某公司质量手册及程序文件025采购控制程序6756.docx

XXXX有限公司 采购控制程序 版本/修订状态：B/1XXX有有限公司司控制状态态：采购控制制程序文件编号号： SJ/QP-0255 文件版本本： B 生效日期期： 发文编号号： 编制采购部审核XXX批准XXX采购控制制流程图图责任单位位流程描述述备注8技术部采购部质量部采购部技术部总经理采购部生产部生产部采购部质量部生产部生产部库房供应商生产部财务部采购部采购信息1价格确认2供应商选择评审审 批NY3签订采购合同4采购计划组织到货入库检验不合格品控制程序N5Y装 机开入库单开发票6生产过程控制挂帐/结算审核、校对1BOMM表图纸、规范233供应商商评定记记录可接受受供应商商名单355技术协协议5采购合合同质量协协议45采购计计划订货单单供应商商定期评评价表5报检单单进货检检验记录录6入库单单、发发票877采购方针针：准确确、及时时、低价价、优质质1 目的对采购及及供应商商的评定定过程进进行控制制，以确确保采购购的产品品能够满满足本公公司和客客户的需需求。2 适用范围围适用于对对产品有有直接影影响的原原辅材料料、零件件、包装装物、服服务采购购的控制制及供应应商的管管理。3 职责3.1 采购员员负责对对供应商商资源和和采购的的总体策策划和管管理。3.2研研发部负负责制定定提供完完整适用用的技术术性文件件和资料料，必要要时对供供应商的的生产工工艺进行行辅导。3.3质质量部负负责对采采购产品品的检验验和验证证，和对对供应商商的品质质辅导。4 工作程序序4.1 采购购策划4.1.1 采采购产品品重要度度分类根据本公公司采购购产品的的性质，对对最终产产品的影影响程度度，对采采购产品品进行分分类：A类：对对构成最最终成品品起关键键作用，并并直接影影响到成成品质量量性能的的采购产产品。B类：对对构成最最终成品品起较大大作用，并并可能影影响到成成品质量量性能的的采购产产品。C类：对对构成最最终产品品质量及及性能无无影响的的通用件件、标准准件及辅辅助物料料的采购购产品。D类：设设备配件件、工装装、夹具具等。E类：办办公用品品、劳保保用品。A、B、C类采采购产品品的确定定详见BBOM表表。4.1.2 供供应商选选择、评评定：按按供应应商管理理程序执执行。4.2 采购实实施4.2.1 采采购计划划编制制的依据据：a) 交货时间间依据：销售售要货单单、生生产指令令、采购购品生产产周期和和运输时时间、合合同评审审结果；b) 数量依据据：产品品BOMM表、库库存情况况（包括括合格的的和可返返工回用用的）、产品合合格率、资金占占用；c) 供应商依依据：可可接受供供应商名名单、供应商商生产能能力、供供应商评评定结果果、供货货业绩和和价格；d) 可能的偶偶发性事事故的考考虑（包包括本公公司和供供应商）；e) 顾客后续续订单及及可能的的订单调调整；采购计划划经采购购主管审审核后签签字生效效，以作作为签发发采购合合同的的依据。4.2.2 采购资资料4.2.2.11 必须须能清楚楚完整的的说明所所采购产产品的要要求，适适宜时包包括：a) 产品、程程序、过过程和设设备的批批准要求求b) 人员资格格的要求求c) 质量管理理体系要要求可分别在在采购购协议、订货货单及及图纸工工艺文件件中体现现。4.2.2.2 对于A，BB类产品品由采购购主管负负责与供供应商签签订采采购协议议后，由由采购员员将订订货单传传真给供供应商进进行采购购，对于于C类产产品由采采购员直直接进行行电话或或现场采采购。4.2.2.3 采购资料料的审核核：采购购资料在在发放前前，采购购主管应应仔细检检查其完完整性和和适用性性。4.2.2.4 订货单单的发发放和更更改：由由采购员员及时发发放供应应商。如如遇更改改，由采采购员及及时电话话或传真真通知供供应商，同同时做好好相应记记录。