纸质档案数字化加工和档案整理.doc

招标物质名称：纸质档案数字化加工和档案整理一、投 标 邀 请安徽省司法厅根据档案保管和移交的需要，拟对2021年前的档案文件进行数字化扫描和局部档案整理的招标，欢送对此工程感兴趣并具有纸质档案数字化加工效劳和档案整理能力的公司参加投标。1、招标文件发放时间、地点：时 间：2021年 11 月 25日至2021年 11月 27日地 点：安徽省司法厅招标办公室地 址：淮河路335号联系人： 黄金红联系 ： 0551-22150032、投标截止日期：2021年 11月27日 12：00 时，逾期不予受理3、开标时间：2021年 11 月 30日 16：00 时4、开标地点：安徽省司法厅招标办公室二、投 标 文 件一投标文件说明：1、投标方应仔细阅读招标文件的所有内容，按招标文件的要求(见第二局部)提供投标文件，并保证所提供的全部资料的真实性、准确性及完整性，以使其对招标文件做出实质性响应；否那么，投标将被拒绝。2、投标方投标时应按档案数字化扫描提卷、拆卷、打印封面、扫描、图像处理、备份光盘、数据质检、整理装订、装盒、填写盒上目录、上架和档案整理提卷、拆卷、条目著录、数据质检、整理装订、装盒、填写盒上目录、上架给出报价，报价为含税价格。3、假冒他人商标或品牌者不准投标，假设发现后废标并永久性中止合作。二关于投标文件： 1、请投标方如实答复下例条款：1企业简介档案数字化扫描和档案整理的公司要对提供的效劳进行简要介绍、包括案例情况、完成周期、生产能力、加工和整理效劳人员所投标公司的效劳人员应具备全日制档案专业毕业或经由国家档案管理机构系统培训并获得档案专业技术资格证书等。2参考按招标明细表：A提供档案数字化扫描效劳档案拆卷、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等和档案整理详细流程，并详细报价。B详细填写扫描分辨率，档案数字化扫描的标准参数。C投标单位请认真填写各投标工程明细表的单份文件价格和投标合计价。D. 投标单位效劳当地化，即经营实体在合肥以便提高效劳质量的高效和快捷。3技术要求：A.档案数字化扫描和档案整理采用安徽省和国家相关标准；B.投标公司应具备档案综合管理软件维护、升级和数据库管理经验。2、投标文件须附带的证件：1企业法人营业执照，注册资金不能少于100万；2中华人民共和国组织机构代码证；3税务登记证含国税和地税；4法定代表人授权委托书；5具有自主知识产权的数字化加工平台软件；6投标人在当地要有相应的分支机构。3、投标文件的密封与标记：1投标文件一式二份，投标方应将投标文件分别密封，并在封口处加盖投标方单位公章，在投标文件封皮明显处注明：招标人：安徽省司法厅招标工程名称：纸质档案数字化加工和档案整理 投标方的名称加盖公章、地址、 、并说明“开标时启封的字样。2投标文件字体采用宋体、A4幅面纸张打印手写无效。三、合同授予及付款方式一中标通知书： 评标结束后，由招标方签发?中标通知书?二签订合同：1、?中标通知书?发出后，招标方与中标方签订合同。 2、中标方自行终止合同、不能圆满无原因履行合同、投标时弄虚作假而实际上所投物资达不到招标方要求的及影响招标方正常工程完成的，招标方有权取消其中标资格，并给予一定金额的处分。三质量要求，技术标准，提供商对质量所负责任：1、执行标准：国家、安徽省数字化扫描和档案整理标准。2、提供商对质量负责的条件及期限：档案数字化扫描效劳和档案整理公司中标后签订技术协议。3、提供商必须提供符合相应标准质量要求的效劳，数字化扫描效劳和档案整理结束验收合格，如发现不符合要求，需要提供二次效劳。四扫描地点：安徽省司法厅档案科及库房。五验收方式：按技术要求检验。六结算方式：1、费用以最终扫描加工和档案整理的实际数量为准。2、招标方与中标方签订合同后，招标方在3天内按照招标预算额的30%付给中标方作为工程启动资金；3、在工程完成50%时，招标方按照招标预算额付给中标方30%的款项；4、验收合格后付35%总款项的款；5、自验收合格一年内，将余下的5%的款项全部付清。招标工程要求一、安徽省司法厅对投标单位要求1.投标人应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备。确保有稳定专业的档案数字化扫描加工和档案整理队伍，有从事档案数字化加工效劳和档案整理经验。2. 投标人在投标文件中根据本工程需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保较薄纸张如信纸、便笺纸、破损纸张、底灰较深如草浆纸、油印纸、字迹较浅如铅笔字迹等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。3.根据对本工程的理解，在技术文件中明确提出档案加工、整理作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及过失防范措施。4. 投标人须在投标方案中明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。5. 投标人应按照工程需求提出相应的具体进度方案安排；6. 投标人必须在投标文件中确定工程主管，说明主要参与人员的职责及任务，并附简历。所确定的人员原那么上不允许更换，如更换须经招标方同意。7. 投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的平安、保密、人员管理制度。二、时间要求本工程自2021年12月4日开始至2021年3月30日截止。三、安徽省司法厅档案数字化加工工程要求一工程背景本工程涉及历史档案40-50万页，均按A4幅面计算，所涉及A4及以上幅面按比例折算成A4幅面。二扫描技术要求分辨率：200dpi颜色： 黑白格式： TIFF压缩方式： TIFF(三) 本工程总体质量要求1.扫描过程中不对档案原件造成损伤。2.按照国家标准?纸质档案数字化技术标准?。3.档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。四扫描加工要求根据招标方提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写到工作单中，作为文件和质检依据。1.启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。2.采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，防止纸张褶皱、撕裂、 破损等情况的发生。3.如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4.为更好的展现档案原貌,节省存储空间，全部采用TIFF的存储格式，扫描分辨率为200dpi。