一般物资采购业务内部控制矩阵49838.docx

1.4一般物资采购业务内部控制矩阵1.4一般物资资采购业务内内部控制矩阵阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料料相关制度索引会计报表认定会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分分摊；5表达和披露；6准确性1234561. 物资供应应职责界定1.1经营风险：制度度不健全或监监控考核不力力,导致违纪纪违规问题发发生。1.1物资装备备部负责制定定股份公司物物资供应管理理规章制度，对对各分（子）公公司物资采购购供应实施监监管。物资装备部21.9.111.9.9 1.3经营风险：分散散采购，不能能形成整体和和批量采购优优势。国内外采购割裂裂，导致采购购性能价格比比不合理。1.2物资装备备部（国际事事业公司）按按照总部集中中采购物资目目录，负责在在全球范围内内搜寻资源，实实施总部集中中采购。总部部直接集中采采购物资由物物资装备部（国国际事业公司司）实施采购购。总部组织织集中采购由由物资装备部部（国际事业业公司）牵头头组织优选确确定供应商短短名单、采购购价格及浮动动幅度，与供供应商签订框框架协议；分分（子）公司司采取合同方方式执行框架架协议，国产产物资由分（子子）公司实施施采购操作，进进口物资由国国际事业公司司实施采购操操作。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司2集中采购目录采购框架协议或或合同1.9.9;1.9.8;2.9.2;2.9.1;1.9.1 1.4经营风险：未履履行年度供应应协议，影响响生产经营。1.3总部直接接集中采购物物资，物资装装备部（国际际事业公司）与与分（子）公公司签订年度度供应协议。物物资装备部（国国际事业公司司）供应各分分公司上述物物资，以总部部集中采购物物资调拨单来来履行年度供供应协议。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司3年度供应协议物资调拨单1.9.9;2.9.11.1经营风险：分散散对外采购，不不能形成整体体和批量采购购优势。1.4分（子）公公司授权一个个物资供应部部门对物资计计划、供应商商、价格、质质量、储备等等实行归口管管理，对未列列入总部集中中采购物资目目录的生产建建设物资实施施集中采购，实实行供应与管管理结合。分分（子）公司司自行采购物物资原产地在在国外、且需需动用外汇或或价值50万万美元以上的的，由国际事事业公司实施施采购操作。【EERP】各分分（子）公司司相关部门依依据总部集中中采购物资目录，正正确配置工业业标准描述字字段。国际事业公司分（子）公司2集中采购目录物资供应管理规规定采购合同1.9.11;2.10.11.5经营风险：未实实行不相容岗岗位分离，造造成舞弊。1.5物资供应应部门内部实实行计划、采采购、质检、合合同审核、申申请付款等环环节相互监督督的分段管理理模式。【EERP】各分分（子）公司司物资供应部部门在ERPP系统中设计计计划、采购购等岗位的权权限时，应遵遵从内部牵制制及不相容原原则。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司2岗位职责分工1.9.112物资计划编编制与审核1.5经营风险：物料料维护不准确确，造成信息息失真。2.1【ERPP】主数据维维护员按规定定程序将审批批后的物料主主数据维护到到ERP系统统，做到一物物一码。分（子）公司5物料主数据维护护申请表2.10.11.2经营风险：需求求计划不准确确、不及时或或未按规定权权限审批，影影响生产建设设，造成物资资积压。预留留不准确，造造成管理信息息失真。2.2分（子）公公司须明确各各类物资需求求计划的审核核部门。物资资需用单位根根据生产建设设需要准确、及及时编制物资资需求计划，由由本单位负责责人审核，经经相关部门按按规定权限审审批后，报物物资供应部门门。项目需求求计划以设计计图纸和材料料表为依据。【ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。有PM、PS等模块的，相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由物资供应部门核销，系统自动创建的由相关模块核销。分（子）公司5物资需求计划或或设计图纸、材材料表1.9.111.3经营风险：未按按规定选择供供应商，造成成损失。2.3分（子）公公司物资需用用单位和各职职能管理部门门在编制、审审核物资需求求计划时不得得指定或变相相指定供应商商，对独家代代理、专有、专专利等特殊产产品应提供相相应的独家、专专有资料，报报分管需用单单位的副经理理审批。分（子）公司6物资需求计划独家、专有、专专利资料1.9.111.2经营风险：采购购计划不准确确、不及时或或未按规定权权限审批，影影响生产建设设，造成物资资积压。2.4分（子）公公司物资供应应部门依据审审批的物资需需求计划综合合平衡资源后后，及时编制制物资采购计计划,由物资资供应部门负负责人审批。【ERP】启用MRP功能，完成物料综合平衡和采购申请的创建，可根据需要进行手工编辑，并按规定权限审批，手工创建采购申请须经审批后方可创建。超过交货日期3个月的未完成采购申请要及时核销。分（子）公司经办审批4物资采购计划1.9.112.10.13采购渠道的的确定与控制制1.1经营风险：未正正确启用供应应商产品目录录增强程序，造造成供应商管管理漏洞。3.1物资装备备部负责组织织建立中国石石化统一的供供应商网络。【ERP】供应商准入按规定审批后，分（子）公司通过供应商电子档案管理系统申请、录入、修改供应商主数据以及供应商产品目录，启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。