常用公文与事务文书写作424.docx

目 录录上 编 专专题讲座座第四讲常常用公文文与事务务文书写写作第一节公公文基础础知识11一、公文文概述11（一）公公文的概概念和特特点1（二）公公文的作作用3（三）公公文的种种类3二、公文文的格式式6（一）秘秘密等级级和保密密期限66（二）紧紧急程度度6（三）发发文机关关标识77（四）发发文字号号7（五）签签发人、会会签人77（六）标标题7（七）主主送机关关8（八）正正文8（九）附附件说明明9（十）印印章100（十一）成成文时间间10（十二）附附注100（十三）主主题词110（十四）抄抄送机关关10（十五）印印发机关关11（十六）印印发时间间11三、公文文的行文文规则111（一）确确有必要要原则111（二）不不得越级级原则112（三）部部门不得得向下一一级政府府和部门门内设机机构不得得对外正正式行文文原则112（四）联联合行文文的原则则13（五）发发文不升升级原则则13（六）主主送机关关不升级级的原则则14（七）发发文协商商一致原原则144（八）重重要下行行文抄送送直接上上级机关关的原则则14（九）请请示一文文一事原原则和报报告与请请示分开开原则115（十）不不直送的的原则115（十一）双双重抄送送原则116四、公文文的写作作要求116（一）依依法拟文文16（二）遵遵命写作作16（三）材材料真实实17（四）主主旨明确确17（五）内内容单一一17（六）数数词的使使用188（七）引引文的处处理188（八）简简称的使使用188第二节常常用公文文的写作作19一、通知知19（一）通通知的适适用范围围和特点点19（二）通通知的分分类及其其写法220（三）通通知与相相近文种种的区别别25二、报告告27（一）报报告的适适用范围围和特点点27（二）报报告的写写法288（三）报报告行文文应该注注意的事事项322三、请示示34（一）请请示的适适用范围围34（二）请请示的特特点344（三）请请示的写写法355（四）请请示与报报告的区区别366四、批复复38（一）批批复的适适用范围围38（二）批批复的特特点388（三）批批复的结结构和写写法399（四）批批复写作作注意事事项400五、函441（一）函函的适用用范围441（二）函函的特点点42（三）函函的种类类和写法法42第三节银银行常用用事务文文书455一、计划划45（一）计计划的概概述455（二）计计划的结结构与写写法477（三）制制定计划划的注意意事项448二、总结结51（一）总总结的概概述511（二）总总结的结结构和写写法533（三）总总结的写写作要求求56三、调查查报告559（一）调调查报告告的概述述59（二）调调查报告告的写作作62（三）总总结写作作的注意意事项665四、会议议记录667（一）会会议记录录概述667（二）会会议记录录的写法法68（三）记记录的方方法699（四）注注意事项项7076第四讲 常用用公文与与事务文文书写作作教学目的的：了解解公文的的种类和和基本特特点，掌掌握银行行常用事事务文书书的写作作方法。第一节 公文文基础知知识一、公文文概述（一）公公文的概概念和特特点1公文文的概念念公文是公公务文书书的统称称，它是是党政机机关、司司法机关关和企事事业单位位、群团团组织写写作和使使用的处处理公务务的文书书，也叫叫文件。国务院在在国家家行政机机关公文文处理办办法（国国务院220000年8月月24日日发布，以以下简称称办法法）中中对公文文的定义义为“行政机机关的公公文（包包括电报报，下同同），是是行政机机关在行行政管理理过程中中形成的的具有法法定效力力和规范范体式的的文书”。这个定义义专指行行政机关关的公文文。但是是，因为为司法机机关，企企事业单单位和群群团组织织也要按按照办办法中中的规定定来办理理，所以以，我们们将公文文的定义义确定为为以上的的表述。我们这里里所讲的的公文是是指法定定的公文文。法定定的公文文有党务务公文和和行政公公文的区区别。我我们学习习的主要要内容是是国务院院办法法）中中规定的的公文，即即行政机机关使用用的公文文。党务务性公文文中共中中央办公公厅另有有规定。党党务性公公文因为为我们使使用频率率不高和和与行政政机关公公文有许许多共同同之处，所所以不作作专门介介绍。