某公司采购管理流程的形式.docx

某电力公公司采购购内控管管理制度度为了全面面加强国国际公司司的管理理,提高高企业管管理水平平及工作作效率,使企业业管理更为为规范化化、程序序化、制制度化，特制定定本管理理制度。本管理制制度适用用于国际际公司机机关及国国外各项项目部。本管理制制度自发发布之日日起实施施。本管理制制度起草草单位：吉林送送变电国国际公司司本管理制制度由吉吉林送变变电国际际公司负负责解释释。目 录第一章、采购内内控制度度目标（ 11 ）第二章、采购组组织结构构形式和和授权 （ 2 ）第三章、角色与与责任（ 44 ）第四章、采购流流程图解解（ 55 ）第一节 预算算流程 （ 5 ）第二节 请购购流程 （ 7 ）第三节 采购购流程 （ 9 ）第四节 验收收流程 （ 11 ）第五节 付款款流程 （ 14 ）第六节 国外外采购流流程 （ 15 ）第五章、操作细细则（一一般采购购） （ 117 ）第一节 请购购流程 （ 17 ）第二节 购买买流程 （ 20 ）第三节 验收收流程 （ 23 ）第四节 付款款（报销销）流程程 （ 27 ）第六章、招投标标（ 29 ）第七章、国外采采购操作作细则 （ 330 ）第八章、紧急采采购 ( 35 )第九章、机关部部门采购购流程 ( 377 )-1 - 第一章采购内内控制度度的目标标一、在流流程涉及及的所有有人员之之间具有有明确的的职责划划分，即即责权相相互制衡衡，责权权对等和和统一。二、符合合适用权权限的正正确的管管理批准准方式。三、所有有采购活活动都符符合吉林林送变电电国际公公司商业业道德准准则和其其他适用用的主要要政策、程序、法律和和法规。第二章采购组组织结构构形式和和授权一、采购购组织结结构形式式吉林送变变电国际际公司采采用“直线职职能制”的组织织结构。即在直直线制的的基础上上，再加加上相应应的职能能管理部部门，帮帮助采购购经理决决策，承承担管理理的职能能。二、一般般授权由国际公公司总经经理授予予的办理理经常性性经济业业务的权权力。这这种权力力授予的的时间较较长，一一旦授予予，被授授权人可可以长期期行使。一般以以岗位责责任制或或管理文文书的形形式明确确。（一）、采购经经理的授授权范围围1、主持持进出口口部全面面工作，在计划划部门提提出物资资采购计计划后，报总总经理批批准后组组织实施施，确保保各项采采购任务务完成。2、调查查研究各各部门物物资需求求及消耗耗情况，熟悉各各种物资资的供应应渠道和和市场变变化情况况，供需需心中有有数。指指导并监监督下属属开展业业务，不不断提高高业务技技能，确确保公司司物资的的正常采采购量。 3、统筹策策划和确确定采购购内容。减少不不必要的的开支，以有效效的资金金，保证证最大的的物资供供应。 4、要要熟悉和和掌握公公司所需需各类物物资的名名称、型型号、规规格、单单价、用用途和产产地。检检查购进进物资是是否符合合质量要要求，对对公司的的物资采采购和质质量要求求负有领领导责任任。 55、监督督参与大大批量商商品订货货的业务务洽谈，检查合合同的执执行和落落实情况况。 6、按计计划完成成各类物物资的采采购任务务，并在在预算内内尽量减减少开支支。 7、认真真监督检检查各采采购员的的采购进进程及价价格控制制。8、在部部门经理理例会上上，定期期汇报采采购落实实结果。 9、每月初初将上月月的全部部采购任任务完成成及未完完成情况况逐项列列出报表表，呈总总经理及及财务部经理，以便于于上级领领导掌握握全公司司的采购购项目。 10、督督导采购购人员在在从事采采购业务务活动中中，要遵遵纪守法法，讲信信誉，不不索贿，不受贿贿，与供货货单位建建立良好好的关系系，在平平等互利利的原则则下开展展业务往往来。 11、负负责部属属人员的的思想、业务培培训，开开展职业业道德、外事纪纪律、法法制观念念的教育育，使所所有员工工适应市市场经济济的快速速发展。