滁州市社区档案管理暂行办法.doc

滁州市社区档案管理暂行方法 各县市、区档案局、民政局：为加强社区档案的科学管理，更好地为社区各项工作效劳，现将?滁州市社区档案管理暂行方法?印发给你们，请认真贯彻执行。                     滁州市档案局      滁州市民政局                                    二九年八月十二日滁州市社区档案管理暂行方法 第一章  总  那么第一条  为加强和标准我市社区档案管理工作，更好地为社区开展和城市建设效劳，根据?中华人民共和国档案法?、?安徽省档案管理条例?等有关法律法规，结合我市实际，特制定本方法。第二条本方法所称社区档案是指社区党组织、社区居民委员会及社区群团组织等在居民自治、社区效劳等各项工作活动中直接形成的，具有保存和利用价值的各种文字、图表、音像、实物、电子文件等不同载体形式的历史记录。    第三条  社区档案工作实行集中统一管理原那么，确保档案的完整、平安和有效利用。第二章档案管理体制及职责    第四条 社区档案工作实行属地管理原那么，由社区主管部门统一领导，同时接受档案行政管理部门的监督与指导。    第五条  社区应将档案工作纳入社区建设整体开展规划和议事日程，纳入社区领导和档案人员的工作职责，列入工作考核、目标责任制范围。切实解决社区档案工作所需的经费、设施和设备等必要条件，保障社区档案工作与社区各项工作同步协调开展。    第六条  社区档案工作应做到“四有：即有档案管理制度；有专兼职档案员；有保管和保护档案必需的设施设备，确保档案的完整与平安；有档案实体，并有效开展档案利用。第七条 社区档案室工作任务：1、负责本社区档案工作的协调、监督和指导；2、负责管理社区的全部档案和资料；3、积极提供利用，为社区的各项工作及居民效劳；4、为国家积累档案财富，向当地档案馆移交属国家所有的档案或捐赠有重要价值的史料。第八条  社区档案员应当忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和业务能力。在社区档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成效显著的单位和个人，各级应给予表彰和奖励。第三章 档案的管理及归档要求第九条  社区在各项工作和活动中形成的，反映本社区各项职能活动的具有查考利用价值的各种文件材料，均应由档案工作人员和有关人员收集整理，归档保存，任何组织和个人不得据为已有、擅自销毁或拒绝归档。第十条  社区档案的保管期限原那么上按?滁州市社区归档范围及保管期限表?见附件执行。第十一条  社区档案工作应明确归档范围、归档时间和归档要求。1、归档范围：参见?滁州市社区归档范围及保管期限表?见附件。2、归档时间：文书类文件材料一般按年度归档整理，随办随归，本年度档案应在次年的三月底前归档完毕；基建类应按工程阶段，及时收集整理，工程竣工验收后，统一编制案卷号，移交档案室；设备类在设备开箱验收后及时归档；财会类由财务人员整理完毕保管，一年后向档案室移交；音像类、实物类应随时归档；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。3、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整；材料字迹工整，用纸、用笔、用墨符合归档要求；文件排列有序、备考表填写清楚，装订整齐、无金属物。应归档的照片要做到底片与照片相符，文字说明齐全；录音、录像文件应保证载体的有效性，且图像、声音清晰，文字说明齐备；电子文件应与打印出的纸质文件一并归档，长期存储的应使用不可擦写型光盘。第四章  社区的档案整理第十二条  每个社区为一个立档单位，所形成的档案为一个全宗，全宗名称由街道办事处和社区名称组成。社区所属的企业、事业单位有条件的，可独立构成立档单位，条件不具备的，其形成的档案，由社区档案室集中统一管理。 社区档案整理，按收集、分类、排列、装订、编号、编目、装盒的步骤进行。1、整理原那么：社区档案的整理本着“简化整理、深化检索的原那么进行，保持文件材料之间的有机联系。2、档案整理应做到区分年度、区分类别、区分保管期限。3、文书档案参照?归档文件整理规那么?DA/T22-2000执行；基建档案参照?国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准?DA/T28-2002和?科学技术档案案卷构成的一般要求?GB/T11822-2000执行；设备档案参照?