2公文文的特点点公文是应应用文的的一个重重要组成成部分，它它除了具具备应用用文的一一般特点点外，还还具有自自己独自自的特点点。（1）政政策性公文的政政策性是是由其反反映的内内容决定定的。党党和国家家制定的的路线、方方针、政政策都是是以公文文的形式式直接下下达，而而国家各各级行政政机关、团团体、企企事业单单位都负负有传达达、贯彻彻、执行行的责任任。因此此，国家家各级行行政机关关、团体体、企事事业单位位制定的的公文，必必须符合合党和国国家的方方针政策策，不能能具有随随意性。（2）权权威性公文代表表着制发发机关的的法定权权威，它它的内容容体现了了某一国国家，或或某一机机关，或或某一单单位、团团体的意意志，在在它所辖辖的范围围内，具具有法定定的权威威性和行行政约束束力。这这个特点点是其他他任何文文体的文文章都无无法比拟拟的。公文的权权威性还还体现在在国家从从法律上上和行政政措施上上对公文文的权威威性给予予了可靠靠的保证证。办办法中中明确规规定：“行政机机关的公公文（包包括电报报，下同同），是是行政机机关在行行政管理理过程中中形成的的具有法法定效力力和规范范体式的的文书，是是依法行行政和进进行公务务活动的的重要工工具。”公文要要求受文文者的思思想、行行为必须须接受文文件的约约束和规规范。（3）特特定性公文的特特定性主主要是指指作者和和读者是是特定的的、法定定的。公文的作作者就是是发文机机关，而而不象文文学作品品那样，作作者是个个人。行行政机关关的公文文多是以以机关的的名义发发布的，以以机关首首长或领领导人个个人名义义发布的的公文，那那也是依依据法律律规定，以以它所在在机关法法定领导导人身份份行使职职权，并并不是以以私人身身份行事事。至于于机关内内部某一一公文的的起草者者，不能能视为公公文的法法定作者者。这一一点与在在报刊杂杂志上发发表个人人署名文文章相比比较，作作者的概概念是不不同的。作者的特特定性还还体现在在，甲机机关职权权范围内内的事务务，必须须由甲机机关来行行文，其其他机关关不能越越俎代庖庖。如果果和其他他机关有有关系，可可以联合合行文。读者的特特定性是是指受文文者是明明确的、专专指的。受受文者有有义务有有责任必必须认真真阅读，不不能象对对待文学学作品和和广告一一样，想想看就看看，不看看也没人人追究。上上行文的的受文者者必须认认真阅读读文件，或或作出决决断，或或了解下下情；下下行文的的受文者者必须认认真领会会文件精精神，认认真贯彻彻落实；平行文文的受文文者，也也必须深深入了解解文件意意图，在在工作中中积极配配合。否否则，贻贻误工作作都要相相应承担担责任，受受到追究究。（4）规规范性公文的严严格规范范性是其其他文章章，包括括其他应应用性文文章都无无法比拟拟的。公公文是否否需要行行文，以以什么名名义行文文，使用用什么公公文种类类行文，格格式如何何安排都都有明确确的要求求，任何何机关、单单位或团团体都不不能标新新立异，自自搞一套套。随着着科技的的发展和和办公自自动化的的普及，公公文的标标准化和和公文处处理的现现代化水水平也日日益提高高。工商商银行继继出台了了中国国工商银银行公文文处理办办法（工工银发200012291号号，以下下简称工工行办法法）后后，又出出台了工工商银行行电子公公文处理理办法，还还专门对对有关人人员进行行了培训训。为了了适应电电子化的的发展和和提高工工作效率率，对公公文的规规范化要要求也会会越来越越严格。（二）公公文的作作用公文除具具有一般般应用文文的作用用外，还还具有更更加直接接的功用用。1领导导作用下行文主主要是宣宣传、贯贯彻党和和国家的的路线、方方针、政政策以及及政府制制订的法法规、条条例等，它它要求下下级机关关和人民民群众落落实和执执行。2指导导作用各级党政政机关下下发的文文件，有有些仅要要求下级级单位结结合本地地区、本本单位具具体情况况参照执执行。这这样的公公文具有有指导作作用。3沟通通信息作作用上下级之之间，通通知有关关事项，答答复询问问，呈送送请示、报报告，平平级和不不相隶属属的机关关之间，利利用公文文相互联联系工作作，交流流信息，沟沟通情况况，商量量问题都都具有联联系的性性质。公公文如同同沟通上上下，联联系左右右的渠道道和桥梁梁。通过过这个渠渠道和桥桥梁的联联系，达达到上下下一致，左左右协调调的目的的。