办公室管理形成性考核册6494.docx
办公室管理形成性考核册作业一1、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。序号 国国内一般般性 国外外一般性性 国内企企业（含含外企）（1） 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容（2） 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格（3） 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。（4） 档案管理 档案管理。（5） 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。（6） 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。（7） 信息资料 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息（8） 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。（9） 接待工作 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。（10） 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。（11） 督查工作 督导一般职员或速记员。（12) 日程安排 替上司定约会并做好记录； (13) 日常事务 阅读并分类信件 通讯事务、电话； (14) 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 (15) 其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 交办的事项 (16) 替上司申报交纳所得税及办理退税。 (17) 外出办事，如银行、邮局等。2、办公用用易耗品品主要有有哪些？办公用易耗耗品主要要有： （11）信封封、纸张张； （22）软盘盘、光盘盘等； （33）铅笔笔； （44）圆珠珠笔； （55）签字字笔或钢钢笔； （66）修正正液或修修正带； （77）印盒盒； （88）各种种小型机机器，如如订书机机（包括括订书针针）、打打孔机、装装订机（包包括装订订线）、日日期号码码机、切切纸机、计计算机、拆拆信器、碎碎纸机等等； （99）小刀刀； （110）日日历等； （111）其其他，如如标签纸纸、直尺尺、三角角尺、透透明胶带带、粘胶胶带、绳绳带、图图钉、橡橡皮筋、大大头针、纸纸夹等。3、简要阐阐述文员员工作的的三个步步骤，相相互关系系如何、文员工作分分为三个个步骤：计划、实实施和检检查。 （11）计划划的步骤骤，要充充分了解解即将开开始的工工作内容容，并思思考以什什么方法法进行效效率会最最佳。 （22）实施施的步骤骤，要注注意：同同时检查查是否按按照当初初所拟定定的顺序序进行；上司所所指示的的工作无无论是哪哪一种，都都要正确确地实施施；配合合上司预预期的期期限。 （33）检查查的步骤骤，要分分析计划划和实绩绩的差异异，并把把以前进进行过的的工作或或别人做做过的工工作和目目前自己己所从事事相同性性质的工工作加以以比较分分析。 其次次，说明明三个步步骤之间间的关系系。 三者者的关系系为： 先作作计划，付付诸实施施，然后后检查结结果，围围绕“计划实施检查”这样一一个滚动动的过程程开展。三三者相互互联系形形成一个个循环。 文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。4、按照“优先。题的例子请请同学们们见教材材第288页。同同学们可可以参照照教材上上的例子子，自己己制定一一份计划划书，不不要抄袭袭5、从下列列文员工工作方法法中，任任意选择择一种或或两种，谈谈谈你的的工作体体会或对对此工作作方法的的认识。