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。5.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最正确的扫描明暗度、比照度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。6.采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。7.对于档案中的“筒子页，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。五扫描图像处理扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下列图像处理：1、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转复原，以符合阅读习惯。2、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原那么。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。3、 字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4、 图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。5、 图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。6、 将原始 (200Dpi)格式的图像文件压缩成TIFF (100Dpi)格式，最终提供给用户的档案数据200Dpi和100Dpi两种格式各一份，并将上述两种格式数据刻录成一套DVD光盘，提供应用户，保证图像清晰，详细需求见后“数据备份光盘要求。六档案整理、装订档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原那么，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置如：改右装订为左装订。3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原那么，能不折叠就尽量不折叠。4.档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。5.档案装订，应遵循“两对齐要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。6.档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。7. 档案装订后，需装盒且正确著录盒面。七图像数据挂接档案扫描完成后，需要与室藏现有的计算机目录数据校对且一一对应。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。为确保数据挂接的正确性，投标方应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入安徽省司法厅档案室现有档案数据库中。八档案扫描加工质量要求1.图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。2.数据对应：档案目录数据包含案卷目录和卷内目录与扫描图像100%正确对应。3.招标方按批次提供案卷给投标方，500卷为一批。招标方对投标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图象合格率到达98%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，招标方可提供下一批次案卷，但投标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给投标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由投标方负责。九数据备份光盘要求1.一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。2.提交原始扫描图像DIFF 200dpi及转换后的图像DIFF 100Dpi数据DVD光盘各1套。200 dpi数据光盘应包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单Excel格式；档案扫描图像文件和档案目录数据；100 dpi 数据光盘应包括：光盘检索调阅程序光盘自运行；3.光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。4.存储的DVD光盘，必须为国际著名品牌金盘。5.提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。十作业环境及设备要求档案数字化加工要求在安徽省司法厅档案室内进行，招标方提供场地、桌椅。投标方需提供数字化加工所需的全部设备及软件，并按招标方的保密、平安要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。十一人员要求为了保证档案实体和档案信息的平安及扫描质量，投标方要有必要措施保证一支相对稳定的扫描队伍，扫描人员要严格遵守招标方的保密、平安各项要求，同时效劳人员应具备全日制档案专业毕业或经由国家档案管理机构系统培训并获得档案专业技术资格证书。十二平安保密要求投标方需提供保证档案实体和档案信息的平安的具体措施和承诺。四、安徽省司法厅档案整理招标文件一档案整理的流程：本工程涉及档案整理约4000卷，均按小卷计算；本工程所涉及大卷及以上按比例折算小卷成计算。二档案整理工作方案根据国家、安徽省档案局最新案卷整理标准进行档案整理、区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、拟写案卷标题、复查、编目、装订或不装订、条目著录、案卷装盒排列上架等。遵循档案自然形成规律，区别不同类型档案的保存价值和内在有机联系，进行整理立卷。1、文件分类：就是把同一年度内的应归档文件材料，按照问题、形式，对照分类方案的规定进行整理分类合并。2、组卷：将分类后已合并的文件材料，按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，分成不同的保管期限，并按照文件之间的先后进行排列组成案卷。1立卷原那么保持其有机历史联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映我单位真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原那么。