天然气企业文件档案管理制度.docx

天然气企业文件档案管理制度版本号：A 修订号：0 0 自然气 企业文件档案 管理制度文件编号：ABC-RQ-20×× 编 制：审 核：校 订：批 准：发布日期：20××年 1 月 1 日 生效日期：20××年 1 月 1 日分发部门 总经理 常务副总 财务副总 工程副总××××部 ××××部 ××××部 ××××部××××部 ××××部 ××××部 ××××部 1 目 目 录一、总则 1二、管理体制机构与职责 1（一）管理体制 1（二）管理机构 1（三）各部门兼职档案员的职责 2三、文件材料的归档 2（一）归档原则 2（二）归档时间 3（三）范围与期限 4（四）质量要求 4（五）移交要求 4四、档案的整理 5（一）整理原则 5（二）整理步骤 51、档案盒信息 52、分类甄选 53、移交接收 64、生产技术资料 6五、档案的保管 6六、档案的鉴定和销毁 7（一）鉴定销毁原则 7（二）档案的保管期限 7（三）鉴定机构 7 2 （四）销毁鉴定 7（五）销毁审批 7（六）销毁实施 7（七）归档范围之外的文件资料 8七、档案的利用 8八、公司档案工作管理构架图 8九、文书档案整理细则 9（一）整理原则 9（二）释义 9（三）整理步骤 91、装订 9（1）件内稿本、文本的排列 10 （2）装订方式和装订材料的选择 10 （3）装订的要求 10 2、分类 10（1）按机构分类 10 （2）按年度分类 10 （3）按保管期限分类 11 （4）保管期限下，以问题为主，兼顾其它特征组卷 11 3、排列 114、编号 11（1）年度 11 （2）机构（问题） 11 （3）保管期限 11 （4）件号 11 5、编制归档文件书目 12（1）件号 12 （2）责任者 12 （3）文号 12 （4）题名 12 （5）日期 12 （6）页数 13 （7）备注 13 6、装盒 13 3 （1）备考表 13 （2）盒内文件书目 14 （3）填写档案盒封面 14 十、科技档案整理细则 14（一）整理原则 14（二）释义 14（三）整理步骤 141、分类与组合 14（1）工程建设类文件 14 （2）设备类档案根据种类分类 15 （3）依据文件数量的多少可对类别进行组合 15 （4）排列 15 （5）编页号 15 2、卷内书目的编制 15（1）序号 15 （2）文件编号 15 （3）责任者 16 （4）文件材料题名 16 （5）日期 16 （6）页号 16 （7）备注 16 3、案卷的装订 16（1）案卷采纳装订和不装订的形式 16 （2）装订前的整理 16 4、装盒并填写卷内备考表、案卷封面和案卷脊背 17（1）卷内备考表的编制 17 （2）案卷封面的编制 17 （四）案卷脊背 18十一、工程建设和设备管理性质文件的整理。 18十二、声像档案管理方法 18（一）释义 18（二）意义 18（三）公司声像档案的归档范围 18（四）声像档案的归档要求 19 4 （五）声像档案的整理 191、照片档案的整理 192、光盘档案的整理 203、光盘档案卷内书目的编制 20（六）声像档案根据不同载体编目、排列 21（七）声像档案一般不外借 21第 1 页共 21 页 一、总则（一）为了加强公司的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，依据中华人民共和国档案法的规定，结合公司的特点，特制定本制度。（二）公司档案是指公司在各项活动中干脆形成并保存备查的各种形式的历史记录。（三）档案工作是记录公司历史、供应参考依据、爱护公司合法权益的一项重要工作。公司把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。（四）公司档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、精确、系统和平安，便于保管和开发利用。二、 管理 体制机构 与 职责（一）管理体制公司档案工作受集团总部综合档案室的指导、监督与检查。集团总部综合档案室既是集团总部档案的保管中心，又是集团档案工作的业务管理中心，负责集团档案工作的统筹规划和组织协调。（二）管理机构综合管理部是公司的档案管理中心。主要职责：贯彻执行总部下发的档案规章制度。1、完善公司档案工作规章制度。2、接受总部对档案工作进行监督、指导和检查。第 2 页共 21 页 3、负责公司各类档案的接收、整理、编目、鉴定、保管工作。4、开展档案供应利用工作。5、对公司各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。（三）各部门兼职档案员的职责1、负责所属部门日常文件的收发、登记工作。2、负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、精确、系统。3、按规定时间向综合管理部移交档案。4、档案的供应利用工作。三、文件材料的归档（一）归档原则公司各职能部门指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。综合管理部行政专员兼职档案员，负责全公司文件的收发、积累和整理。公司全部员工必需将自己处理完毕的档案刚好向本部门兼职档案员或综合管理部档案员移交，任何人不得将文件据为私有。