1请示方方法和报报告方法法； 2计划方方法和总总结方法法； 3受意方方法； 4传达方方法； 5进言方方法； 6变通方方法和挡挡驾方法法； 7分工方方法与合合作方法法。 受意意就是文文员接受受和领会会上司的的意图。可可以分为为直接受受意（即即领会上上司在会会议讲话话、文件件批示、工工作部署署或与文文员谈话话时，直直接就某某一问题题或某项项工作所所发表的的意见和和想法等等，易于于文员判判断和领领会）和和间接受受意（即即上司在在平时随随便交谈谈的情况况下，或或与其他他人员谈谈话种就就某一问问题、某某项工作作发表的的意见和和看法等等）。 受意意方法要要注意： （11）善于于领会上上司意图图，不要要曲解上上司意图图； （22）备好好记录本本，记录录下指示示要点； （33）注意意倾听，用用心判断断指示的的用意； （44）必要要时可以以提问，直直至明了了意图为为止，但但不要打打断谈话话； （55）如有有不同意意见，可可以公开开提出，但但要言之之成理，并并要注意意方式、态态度； （66）接受受指示后后，要不不失时机机地贯彻彻实施。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。 注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。办公室管理理作业221、从文员员工作的的角度对对比说明明打电话话和接听听电话的的异同。（1）都应应先问好好，再传传达自己己的信息息；（2）都应应保持耐耐性、热热情的态态度；44 m77 L- Y% H99 f+ O! （33）通话话结束，应应让对方方感受到到自己愉愉快的心心情；( J- U( ?"" F00 f# m* A; s55 h00 N) _（44）都应应简明扼扼要表达达自己的的意思。 异： （1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。/ # h$ N! d: R （2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。2、怎样做做好为领领导筛选选电话的的工作，主主要做法法有哪些些？（1）、文文秘人员员在说迎迎接词,对方发发出声音音之后,就能迅迅速辩听听出对方方,这应应是一种种专业技技巧.(2)除了了分辩声声音之外外,文秘秘人员对对名字的的辩识一一定要有有相当的的把握,新上任任的文秘秘人员尤尤其要在在这方面面下工夫夫.(3)来电电者寻找找你的上上司,应应弄清对对方的身身份和来来电目的的,然后后再通报报上司.(4)有时时候上司司过于繁繁忙,要要求文秘秘人员纺纺织一些些美丽的的谎言,以应付付那些上上司不想想接待的的人;或或请对方方留下口口信,待待上司作作选择性性回复.(5)应鉴鉴别来电电者的问问题,根根据对方方的身份份和来电电目的分分别处理理,聪明明地转接接电话,把来电电转接给给真正能能处理该该事情的的人.(6)文秘秘人员经经常会接接到推销销等电话话,要完完全避开开这些电电话是不不可能的的.(7)文秘秘人员对对待投诉诉电话要要有礼貌貌有责责任心.3、简要回回答邮件件分检的的一般标标准。（1）一是是按照收收件人的的姓名分分拣；（22）8 C, C; " n) $ H( s( S! d# x; a按照照邮件的的重要性性分拣；（3）# z) r55 b( a77 f按按照收件件部门的的名称分分拣。4、怎么处处理上司司不在时时的邮政政？答：1、如如果上司司习惯于于每天给给办公室室打电话话，就应应该把内内部信件件和外来来的信件件分开，同同时把每每封邮件件的内容容大致记记录，这这样就可可以随时时向上司司汇报；2、如果上上司没有有每天给给办公室室打电话话的习惯惯，应该该主动打打电话把把需要上上司亲自自处理的的邮件告告诉他，或或者传真真一份给给他；3、如果上上司离开开时间较较长，应应把所有有邮件无论论是私人人邮件还还是商业业邮件都通通知给他他；4、尽可能能多处理理一些邮邮件，在在给上司司的通知知中应清清楚地说说出邮件件的主题题，或者者把邮件件交给公公司其他他人处理理；5、把寄给给上司的的邮包连连续编号号(如331、332、333、334)，这样样就会知知道所寄寄的邮件件上司是是否全部部收到了了。