（二）、国际公公司总经经理审批批金额1、大型型机器设设总价在在 500万以上上；材料料物资总总价在 50万万以上2、紧急急采购在在 200万以上上3、其他他大宗、重要采采购及计计划外采采购（三）、国际公公司经总总经理授授权的副副总经理理审批权权限1、计划划内、不不需招标标的设备备物资（1）、直接采采购的设设备物资资（低值值易耗品品、办公公用品）50万万元以下下由副总总在请购购单、订订货单、付款通通知单上上直接签签字审批批。（2）、合同或或订单采采购物资资（小型型机具、备品备备件、大大型设备备）500万元以以下由副副总在请请购单、订货单单、付款款通知单单、合同同上直接接签字审审批。注：同一一项目部部一次提提请的所所有请购购单金额额合计超超过1000万元元还需总总经理审审批。2、紧急急采购若发生紧紧急采购购，总经经理无法法亲自审审批，采采购额度度20万万元以内内由副总总审批。3、计划划外采购购一律经经总经理理签字审审批。三、特别别授权1、在特特殊紧急急情况下下，总经经理可以以授权某某部门负负责人必必要的谈谈判权力力，明确确谈判的的范围，可以承承诺的内内容等。2、在紧紧急采购购情况下下，授予予副总经经理直接接审批紧紧急物资资的采购购。第三章 角色与与责任一、关键键相关人人员请购者（项目部部及各管管理部门门）进出口部部费用、资资产批准准者供应商付款者接受者合同管理理者二、不相相融职责责的分离离1、请购购者无权权批准资资金，无无权在中中国境内内不经批批准独立立采购。2、批准准者无权权申请采采购，执执行订单单，接受受材料物物资。3、采购购员无权权执行未未经事先先批准的的请购单单，接收收物资和和开具发发票。4、采购购业务的的询价岗岗位与确确定供应应商岗位位应当分分离。5、采购购合同的的谈判岗岗位与合合同的审审批岗位位应当分分离。6、付款款人无权权执行上上述任何何事宜。三、采购购责任1、收集集市场和和产品的的相关信信息：包包括对施施工过程程的基本本了解，发展潜潜在的供供应商以以及对目目前和未未来供需需平衡的的了解。2、估计计市场形形势，从从质量、服务、费用和和能力方方面对供供应商加加以分析析和评估估。3、与业业务人员员一起，就来自自每个潜潜在供应应商或已已批准供供货商的的报价、服务和和质量等方面制制订采购购策略，并达成成合同，以减少少零星订订单的数数量。4、协商商、准备备和在核核准授权权范围内内执行采采购订单单。5、更新新供货商商名单。6、实施施和监督督招标过过程。7、建立立供货商商基本数数据库，向财务务部门提提供必要要的供货货商信息息。8、在下下订单之之前确认认单价。第四章 采购流流程图解解第一节 预算流流程图执行日期期预算流程程图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员权责及说说明相关记录录合同中标预算委员会项目部计划部市场开发发部主管领导导及相关关人员办理相关关中标手手续及合合同。中标通知知书、合合同项目部项目部经经理技术员 计划员根据合同同、及施施工图纸纸编制施施工图预预算计提提机具等等实需计计划。项目部经经理签字字项目部计计划员签签字计划部计划部主主任计划主任任修改审审核，并并通知生生产部召召开计划划内采购购清单确确认会。计划主任任签字委员会部部门组成成：生产部项目部财务部计划部进出口部部国际公司司领导班班子纪检委部部门人员组成成：组 长长：韩 强副组长：南宫孝孝 李晓晓东 杨建建立成 员员：刘志志平王 勇勇 廉 钢刘大力杨素梅王艳阳项目部人人员投标相关关人员1）对中中标工程程施工预预算及物物资实需需计划进进行全面面审核。对计划划进行审审增审减减。2）确定定设备及及材料等等物资在在国内国国外采购购目录。3）确定定需要招招标的设设备及物物资目录录。1、“材材料实需需明细表表”，格式式见附件件一2、由预预算委员员会成员员在审定定的预算算上签字字3、评审审小组人人员及项项目部留留存最终终的原材材料计划划（预算算）实需需统计表表，并作作为执行行采购流流程的依依据。