企业档案工作规范精简.ppt

企业档案工作规范企业档案工作规范解读解读1企业档案工作规范企业档案工作规范是我国第一部是我国第一部全面规定企业档案工作行为的行业标准。全面规定企业档案工作行为的行业标准。2009年年11月月2日发布日发布 2010年年1月月1日起实施日起实施2企业档案工作规范的企业档案工作规范的主要特点主要特点1 1、管理创新、管理创新2 2、观念创新、观念创新3 3、经验基础、经验基础4 4、信息化方向、信息化方向3 企业档案工作规范的内容结构企业档案工作规范的内容结构 第第第第1 1 1 1章：范围章：范围章：范围章：范围 第第第第2 2 2 2章：规范性引用文件章：规范性引用文件章：规范性引用文件章：规范性引用文件 第第第第3 3 3 3章：术语和定义章：术语和定义章：术语和定义章：术语和定义 第第第第4 4 4 4章：档案工作总则章：档案工作总则章：档案工作总则章：档案工作总则 第第第第5 5 5 5章：档案工作组织章：档案工作组织章：档案工作组织章：档案工作组织 第第第第6 6 6 6章：档案工作制度章：档案工作制度章：档案工作制度章：档案工作制度 第第第第7 7 7 7章：档案业务工作章：档案业务工作章：档案业务工作章：档案业务工作 第第第第8 8 8 8章：档案信息化建设章：档案信息化建设章：档案信息化建设章：档案信息化建设 第第第第9 9 9 9章：档案工作设施设备章：档案工作设施设备章：档案工作设施设备章：档案工作设施设备 附录附录附录附录A A A A企业文件归档基本范围与保管期限参考表企业文件归档基本范围与保管期限参考表企业文件归档基本范围与保管期限参考表企业文件归档基本范围与保管期限参考表 附录附录附录附录B B B B表格式样表格式样表格式样表格式样4第第1 1章章 范围（略）范围（略）第第2 2章章 规范性引用文件（略）规范性引用文件（略）第第3 3章章 术语和定义（略）术语和定义（略）5第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则四方面内容：四方面内容：1 1、企业档案和企业档案工作的性质和地、企业档案和企业档案工作的性质和地位位2 2、企业档案工作的管理体制、企业档案工作的管理体制3 3、企业档案工作目标、任务与手段、企业档案工作目标、任务与手段4 4、企业档案工作的基本原则、企业档案工作的基本原则6第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则1 1 企业档案和企业档案工作的性质和地企业档案和企业档案工作的性质和地位位 企业档案是企业知识资产和信息资源的企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。和管理活动的基础性管理工作。体现对档案与档案工作价值与地位的认体现对档案与档案工作价值与地位的认识提升识提升7第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则2 2 企业档案工作的管理体制企业档案工作的管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。统一标准。资产管理原则：以企业资产关系为纽资产管理原则：以企业资产关系为纽带带表明企业的资产管理范围就是企业档案表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。的管理范围。集中统一管理原则：实行统一领导、集中统一管理原则：实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准统一管理、统一制度、统一标准 8第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则3 3 企业档案工作目标、任务与手段企业档案工作目标、任务与手段企业档案工作目标：是满足企业各项活企业档案工作目标：是满足企业各项活动在证据、法律责任和信息等方面的需动在证据、法律责任和信息等方面的需求。求。企业档案工作任务：是为企业研发、生企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服产、经营、管理和持续发展提供有效服务。务。企业档案工作的手段：运用现代技术与企业档案工作的手段：运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发。管理方法，通过资源整合和开发。9第第4 4章章 档案工作总则档案工作总则4 4 企业档案工作的基本原则企业档案工作的基本原则 维护档案的完整、准确、系统与安全。维护档案的完整、准确、系统与安全。强调维护档案完整性、准确性、系统性、强调维护档案完整性、准确性、系统性、安全性是企业依法应履行的责任要求。安全性是企业依法应履行的责任要求。10第第5 5章档案工作组织章档案工作组织 加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关系及工作体系。系及工作体系。系及工作体系。系及工作体系。两方面内容：两方面内容：两方面内容：两方面内容：1 1 1 1、组织系统建设、组织系统建设、组织系统建设、组织系统建设 包括四个方面：包括四个方面：领导、机构、人员、体系领导、机构、人员、体系 2 2 2 2、管理职责建设、管理职责建设、管理职责建设、管理职责建设 包括包括包括包括四个方面：四个方面：企业、企业部门、档案部门、档案人员企业、企业部门、档案部门、档案人员11第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第1 1节组织系统建设节组织系统建设1 1 1 1 档案工作领导档案工作领导档案工作领导档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导企业应确定档案工作的分管领导企业应确定档案工作的分管领导企业应确定档案工作的分管领导 确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人 确定档案部门的负责人确定档案部门的负责人确定档案部门的负责人确定档案部门的负责人2 2 2 2 档案机构设置档案机构设置档案机构设置档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构指定负责档案工作的机构指定负责档案工作的机构指定负责档案工作的机构 