1、公司领导、各部门领导及相关人员外出参与完重要活动后的会议纪要、合同等文件要刚好向部门兼职档案员或综合管理部档案员移交。2、各部门兼职档案员或综合管理部档案员要主动收集部门或公第 3 页共 21 页 司的文件。3、一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员或综合管理部档案员负责收集相关文件。（二）归档时间1、公司生产运营部、市场开发部、客户服务部、综合管理部等管理类的文书文件材料在次年三月底前由各部门的兼职档案人员移交至档案室或综合管理部。生产运营部的设备档案由生产运营部自行保管。公司工程技术部的工程建设类文件材料在项目竣工验收后三个月内由工程技术部的兼职档案员移交至档案室或综合管理部。工程类管理性的文件材料（主要是指总部和公司之间的来往文件）和工程建设文件材料一起向综合管理部移交。2、项目公司站场、高压管线、中压管线、CNG 站和 LNG 站的工程前期档案刚好向总部综合档案室移交一份备存；竣工验收档案在通过工程四方验收合格后 3 个月内向总部综合档案室移交一份备存；竣工图档案和竣工档案在通过总部生产运营部的验收后 3 个月内向总部综合档案室移交一份备份。3、公司财务部的财务文件，由财务部独立保管。4、声像档案（照片、录音带、录像带、光盘）和实物档案（荣誉品、纪念品等）在产生后刚好向综合档案室归档。5、综合管理部档案员负责全公司文件收发、承办、归档的，档案员要做好日常文件的收集、按部门分类和积累，每月月底必需形成第 4 页共 21 页 档案台帐。并在次年 6 月底前完成档案的最终整理和编目。（三）范围与期限根据文件材料的归档范围和保管期限表归档。（四）质量要求1、归档的文件材料要精确、齐全、完整。2、档的文字材料应符合规范，字迹工整，采纳耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止运用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等。3、归档的文件材料一般应为原件。4、公司向总部移交的工程建设档案一般为原件，假如原件只有一份， 则项目公司保存原件，总部保存一份复印件。电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与平安。（五）移交要求1、公司各部门兼职档案员按规定的时间向综合管理部档案管理员移交档案。2、移交方填写移交清册书目。3、交接双方依据移交书目仔细清点、核对后，在移交清册书目上签字确认。移交清册一式两份，交接双方各存一份备查。第 5 页共 21 页 四、档案的整理（一）整理原则整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）整理步骤文书档案实行公司各部门兼职档案员初步整理，综合管理部档案员最终整理的制度。初步整理的步骤：1 1 、 档案盒 信息各部门兼职档案员根据文件归档范围和保管期限表中的分类要求，打算若干档案盒，在档案盒的盒脊上用铅笔填写年度、机构（问题）的内容。详细地年度栏位填写文件的生成年度，如19001900。机构（问题）填写部门名称或简称及文件的类别，部门和文件类别之间用-隔开，如综合部-行政管理。2 2 、分类甄选日常文件处理完毕后，根据文件归档范围和保管期限表所列的归档范围，对文件进行鉴别和剔除，将须要归档的文件放入所属类别的档案盒内，在每件文件的右上角用铅笔编制件号，并编制归档文件书目（见文书档案整理细则），从而实现档案的初步整理。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件书目。如不符合以上要求，档案室或综合管理部有权退回档案，要求各部门重新整理。第 6 页共 21 页 3 3 、移交接收经初步整理后，于次年三月底前交档案室或综合管理部。接收到经各部门文员初步整理的文件后，综合管理部档案员严格根据文书档案整理细则的要求于次年 6 月底前完成档案的最终整理，实现档案的系统化，规范化管理。4 4 、生产技术资料工程建设档案由工程技术部档案人员根据科技档案整理细则的要求进行整理。在工程竣工后三个月内完成整理后移交综合管理部。整理如不符合要求，综合部档案管理员有权退回档案，要求工程技术部重新整理。设备档案由生产运营部档案人员根据设备档案管理细则的要求进行整理，并由生产运营部保管。五、档案的保管（一）依据公司的实际状况，设档案库房或档案装具。（二）存放档案的排架方法为自上而下，从左至右，整齐排放，便于查找。（三）保持档案库房或档案装具的清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠，爱护档案平安。（四）档案工作人员严守档案信息内容平安，防止档案信息泄密。第 7 页共 21 页 六、档案的鉴定和销毁（一）鉴定销毁 原则1、对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁看法。2、确定无保存价值的档案进行销毁 （二）档案的保管期限分为三种，永久（50 年以上）、长期（1650 年）和短期（15年以下）。