a检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。b检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。c检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各局部之间是否大体一致。d检查案卷文件数量。一般不超过50页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。2立卷分类分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度 的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、方案，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；跨年度的调查工程、科研工程、基建工程、设备工程等，其全套材料统一归入结束年度。法规性文件归入公布或批准年度；按常年处理的文件归入专门年度。3卷内文件材料按重要程度或顺序排列；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，论据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。照片档案按问题分类先后顺序排列。4填写卷内文件目录顺序号：卷内文件按照排列顺序标上页号，页号打印在正面文件的右上角、背页文件的左上角，凡有文字、图表的文件材料都应编页号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ 号。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、“月、“日字，在表示年、月、日数的右下角加“.号。页号：卷内文件起止之页的编号。5填写卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人：由组本钱卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。6拟写案卷标题。拟写案卷标题要确切反映卷内文件材料的内容，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称文种。除会议文件外，不得用“XXX文件材料。3、装订：案卷可采用装订和不装订两种形式，案卷装订必须符合要求。1 卷内取掉所有金属物。2用三孔一线法结实装订，保证脊背和底边的平直，线结在卷后的中位。3科技文件材料案卷内不同尺寸的要折叠为统一幅面，在案卷的装订线一边和下边的卷内文件必须折叠齐平。4做到坚实、平整、美观。5案卷的厚度为0.5-1.5公分。6将卷内目录和备考表分别装订在案卷的首页和末页。4、填写案卷封面：首先将已拟写好的案卷标题草稿填写在标题栏内，字迹端正、清晰。然后编写档号。把同一类的档案根据二级类目按年度排列，再根据同年度档案按永久、长期依次排序，案卷号采用大流水号法编排。每一类的短期根据年度采用大流水号依次编排。编号一律采用阿位伯数字，填好“保管期限、“文件件数、页数、“文件起止日期，用模章盖好全宗名称，中间模线内容盖分类模式章，在备考表中填写立卷人、检查人、立卷时间。1 案卷题名：凡党政工作类的要概括简洁地表达出本卷内文件的特征，应包括作者、内容和名称三要素，一般应少于50字；2归档号填写本处档案归档的字号。3档号中的全宗号、目录号、案卷号都由档案室工作人员统一编制。5、档案著录6、填写归档档案的交接凭据。7、档案上架入库、有序排放。8、特种载体档案。主要指录音、录像、照片、软盘、光盘、实物等，分别参照照片档案管理标准GB/T11821-2002，电子文件归档与管理标准GB/T18894-2002，CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1-1999。五、评分因素特别提示：在本招标文件中所列的好、较好、一般的判定标准为：在所有有效投标方的单项指标中列第一名的为“好，列第二、三名的为“较好，其他为“一般，允许并列一业绩与综合实力(0-35分)1、注册资本金(0-5分)100万及以上：5分；99-50万：2分；50万以下：0分。2、档案专业队伍0-8分好：8分；较好：4分；一般：0分。3、综合实力：0-5分；具有公检法专业档案管理软件开发、维护及升级能力的：5分不具备：0分。4、同类工程业绩0-4分以提供的同类工程合同书为准；有历史档案数字加工实施经验 4分；无历史档案数字加工实施经验 0分。5、具备数字化加工应用、管理相关专业技术能力 0-5分有自主档案数字化加工应用管理软件，而且扫描图象处理具有能自动纠偏、去污、去除多余白边等功能，扫描图象处理能一次完成的 5分；有自主档案数字化加工应用管理软件，扫描图象处理能屡次完成的 3分；无自主档案数字化加工应用管理软件 0分。6、 工程实施人员配备的合理性、专业性及其从业经验情况评价(0-5分) 好：5分 ；较好：3分；一般： 0分。7、售后效劳保障及培训方案评价(0-3分)好：3分 ；较好：1分；一般：0分。二技术评分(0-35分)1、 对本工程需求的理解程度(0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分2、对本工程所涉及的历史档案扫描的工作流程方案(0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分3、 对本工程所涉及的历史档案扫描的图像处理及设备方案(0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分4、 对本工程所涉及的纸张质地状况较差的历史档案扫描解决方案(0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分5、对本工程档案扫描后的图像数据挂接方案和数据备份方案 (0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分6、对本工程历史档案扫描的质量控制方案以及验收、测试方案(0-5分)好：5分；较好：3分 ；一般：0分7、对本工程的组织管理、实施时间方案(0-5分)好：5分；较好： 3分 ；一般：0分三价格30分最终报价超过招标方采购预算或低于招标方设定采购本钱预算的投标，价格分均为0分，不超过采购预算且高于招标方设定采购本钱预算的按下面公式进行计算；投标报价得分=30×评标基准价/投标报价注：满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价。