大型企业应设立档案馆大型企业应设立档案馆大型企业应设立档案馆大型企业应设立档案馆3 3 3 3 档案人员配备档案人员配备档案人员配备档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员专职档案人员专职档案人员专职档案人员 各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员 企业应保持档案人员相对稳定企业应保持档案人员相对稳定企业应保持档案人员相对稳定企业应保持档案人员相对稳定4 4 4 4 档案工作体系档案工作体系档案工作体系档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系12第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第2 2节企业管理职责节企业管理职责五项职责：五项职责：五项职责：五项职责：1 1 1 1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。为档案工作持续发展提供保障。为档案工作持续发展提供保障。为档案工作持续发展提供保障。2 2 2 2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。及有关人员职责履行情况进行考核。及有关人员职责履行情况进行考核。及有关人员职责履行情况进行考核。3 3 3 3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。全。全。全。4 4 4 4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字档发字档发字档发字19981998199819986 6 6 6号文件（国有企业资产与产权变动档案处置）号文件（国有企业资产与产权变动档案处置）号文件（国有企业资产与产权变动档案处置）号文件（国有企业资产与产权变动档案处置）的要求进行，其他企业可参照。的要求进行，其他企业可参照。的要求进行，其他企业可参照。的要求进行，其他企业可参照。5 5 5 5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。13第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第3 3节企业部门职责节企业部门职责 四项职责：四项职责：四项职责：四项职责：1 1 1 1 企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。部门或项目归档文件的完整和系统负责。部门或项目归档文件的完整和系统负责。部门或项目归档文件的完整和系统负责。2 2 2 2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。成质量负责。成质量负责。成质量负责。3 3 3 3 专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。文件，对归档文件的整理质量负责。文件，对归档文件的整理质量负责。文件，对归档文件的整理质量负责。14第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第3 3节节 企业部门职责企业部门职责 4 4 4 4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO ISO ISO ISO 15489.115489.115489.115489.1第七章、第七章、第七章、第七章、ISO 15489.2ISO 15489.2ISO 15489.2ISO 15489.2和档发字和档发字和档发字和档发字20022002200220025 5 5 5号文件要求。号文件要求。号文件要求。号文件要求。ISO 15489.1ISO 15489.1ISO 15489.1ISO 15489.1档案管理通则档案管理通则档案管理通则档案管理通则:机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任作出明确规定。管理责任作出明确规定。管理责任作出明确规定。管理责任作出明确规定。不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管理以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管理以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管理以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；系文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；系文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；系文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。15第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第4 4节档案部门职责节档案部门职责 五方面职责：五方面职责：五方面职责：五方面职责：1 1 1 1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。度。度。度。2 2 2 2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。提供利用工作。提供利用工作。提供利用工作。3 3 3 3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。累、整理及归档工作。累、整理及归档工作。累、整理及归档工作。4 4 4 4 监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。投资的全资、控股企业）的档案工作。投资的全资、控股企业）的档案工作。投资的全资、控股企业）的档案工作。5 5 5 5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。