附件一：原材料料计划（预算）实需统统计表附件一：原材料计计划（预预算）实实需统计计表项目部： 年 月 日序号计划数（预算）国内采购国外采购备注材料名称称单位规格数量单价金额总经理主管财务务副总经理理主管生产产副总经理理进出口部部主任项目部经经理计划部主主任制表人：第二节 请购流流程图执行日期期请购流程程图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员权责及说说明相关记录录项目部及其他部门经手人填写请购单项目部经理及部门主管审核主管生产副总审核生产部主任审核总经理进出口部主管财务副总项目部及及其他科科室经办人要严格按按照预算算及实际际需要如如实填写写，不得得多报、虚报。1、在请请购单经经办人栏栏目签字字2、请购购单格式式见附件件一项目部及及其他科科室项目部经经理及部部门主任任对提出请请购的物物资是否否属于预预算内进进行审核核。1、在请请购单申申购负责责人处签签字2、对需需要评审审的项目目在备注注处进行行标注生产部生产部门门主任对所请购购的物资资的数量量、品种种是否符符合预算算进行核核对。1、请购购单上签签字2、对需需要评审审的项目目在备注注处进行行标注副总经理理主管生产产副总经经理1）对所所列物资资是否属属预算内内进行审审核。2）对其其合理性性、合规规性进行行全面审审核。1、 请购单上上签字2、对需需要评审审的项目目在备注注处进行行标注副总财务副总总1）审核核请购单单签字手手续是否否完备2）是否否符合预预算及采采购常规规。1、请购购单上签签字2、对需需要评审审的项目目在备注注处进行行标注进出口部进出口部部主任1）复核核签字手手续是否否完备2）组织织采购1、请购购单上签签字2、对需需要评审审的项目目在备注注处进行行标注副总授权范围之外附件一：请购单单附件一：请购单请购单编编号： 日期期： 年年 月 日申请人申请日期期项目部/部门币 种资产名称称：序号设备名称称单位规格型号号单价数量估计金额额需求日期期备注预算内： 是 否 合计推荐供应应商：运至：采购原因因/说明明：备注：总经理主管财务务副总主管生产产副总纪检部门门生产部主主任进出口部部主任申购部门门负责人人注：请购购单一式式四联 第一一联项目目部 第二联联进出口口部 第第三联财财务部 第第四联生生产部执行日期期采购流程程图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员权责及说说明相关记录录进出口部部进出口部部主任审核单据据的合规规性。请购单进出口部部采购员1、已确确定合格格供应商商在由采采购委员员会确定定合格供供应商中中询价、比价。将询价价结果以以书面报报告形式式报送进进出口部部主任。2、若初初次询价价需采购购委员会会新确定定合格供供应商名名单。3、价格格审核员员有权要要求进出出口部门门提供33个供应应商。如如果价格格审核员员对其价价格有异异议，有有权向其其他供应应商询价价。4、如果果价格审审核员和和进出口口部有异异议，则则由上级级审批人人对异议议进行裁裁决。询价结果果以书面面形式记记录进出口部部进出口部部主任采购员报报送的询询价结果果予以审审核，初初步确定定若干家家供应商商。进出口部部计划部生产部财务部纪检部门门主任主任主任主任书记1、谈判判分工：计划部部从预算算；生产产部从技技术、质质量方面面予以审审核进出口口部从价价格财务部部从付款款条件予予以审核核。2、不相相容职责责分询价岗岗位与确确定供应应商岗位位分离。确定供供应商岗岗位与合合同审批批岗位分分离。3、进出出口部门门无权执执行未经经事先批批准的请请购单、接收物物资、开开具发票票。谈判会议议记录进出口部部副总在授授权范围围内（550万以以下无需需招标）签订合合同，合合同额在在50万万以上由由总经理理签字保证合同同的真实实性、合合法性、有效性性。合同进出口部部计划部采购员 进出口部部主任价格审核核员1、填写写订单。2、监督督、审核核订单的的签订符符合流程程。3、对订订单所列列物资价价格进行行审核。4、进出出口部主主任具体体执行购购买事宜宜。