4.3 采购监控控4.3.1 采购品品交付时时间、数数量和品品质的监监控4.3.1.11 供应应商根据据采购员员的订订货单按按时交付付到指定定库房，采采购产品品进入本本公司后后，由仓仓库保管管员按库库房管理理规定清清点并核核实送送货单，指指挥分批批存放在在待检区区或指定定地点，做做好相应应的产品品标识和和检验状状态标识识，并填填写报报检单及及时通知知质量部部按产产品监视视和测量量控制程程序进进行检验验和试验验，根据据检验结结果，办办理相应应的手续续。4.3.1.22 采购购主管及及时安排排好对采采购计划划的监控控，并根根据各仓仓库上报报的采购购产品入入库情况况填写采采购计划划/进度表，对对采购合合同进行行追踪。4.3.1.33 监控控方式及及适用时时机根据采购购产品对对最终产产品影响响的重要要程度、生产或或业务需需求的急急迫性、供应商商的能力力和供货货业绩，可可运用以以下一种种或多种种监控方方式a) 计计划执行行中期征征询：适适用于每每采购合合同b) 实实地查访访：当供供应商有有不诚信信表现时时c) 派派驻代表表：产品品重要度度为A、B类；供应商商管理水水平不佳佳；此产产品供不不应求；采购品品质量主主要由生生产过程程决定、不易通通过检测测实现；供应商商制造专专业水准准差、需需要辅导导监管等等。d) 供供应商主主动反映映：在采采购协议议中规定定，当供供应商在在时间、数量和和品质上上存在交交货风险险时，必必须主动动提前反反馈，以以便采购购主管有有时间采采取相应应对策。e) 进进货检验验和试验验：常规规品质监监控方式式。f) 到到供应商商货源处处验货：本公司司无此类类产品检检测设备备，仅凭凭质量证证明文件件和记录录还不能能保证，存存在质量量风险时时；交货货时间紧紧迫，一一旦在进进货检验验时发现现质量问问题有可可能直接接影响到到本公司司向顾客客的交货货；一次次或多次次的不良良交货记记录，需需到供应应商处探探查究竟竟，以便便采取相相应对策策；客户户规定要要到供应应商货源源处验货货；当需需要采取取此种监监管方式式时，必必须在相相应的采采购信息息中确定定预期的的验证安安排和产产品放行行方式。4.3.1.44 监控控结果及及反应方方式a) 当当供应商商不能满满足1000%按按时交付付时，可可按下表表的提示示做出快快速反应应。为确确保反应应计划有有效，在在确定反反应计划划时可多多种方法法并举，在在一种反反应计划划失效时时，其余余反应计计划能发发挥作用用，以防防止循序序反应所所带来的的时间上上的延误误。反应原则则：将采采购对生生产和业业务的影影响降至至最低限限度。项目结果反应方式式时间提前根据目前前库容和和后续物物资到库库计划决决定，嘱嘱咐以后后按计划划延误可能延误误马上通知知生产，同同时密切切监控，作作好应对对策略确定延误误马上通知知生产，由由生产决决定具体体更改数量不足通知生产产，同时时作好补补足的措措施多余退回或暂暂存而不不入账品质不良良不良率过过高预计计会导致致生产不不足就地或退退回分选选，同时时不足不不良部分分，并通通知生产产部门批不良初步确定定原因以以决定马马上补交交或另行行采购，同同时通知知生产以上监控控结果记记录在采采购计划划/进度度追踪表表上。b) 当品质不不良是在在生产过过程中发发现时，按按生产产过程控控制程序序的生生产异常常处理要要求和不不合格品品控制程程序规规定执行行。c) 品质不良良和数量量差异来来自于仓仓库定期期盘查时时，按仓仓库管理理规定执执行。d) 当品质不不良来自自与顾客客投诉和和售后服服务中发发现的属属于采购购品问题题时，按按纠正正和预防防措施管管理程序序执行行。4.3.2 采购价价格的监监控：由由财务部部根据市市场物资资行情按按相应的的财务管管理制度度执行。4.3.3 供应商商的监控控：采购购人员根根据平时时与供应应商的接接触和了了解，动动态掌握握供应商商的各方方面变化化及趋势势可能对对物资供供应和品品质的影影响，如如组织机机构人事事变化、企业性性质变化化、资金金周转状状况、金金融信誉誉、客户户群变化化、生产产规模生生产设备备检测设设备变化化等，再再结合每每年发放放供应应商基本本情况调调查表了了解相关关信息，以以便使相相应的采采购决定定更加科科学合理理。