16第第5 5章档案工作组织章档案工作组织第第5 5节档案人员要求节档案人员要求 四方面要求：四方面要求：1 1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。有专业知识。2 2 档案部门负责人应具有中级以上专业档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。技术职称或大学本科以上学历。3 3 档案人员应具备大学专科以上学历或档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。同等学识水平。4 4 档案人员应定期接受档案业务培训。档案人员应定期接受档案业务培训。17第第6 6章档案工作制度章档案工作制度档案工作制度档案工作制度档案工作制度档案工作制度工作规章工作规章工作规章工作规章管理制度管理制度管理制度管理制度业务规范业务规范业务规范业务规范18第第6 6章档案工作制度章档案工作制度 1 1 1 1、企业档案工作规章：是指企业明文公开的制度，是企业根据、企业档案工作规章：是指企业明文公开的制度，是企业根据、企业档案工作规章：是指企业明文公开的制度，是企业根据、企业档案工作规章：是指企业明文公开的制度，是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。业档案工作基本的规定性要求。业档案工作基本的规定性要求。业档案工作基本的规定性要求。2 2 2 2、企业档案管理制度：是要求企业相应的工作或环节应遵守的、企业档案管理制度：是要求企业相应的工作或环节应遵守的、企业档案管理制度：是要求企业相应的工作或环节应遵守的、企业档案管理制度：是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。有关档案管理的规定。有关档案管理的规定。有关档案管理的规定。3 3 3 3、企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要、企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要、企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要、企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要求。求。求。求。三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。度体系。度体系。度体系。1 1 1 1、企业档案工作规章，以企业名义制定，重在明确档案工作在、企业档案工作规章，以企业名义制定，重在明确档案工作在、企业档案工作规章，以企业名义制定，重在明确档案工作在、企业档案工作规章，以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用；企业的地位和作用；企业的地位和作用；企业的地位和作用；2 2 2 2、企业档案管理制度，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案管理制度，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案管理制度，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案管理制度，以主管档案工作的职能部门名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定；重在约定共同遵守的企业档案管理规定；重在约定共同遵守的企业档案管理规定；重在约定共同遵守的企业档案管理规定；3 3 3 3、企业档案业务规范，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案业务规范，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案业务规范，以主管档案工作的职能部门名义制定，、企业档案业务规范，以主管档案工作的职能部门名义制定，重在企业档案管理的具体操作要求。重在企业档案管理的具体操作要求。重在企业档案管理的具体操作要求。重在企业档案管理的具体操作要求。19第第6 6章档案工作制度章档案工作制度 档案工作制度建设应遵循的原则：档案工作制度建设应遵循的原则：1 1、规范性、规范性 必须遵守宪法和法律，符合国家的方针、政策，符合国家、行业、必须遵守宪法和法律，符合国家的方针、政策，符合国家、行业、地方的相关规定。地方的相关规定。2 2、实效性、实效性 必须结合企业实际和工作实践，讲求实际，注重实效，具有针对必须结合企业实际和工作实践，讲求实际，注重实效，具有针对性、操作性、适用性、可行性和实效性。性、操作性、适用性、可行性和实效性。3 3、合规性、合规性 必须严格程序，按照企业规定的程序出台，作为企业的规章制度、必须严格程序，按照企业规定的程序出台，作为企业的规章制度、办事规程或行为准则，通过审核批准、颁布实施、共同遵守。办事规程或行为准则，通过审核批准、颁布实施、共同遵守。4 4、协调性、协调性 应纳入本企业各项制度体系，与之成龙配套，相互一致，避免不应纳入本企业各项制度体系，与之成龙配套，相互一致，避免不协调和规定不一致的现象。协调和规定不一致的现象。5 5、准确性、准确性 必须内容全面，表述准确，逻辑合理，简明易懂必须内容全面，表述准确，逻辑合理，简明易懂 。6 6、配套性、配套性 必须要同时制定能够保障制度体系有效实施的控制措施和制约机必须要同时制定能够保障制度体系有效实施的控制措施和制约机制。制。