4宣传传教育作作用公文通过过明确的的政治观观点和主主张，并并通过阐阐述为什什么要实实行这样样的主张张，提出出这样的的观点，来来使群众众了解方方针政策策，提高高人们的的思想认认识，调调动人民民群众的的积极性性，推动动各项工工作的向向前发展展。5约束束惩戒作作用通报、通通告等公公文和司司法机关关的公文文以及通通过公文文转发的的章程、条条例、规规则、办办法等，都都是法律律、法令令的具体体化，一一经发布布，在其其规定的的范围内内，人人人必须遵遵守，否否则，或或受到批批评教育育，或被被绳之以以法。6凭证证及备考考作用公文不仅仅作为收收文机关关开展工工作的依依据，而而且也是是事后来来证实发发文机关关意图的的凭据。另另外，任任何工作作都有连连续性，原原来的公公文可以以作为以以后党政政机关研研究历史史状况资资料和制制定新的的方针政政策的依依据。（三）公公文的种种类20022年8月月24日日，国务务院办办法中中规定了了13种种公文为为国家法法定公文文。分别别是：1命令令（令）适用于依依照有关关法律发发布行政政法规和和规章；宣布施施行重大大强制性性行政措措施；嘉嘉奖有关关单位及及人员。2决定定适用于对对重要事事项或者者重大行行动做出出安排，奖奖惩有关关单位及及人员，变变更或者者撤消下下级机关关不适当当的决定定事项。3公告告适用于向向国内外外宣布重重要事项项或者法法定行动动。4通告告适用于公公布社会会各有关关方面应应当遵守守或者周周知的事事项。5通知知适用于批批转下级级机关的的公文，转转发上级级机关和和不相隶隶属机关关的公文文，传达达要求下下级机关关办理和和需要有有关单位位周知或或者执行行的事项项，任免免人员。6通报报适用于表表彰先进进，批评评错误，传传达重要要精神或或者情况况。7议案案适用于各各级人民民政府按按照法律律程序向向同级人人民代表表大会或或人民代代表大会会常务委委员会提提请审议议议案。8报告告适用于向向上级机机关汇报报工作，反反映情况况，答复复上级机机关的询询问。9请示示适用于向向上级机机关请求求指示、批批准。10批批复适用于答答复下级级机关的的请示事事项。11意意见适用于对对重要问问题提出出见解和和处理办办法。12函函适用于不不相隶属属机关之之间商洽洽工作，询询问和答答复问题题，请求求批准和和答复审审批事项项。13会会议纪要要适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。工商银行行总行在在中国国工商银银行公文文处理办办法（以以下简称称工行行办法）中中将工商商银行主主要使用用的公文文文种界界定为111种，即即排除了了命令和和议案。以上133种公文文按照不不同的标标准可以以区分为为不同的的种类。1按照照行文方方向，可可以分为为：（1）上上行文：指下级级机关向向上级机机关发送送的公文文。如请请示、报报告。意意见有时时也作为为上行文文使用。（2）下下行文：指上级级机关向向下级机机关发送送的公文文。如命命令、决决定、公公告、通通告、通通知、通通报、批批复、会会议纪要要等。意意见有时时也可以以作为下下行文使使用。（3）平平行文。平平行文主主要是函函和议案案。通知知和意见见在有的的时候也也可以作作为平行行文使用用。2按照照办理的的时限要要求，可可以分为为：（1）特特急公文文（2）紧紧急公文文（3）常常规公文文特急和紧紧急公文文，由发发文单位位根据事事情的紧紧急程度度来合理理确定。当当急则急急，当缓缓则缓。如如果一味味地强调调紧急，那那么受文文单位不不知所措措，就都都成为常常规文件件了。如如果确实实紧急，应应该标明明办理完完成的时时限。受受文方的的公文处处理部门门应该跟跟踪催办办。负责责办理的的部门应应该按照照规定的的时限完完成。确确实有困困难需要要延时的的，要向向上级说说明情况况，请求求批准。3按照照机密程程度，可可分为：（1）绝绝密公文文（2）机机密公文文（3）秘秘密公文文（4）普普通公文文为了保守守国家机机密，发发文单位位要根据据文件的的内容合合理确定定密级。过过宽容易易泄密，过过严不利利于办理理，影响响公文的的办理速速度和工工作效率率。工行办办法中中按照发发文机关关的标准准将公文文种类区区分为：（1）行行发文和和行党委委发文总行行发发文主要要有工银银报、工工银发、工工银任免免、工银银函、工工银复、工工银电等等公文字字号。