如果果上司外外出不止止一地，在在邮包上上编号就就显得尤尤为重要要了；6、如果上上司正在在度假，并并且不让让秘书转转交邮件件时，可可以把需需要上司司亲自处处理的邮邮件先保保存下来来，并在在对发件件人回复复的信中中告诉对对方何时时可以得得到回复复.7、把积压压的邮件件分别装装入纸袋袋，标上上“需要要签字的的邮件”、“需需要某某某处理的的邮件”、“需需要阅读读的邮件件”、“报报告”、和和“一般般阅读材材料”(上司可可能想读读的各种种各样的的广告出出版物)。5、怎样妥妥善处理理上司拒拒绝接见见的来访访者的来来访？（1）上司司正在开开会时； （2）上上司繁忙忙时； （3）上上司即将将外出时时； （4）远远道来访访或有重重要事情情的来访访时。办公室管理理作业331、 提高会议效效率，文文秘人员员应注意意哪些方方面，请请列出相相关要点点。一是遵循法法律法规规,二是是合理确确定会议议目标.三是确确定必要要的与会会者,四四是减少少会议数数量,五五是缩小小会议规规模,六六是简化化会议程程序,七七是缩短短会议时时间,八八是控制制会议经经费,九九是分析析会议成成本.2、 日程安排计计划表的的种类大大致有几几种？试试以其中中一种为为例，编编制一份份XX预预定表。答：日程按按排计划划表可分分为：（11）年预预定表（22）月预预定表、周周预定表表、日预预定表（3）周预预定表是是一个月月预定计计划中的的一周计计划，此此预定计计划比月月预定表表更详细细。年预定表一月5日（星期期一） 开工工典礼8日（星期期四） 董事事长视察察二月2日（星期期二） 常务务董事会会9日（星期期一） 公司司纪念日日25日（星星期三） 成本会会议三月2日（星期期一） 常务务董事会会3日（星期期二） 分行行经理会会议25日（星星期三） 成本会会议3、 文秘人员应应为上司司的商务务旅行做做哪些准准备工作作、请列列出工作作要点。(1) 准备旅行计计划和旅旅馆信息息.(2) 制定约会计计划(3) 为商务洽谈谈收集资资料(4) 决定旅行用用品4、 文秘人员对对上司主主要工作作的辅佐佐主要包包括哪些些方面？提神醒脑的的服务。 上司早早上到公公司上班班或外出出返回，以以及工作作告一段段落，文文员可适适时端些些饮料或或准备湿湿毛 巾使使上司消消除工作作疲劳、舒舒缓心情情，使上上司能精精神焕发发地工作作。 私事方方面的协协助。 协助的的方法应应视实际际情况，其其一是与与业务有有关的部部分，另另外是上上司身边边的纯粹粹私事： （1）特特别指示示事项的的时候虽然然是上司司的私事事，但以以为关系系到上司司的形象象问题，所所 以文文秘人员员必须从从头到尾尾替上司司办理这这些琐碎碎的事，使使上司得得到充分分的便利利。 （2）纯纯私人性性请求时时遇到到这种情情形，就就把它当当作上司司利用文文秘人员员是下属属同事的的 关系系来协助助他解决决私人的的事务。 财物管管理。包包括： （1）薪薪金收入入管理薪金金收入达达到一定定的金额额，或有有两种以以上收入入来源者者，以及及薪 金以以外有超超额的收收入，都都需要按按税法申申报。特特别是稿稿费、版版税、演演讲费等等副业收收入多的的时候， 由文文秘人员员保管单单据，以以备申报报所得，或或直接替替上司办办理申报报手续。 （2）支支票往来来的管理理最主主要的是是保管支支票簿、支支票专用用印章。文文秘人员员应将支支票 簿与与印章分分别收藏藏，以避避免被盗盗用冒领领。 其他。如如每年的的各种节节日，上上司收到到礼物，有有时要文文秘人员员代写致致谢函，并并做纪念念保管。5、 举办一般规规模的宴宴会，需需要做哪哪些工作作，请列列出相关关要点，并并选择其其中某一一项工作作，做出出较为具具体的说说明。