20第第6 6章章 档案工作制度档案工作制度第第1 1节节 工作规章工作规章工作规章工作规章档案工作岗位档案工作岗位责任制责任制企业档案企业档案工作规定工作规定档案工作档案工作责任追究制度责任追究制度档案管理档案管理应急预案应急预案共要求建立四个方共要求建立四个方面的工作规章：面的工作规章：21第第6 6章章 档案工作制度档案工作制度第第2 2节节 管理制度管理制度管理制度管理制度文件文件归档制度归档制度电子档案电子档案管理制度管理制度档案管理系档案管理系统操作制度统操作制度档案档案保密制度保密制度档案档案利用制度利用制度档案档案统计制度统计制度鉴定鉴定销毁制度销毁制度档案档案保管制度保管制度共要求建立八个方共要求建立八个方面的管理制度：面的管理制度：22第第6 6章章 档案工作制度档案工作制度第第3 3节节 业务规范业务规范业务规范业务规范文件、档案文件、档案整理规范整理规范档案分类方案档案分类方案文件归档范围文件归档范围和保管期限表和保管期限表特殊载体特殊载体档案管理规范档案管理规范共要求建立四个方共要求建立四个方面的业务规范：面的业务规范：23第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作 包括九方面内容：包括九方面内容：包括九方面内容：包括九方面内容：企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动 文件的形成、积累文件的形成、积累文件的形成、积累文件的形成、积累 业务部门业务部门业务部门业务部门 文件整理与归档文件整理与归档文件整理与归档文件整理与归档 档案收集工作档案收集工作档案收集工作档案收集工作 档案整理工作档案整理工作档案整理工作档案整理工作 档案保管工作档案保管工作档案保管工作档案保管工作 档案部门档案部门档案部门档案部门 档案鉴定工作档案鉴定工作档案鉴定工作档案鉴定工作 档案统计工作档案统计工作档案统计工作档案统计工作 档案利用工作档案利用工作档案利用工作档案利用工作24第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第1 1节节 企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动有着不可分割有着不可分割的联系，的联系，应实施以下工作措施：应实施以下工作措施：1 1、三纳入、三纳入2 2、四参加、四参加3 3、四同步、四同步25第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第1 1节节 企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动1 1 三纳入三纳入 企业档案工作是企业各项业务和活动的企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成。有机组成。纳入企业领导工作议事日程纳入企业领导工作议事日程纳入企业规章制度及工作流程纳入企业规章制度及工作流程纳入企业部门和有关人员的经济责任制纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制或岗位责任制26第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第1 1节节 企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动2 2 四参加四参加 企业档案部门或档案人员应参加以下活企业档案部门或档案人员应参加以下活动，负责检查应归档文件的完整、系统：动，负责检查应归档文件的完整、系统：产品鉴定产品鉴定科研课题成果审定科研课题成果审定项目验收项目验收设备开箱验收设备开箱验收27第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第1 1节节 企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动3 3 四同步四同步企业下达项目计划任务应同时提出项目企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求文件的归档要求检查项目计划进度应同时检查项目文件检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况积累情况验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况项目文件归档情况项目总结应同时作好项目文件归档交接项目总结应同时作好项目文件归档交接28第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第2 2节节 文件的形成、积累文件的形成、积累1 1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。载体和记录方式。2 2 文件形成者应将办理完毕、有保存价文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。作档案人员保管。29第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档文件整理与归档四个方面的要求：四个方面的要求：1 1、文件的整理、文件的整理2 2、文件的归档范围、文件的归档范围3 3、文件的归档时间、文件的归档时间4 4、文件的归档要求、文件的归档要求30第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件整理）文件整理与归档（文件整理）1 1 文件整理原则与方法文件整理原则与方法整理原则整理原则:遵循文件形成规律，区分保管期限，保持遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文件间有机联系。31第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件整理）文件整理与归档（文件整理）整理方法整理方法管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T9705GB/T9705、归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22DA/T22和山西省和山西省 