物资装备部分（子）公司经办审批2供应商准入申请请审批资料1.9.112.9.42.9.52.10.11.11.3经营风险：供应应商选择不当当，造成损失失3.2总部直接接集中采购在在总部直接集集中采购供应应商名单内选选择供应商，特特殊情况报物物资装备部主主任审批。总总部组织集中中采购在总部部组织集中采采购供应商短短名单内选择择供应商，特特殊情况报物物资装备部分分管副主任审审批。企业自自行采购在中中国石化供应应商网络内选选择供应商，特特殊情况报分分（子）公司司分管副经理理审批。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司经办审批2采购合同直采名单外、短短名单外、网网外供应商审审批表1.9.92.9.21.3经营风险：未按按规定选择供供应商或签订订技术协议，造造成损失。3.3物资供应应部门按照公公平、公正和和竞争的原则则，择优确定定供应商。需需要签订技术术协议的，由由物资供应部部门牵头组织织技术交流和和技术谈判，设设计、生产、技技术、机动、装装备等部门对对技术文件进进行审核和签签字确认。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司2技术协议1.9.112.9.11.5经营风险：未按按规定动态考考核，不能正正确评价供应应商。3.4【非ERRP】物资供供应部门建立立供应商考核核台帐，从价价格、质量、交交货期、售后后服务等方面面对供应商进进行动态量化化考核。【EERP】采购购订单执行完完成的当月，物物资供应部门门在ERP系系统中针对价价格、质量、供供货周期、服服务对供应商商进行动态量量化考核，并并通过接口上上传至中国石石化电子商务务网。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司3供应商考核台账账（非ERPP）1.9.112.10.14采购价格确确定与控制1.4经营风险：物资资采购一单一一询价、一单单一招标、一一单一签约，供供需关系动荡荡，供应费用用增加。4.1物资供应应部门采取协协议采购、招招标采购、询询比价采购等等多种方式，科科学理性地确确定采购价格格。对标准化化程度高、需需求计划性强强、价格相对对稳定的物资资，通过集中中招标签订框框架协议，根根据具体物资资需求，以合合同方式执行行框架协议。【ERP】物资供应部门根据集中招标结果，创建框架协议，依据框架协议创建采购订单。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司4采购价格确定依依据的相关资资料框架协议1.9.111.9.91.9.62.9.12.10.11.31.52.2经营风险：采购购价格不合理理，造成损失失。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。4.2物资装备备部分析研究究大宗通用重重要物资的成成本构成与市市场价格变动动趋势,至少少每月发布采采购指导价格格。分（子）公公司物资供应应部门不得突突破采购指导导价格，特殊殊情况由物资资供应部门负负责人审批。【ERP】分（子）公司物资供应部门在ERP系统内及时、准确地维护总部发布的物资采购指导价，启用指导价格控制程序对采购价格进行控制。超过指导价的，由物资供应部门负责人审批。物资装备部分（子）公司经办审批3总部发布采购指指导价突破指导价格审审批记录1.9.112.10.1存货1.31.5经营风险：供应应市场把握不不准，导致价价格信息失真真。4.3物资供应应部门建立采采购价格数据据库，每月开开展一次主要要物资的市场场供求形势及及价格走势商商情分析，并并形成报告。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司4商情分析报告1.9.115. 框架协议议和采购合同同签订与审批批1.42.23.13.2经营风险：权利利、义务表述述不清或未按按规定签署合合同，导致损损失。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。合规风险：合同同违反国家有有关法律法规规。5.1物资供应应部门根据确确定的供应商商、价格等内内容，拟订框框架协议或采采购合同，准准确描述条款款，明确双方方权利、义务务和违约责任任，按照规定定权限签署框框架协议或采采购合同。【EERP】上网网采购物资通通过接口下载载询比价信息息和上传采购购订单；非上上网采购物资资依据询价单单、框架协议议创建采购订订单（独家采采购、寄售采采购和委托加加工采购除外外），完善采采购订单条款款后，按规定定权限审批。电电子商务和EERP系统内内的同一采购购订单须保持持一致。总部直接集中采采购物资，各各分(子)公公司直接下载载调拨单或采采购合同。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司5框架协议或采购购合同1.9.111.12.12.10.1存货1.52.2经营风险：重复复审批、工作作效率低下财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。5.2各分（子子）公司对总总部直接集中中采购年度供供应协议项下下的调拨单或或合同、总部部组织集中采采购和企业自自行采购框架架协议项下的的合同须履行行物资供应部部门内部审批批手续。分（子）公司31.9.11存货1.5经营风险：未按按规定核销和和维护交货容容差，影响合合同控制效果果。5.3【ERPP】对于超过过合同有效期期3个月以上上未执行完成成的采购订单单，分（子）公公司物资供应应部门要及时时核销。维护护采购订单交交货容差时依依据分（子）公公司相关规定定执行。