中中共中国国工商银银行委员员会发文文的公文文字号为为工银党党。（2）办办公室和和党委办办公室发发文办公室发发文和党党委办公公室发文文是行发发文和党党委发文文的补充充形式。总总行办公公室发文文主要有有工银办办发、工工银办函函等公文文字号。总总行党委委办公室室发文的的字号为为工银党党办。（3）部部门发文文部门发文文指内设设部门在在业务职职权范围围内行文文。它行行文原则则上只编编一种发发文代字字，并由由本级行行办公室室统一规规范。各一级分分行、直直属分行行及其以以下机构构的各类类公文字字号应比比照总行行相应的的公文字字号具体体确定。公公文字号号一经确确定，不不要更换换，以保保持公文文字号的的稳定性性和连续续性。二、公文文的格式式公文共由由十六个个部分组组成。分分别是：秘密等等级和保保密期限限、紧急急程度、发发文机关关标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成成文日期期、印章章、附注注、附件件、主题题词、抄抄送机关关、印发发机关和和印发日日期。（一）秘秘密等级级和保密密期限涉及国家家秘密的的公文应应当标明明秘密等等级和保保密期限限。其中中，“绝密”、“机密”级公文文还应当当标明份份数序号号。凡未未标明或或未通知知保密期期限的，国国务院办办公厅关关于实施施<国家家行政机机关公文文处理办办法>涉涉及的几几个具体体问题的的处理意意见中中规定“按照绝绝密级事事项三十十年，机机密级事事项二十十年，秘秘密级事事项十年年认定”。工行办办法根根据办办法，对对工商银银行公文文的秘密密等级做做了进一一步的规规定。“涉涉及国家家秘密和和工商银银行商业业秘密的的公文，应应当根据据中国国工商银银行秘密密事项一一览表、中中国工商商银行商商业秘密密保护办办法的的有关规规定，分分别标明明绝密密、机密、秘秘密，或或商密密一级、商商密二级级、商密三三级及及保密期期限。其其中商商密一级级公文文还应当当和绝绝密、机密公文一一样，标标明份数数序号。”商密一级级、商密密二级、商商密三级级的使用用范围是是行内发发的涉及及工商银银行商业业秘密的的文件。标标注商密密级次的的，就不不要再标标注绝密密、机密密、秘密密的级次次。但是是对行外外发文或或党委发发文，还还是要标标注绝密密、机密密、秘密密的级次次。工行办办法还还规定，“公文密级的确定由主办部门提出意见，办公室审核确定。”（二）紧紧急程度度紧急公文文应当根根据紧急急程度分分别标明明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。20000年的办办法比比以前的的办法将将电报的的紧急程程度增加加了“特提”一级。特特提即是是“特急提提前”的意思思。总行办办法规规定：公公文紧急急程度的的确定由由主办部部门提出出意见（“特提”、“急件”公文，应注明原因），办公室审核确定。（三）发发文机关关标识发文机关关标识即即发文机机关的名名称后加加“文件”二字。正正式发文文时套红红色印刷刷。这就就是人们们通常所所说的“红头”。发文文机关标标识应当当使用发发文机关关全称或或规范化化简称；联合行行文，主主办机关关排列在在前。（四）发发文字号号发文字号号应当包包括机关关代字、年年份、序序号。机关代字字即发文文机关的的代表文文字。机机关代字字应当准准确，尽尽量减少少字数。一一旦确定定，即约约定俗成成，不能能轻易更更换，以以免造成成混乱。如如“国发2000333号”。国发发，即表表示国务务院发文文，20003是是表示哪哪年发的的文，要要写全称称，“20003”不能写写成“03”。年份份要用方方括号括括上，不不能用圆圆括号。序序号是发发文的流流水号，以以年为单单位编写写。序号号不编虚虚位（如如“3”不能编编为“0033”），不不加“第”字。联合行文文，只标标明主办办机关发发文字号号。联合合行文的的几个部部门，原原则上只只标明主主办部门门或排列列在前部部门的发发文字号号。也可可以协商商确定。如如办公室室和信贷贷管理部部、住房房信贷部部联合发发文，一一般只标标明办公公室的发发文字号号即可。如如果是信信贷管理理部和住住房信贷贷部、公公司业务务部联合合行文，那那么谁是是主办部部门就标标明谁的的发文字字号。