办公室采购物资管理制度.docx

办公室采购物资管理制度一、总那么：目的：为使公司物资管理规范化、合理化，更好地控制各部门办公消 耗本钱，对其进行有效的管理和合理节约开支，特制订本规定，此规定的 执行部门为人力资源部。适用范围：全体人员二、物资分类：公司物资分为低值易耗品、管制品、实物资产低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等；管制品：订书机、文件夹、计算器等；实物资产：物资价格达XXX元以上，如：汽车、电脑、家具、空调、 摄像机、照相机等。三、流程说明及激励方法：1、人力资源部负责各部门办公用品的日常管理工作。2、公司物资的采购，原那么上由财务部统一购买，行政部管理使用。 XXX元以内物品申购需先填写申购单，由部门经理及行政部批准；XXX 元以上需先填写申购单后经部门经理同意，行政部批准，总经理批准, 经批准后方可购买发放。假设部门自行购买物品，须申请同意后在行政部备 案方可购买，自行购买开出的发票不予报销。3、公司积极响应社会倡导的低碳环保“无纸化办公"，将浪赛减少到 最低。办公用品如纸张等不可随便浪费，对内文件双面打印.办公用品等 可随时到行政部填写物品领用登记表后领取。注：各部门需要外出使用公司物资时，须提前制作物资申领表经 主管签字后交由人力资源部审核后发放，归还物资时由人力资源部清点无 坏损、无缺漏时方可存库，有坏损缺漏那么追究主管责任，并按折旧价照价 赔偿。4、各类非易耗办公用品（计算器、订书机、剪刀、卷尺等等）由行 政人事部统一管理和购买，借出后应及时归还，如有丧失或损坏须照价赔 偿。如有人为造成丧失或损坏的由责任人按等价赔偿，刻意损坏的按物品 原价3倍赔偿并通报批评。5、每月正常的易耗办公用品购买控制应在财务部后本钱预算按情况 购买。6、人力资源部负责为各部统一邮发信件、邮件、订机票等日常商务 事宜。经办人须至少提前一天到财务部填写费用申请单，经部门主管 批准后交由行政部审核执行。私人信件，一律实行自费，控制各类信件凡 因公挂号者，须经主管及经理批准，行政人事部登记后方可邮发。四、资产的购置/登记/管理/划分：1、购置：因工作需要配置购买固定资产时由人力资源部统一配置； 低值易耗品由各部门根据实际需求，提报申请由上级领导审批后方可购 买，统一采取定时采购，定量采购，多方比拟，每月月初进行物品采购。2、特殊物品：选择多方厂家的产品进行比拟，择优选用。；3、登记：财务部门将统一配置固定资产后因及时纳入固定资产帐进 行管理；低值易耗品在批复申请并采购之后也应及时纳入低值易耗品管理 帐进行管理；4、划分：购买价值低于XXX元的物品全属低值易耗品，XXX元以上属 固定资产。五、固定资产的盘点1、盘点周期：对固定资产/低值易耗品每季度月底进行盘点，做到帐实相符，保持帐、物、标签一致；2、盘点责任人：人事行政主管和财务费用总监；3、盘点方法：组织各部门全面清点实物，以实物与帐、登记表等相 对照，查清固定资产的数量、质量，填制固定资产盘点表假设有盘盈或盘亏, 须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”（财务部编制），列出原因和责任，报 人事部经理、财务部和总经理批准后，财务部进行相应的帐务调整。人事 部对帐和固定资产编号内容进行更新。六、相关要求及赔偿方法：1、维护：使用人应妥善保管和维护所分配资产的完好和清洁。2、损坏：资产出现正常损耗以外的损坏，由使用人负责修复；如无 法修复的，按资产帐面价值进行赔偿。3、被盗、丧失：因管理不善导致固定资产/低值易耗品被盗、丧失， 无论金额大小，一律由直接责任人按资产帐面价值赔偿。4、交接：资产使用人离职，资产经人事部门鉴定没有问题后，收回 保管或者交接下任使用人。5、财务部根据固定资产的使用频率和年限作出折旧率进行折旧6、固定资产根据使用划分责任人，属于公司公共财产的由人力资源 部部进行保管，属于部门使用的固定资产进行签字确认，责任人为部门经 理，属于个人使用的个人进行签字确认，责任人为使用者本人，多人使用 的固定资产所有使用人均有责任保管，如过出现固定资产的人为损坏、丢 失由部门经理核查主要责任人，如确因无法核查出责任人，所有使用人承 担连带责任；7、固定资产在使用过程中由于人为因素造成的损坏、丧失由责任人 进行赔偿，损坏赔偿金额为折旧价的1.5倍，丧失赔偿为折旧价的2倍。8、经行政部查明原因假设人为原因的造成损坏，如：因个人使用不当 造成电脑的软件、文件遭受损害或病毒，那么视情节轻重予以处分。七、附那么：1、新进人员到职时向行政部申请领用办公物品；人员离职时，必须 向行政部办理办公物品归还手续，未经人事部认可的，不得办理离职手续。2、人力资源部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。八、本规定如有未尽事宜或随着公司的开展有些条款不适应工作需要 的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复。九、本规定解释权归公司行政部。十、本规定从发布之日起生效。人力资源部20 年 月 日