秘书机构的运行机制.docx

秘书机构的运行机制秘书机构是指党政机关、人民团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的帮 助性机构。凡从事秘书工作的部门都可称为秘书机构。秘书机构的运行机制有两个前提，即人类组织机构的等级性和组织运行中的程序本位性。 因此，秘书机构的运行机构有三个方面的主要特征。第一个是内在并行性。社会作为一个高度进展的有机系统，必定由核心和边缘两个局部 组成，核心即组织的主要领导。对简单和浩大的组织而言，其核心也必定要分化成“领导” 和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、掌握功能，以提高领导决策效率和决策水 平。如秘书调查讨论、信访接待、整理文件、信息、督办跟踪等，都是冲任领导感觉器 的功能。在信息爆炸的时代，秘书必需充当领导感觉的过滤器，筛除低质量的信息，服务于 中心工作，并为领导决策供应有效的信息平台。而秘书进言献策、讨论政策、拟办文件、起 草公文、代拟讲话稿等，那么往往在肯定程度上影响领导的决策。秘书这些行为实质上已经融 入了领导的行为，所以秘书必需设身处地站在全局的高度上，为领导进言献策，提出好的建 议，客观冷静的考量额处理各种问题。美国管理学界形象而贴切的称秘书为领导的“外脑”， 是相当有道理的。秘书收发文件和立卷归档等档案工作，由于并行性理论的实施，消退了原来信息储存工 作的盲目性以及领导决策之间接口的不匹配性而造成的瓶颈，促进了秘书机构对领导的适应 性，并且由于信息的分布储存与存储处理合二为一，可以有效地弥补领导一秘书系统中局部 失效的状况。秘书传达、催办、查办和督办领导决策和意见的执行状况，使领导的意图客观 化，成为发挥指导作用的社会实践。秘书作为帮助领导的角色，全面扩展了领导处理公共事 务、管理组织的力量，增加了领导的大脑和四肢。可以说，组织的简单性和效率与秘书机构 的进展是亲密相关。目前，领导的决策有时到了下边就被“对策”抵消了，这和秘书的执行 机制落实不够有直接关系。其次个是自我平衡性。秘书机构作为一个社会系统有维持其模式的自我平衡机制。秘书 机构古今中外普遍而长期地存在，虽然历经经济进展、经济关系变化、政权更迭、法律和政 治以及道德的演化，以及秘书机构自身目的和结构的变化等，但秘书机构最终都被引导到预 先存在的通道中，这从事实上说明白它的自我平衡性。在中国历史上，秘书机构虽然名目多变，但职能是一脉相承的。新中国成立以后，在国 务院几次机构改个实践中，很多部委几经存废，而国务院办公厅始终后然不动，并且其内部 的变动也特别小。第三个是组织有序性。秘书机构从古至今，经受了由小到大、由简洁到简单的过程，但 这种演化不是盲目无序的、而是渐渐的、有选择的进化的，具有充分的组织性和有序性。党政机关的秘书机构是由政策讨论、公文处理、机关事务处理等系列组成的，这种结构 上的分化为其进展供应了“肌体”条件。秘书机构的进化，同时也表现了它的目的性和适应 性。例如，在中国古代社会，君主们总是在集权和分权中徘徊。从贤主的传统“神话”和个 人欲望动身，君主不断进展各种集权技巧，主要是对近臣、宦官的倚重，而社会的简单化和 分工细化，又使文官集团尤其是地方官吏主见分权，不断施展“清君侧”的谋略。而秘书机 构的进展在于维持二者之间的“生态平衡”，同时我们也必需熟悉到，这种平衡是相对的、 动态的，这也是进化的另一层含义。在方案经济体制下，秘书机构的主要职能是参加制订和 执行各种详细而简单的方案；而在市场经济条件下，政府越来越倾向于“守夜人”的角色， 秘书机构那么越来越显现出其权变型，对秘书人员的法律素养和市场经济的理论素养要求越来 越高。