工行办办法具具体规定定：1行发发文、党党委发文文、办公公室发文文、党委委办公室室发文由由办公室室统一编编号。部部门发文文由主办办部门参参照行发发文编号号方式或或经本级级行办公公室已经经规范了了的字号号自行编编号。2各级级行公文文的发文文代字应应将“工银”排在前前，本行行简称排排在后。如如“工银京京发”、“工银吉吉函”等。（五）签签发人、会会签人上行文应应当注明明签发人人、会签签人姓名名。其中中，“请示”应当在在附注处处注明联联系人的的姓名和和电话。办法中中增加了了上行文文应注明明会签人人姓名的的要求。会会签人包包括联合合上行文文的各部部门的签签发人和和会签部部门签发发公文的的负责人人。请示后附附的“联系人人”，应当当是熟悉悉文稿内内容的具具体负责责人。以以总行向向国务院院报送“请示”为例，联联系人应应当是总总行办公公室负责责审核的的负责人人。（六）标标题公文标题题应当准准确简要要地概括括公文的的主要内内容并标标明公文文种类，一一般应当当标明发发文机关关。发文机关关的名称称、主要要内容、文文种，这这是公文文标题的的三要素素。下行行文的标标题，三三要素缺缺一不可可。但是是，体现现在具体体的程式式化的正正规文件件上，因因为公文文的标题题和发文文机关标标识同处处一页，所所以标题题只包括括两个内内容，即即事项（主主要内容容）和文文种即可可。标题回行行时要注注意做到到词意完完整，排排列对称称，间距距恰当。以以阿拉伯伯书写的的数字、年年份不能能回行中中断。公文的标标题一般般不用标标点。如如果标题题中包含含法规、条条例的名名称，则则必须用用书名号号将法规规、条例例的名称称括起来来。如：××省人人民政府府关于提提请审议议×××省母亲亲和婴幼幼儿保健健条例（草草案）的的议案。另外，如如果标题题中有不不加标点点符号就就会造成成理解不不便或产产生歧义义时，则则要加标标点符号号。如国国务院关关于“九五”期间深深化科学学技术体体制改革革的决定定，其其中的“九五”如果不不加引号号，会引引起理解解上的不不便。（七）主主送机关关主送机关关指公文文的受理理机关，即即负责处处理或执执行公文文的机关关，应当当使用全全称或者者规范化化的简称称、统称称。上行文的的主送机机关只有有一个。如如果需要要其他上上级机关关知晓，应应该用抄抄送的形形式，而而不能多多头主送送。下行文一一般是普普发文，因因此主送送机关一一般使用用规范的的、大家家认可的的简称。如如总行对对下行文文的主送送机关的的为：“各一级级分行、直直属分行行、直属属学院：”。（八）正正文正文是公公文的主主体。在公文中中，正文文是公文文的核心心。其他他15个个公文的的组成部部分，一一般都是是固定的的、程式式化的。只只要掌握握了，熟熟悉了，就就能办好好。而正正文部分分则是变变化的、动动态的，因因为每份份公文所所要反映映的事件件，所要要解决的的问题都都是不一一样的。即即使是同同一个事事件，不不同时间间行文，因因其事件件的变化化而公文文的内容容也不会会相同。一一篇公文文的质量量高低，效效用大小小，公文文的正文文起着决决定性的的作用。因因此，必必须高度度重视正正文的写写作。正文一般般分为事事由、事事项、结结尾三个个部分。事事由和事事项又是是正文的的主体部部分。事由也称称原由、缘缘由，指指发布文文件的起起因。事事由部分分主要解解决的是是“为什么么”的问题题。也就就是为什什么发文文或为什什么提出出公文里里所表述述的事项项。写作作“事由”必须有有理有据据，简明明扼要。事由部分分可以写写发文的的目的，也也可以交交代事项项的背景景。事项指文文件要求求执行或或说明清清楚、请请求批复复的事情情。事项项部分主主要解决决“怎么办办的”或“要干什什么”的问题题。所以以，“事项”要写得得十分明明确，要要做什么么，怎么么做，写写的清清清楚楚。事事项部分分可用序序号标明明分项来来写，也也可以按按照事件件的内在在逻辑关关系分部部分来写写。在实际写写作中，事事由和事事项不是是平分笔笔墨的。有有的公文文事由详详写而事事项简写写；有的的公文事事由简写写而事项项详写，这这要看具具体文种种或行文文的需要要来定。以以请示和和报告为为例，一一般说来来，请示示的事由由部分需需要详写写，占的的篇幅较较大，事事项部分分则很简简练，把把请求办办理的问问题写清清楚就可可以了。而而报告则则和请示示相反。