科学技术档案案卷构成的一般要求?执行；财务档案参照财政部、国家档案局印发的?会计档案管理方法?执行；音像档案中的照片档案参照?照片档案管理标准?GB/T11821-2002执行，录音、录像档案分别以“卷一盘为一卷为保管单位，按时间顺序排列；实物档案按物品种类分别以“件为单位整理归档；电子档案归档材料按年度整理归档，以“盘为单位管理，参照?电子文件归档与管理标准?GB/T18894-2002执行。第十三条  档案类目的设置应科学、合理、适用。社区档案的一级类目，一般由文书档案、基建档案、设备档案、财务档案、音像档案、实物档案、电子档案等类别构成。文书档案可设置社区党建、社区自治组织建设、社区效劳、社区文化、社区卫生、社区环境、社区治安等二级类目。基建档案、设备档案不再设置二级类目。财务档案可设置财务凭证、财务报表、财务账簿等二级类目。音像档案一般按载体形式，设置照片、录音、录像等二级类目。照片档案可按问题设置社区党建、社区自治组织建设、社区效劳、社区文化、社区卫生、社区环境、社区治安等三级类目。实物档案可按物品种类设置奖状、证书类，奖杯牌匾锦旗类，题词、贺信、字画类，印章类，纪念品类等二级类目。电子档案可按载体类型设置磁带、磁盘类，光盘类等二级类目。第五章社区档案的保管和利用第十四条  社区应配备必要的档案装具保管档案，档案排放应自上而下，从左至右将不同门类和载体的档案分别排列。第十五条  社区应定期对档案管理状况进行检查，发现问题及时解决。档案保管环境要到达“防火、防潮、防盗、防虫霉、防光、防尘、防污染、防鼠的要求，确保档案的完整与平安。第十六条  社区应根据工作的需要，编写社区大事记、组织沿革、专题资料等编研材料。第十七条  查阅档案应履行登记手续，重要的利用应经社区主要负责人同意。利用者不得擅自抽页、涂改、勾划、摘抄、复印档案。第十八条 对到期的档案应由社区领导和档案人员组成鉴定小组，进行鉴定，登记销毁清册，写出鉴定报告，报请街道办事处批准后予以销毁。第十九条  社区档案管理人员应做好各种门类档案数量和利用情况的登记和统计工作。第二十条  社区档案人员应充分利用计算机进行档案资料管理和检索，建立必要的档案目录数据库，应具备根本的档案检索工具归档文件目录或案卷目录，以方便档案的利用。  第二十一条  社区应建立档案移交制度，档案人员变动时，必须严格办理档案交接手续。第六章         附  那么     第二十二条  本方法适用于本市辖区内各社区档案管理。    第二十三条  本方法由滁州市档案局负责解释。    第二十四条  本方法自发布之日起执行。  附件：滁州市社区档案归档范围及保管期限表   附件：滁州市社区档案归档范围及保管期限表一、文书档案：一社区党建类：1、社区党员大会、党委支部会议、工作会议材料； 永久 2、社区党委支部工作方案、总结、决定等； 永久 3、社区党委支部制定的各项制度、规定； 永久 4、社区党组织建立、改选的批复、报告； 永久 5、社区党组织和党员统计报表、党员名册； 永久 6、社区党员关系调转介绍信存根、党费存根以及党员开展 方案、入党积极分子考核材料； 永久 7、社区党员教育培训、民主评议、违纪处理材料； 30年 8、精神文明创立活动的材料； 30年 9、社区共青团组织、妇女组织、民兵组织等组织机构设置、 工作方案总结、会议记录、活动记录、统计报表等； 30年 10、其他群团组织工作方案、总结、统计报表等； 30年 11、上级党委机关颁发的需要宣传贯彻的文件材料。 10年 (二社区自治组织建设类：1、社区概况、组织沿革、大事记、自治章程； 永久 2、社区居民代表会议、社区民主协商议事会议材料； 30年 3、社区工作方案、总结、报告、决议； 永久 4、社区领导班子会议记录； 永久 5、社区换届选举文件材料； 永久 6、社区制定的规章制度、组织网络； 永久 7、领导视察工作的讲话、题词； 30年 8、报纸、刊物登载的反映本社区情况的材料； 30年 9、人民调解、治安保卫、公共卫生、方案生育等组织机构的 工作职责、组成人员名单、活动记录； 30年 10、社区专题报告、典型调查及经验交流材料； 30年 11、社区向上级的请示及上级的批复;重要的：永久；一般的：10年12、社区居民档案，包括户籍登记、健康登记、刑满释放、劳动教养人员名册、安置登记、帮教记录等材料。 30年13、有关评比表彰材料;县级以上表彰：永久；县级以下表彰：30年 14、上级机关颁发的需要宣传贯彻的批示、规定、方法 。 