（三）鉴定机构分管档案工作的领导、各部门负责人和档案工作人员组成鉴定小组。（四）销毁鉴定档案管理人员列出超过档案保管期限的档案清单，根据档案类别报送各相关所属部门、及分管档案工作的领导，由部门负责人及分管档案工作的领导对超过档案保管期限的档案批示档案销毁看法。（五）销毁审批经过鉴定，对确定已经失去保存价值须要销毁的档案，由档案工作人员编制销毁清册，经分管档案工作的领导最终审批后，进行销毁。（六）销毁实施销毁档案由综合管理部档案管理人员进行，各部门派一名兼职档案人员负责监销。销毁完毕，销毁人和监销人在销毁清册上签字，档案销毁清册作为永久卷保存。第 8 页共 21 页 （七）归档范围之外的文件资料不在归档范围之列的一般性、临时性文件由各部门自行保管，保管 2 年后，由部门总经理或负责人及分管领导审批同意后，可进行销毁。七、档案的利用（一）公司内部人员，因工作须要可到综合档案室查阅、借阅档案。（二）公司内部人员如因工作须要，须要借阅档案时，进行借阅登记后可进行借阅。借阅限三日内归还，需持续借阅时，需办理续借手续。（三）查阅或借阅隐私、机密档案，需文件形成部门的经理签字同意后方可查阅或借阅。查阅或借阅绝密档案需经公司副总经理或执行总经理签字同意后方可查阅或借阅。（四）所借档案，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密。（五）档案的归还，需当面核对点清和办理归还手续。（六）本公司人员调离、离职前，须将所借的档案如数归还综合档案室，办理归还手续。八、公司档案工作管理构架图第 9 页共 21 页九、文书档案整理细则为了实现公司档案管理的系统化、标准化，为公司的经营发展供应有效的档案利用，依据归档文件整理归则结合公司特点，特制定本细则。（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。（二）释义文书档案是指公司在综合管理、生产运营管理、市场开发管理、客户服务管理活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的有利用价值保存备查的文件。（三）整理步骤1 1 、 装订归档文件以件为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；综合档案室 综合档案室 综合档案室 公司各职能部门兼职档案员第 10 页共 21 页 来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。（1 1 ）件内稿本、文本的排列装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单的文件，文件处理单在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。（2 2 ）装订方式和装订材料的选择装订材料没有统一规定，但应符合档案爱护的要求，对归档文件无损害，不能影响档案的保存寿命。一般采纳缝纫机在文件左侧或左上角轧边，较厚文件可采纳三孔一线的装订方式。另外还可采纳不锈钢夹、燕尾夹等装订方式。（3 3 ）装订的要求装订文件要力求整齐、牢固、美观。一般说来，采纳左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采纳左上角装订的，应将文件左、上边对齐。2 2 、 分类本细则采纳机构年度保管期限的分类方法。（1 1 ）按机构分类将同一机构的文件分为一类。（2 2 ）按年度分类将同一机构同一年度的文件分为一类。一般以文件的签发日期判定文件所属年度。有针对年度的文件材料（如年度安排、总结、报表、第 11 页共 21 页 名册）等分入针对年度。跨年度办理完毕的文件材料分入办结年。（3 3 ）按保管期限分类将同一年度同一机构的文件根据永久、长期、短期分为三个类别。（4 4 ）保管期限下，以问题为主，兼顾其它特征组卷不适合按问题组卷的文件材料区分对待，如周报、月报、安排、总结、报告等综合性文件材料按名称组卷；会议文件材料按会议名称组卷；统计报表、通知书等按名称组卷；内部刊物按名称组卷。3 3 、 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。4 4 、 编号归档文件应依分类方案和排列依次逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置年度、保管期限、机构（问题）、件号。（1 1 ）年度文件的形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1900。（2 2 ）机构（问题）作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。（3 3 ）保管期限归档文件保管期限的代码。永久（Y），长期（C），短期（D）。（4 4 ）件号文件的排列依次号。其编制方法是：依据归档文件的排列依次，第 12 页共 21 页 一个年度每个机构每种保管期限每个问题的归档文件从1起先标注。5 5 、 编制归档文件书目归档文件书目设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目。