(1)客人人的选择择(2)确定时时间(33)会场场的选择择(4)有无停停车场(5)寄寄发请柬柬(6)席次的的排列办公室管理理作业441、 简要阐述社社交话题题的选择择原则。（1）谈话话双方都都感兴趣趣的、有有共同利利益的话话题，如如合作意意向等； （2）一一般人喜喜闻乐见见的话题题，如天天气、时时事新闻闻、体育育报道等等； （3）显显示地方方或民族族色彩的的话题，如如本地的的经济建建设、风风景名胜胜、历史史名人、风风土人情等； （4）比比较高雅雅的话题题，如古古典音乐乐、书法法、绘画画、中外外名著、展展览会、新新闻任务务等； （5）积积极、健健康的生生活体验验的话题题； （6）风风趣、幽幽默的小小故事，无无伤大雅雅的笑话话，有时时也能活活跃气氛氛。 不合适适的话题题包括： （1）应应当忌讳讳的话题题。如个个人私生生活等。 （2）令令人不快快的话题题。如疾疾病、残残疾、死死亡、凶凶杀、丑丑闻、惨惨案等。 （3）过过于敏感感的话题题。如个个人的特特殊的生生活习惯惯、宗教教信仰和和政治观观点的分分歧等。 （4）自自己不甚甚熟悉的的话题。如如对于专专业问题题略知皮皮毛就不不应随意意发挥。 （5）夸夸耀自己己的话题题。 （6）庸庸俗的、色色情的话话题。 （7）不不宜谈论论的保密密的话题题。如涉涉及商业业机密的的话题。2、 印章的使用用主要有有哪几种种形式，其其中落款款章、骑骑缝章、更更正章的的使用范范围如何何？（1）落落款章；（2）更更正章；（3）证证见章；（4）骑骑缝章；（5）骑骑边章；（6）密密封章；（7） 封封存章。 落落款章、骑骑缝章、更更正章的的使用范范围： （11）落款款章加盖盖于文书书作者的的落款处处，用来来表明作作者的法法定性和和文件的的有效性性。 （22）骑缝缝章用于于带有存存根的公公函、介介绍信，加加盖在正正本和存存根连接接处的骑骑缝线上上。 （33）更正正章用于于文书书书写中的的错字、脱脱字、冗冗字、倒倒字进行行改正后后，作为为法定作作者自 行行更正的的凭信。3、 简单阐述收收文处理理的程序序及分送送的基本本原则。收文处理的的程序：签收和和拆封登记记分分送拟办批办办承承办催办 注办办。 分送送的基本本原则： （1）属属于方针针政策性性的，关关系本机机关工作作全局的的指挥性性文件或或重大问问题的请请示、报报告 之类类的文件件，均应应先送办办公部门门负责人人或机关关领导审审阅或处处理； （22）属于于机关日日常事务务性的已已有明确确分工的的文件，或或早有批批示规定定和有规规可循的的例行 公公文，按按主管业业务的分分工范围围分送给给有关部部门或承承办人阅阅办； （33）分送送给机关关领导阅阅批的文文件，要要先填好好“公文文处理单单”，连连同文件件一并送送批； （44）便函函、请柬柬、介绍绍信、广广告、启启事等，不不作登记记，直接接交具体体负责人人办理； （5）在在文件份份数少时时，阅办办阅知部部门（或或领导）多多的情况况下，应应按先办办理、后后阅知， 先先主办、后后协办，先先正职、后后副职的的次序分分别审阅阅处理，并并以秘书书为轴心心，进行行轮辐式式传阅。 4、 按照文书立立卷特征征立卷，主主要有几几种类型型？简要要说明按按照问题题特征立立卷的基基本含义义。类型： （11）按问问题特征征立卷；（2）按按作者特特征立卷卷；（33）按文文种特征征立卷；（4）按按时间特特征 立卷卷；（55）按地地区特征征立卷；（6）按按通讯者者特征立立卷。 按按问题特特征立卷卷的含义义： 将反反映同一一问题的的文书组组成案卷卷，这种种方法能能反映对对某一方方面或某某一具体体问题的的相互联联 系和处处理情况况，运用用最广泛泛。5、 简要说明电电子文件件归档的的基本方方法。(1)将应应归档的的最终版版本的电电子文件件存入磁磁光介质质上,脱脱机后可可存放在在别处(2)采采用数据据压缩工工具对网网络上应应归档的的电子文文件进行行压缩,然后刻刻入磁光光介质上上,但采采用压缩缩工具的的过程必必须统一一规范(3)将将确定要要归档的的电子文文件在网网络环境境下进行行一次备备份操作作,然后后将其存存放在磁磁光介质质上.(4)采采用”双套制制”归档.