10年三社区效劳类：1、社区效劳工作方案、总结、报告； 30年 2、社区效劳工作职责、便民利民效劳工程设置、活动记录； 30年 3、社区效劳队伍含志愿者名册、活动记录； 30年 4、社区养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、 登记表、统计报表； 30年 5、社区下岗职工名册、劳动技能情况登记表； 30年 6、社区开展再就业培训及安置就业情况统计报告； 30年 7、社区开展敬老、扶贫、助残工作形成的材料及统计报表； 30年 8、社区工作目标责任状、签订的合同、工作规划及管理方法； 30年 9、政府部门关于开展社区效劳的政策、规定、规划等。 30年 10、社区内各小区的物业管理制度、规定。上级针对本社区物业 管理的批复、批示、指示和意见； 30年 11、社区房产、土地所有权和使用权及土地承包合同等文件材料。永久 四社区文化类：1、社区文化教育工作的方案、总结、报告； 30年 2、社区文化站、活动室、广场等文化设施建设报告及统计表； 30年 3、社区利用宣传栏、板报开展宣传活动形成的材料； 10年 4、社区开展老年人、青少年教育培训活动和妇女保护工作 形成的材料； 10年 5、社区开展科学、文化、教育活动形成的材料； 10年 6、在各级报刊上发表的学习成果性文章。 30年 五社区卫生类：1、社区卫生工作方案、总结、报告； 30年 2、社区卫生效劳站点建设、疾病预防、医疗、保健、康复等 工作方案、总结、统计等材料。 30年 3、社区方案生育工作会议记录、工作方案、总结、汇报； 30年 4、社区方案生育组织网络、工作制度、各种登记台账、 统计表、活动记录等材料。 30年 5、 方案生育合同书、发放计生用具人员花名册； 30年 6、 计生人员花名册、统计表。 30年 7、 上级部门关于社区计生工作的文件； 10年 六社区环境类：1、社区环境工作方案、总结、报告及统计报表； 30年 2、社区净化、绿化、美化环境各种活动记录； 10年 3、社区环境卫生保洁工作记录等； 10年 4、社区环境卫生检查评比活动形成的材料。 10年 七社区治安类： 1、社区治安综合治理工作方案、总结、报告及根本情况统计报表；30年 2、社区综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料； 30年 3、开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解工作材料； 30年 4、开展综合治理工作专题报告及典型经验材料； 30年 5、社区人口普查登记及对流动人口管理记录、统计报表； 30年 6、开展矛盾纠纷排查调查处理工作材料； 30年 7、开展刑释解教人员安置帮教和社区矫正工作材料。 30年二、基建档案：可参考?国家重大根本建设工程文件材料归档范围和保管期限表?三、设备档案：社区办公设备：社区重要的办公设施设备的随机产品使用操作说明书、线路图、保修单等。 30年四、财务档案：一财务凭证：各种财务原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 15年 二财务报表：1、年度财务决算报表； 永久 2、月、季度财务报表。 3年 三财务账薄：1、现金出纳账； 25年 2、日记账、总账； 15年 3、明细分类账、分户账登记簿； 15年 4、固定资产明细账卡片。 固定资产报废清理后保管 5年四其他：1、会计档案移交清册； 15年 2、会计档案保管清册； 永久 3、会计档案销毁清册； 永久 五、音像档案：一照片档案：1、社区党建类专题； 30年 2、社区自治组织建设类专题； 30年 3、社区效劳类专题； 30年 4、社区文化类专题； 30年 5、社区卫生类专题； 30年 6、社区环境类专题； 30年 7、社区治安类专题。 30年二录音、录像档案：1、上级领导视察社区活动中形成的录音、录像材料； 30年 2、反映社区历史概貌及重要活动的录音、录像材料。 30年 六、实物档案：一奖状荣誉证书类：社区获得的各种奖状、荣誉证书等； 永久 二奖杯、奖牌、锦旗类：社区获得的各种锦旗、 奖牌杯、奖品； 永久 三题词、贺信、字画类：社区具有保存价值的各种手迹、 字画、牌匾等； 永久四印章类：社区停止使用的印章。 永久五纪念品类：社区对外交流活动中获得的各种重要纪念品。 永久 七、电子档案：应用计算机等设施设备形成的，存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的电子 文件及运行环境相应的支持软件和硬件说明材料。 永久  主题词：行政事务 社区 档案管理 方法