度 、日常业务管理 必需以自己的真实姓名进入帐务系统，工作完毕后要刚好退出系统，以免他人利用系统进行其他操作； 不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令； 原始凭证的审核：数据录入人员在收到原始凭证后，应首先依据公司有关财务制度的规定审查其真实性和合法性，确认无误后，录入系统 记帐凭证的审核：财务部经理应刚好、仔细地审核凭证的规范性、清楚性，会计分录和数据的精确性、合法性。如无误后再检查凭证科目的平衡关系，审核制单人是否盖章。要将审核后的凭证刚好交会计复核； 凭证录入的管理：会计录入凭证时应简洁、完整地录入摘要，摘要要反映实际业务状况； 刚好进行书目（包括单位、部门、个人及支票）维护； 复核后的记帐凭证必需打印输出，和原始凭证一起装订存档。 、年度结转 会计应依照年初帐务工作流程图在新会计年度起先后的天内完成年初结转，依据公司现行财务制度，运用当前在用系统的规则，正确地设置、调整全部级次的会计科目，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过记帐凭证进行，会计年度中间可以增删会计科目，但对于已制单或记帐的会计科目不得修改或删除，以上操作必需进行书面登记。 、其他 任何登记入帐的经济业务都必需填制记帐凭证，摘要应简明规范。在计算机填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应中断号后的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明间断的缘由并签字盖章。 数据复核必需在屏幕上干脆对计算机存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭证签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人，记帐凭证在记帐前，必需打印输出科目汇总表，没被汇总的记帐凭证不得登记入帐。 出纳人员可依据须要设协助帐。 信息管理员依据计算机运用和人员分工状况以及工作须要确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月全部收支及转帐业务全部登记入帐。 每月电算化财务信息都都必需进行数据备份，备份是通过对硬盘上的会计数据建立软盘副原来实现信息存储的。备份前应填写备份数据登记簿，每月备份不得少于一次，此项工作由会计执行。数据备份实行双备份，备份软盘应分别存入在两个地点，一份交会计，一份密封后交秘书存档。 每年定期对备份数据整理，刻录到光盘上存档保存。 二、严格遵循帐务处理程序 、日常帐务处理程序见附录帐务系统工作流程图 、年初帐务处理程序见附录年初帐务工作流程图 三、关于帐簿打印 、总帐及现金和银行存款帐均可采纳计算机打印输出的活页帐装订。出纳人员每天必需将当日发生的现金收支数据以库存日报表的形式打印输出，并在表上签字或盖章后交财务部经理，作为归档正式资料。 、必需将储存在计算机内的帐簿打印输出为书面帐簿，打印明细帐进，依据各明细帐的业务量满页打印，但每年年末必需将全部明细帐簿打印输出，总帐数据必需每月打印。 、各业务经办人员负责其分管明细帐及总帐的打印。会计年度终了时，按档案交接制度刚好交会计保存。 、作为正式的帐簿不能有“查询“字样，否则为非正式帐簿。 、各种协助帐的打印可视管理上的须要随时打印。 第六章 系统维护制度 为保证系统硬件设备在发生故障时能够刚好修复,为增加系统软件功能,提高软件对新环境的适应性而进行修改和扩充,制定本制度。1、系统维护由公司统一进行,会计不允许修改程序,不允许对数据库进行干脆操作;信息管理员不允许进行与系统维护、测试无关的数据操作。2、软件维护工作应在财务经理的参加和限制下进行,需经执行董事的审批方可进行。3、维护工作应在不能影响系统正常运行前提下进行,为了确保维护修改的正确性,消退因修改给工作带来的不连续性,应对修改工作持谨慎看法,修改后应进行严格的测试方可正常运行。4、做好日常维护记录,包括维护目的,内容及出错缘由等,为今后的操作供应珍贵的阅历。附录 帐务系统工作流程图 附录 年初帐务工作流程图 附录 业务标准 一、备用金 、按规定的要求填制凭证； 、刚好进行书目维护，严格限制分户； 、定期按部门、经办人、金额等打印欠款金额表； 、按借款不超过一个月为限刚好催交报销； 、当日业务不拖至次日； 、属一般帐，统一打印。 二、现金 、仔细核对手工凭证与输入计算机凭证的一样性； 、每天必需结帐，与库存现金核对； 、严格执行现金管理制度，按库存限额存储； 、当日业务不拖至次日； 、每日打印库存日报表，一份交财务部经理，一份自己保存，对现金日记帐要求满页打印。 三、支票管理 、新购入支票首先按整本、分帐户一次录入，待支票运用时修改日期、限额及用途、运用部门及个人； 、报帐时刚好核销支票； 、月末按部门、经办人供应未核销支票的明细，催交报销； 、作废支票应随正式支票一起作为凭证附件。 四、银行存款 、随时录入银行对帐单； 、依据银行结算单及银行存款的标准摘要，审核未记帐银行明细帐； 、依据计算机产生的待核银行帐进行对帐，对帐后打印出余额调整表； 、对于单位未达帐项要求按部门、经办人等明细打印，送交各部门催办；银行未达帐，刚好送开户银行查实； 、当日业务当日录入。 五、预付帐款、应付帐款 、按制定的标准正确录入； 、依据往来单位的改变刚好进行书目维护，每月整理一次，于每月日前交会计录入； 、依据管理的须要，每月进行一次帐龄分析； 、随时与经营部核对应收及预收货款，刚好、精确地供应欠款单位及金额，通知有关部门清理债权、债务； 、定期（每月一次）对单位往来帐进行核对； 、常常与对方单位进行帐目核对； 、必需进行参照录入，严格限制往来帐户分户； 、要对每月发生的汇款、汇票等支出进行统计，于次月日前交财务部经理； 、属一般帐，统一打印。 六、费用 、按有关规定正确地录入凭证； 、刚好进行部门书目维护，每月整理一次，并于每月日前交数据录入员； 、依据管理须要，刚好进行费用预算分析，按部门、分项目列出节约与超支数额； 、结合所用电子报表，填好费用安排表，反馈到有关部门； 、属一般帐，统一打印。 七、固定资产 、刚好与固定资产明细帐进行核对； 、定期与设备处有关人员核对固定资产增减状况； 、帐簿打印按一般帐统一打印。 八、在建工程 、按资金来源及用途刚好进行核对； 、通过所用电子报表，建立专项资金管理报表，反映专项资金运用状况； 、刚好进行工程结转； 、属一般帐，帐簿统一打印。 九、其它总帐科目 、严格执行新会计制度、新税制，正确设置会计科目； 、按标准摘要正确录入，能精确反映各科目的业务内容； 、刚好核对总帐与明细帐，做到帐帐相符； 、精确反映企业应交及已交款数额； 、随时供应长期、短期借款科目的来源、金额、期限、偿还时间、支付利息状况； 、按公司投资的构成，驾驭“长期投资”科目内容及投资收回状况； 、对于一般帐，可统一打印。 附录4 上机操作留意事项 一、开机步骤 、打开电源开头； 、打开电源开关； 、打开打印机开关； 、打开显示器开关； 、打开主机开关。 二、关机步骤 、关上主机开关； 2、关上显示器开关； 、关上打印机开关； 、关上电源开关； 、关上电源开关。 三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。 四、停电后不间断电源会发出警告声，要刚好将数据存盘，通过键退出。 五、运用键盘时要轻击，切记不行重打。