ECM集团会议应用解决方案12354.docx

ECM高效效沟通管理理大型会议应应用解决方方案2003年年2月北京炎黄新新星网络科科技有限公公司目 录1炎黄新星星简介12高效沟通通管理系统统简介12.1ECCM为客户户带来的利利益12.1.11高效沟通通节省运营营成本12.1.22加强内部部上传下达达、提高管管理政策执执行力度222.1.33加强平级级沟通、提提升部门协协作效率222.1.44提供企业业管理的有有效依据222.2ECCM主要功功能22.3主要要应用领域域32.4主要要客户及应应用简介442.5ECCM主要特特点52.5.11高效的多多渠道群发发通讯工具具52.5.22确保目标标实现的管管理工具552.5.33软硬件一一体化，安安装使用简简单方便552.5.44领先的融融合通讯技技术、语音音合成技术术62.5.55ECM与CRM、ERP、OA的关系系63大型会议议应用63.1会前前计划73.1.11会议联系系人导入773.1.22会议计划划批量发放放73.2会议议召集83.2.11会议报名名通知83.2.22会议报名名83.2.33会议报名名情况收集集83.2.44会议报名名催办83.3会前前提醒93.4会议议资料发放放93.5会议议服务安排排93.5.11登记合作作服务单位位93.5.22合作服务务单位通知知103.5.33登记会议议参与人房房间分机号号103.5.44会议参与与人服务（如如订票服务务等）1003.6会议议组织1003.6.11会议帮助助103.6.22紧急联络络113.6.33会议通知知113.6.44会议变更更113.7会议议互动活动动113.7.11会议投票票113.7.22会议竟猜猜小游戏1113.7.33抽奖活动动113.7.44人文关怀怀124成功案例例124.1国家家开发银行行应用案例例124.2中国国旅游饭店店业协会会会议应用案案例15北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM高效沟通管理系统大型会议解决方案1 炎黄新星简简介北京炎黄新新星网络科科技有限公公司是一家家面向智能能化通信业业务的综合合技术服务务提供商及及相关软件件产品的领领先供应商商。作为智智能通信综综合业务的的设计师和和建筑师，我我们一直致致力于以智智能化通信信产品开发发、通信业业务综合服服务为核心心的新技术术、新产品品的研发，投投入了巨大大的人力和和资金，迄迄今为止拥拥有：炎黄黄新星独家家最新提出出的高效沟沟通管理（EECM）、第第三代统一一消息、电电信运营商商级的电子子邮件系统统，以及国国际领先的的、拥有自自主知识产产权的语音音技术等一一系列有核核心竞争力力的产品。炎黄新星一一直致力于于在信息通通信技术领领域提供创创新产品和和解决方案案，促进智智能化通信信业务发展展。短短的的三年时间间我们拥有有了众多精精诚合作的的合作伙伴伴：中国电电信、中国国移动通信信、中国联联通等国家家级电信企企业和国内内外著名的的IT企业业，如：IIBM、HHP、清华华同方、方方正科技、清清华紫光等等。作为新一代代高新技术术企业，炎炎黄新星愿愿意运用公公司丰富的的技术资源源，强大的的研发实力力，将技术术成果带入入您的企业业，以最先先进的技术术、最优质质的服务，为为大中型企企业的信息息化建设及及电子政务务做出自己己的贡献。2 高效沟通管管理系统简简介高效沟通管管理（Efffecttive Commmuniccatioon Maanageementt，缩写EECM）是是基于管理理学的理论论，为企业业提供强有有力的通讯讯工具和管管理工具。它它强调以现现有的一切切通讯手段段作为基础础，包括WWEB、电电话、电子子邮件、短短信、传真真、即时通通信等，结结合多种管管理手段，包包括事务提提醒、自动动催办、确确认回复、团团队协作、监监督和报警警等，实现现沟通的高高效和管理理。2.1 ECM为客客户带来的的利益2.1.1 高效沟通节节省运营成成本在企业里，员工和中级主管花在沟通上的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。在使用ECM之后，员工用于沟通的时间将会大大减少，人员工作效率得到了提高，人力资源成本因此而节省。以每人每天节省半个小时计算，一个公司每年节省的时间也是非常可观的。ECM整合合了多种通通讯手段，员员工可以用用最合理的的方式进行行沟通，从从而节省内内部的通讯讯成本，对对于跨地域域的集团公公司来说，更更能节省大大量的长途途电话费用用。例如：国家家开发银行行总行及228个分行行在使用EECM后，长长途费用降降低了500%，具体体分析请查查看 附件件：成功案案例。