报报告的事事由部分分一般比比较简练练，而在在事项部部分则比比较详尽尽。正文的结结尾要根根据不同同的文种种来确定定。结尾尾的总的的要求是是完整、明明白、简简洁。完整是说说有了结结尾之后后，文章章就不再再残缺任任何部件件，让受受文者感感到首尾尾呼应，结结构完美美。明白就是是让受文文者通过过公文的的结尾对对文章的的内容、意意图清楚楚明白，了了然于心心。简练是指指结尾的的文字要要干净利利落，戛戛然而止止，不拖拖泥带水水。结尾一般般可分三三种类型型：1在长长期的实实践中，不不同的文文种形成成了不同同的惯用用尾语。如如请示的的结尾“妥否，请请批示”之类。2提出出要求，展展望未来来性的结结尾。3很多多时候，正正文写完完即结束束，没有有一个专专门的结结尾语或或结尾段段。随着着文风的的不断改改进，这这种情况况也越来来越多。是否需要要加上一一个专门门的结尾尾部分，不不能一概概而论，要要视其行行文的具具体需要要来定。写作正文文时，一一般还应应注意行行文语气气合乎文文种要求求。文种种不同，行行文方式式不同，行行文语气气是有差差别的。如如上行文文多用恳恳请，尊尊重的语语气；平平行文多多用协商商、谦和和的语气气；下行行文多用用严肃、平平和的语语气。（九）附附件说明明公文如有有附件，应应当标明明附件顺顺序和名名称。并并将附件件附于正正文的后后面。具具体位置置是位于于正文的的结尾后后，在发发文日期期前。与与结尾文文字空一一行。附件是公公文的附附属材料料。有的的附件是是一些文文字材料料，有的的附件是是实物，如如照片、图图表等。一一般的说说，附件件是为了了避免正正文过长长和内容容的割裂裂而附的的，对正正文起说说明、补补充、证证明和参参考作用用。但是是，在有有的公文文里，附附件却是是公文的的主要内内容，正正文仅起起批准、发发布和按按语的作作用。许许多法规规性的文文件就是是如此。附件不是是每份公公文都有有的。公公文如有有附件，要要写明顺顺序号（如如“附件11”“附件件2”等）、名名称、件件数和页页数，这这些说明明要和文文后所附附材料一一致。不不能只是是笼统的的说一句句“附件如如文”。（十）印印章公文除“会议纪纪要”和以电电报形式式发出的的以外，应应当加盖盖印章。无无印章的的公文不不生效。联联合上报报的公文文，由主主办机关关加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文机关都都应该加加盖印章章。加盖印章章，印章章要上不不压正文文，下沿沿要骑盖盖成文时时间，不不要盖在在空白处处。（十一）成成文时间间成文时间间就是公公文的法法定生效效日期。公公文中明明确说明明生效日日期的除除外。成文日期期以负责责人签发发的日期期为准，联联合行文文以最后后签发机机关负责责人的签签发日期期为准。电电报以发发出日期期为准。成文时间间用汉字字书写。具具体位置置是在正正文右下下方，右右空两个个字。（十二）附附注附注就是是附带的的注释，一一般有下下列几种种情况：一是可可在此处处注明公公文的传传达、适适用范围围，如“此件可可公开发发布”；二是是可在此此处注明明有关引引文的来来源和出出处；三三是对出出现在文文件中的的有关名名词、术术语进行行解释；四是提提出要求求。如“此件不不得翻印印”等。另另外，联联系人的的姓名和和电话也也标于此此处。公文正文文中如有有附注（需需要说明明的其他他事项），应应当加圆圆括号标标注。具具体位置置是成文文日期后后面下两两行，居居左空两两字。（十三）主主题词公文应当当标注主主题词。上上行文按按照上级级机关的的要求和和主题词词表标注注主题词词，下行行文按本本级机关关的主题题词表和和要求标标注主题题词工商银行行总行虽虽然目前前没有明明确要求求公文必必须标注注主题词词，但是是将来肯肯定也要要按照国国家要求求标注，所所以，这这方面知知识还是是有必要要掌握。所谓主题题词，就就是能够够反映公公文主要要内容和和类属的的、规范范化的名名词或词词组。标标注主题题词便于于公文检检索和查查询，是是公文部部门和档档案部门门相互衔衔接的一一项工作作。（十四）抄抄送机关关抄送机关关指除主主送机关关外还需需要执行行或知晓晓公文的的其他机机关。应应当使用用全称或或规范化化简称、统统称。抄送的受受文单位位一般不不直接负负责办理理或执行行公文的的内容。