订单格式式见：附件件一在订单签签字询价确定供应商与供应商谈判合同签订与审批收到请购单下订单第三节 采购流流程图附件一：订购单单附件一：订购单单订购单订购单编编号:订购日期期: 年 月 日日序号物资名称称单位规格数量单价金额 要求到货货日期备注请购单编编号:合计说明卖方买方价格审核核进出口部部主任经办人审批签字字加盖公公章审批签字字加盖公公章注: 一一式四联联 供应商商 进出口口部门 生产部部门 财务部部门第四节 验收流流程图执行日期期验收流程程图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员员权责及说说明相关记录录供应商将货物运到接收地生产部门核对单据核对数量检查质量填制验收单财务部项目部进出口部项目部最终接收资产生产部项目部检查员复核人办理接收收“验收单单格式”见附件件一生产部项目部检察员复核人核对内容容：1、订货货单2、装箱箱单3、交货货通知单单 4、其他他单据单据之间间是否一一致书面记录录传真记录录电子邮件件生产部项目部检察员复核人1、单据据与实物物是否相相符2、若出出现数量量、质量量存在问问题，应应及时上上报进出出口部，应按合合同约定定的处理理。验收单生产部项目部检察员复核人1、将验验收结果果填入“验收单单”。2、一式式四联，生产部部留一联联。见“验收收单格式式”两人分分别签字字财务部项目部进出口部部各部门审审核人员员其余三联联分别报报送财务务，项目目部和进进出口部部。项目部经手人复核人1、填制制收货单单2、填制制固定资资产卡片片1、“收收货单“格式见见附件二二2、“接接收单签签字”附件一：验收单单格式附件二：接收单单格式验收单验收单编编号： 日期期： 年 月月 日名称规格订货单编编号交货厂商商订购数量量本次交验验量实际交验验量实收数量量退回数量量判定备注验收部门门主管检查员注：一式式四联：第一联联财务部部门 第第二联进进出口部部门第三联生生产部门门 第四四联项目目部门附件二：接 收 货 单单接收单编编号： 日期： 年年 月月 日日序号名称规格数量质量状况况备注验收单编编号： 项目部部经理： 接收人人： 保管人人注：一式式两联：第一联联项目部部 第二联联生产部部第五节 付款流流程图执行日期期付款（报报销）流流程图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员员权责及说说明相关记录录生产部报送验收单进出口部报送已审核的发票和订单财务部稽核人员财务部主任总经理主管财务的副总或总经理财务部生产部进出口部部生产部主主任进出口部部主任生产部核核对验收收单并报报送到财财务。进出口部部将供应应商提供供的发票票与订单单核对并并报送到到财务。验收单订单财务部稽核人员员1、单据据核对内内容发票验收单单订购单单或合同同请购单单2、核对对的目的的合法性性完整性性数字、金额合合计的准准确性在报销单单上稽核核栏目下下签字财务部财务部主主任在稽核人人员复核核基础上上：1、对付付款原始始凭证进进行总复复核。2、决定定是否应应付款。在报销单单上财务务部主任任一栏内内签字副总经理理副总经理理在授权核核决权限限内审批批支付货货款。在报销单单上签字字（见“授权额额度表”）总经理总经理总经理：计划外外采购紧急采采购（220万元元以上）重大事事项采购购（500万元以以上）紧急采购购订单财务部财务部主主任出纳员1、财务务部主任任负责核核实领导导签字2、指令令出纳员员付款第六节 国外采采购流程程图执行日期期国外采购购流程图图项目编制制人计划编制制人修改日期期批 准审 核流 程执行部门门执行岗位位及人员员权责及说说明相关记录录项目部经办人提出申请项目经理生产副总生产部经理主管财务副总总经理财务部付款通知项目部按照程序报销项目部经办人根据预算算及实需需填制请请购单。见“请购购单格式式”项目部项目部经经理对请购单单的真实实性，合合理性进进行审核核。在“请购购单”上签字字生产部主任1、审核核所请购购的物资资是否符符合预算算委员会会确定的的国外采采购物资资目录。