实实施细则晋档字施细则晋档字20022002号号1616号的要求；号的要求；科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822GB/T11822的要求；的要求；项目建设文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文项目建设文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范件归档要求与档案整理规范DA/T28DA/T28的要求；的要求；会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832199832号文件和会计档案案卷格式号文件和会计档案案卷格式DA/T39-2008DA/T39-2008的要求；的要求；职工管理文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳职工管理文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字力字199233199233号文件的要求；号文件的要求；照片文件的整理应该符合照片档案管理规范照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821GB/T11821的要求；的要求；录音、录像等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理录音、录像等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范与保护规范DA/T15DA/T15的要求；的要求；电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T18894GB/T18894、公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则DA/T32DA/T32和电子公文归档管理和电子公文归档管理暂行办法（国家档案局第暂行办法（国家档案局第6 6号令）的要求。号令）的要求。32第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件归档范围）文件整理与归档（文件归档范围）2 2 文件归档范围文件归档范围 归档范畴归档范畴 企业在筹备、建设、生产、经营、管理企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发国有企业文件归档范围应符合档发200420044 4号文件要求。号文件要求。33第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件归档范围）文件整理与归档（文件归档范围）归档来源归档来源 本企业形成的文件；本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文本企业引进项目、外购设备等接收的文件；件；所属单位及参股企业应向本企业提交的所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。本企业执行、办理的外来文件。34第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件归档范围）文件整理与归档（文件归档范围）归档范围和保管期限表归档范围和保管期限表归档范围和保管期限表归档范围和保管期限表 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表 确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录于附录于附录于附录A A A A 项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见理单位文件归档具体范围参见理单位文件归档具体范围参见理单位文件归档具体范围参见DA/T 28DA/T 28DA/T 28DA/T 28 服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制业活动和专门业务编制业活动和专门业务编制业活动和专门业务编制35第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件归档范围）文件整理与归档（文件归档范围）归档范围和保管期限表编制要求归档范围和保管期限表编制要求归档范围和保管期限表编制要求归档范围和保管期限表编制要求:必须形成企业共同执行的业务规范，或企业归必须形成企业共同执行的业务规范，或企业归必须形成企业共同执行的业务规范，或企业归必须形成企业共同执行的业务规范，或企业归档制度的重要组成部分；档制度的重要组成部分；档制度的重要组成部分；档制度的重要组成部分；必须依照国家和行业的有关规定，结合本企业必须依照国家和行业的有关规定，结合本企业必须依照国家和行业的有关规定，结合本企业必须依照国家和行业的有关规定，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况制定；经营管理范围和业务活动的具体情况制定；经营管理范围和业务活动的具体情况制定；经营管理范围和业务活动的具体情况制定；必须尽可能的具体化、详实化，具备可操作性；必须尽可能的具体化、详实化，具备可操作性；必须尽可能的具体化、详实化，具备可操作性；必须尽可能的具体化、详实化，具备可操作性；各级国资委监管的国有企业其归档范围和保管各级国资委监管的国有企业其归档范围和保管各级国资委监管的国有企业其归档范围和保管各级国资委监管的国有企业其归档范围和保管期限表需经各级档案行政管理部门审查备案。期限表需经各级档案行政管理部门审查备案。期限表需经各级档案行政管理部门审查备案。期限表需经各级档案行政管理部门审查备案。关于附录关于附录关于附录关于附录A A A A的说明：的说明：的说明：的说明：附录附录附录附录A A A A给出的是资料性附录。给出的是资料性附录。给出的是资料性附录。给出的是资料性附录。附录附录附录附录A A A A不完全作为档案的分类标准。不完全作为档案的分类标准。不完全作为档案的分类标准。不完全作为档案的分类标准。附录附录附录附录A A A A首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。36第第7 7章章 档案业务工作档案业务工作第第3 3节节 文件整理与归档（文件归档时间）文件整理与归档（文件归档时间）3 3 3 3 文件归档时间文件归档时间文件归档时间文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种：文件材料的归档时间主要有两种：定期归档定期归档 随时归档随时归档 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理经营管理工作、生产技术管理