公公文需要要抄送的的条件是是协调工工作。虽虽然抄送送的受文文单位一一般不直直接负责责办理或或执行公公文内容容，但是是，因为为工作关关系，它它对所抄抄送的公公文的内内容应该该了解，从从而在必必要时协协调或配配合工作作。原公文办办法中，在在这一项项下有“抄报”、“抄送”两个概概念。现现在“抄报”已经废废止，需需要时，无无论是对对上级机机关、平平级机关关还是下下级机关关，一律律用“抄送”。工行办办法规规定增加加了一条条“内部发发送”。“内部发发送”是指将将文件发发送给本本级行需需要执行行或知晓晓公文的的有关内内设部门门，一般般排列顺顺序为：办公室室、主办办部门、会会签部门门及其他他部门。“抄送机机关”标注在在主题词词下一行行，在抄抄送机关关上下各各画一条条互相平平行的横横线。“抄送”两个字字居左空空一个格格，“抄送”后标冒冒号，再再排印抄抄送机关关名称；抄送机机关名称称回行时时与上一一行抄送送机关名名称对齐齐，右侧侧空一个个格；各各抄送机机关名称称之间用用逗号或或顿号隔隔开，最最后一个个抄送机机关名称称后用句句号。（十五）印印发机关关印发机关关是指发发文机关关负责制制发公文文的部门门，即发发文机关关的办公公厅（室室）或下下设的秘秘书处（科科）。一一般写全全称。标标明印发发机关以以示对公公文的外外在质量量负责。（十六）印印发时间间印发时间间指公文文印刷装装订完成成并发出出的时间间。印发机关关和印发发时间置置于抄送送机关之之下，可可在一行行中写明明，先左左空一格格写印发发机关名名称，然然后空一一格写印印发日期期。公文格式式中还需需说明的的是：1文字字从左至至右横写写、横排排。2公文文中各组组成部分分的标识识规则，参参照国国家行政政机关公公文格式式国家家标准执执行。该标准已已由国家家质量监监督局于于19999年112月发发布施行行。目前前尚属推推荐国家家标准（不不是强制制国家标标准）。所所以办办法规规定参照照执行。3公文文用纸一一般采用用国际标标准A44型（2210mmm×2977mm），左左侧装订订。张贴贴的公文文用纸大大小，根根据实际际需要确确定。三、公文文的行文文规则所谓行文文规则，是是各行政政机关之之间行文文时所应应遵循的的原则。公公文的行行文原则则实际上上是处理理工作和和处理上上下左右右关系的的原则，必必须掌握握。公文的行行文原则则有：（一）确确有必要要原则行文应当当确有必必要，注注重实效效。这是是行文规规则的根根本规则则，是总总的原则则。公文文是依法法行政和和进行公公务活动动的工具具，有必必要的必必须发文文，以利利工作。但但是过多多过滥，使使人应接接不暇，反反倒贻误误工作。所所以，可可发可不不发的公公文应当当坚决不不发。要要坚持不不懈的反反对和克克服官僚僚主义、形形式主义义和文牍牍主义。（二）不不得越级级原则行文关系系根据隶隶属关系系和职权权范围确确定，一一般不得得越级请请示或报报告。一个机关关的行文文关系是是根据该该机关的的隶属关关系和职职权范围围确定的的。行文文关系是是各级行行政机关关相互之之间的组组织关系系和业务务关系在在公文运运行中的的体现。每每个机关关各自都都有一定定的职权权范围，各各处于一一个组织织系统之之中，从从而构成成了相互互之间的的不同的的组织关关系。例例如：领领导与被被领导的的上下级级关系；指导与与被指导导的上下下级关系系；同级级别的平平行关系系；有业业务往来来而不相相隶属的的关系。这这种组织织关系及及各机关关的职权权范围决决定各机机关的行行文关系系。而行行文规则则是根据据行文关关系确定定的，反反转过来来又规范范着行文文关系。请示和报报告只能能向有上上下级隶隶属关系系的上一一级机关关行文，不不得越过过自己的的直接上上级机关关请示和和报告工工作。这这是指“一般”的情况况下。遇遇有紧急急重大情情况，可可以越级级报告。国国务院办办公厅关关于切实实加强紧紧急重大大情况报报告工作作的通知知（国国办发20000227号）中中规定：“特别紧紧急情况况下，地地方各级级政府、部部门和单单位的值值班人员员，可在在向本地地区、本本部门负负责同志志报告的的同时，直直接报告告国务院院”。特殊情况况需要越越级请示示或报告告工作时时，要抄抄送越过过的机关关。