2、审核核所请购购的物资资及设备备的品种种、数量量是否符符合进度度的实际际需要。3、对请请购的物物品价格格的合理理性进行行审核。在“请购购单”上签字字生产副总总副总全面审核核。在“请购购单”上签字字主管部门门财务副总总在副总权权限内直直接审批批。在“请购购单”上签字字总经理总经理计划外紧急采购购重大事项项在“请购购单”上签字字财务部财务部主主任根据领导导签字下下达付款款通知单单。填制付款款通知单单并签字字总经理或或经授权权的副总总签字项目部项目经理理经办人执行国际际公司远远程报销销程序报销单等等附件一：付款通通知单附件一：付款通知知单 付款通知知单编号号： 项目部部 日期： 年 月 日用途预算内预算外申请金额额批准金额额批准人总经理副总经理理财务部主主任请购单编编号第五章 操作作细则第一节 请购流流程一、请购购主体公司的任任何部门门及项目目都可以以填写“请购单单”而提出出物资或或服务的的采购申申请。二、请购购的开立立、递送送1、请购购经办人人员应依依据存量量管理基基准、用用料预算算，参考考库存情情况开立立计划内内或计划划外请购购单，并并注明材材料的品品名、规规格、数数量需求求日期，得到各各部门授授权主管管的批准准后，送送进出口口部门。（请购购单格式式附后）请购单请购单编编号： 日期： 年 月月 日申请人申请日期期项目部/部门币 种资产名称称：序号设备名称称单位规格型号号单价数量估计金额额需求日期期备注预算内： 是 否 合计推荐供应应商：运至：采购原因因/说明明：备注：总经理主管财务务副总主管生产产副总纪检部门门生产部主主任进出口部部主任申购部门门负责人人注：请购购单一式式四联 第一一联项目目部 第二联联进出口口部 第第三联财财务部 第第四联生生产部2、使用用者不得得批准他他自己的的请购单单。3、如果果员工直直属领导导在海外外，则需需要从当当地主管管获得核核准，如如果主管管在外地地时还要要得到直直属主管管的电子子邮件批批准。4、各项项目部在在提交请请购单时时，如是是计划内内采购，其参阅阅经国际际公司预预算管理理委员会会核准的的“材料、设备实实需统计计表”。格式式如下原材料计计划（预预算）实实需统计计表项目部： 年 月 日序号计划数（预算）国内采购国外采购备注材料名称称单位规格数量单价金额总经理主管财务务副总经理理主管生产产副总经理理进出口部部主任项目部经经理计划部主主任制表人：5.材料料及设备备需待试试用和检检验方能能实施者者，请购购的项目目部门应应于请购购单上注注明“试用检检验”及“预定试试用期限限”。6.办公公用品的的使用部部门一般般要在请请购单上上对采购购单上对对采购需需要做出出描述，解释其其目的和和用途。请购单单须由使使用部门门主管审审批同意意，并须须经资金金预算的的负责人人员审核核签字后后。7.特殊殊服务项项目，如如保险、认证、法律和和审计服服务等，一般由由公司最最高负责责人审批批。三、对于于请购物物资的预预算管理理预算是公公司的目目标及其其资源配配置和经经济活动动计划的的数量说说明，并并用货币币形式进进行具体体的、系系统的反反映。国际公司司应当加加强采购购业务的的预算管管理。首首先应设设置专业业的计划划预算管管理部门门执行计计划、预预算的职职能。对对于预算算内采购购项目，具有请请购权的的各项目目部门应应严格按按照预算算进度办办理请购购手续；对于超超预算和和预算外外采购项项目，应应由项目目部调整整或追加加计划后后经国际际公司全全面预算算委员会会重新议议定后才才容许请请购、采采购。四、请购购的审批批（一）原原则对请购单单进行严严格审批批是通过过请购单单控制物物资请购购的关键键。由审审批人根根据其职职责、权权限以及及单位实实际需要要等对请请购申请请进行审审批，不不同类别别的请购购单由不不同的主主管核准准，不同同的请购购额也要要由不同同层次的的主管核核准，从从而明确确各自的的责任。