分（子）公司3交货容差相关规规定2.10.16. 供应过程程控制1.5经营风险：合同同履行异常情情况未及时解解决，影响生生产经营。6.1物资供应应部门加强供供应过程控制制，依据采购购合同中确定定的主要条款款，跟踪监督督合同履行情情况,对出现现异常的要出出具书面报告告并提出解决决方案。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司3异常情况处理记记录1.9.11 1.5经营风险：未按按规定监造，影响物物资质量。6.2物资供应应部门对长周周期重要设备备和关键材料料组织实施制制造过程监造造和检验，择择优确定监检检单位，签订订监造、检验验合同，落实实监造责任人人，审核确认认监造大纲，审审定最终监造造和检验报告告。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司采购质检4监造协议监造大纲监造记录监造报告1.9.51.5经营风险：运输输方式不合理理、未按规定定办理投保、报报关、商检影影响生产，造造成损失。6.3物资供应应部门根据生生产建设进度度需要和物资资特性，选择择合理的运输输工具和运输输方式，负责责办理运输、投保、报关、商检等事宜。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司3运输、投保、报报关、商检等等相关单据1.9.111.22.2经营风险：采购购物资质量不不能满足生产产要求，影响响生产。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。6.4分（子）公公司制订必检检物资目录。对对必检物资，分分（子）公司司物资供应部部门组织质量量检验，由质质量检验部门门判定质量状状况，出具质质量检验报告告书；对验证证放行物资，分分（子）公司司物资供应部部门检查质量量保证书、商商检证书或合合格证等证明明文件。仓储储保管人员对对符合合同要要求的合格物物资办理验收收入库。分（子）公司4必检物资目录质量检验报告存货应付账款1.52.2经营风险：责任任不明确缺乏乏监督，造成成损失。财务风险：交易易不真实，影影响财务报告告。6.5直接运抵抵现场的物资资，由分（子子）公司物资资需用单位、物物资供应部门门等有关人员员现场验收（必必检物资检验验部门人员须须参加），办办理交接手续续，并签字确确认。分（子）公司需用单位物资供应部门2交接记录验收报报告1.9.111.9.10存货应付账款1.5经营风险：物资资质量不合格格、交货不及及时，造成损损失。6.6经检验不不符合合同约约定质量技术术要求的物资资，物资供应应部门依据检检验结果办理理让步接收、退退货、索赔等等事宜。对延延迟交货造成成生产建设损损失的，物资资供应部门要要按照合同约约定索赔。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司3质量检验报告书书不符合合同要求求的物资处理理记录1.9.106.7一般物资资储备管理参参见7.22存货管理业业务流程。分（子）公司7.采购资金使使用和控制1.1经营风险：资金金分散使用，影影响资金调度度。7.1股份公司司和各分（子子）公司采购购资金集中使使用。由物资资装备部（国国际事业公司司）实施采购购的货款，委委托中国石化化财务有限公公司实行内部部转账结算。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司物资供应部门财务部门2内部转帐结算委委托协议1.6.72.12.22.3资产安全风险：未按规定程程序和权限审审批付款，造造成损失。财务风险：会计计核算有误，影影响财务报告告。7.2采购资金金支付由采购购人员依据采采购合同或总总部供应物资资调拨单、入入库单（【EERP】或寄寄售采购物资资结算清单）、发发票等付款凭凭据填制付款款申请，按规规定权限审批批后提交分（子子）公司财务务部门，财务务人员核实无无误（【ERRP】在ERRP系统内进进行发票检验验）后付款，并并进行账务处处理，相关会计凭证证由不相容岗岗位人员进行行稽核。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司物资供应部门财务部门7付款申请1.6.11应付账款货币资金2.12.22.3资产安全风险、财财务风险：未未按规定程序序和权限付款款，造成损失失，影响财务务报告。7.3依据采购购协议或合同同约定，采用用预付款、分分期付款、信信用证等特殊殊付款方式的的，按权限和和财务有关规规定审批。业业务经办人员员和财务人员员对预付款等等负责跟踪，参参见7.11应收款项管管理业务流程程控制点33.3。物资装备部（国国际事业公司司）分（子）公司物资供应部门财务部门6付款审批表1.6.11预付款项应付账款货币资金8.绩效评价、考考核与监督1.1经营风险：未按按规定分析，导导致管理信息息失真。8.1物资装备备部和分（子子）公司物资资供应部门每每季度开展一一次针对物资资计划、采购购渠道、采购购价格、采购购质量、采购购成本、协议议或合同签约约与履行情况况等物资采购购供应活动专专项分析，并并形成报告。物资装备部分（子）公司2专项分析报告1.9.111.9.21.1经营风险：未按按规定考核，降降低物资供应应管理控制效效果。8.2物资装备备部对各分(子)公司实实施季度物资资供应管理绩绩效考核。分分（子）公司司将物资需求求计划管理、供供应商管理、储储备管理等方方面的关键指指标纳入经济济责任制考核核，奖惩兑现现。分（子）公公司对需求计计划提报不准准确、不及时时、造成物资资积压或影响响生产建设的的，追究提报报单位和审核核部门责任。物资装备部分（子）公司物资供应部门绩效考核部门2考核记录经济责任制考核核办法2.9.3 1.9.32008年 C 1.412