（1 1 ）件号文件的依次号。（2 2 ）责任者文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应运用全称或通用简称；联合发文时一般应将全部责任者照实抄录，责任者过多时加等字可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必需抄录。（3 3 ）文号文件的发文字号。（4 4 ）题名文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加 号；题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称；正文与附件，转发文与被转发文，假如正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被转发题名的，填写时仅抄录正文题名、转发文题名；否则，附件题名、被转发文题名均要抄录，并加（）号标识。（5 5 ）日期文件的形成日期。以 8 位阿拉伯数字标注，格式为年-月-日，第 13 页共 21 页 如1900-1-1。（6 6 ）页数每件归档文件的页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白页不算页数。（7 7 ）备注注释文件须要说明的状况。归档文件书目及封面用纸采纳国际标准 A4 型。归档文件书目应装订成册并编制封面。封面设置年度、保管期限、机构（问题）项目。6 6 、 装盒归档文件应按件号依次装入档案盒，并填写备考表、盒内文件书目、档案盒封面及盒脊项目。（1 1 ）备考表备考表置于盒内文件后，项目包括盒内文件状况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。盒内文件状况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。整理人：负责整理归档文件的人员签名。整理日期：立卷完成的日期。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。检查日期：检查的日期。第 14 页共 21 页 （2 2 ）盒内文件书目盒内设文件书目，是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。在项目设置、填写内容和要求上与归档文件书目完全一样。（3 3 ）填写档案盒封面文书档案的档案盒封面无需填写。填写盒脊。文书档案的盒脊设置年度、保管期限、起止件号、机构。十、科技档案整理细则为了实现公司档案管理的系统化、标准化，为公司的经营发展供应有效的档案利用，依据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-20××）、建设工程文件归档整理规范，结合公司特点，特制定本细则。（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。（二）释义公司科技档案是指公司在工程建设和设备选购、调试、运行和维护过程中形成的有利用价值保存备查的文件。（三）整理步骤1 1 、分类与组合（1 1 ）工程建设类文件根据工程的实施阶段，分为工程打算阶段文件、施工图设计阶段第 15 页共 21 页 文件、监理文件、施工文件、竣工图文件和竣工验收文件。详细分类方法见工程技术档案管理规程。（2 2 ）设备类档案根据种类分类详细分类方法见设备档案管理细则。（3 3 ）依据文件数量的多少可对类别进行组合一个类别的文件数量较少时，可以和其他相关类别组合。一个类别的文件数量较多时，可以将此类别的文件组成数卷。（4 4 ）排列卷内技术文件材料排列，要求文字材料在前，图样在后。（5 5 ）编页号卷内科技文件材料页号的编写。在文书材料在中字迹和图表的页面，编页号。正面编在右下角，背面编在左下角，空白页不编号。成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原书目可代替卷内书目，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料后，将其作为一份文件填写卷内书目，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。2 2 、卷内书目的编制（1 1 ）序号用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内科技文件材料件数的依次。（2 2 ）文件编号填写卷内科技文件材料的发文字号或图样的图号。第 16 页共 21 页 （3 3 ）责任者填写卷内科技文件材料的形成部门或主要责任者。（4 4 ）文件材料题名填写科技文件材料的全称。科技文件材料没有标题或标题不完整，不能反映文件内容的，应自拟或重新拟写标题，外加号。（5 5 ）日期填写科技文件材料形成日期。格式如1900-1-1。（6 6 ）页号填写每件科技文件材料首页上标注的页号。最终一份文件要填写起止页号，之间用-隔开。（7 7 ）备注对卷内科技文件材料作必要说明。