（二）、核决权权限1、装饰饰性材料料1.1请请购金额额预估在在 500万元以以下，由由主管财财务副总总核批；1.2请请购金额额预估在在50万万以上，由总经经理核决决；2、其他他设备及及物资审审批权限限参照“装饰性性材料”3.招标标采购物物资由预预算委员员会审定定（三）进进出口部部门在接接到各部部门请购购单及材材料物资资实需单单后，应应当负责责检查请请购书上上申请项项目是否否与计划划相符，各明细细项目是是否填列列齐全。审核无无误后，进出口口部门主主管在请请购单上上签字并并经主管管副总经经理或总总经理签签字后执执行下一一采购流流程。第二节 购买买流程一、采购购实施的的控制1、采购购数量的的控制1.1审审查请购购数量是是否在控控制限额额范围内内。1.2检检查物品品使用和和劳务接接受部门门的负责责人是否否在请购购单上签签字同意意。2、采购购方式的的控制2.1直直接采购购进出口部部门直接接向供应应商询价价，并向向最低报报价单位位购买，双方不不需要签签订书面面采购合合同，往往往是即即时结清清。此方方式适用用金额较较小、无无需书面面比价的的存货。国际公公司对低低值易耗耗品、办办公用品品 类物物资可采采用此种种购买方方式。2.2比比质比价价采购买方市场场条件下下，单位位工程采采购小组组通常要要选择三三家以上上的供应应商，就就质量、价格、供货期期进行对对比分析析，在符符合采购购物资质质量标准准的前提提下，选选择价格格最低的的供应商商。国际际公司对对小型工工具设备备、大宗宗物资可可采用此此方式。2.3订订单或合合同采购购根据底价价的资料料、市场场的行情情、采购购数量的的大小和和付款期期的长短短，单位位与供应应商就采采购数量量、价格格、供货货期等条条款达成成一致，签订书书面供货货合同，按照约约定条款款供应和和结算。这种方方式适用用于采购购数个量量较大、金额较较大需要要选择可可靠供应应商的物物资。国国际公司司对 大大型设备备、交通通工具采采用此方方式。2.4招招标采购购（详见见招标文文件范本本）2.5紧紧急采购购（在第第节有专专门论述述）3、供货货对象的的控制3.1进进出口部部门在正正式填制制购货订订单前，必须向向不同的的供应商商索取供供应物品品的质量量、价格格、折扣扣供货期期和付款款条件等等资料，并据以以选择对对单位最最有利的的供应商商。3.2对对采购项项目的评评审（1）由由进出口口部门对对请购单单提请审审议的项项目进行行预审和和提供相相关资料料。（2）对对请购单单提请审审议的项项目需成成立评审审小组。负责对采采购项目目的相关关资料进进行分析析及审议议，一般般包括进进出口部部门、项项目部门门、生产产部门、纪检部部门、财财务部门门。评审审小组成成员如下下：小组组长长： 韩韩 强强副组长 ： 李晓东东 南宫孝孝 杨建立立组 员员 ： 刘志志平 王 勇 廉廉 钢钢 杨素梅梅 王艳艳阳 （3）评评审会议议召开时时间。进出口部部对评审审项目相相关资料料准备完完毕后，即提请请组长召召开评审审会，组组长不在在提请副副组长召召开评审审会。（4）决决定评审审项目。包括：基本情况况 生产产能力 技术水水平 质质量认证证 价格格标准 售后服服务 付付款条件件（5）会会议决议议及记录录评审会议议产生的的决议由由进出口口部负责责记录并并落实执执行，会会议记录录由参会会人员签签字生效效，并由由进出口口部保管管。（6）、进出口口部应建建立供应应商数据据库，健健全合格格供应商商资料档档案。4、采购购价格的的控制采购价格格是公司司采购控控制中的的核心问问题国际公司司根据实实际情况况可通过过四种方方式获得得采购价价格。4.1招招标采购购详见“招招标文件件范本”4.2定定价采购购在预算时时，直接接指定该该种类的的采购方方式。市市场物资资短缺或或采购数数量巨大大时，采采用这种种方式。4.3比比价采购购将数家厂厂商提供供的物资资的价格格、质量量、供货货期等进进行比较较，在不不影响质质量的前前提下，向成本本最低者者采购。由进出口口部门两两个人以以上去执执行。办公用品品、低值值易耗品品4.4询询价采购购采购