（三）部部门不得得向下一一级政府府和部门门内设机机构不得得对外正正式行文文原则政府各部部门依据据部门职职权可以以相互行行文和向向下一级级政府的的相关业业务部门门行文；除以函函的形式式商洽工工作、询询问和答答复问题题、审批批事项外外，一般般不得向向下一级级政府正正式行文文。部门门内设机机构除办办公厅（室室）以外外，不得得对外正正式行文文。这实际规规定了两两个行文文原则，一一是部门门一般不不得向下下一级政政府正式式行文的的原则。如如果需要要行文，应应报经本本级政府府批转或或由本级级政府办办公厅（室室）转发发。因特特殊情况况确需向向下一级级政府行行文的，应应当报经经本级政政府批准准，并在在文中注注明经政政府同意意。以银银行为例例，总行行的各个个部室一一般不能能向一级级分行、直直属分行行行文，但但是，它它可以对对一级分分行、直直属分行行内设的的相关部部门行文文。二是是部门内内设机构构不得对对外正式式行文的的原则。部部门内设设机构除除办公厅厅（室）外外，不得得对外正正式行文文的含义义是：部部门内设设机构不不得向本本部门机机关以外外的其他他机关（包包括本系系统）制制发政策策性和规规范性的的文件，不不得代替替部门审审批下达达应当有有部门审审批下达达的事项项；与相相应的其其他机关关进行工工作联系系确需行行文时，只只能以函函的形式式行文。“函的形形式”是指公公文格式式中区别别于“文件格格式”的“信函格格式”。以“函的形形式”行文应应当注意意选择使使用与行行文方向向一致的的、与公公文内容容相符的的文种。这这一规定定，有利利于提高高公文质质量和效效能，避避免公文文“打架”，有利利于从源源头上治治理文山山，控制制发文总总量，使使精简文文件的工工作落到到实处。关于这一一条，总总行办法法进一一步明确确为：1各级级行可在在职权范范围内向向相应的的政府部部门行文文。除以以函的形形式商洽洽工作、询询问和答答复问题题外，不不应向下下一级地地方政府府政府正正式行文文。2各级级行的内内设部门门发文仅仅限于上上下级相相关部门门和本级级行各部部门之间间，在其其职权范范围内布布置事务务性工作作、明确确本专业业一般性性的具体体操作方方法、询询问和答答复问题题及联系系其他事事项。不不得用部部门公文文印发政政策性、规规范性文文件和审审批下达达应该由由本级行行审批下下达的事事项，对对涉及其其他部门门的有关关事项未未经协商商一致，不不得各自自向下行行文。3除办办公室以以外，各各级行内内设机构构不得以以部门名名义对外外正式行行文。与与其他单单位内设设机构进进行工作作联系确确需行文文时，只只能以函函的形式式行文。4各部部门发文文时应同同时抄送送本级行行办公室室。对越越权擅自自行文的的，办公公室应责责令纠正正或撤消消发文。（四）联联合行文文的原则则同级政府府、同级级政府各各部门、上上级政府府部门与与下级政政府可以以联合行行文。政政府与同同级党委委、军队队机关可可以联合合行文；政府部部门与相相应的党党组织和和军队机机关可以以联合行行文；政政府部门门与同级级人民团团体和具具有行政政职能的的事业单单位也可可以联合合行文。联合行文文的情况况是经常常发生的的，因为为在公务务活动中中，有不不少事项项必须由由两个或或更多的的单位（部部门）协协调一致致才能解解决。这这一条原原则就说说明和规规范了联联合行文文的几种种情况：行政机关关与党委委机关联联合行文文，党委委机关排排列在前前；行政政机关与与军队机机关联合合行文，行行政机关关排列在在前；行行政机关关与人民民团体或或具有行行政职能能的事业业单位联联合行文文，行政政机关排排列在前前；行政政机关内内部联合合行文，主主办单位位排列在在前。工行办办法中中明确：各级行行可以与与同级党党政机关关、政府府部门、社社团组织织、企事事业单位位联合行行文。（五）发发文不升升级原则则属于部门门职权范范围内的的事务应应当由部部门自行行行文或或联合行行文。联联合行文文应当明明确主办办单位。须须经政府府审批的的事项，经经政府同同意也可可以由部部门行文文，文中中应当注注明经政政府同意意。这条规定定一是有有利于加加强部门门的职能能作用，二二是避免免造成办办公部门门压力过过大。在银行实实际工作作中，为为了强调调本部门门的地位位和作用用，在发发文上也也存在着着两种倾倾向，一一是不深深入基层层，不做做深入细细致的调调查研究究，靠发发文件指指导工作作，造成成文件泛泛滥；另另一