卷内书目排列在卷内文件首页之前。3 3 、 案卷的装订（1 1 ）案卷采纳装订和不装订的形式文字材料采纳整卷装订，运用左侧三孔一线的装订方法，要整齐、坚固，便于保管和利用。图样不装订，采纳散装的方式。（2 2 ）装订前的整理在装订前要去掉金属物和杂物，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。卷内文件材料以 A4 为标准进行整理，图纸以 A4 为标准进行折叠。第 17 页共 21 页 4 4 、装盒并填写卷内备考表、案卷封面和案卷脊背（1 1 ）卷内备考表的编制说明：填写卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷供应运用过程中须要说明的问题。立卷人：由责任立卷人签名。立卷日期：填写完成立卷的日期。检查人：由案卷质量审核者签名。检查日期：填写审核的日期。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（2 2 ）案卷封面的编制档号：由分类号和案卷号组成。档案馆号：是国家档案行政管理部门给予的档案馆代码。无需填写。案卷题名：应简明、精确地揭示卷内科技文件材料的内容。一般由项目名称或设备（型号）名称、文件材料主要内容和文件材料名称三个部分组成。编制单位：填写负责科技文件材料整理的部门。设备档案的整理部门为生产运营部门。编制日期：填写卷内科技文件材料形成的起止日期。保管期限：填写立卷时依据相关划定的保管期限。密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。第 18 页共 21 页 （四）案卷脊背包括档号和案卷题名，填写方法同案卷封面。编制案卷书目。依据案卷的排列依次，编制案卷书目。案卷书目装订成册。十一、工 程建设和设备管理性质文件的整理。工程建设中的管理性质文件和设备管理性质文件（主要是指总部和项目公司之间的来往文件）根据文书档案的整理规则进行整理。十二、声像档案管理方法（一）释义公司声像档案是指公司在各项活动中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等特别载体的历史记录。（二）意义公司声像档案是公司档案的重要组成部门，实行集中统一管理的原则。（三）公司声像档案的归档范围反映公司概貌的声像材料：1、公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。2、公司在涉外活动中形成的声像材料。3、公司重要工程建设中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式等）。第 19 页共 21 页 4、公司其它重要活动、重要事务或重大事故形成的声像材料。5、其它具有保存价值的声像材料。（四）声像档案的归档要求1、声像档案在产生后应刚好向综合管理部归档。2、声像档案必需图像清楚，声音清晰。并由移交部门加以必要的文字说明。3、移交部门填写声像档案移交清册书目，一式两份，交接双方各留一份备查。（五）声像档案的整理声像档案根据不同载体进行整理。因公司主要的声像档案主要为照片档案和光盘档案，这里以照片档案和光盘档案的整理为主。1 1 、 照片档案的整理（1）照片档案根据年度组别的分类方法进行分类。一组照片为反映一次活动或一个问题的若干张照片的总和。一个年度内的照片根据每组照片产生的时间依次排列。照片号的格式为年度组号张号。一组照片为一个组号，每组照片中的每张照片按依次编号小流水号。如1900-01-01，即是 1900 年度第一组的第一张照片。（2）照片应放入照片册保存。（3）照片册内的每张照片应当填写照片说明，包括单张照片说明和照片档案总说明。（4）单张照片说明包括照片号、底片号、参见号、时间、地点、摄影者、事由。第 20 页共 21 页 事由应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息。（5）照片档案总说明：在一册照片档案之前，概括揭示该册照片所反映的全部信息。说明时可以分组说明，并注明每组照片的起止号。（6）照片档案卷内书目的编制。每册照片档案应编制册内照片书目，置于每册档案盒首页。2 2 、光盘档案的整理（1）光盘档案根据年度进行分类。一个年度内的光盘根据产生的时间依次排列。（2）光盘应放入特地的光盘档案盒内保存。（3）光盘档案盒内的每张光盘应当填写光盘说明，包括单张光盘说明和光盘档案总说明。（4）单张光盘说明包括全宗号、书目号、分类号、卷号、代号、光盘名称、刻录人、刻录日期。全宗号、书目号无需填写。分类号填写光盘的年度，如2005。卷号填写一个年度内的光盘依次号。光盘名称即光盘内容的简要描述。（5）光盘档案总说明：在一卷光盘档案之前，概括揭示该册光盘所反映的全部信息。3 3 、 光盘档案卷内书目的编制每卷光盘档案应编制卷内书目，置于每卷光盘档案盒内首页。第 21 页共 21 页 （六）声像档案根据不同载体编目、排列（七）声像档案一般不外借如有特别须要，须要外借，须经部门经理或负责人及综合管理部经理批准同意后，方可借出。此规定自下发之日起执行。×××自然气开发有限公司 综合和办公室 二××年八月