4.4 采购购品及供供应商数数据分析析4.4.1 数数据收集集整理和和传递信息内容容收集职责责和报告告路线使用的表表格交货质量量状况时间和数数量仓库采采购采购计计划/进进度表产品质量量质量采采购进货检检验报告告供应商商定期评评价表线内采购购品质量量状况仓库采采购入库单单及其其统计售后产品品质量状状况业务质质量采购信息反反馈单库存品数数量和质质量状况况仓库质质量采购库存报报表采购价格格和成本本财务采采购、总总经理信息反反馈单、财务报报表、分分析报告告4.4.2 统计分分析：根根据采购购品对生生产和业业务造成成的影响响的现实实状况，为为实现采采购方针针确保当当前供应应、符合合将来发发展、不不断降低低采购成成本和价价格、与与供应商商携手共共进的要要求，根根据4.4.11条掌握握的基本本数据，可可按供应应商、采采购产品品类别和和规格、采购流流程管理理中的各各过程进进行分析析，明确确流程管管理中各各方面的的责任。4.5 分析析结果处处理和采采购绩效效改进4.5.1 供应商商交货业业绩和等等级调整整的通知知：采购购主管每每月6日日以前将将供应商商的交货货业绩和和等级调调整以及及按采采购协议议执行行的结果果以供供应商质质量信息息反馈单单的形形式发放放至每个个供应商商，并对对各供应应商的供供货业绩绩和状况况在采购购主管以以进货货质量汇汇总评定定表的的形式加加以公布布。4.5.2 采购业业绩的改改进：业业绩改进进的程序序和总体体要求按按公司的的持续续改进管管理程序序和纠纠正和预预防措施施管理程程序执执行。4.5.2.11 供应应商改进进决定：采购主主管根据据监控和和数据统统计分析析的结果果，对存存在供货货及时性性和品质质问题的的供应商商及时发发放供供应商质质量信息息反馈单单（有有轻微不不合格可可以挑选选或回用用时适用用）、8D报告（批量退货或生产中发现严重质量问题时适用）要求供应商整改和反馈。4.5.2.22 本公公司的改改进决定定a) 采购策略略调整：采购比比例调整整、外购购和内制制转换、采购价价格调整整、付款款政策和和处罚力力度调整整；b) 供应商开开发：开开发手段段需根据据实际情情况决定定，以下下是可供供选择的的方式： 选择新供供应商 安排第二二方审核核 对供应商商进行技技术辅导导 要求供应应商进行行质量体体系认证证采购主管管将以上上的开发发决定随随时纳入入到供供应商开开发计划划中进进行执行行和跟踪踪。c) 内部管理理完善：人员管管理（考考核、人人员调整整、帮助助、培训训、激励励等）、流程管管理改善善、内外外部接口口管理改改善。4.5.3 公司内内部沟通通：采购购主管每每月或根根据上级级领导的的要求将将采购管管理的结结果、采采购管理理决定、设想和和建议按按各部部门的报报告要求求整理理成采购购报告，按按信息息沟通管管理程序序执行行，提交交总经理理和在相相关会议议上沟通通。4.5.4 改进事事项跟踪踪：采购购主管经经理对44.5条条款落实实的改进进事项落落实人员员进行跟跟踪和记记录。4.5.5 效果评评估和经经验交流流：采购购主管经经理每月月对以上上改进事事项的措措施效果果进行评评估，对对失误和和经验进进行总结结和交流流，对有有效的措措施需进进行文件件化固定定或更改改的地方方按文文件控制制程序的的要求进进行。5 相关文件件5.1 供应应商管理理程序5.2 产品品监视和和测量控控制程序序5.3 不合合格品控控制程序序5.4 库房房管理规规定5.5 信息息沟通管管理程序序5.6 持续续改进管管理程序序5.7 纠正正和预防防措施管管理程序序5.8 文件件控制程程序6 相关记录录6.1 采购购协议 更改后后保存一一年6.2 采购购计划 保存期期一年6.3 订货货单 保保存期三三年6.4 供应应商质量量信息反反馈单 保存期期一年6.5 供应应商定期期评价表表 保存期期三年6.6 供应应商开发发计划 保存期期三年6.7 信息息反馈单单 保存期期一年7/6