2.1.2 加强内部上上传下达、提提高管理政政策执行力力度ECM是一一个可靠的的多渠道通通讯工具，它它可以利用用各种通讯讯手段快速速的传递信信息，并运运用事务提提醒、自动动催办、确确认回复、事事务监督报报警等管理理手段，不不但保证信信息的准确确到达，而而且使企业业各项事务务具备可管管理、可监监督性。ECM还有有一个重要要作用，即即将平时的的“非正式沟沟通”行为转变变为企业内内部的“正式沟通通”、“团队沟通通”行为，使使团队沟通通信息在企企业内部快快速、高效效、有序的的流转。2.1.3 加强平级沟沟通、提升升部门协作作效率ECM可灵灵活定义部部门之间的的协作过程程。将各部部门之间的的沟通过程程和事务办办理情况进进行明确记记录和跟踪踪，消除灰灰色地带，并并可以跨部部门监督和和报警，保保证部门协协作时各个个环节的紧紧密有序，责责任明确。2.1.4 提供企业管管理的有效效依据ECM将企企业内部的的各个环节节进行有效效关联，并并采用自动动事务记录录机制，记记录所有团团队沟通信信息，这将将成为企业业进行管理理过程改进进、组织结结构安排、人人员责任分分明的重要要依据，为为企业管理理者提供帮帮助。2.2 ECM主要要功能多渠道消息息群发ECM具备备以下通讯讯方式：WEB 电子邮件件固定/移动动电话语音音 手机机短信 传真 即时通信信ECM可以以同时向多多人发送消消息，不但但可用于企企业内部，也也可用于企企业和投资资人、合作作伙伴、客客户之间。多种方式回回复确认ECM为每每一次沟通通都加上回回复确认机机制，变单单向沟通为为双向沟通通，一项事事务只有在在得到对方方的回复后后才确认结结束，如“会议通知知是否收到到？”“事情是是否完成？”，回复的的方式也可可以多种多多样，如短短信回复、IIVR语音音电话回复复等。事务沟通管管理用户可灵活活使用ECCM中的多多种管理手手段，包括括：事务提醒 事务通通知 自自动催办 领导监监督 系系统自动报报警等应用自动催催办功能，EECM系统统可代替负负责人督促促执行者尽尽快完成工工作，领导导可以随时时监督事务务处理状态态，独特的的报警机制制避免事情情延误。这这些管理手手段和多样样化的通讯讯方式相结结合，确保保每件事务务的沟通目目标实现。团队协同工工作对于需要多多人参与的的事务，用用户可以灵灵活定义沟沟通过程，EECM系统统自动对沟沟通过程进进行记录和和跟踪，对对每个执行行者的工作作内容和进进度进行管管理，保证证各个协作作环节紧密密有序，责责任明确。沟通灵活转转移ECM可完完全配合用用户的使用用习惯，或或者特别情情况下的需需要（如出出差，调动动等），将将沟通信息息转移到指指定的通讯讯方式上。用用户可根据据具体需要要，将某些些事务转移移给其他责责任人进行行处理。查询统计ECM能清清楚记录系系统中的各各种信息，提提供给用户户和管理员员进行事务务、信息发发送的统计计和查询，方方便管理者者了解企业业的工作效效率。2.3 主要应用领领域ECM能够够满足企事事业单位的的各种通讯讯及管理需需要，具有有众多的应应用领域。政府办公：可用于政政府机关内内部、政府府与政府之之间、政府府与管辖企企业之间的的沟通，主主要用于提提高政府机机关办事效效率，对紧紧急事务的的反应速度度，解决大大批量政务务沟通的问问题。企业日常管管理：主要要用于企业业内部沟通通管理，包包括日常事事务提醒、通通知发放、事事务督办等等。市场营销：主要用于于企业营销销，包括信信息发布、开开展促销活活动、客户户关怀、客客户调查分分析等。销售管理：流动销售售管理、分分区域渠道道管理。客户服务：主要用于于企业售后后服务，包包括售后快快速响应、服服务状态反反馈、服务务统计、收收缴欠款等等。物流管理：销售订单单、库存控控制报警、采采购管理2.4 主要客户及及应用简介介客户名称基本应用国家开发银银行总行及全国288家分行1、总行与与分行之间间日常管理理，包括日日程通知、会会议管理、工工作通知反反馈；2、重要客客户帐户情情况、贷款款情况、交交易情况的的语音通知知、语音电电话查询中国电信数数据通信局1、 内部管理；2、 与下级电信信部门协作作办公长春市政府府1、 长春市政府府内部管理理；2、 应急指挥系系统国家安全生生产监督管理局局1、内部管管理；2、应急指指挥系统中国旅游饭饭店行业协会1、 会议报名管管理；2、 会议组织：包括通知知、提醒、反反馈；3、 会议互动活活动组织同方计算机机本部1、企业内内部管理；2、会议管管理；3、计算机机渠道管理理2.5 ECM主要要特点2.5.1 高效的多渠渠道群发通通讯工具ECM可以以独立作为为一个传递递信息的手手段，实现现多渠道立立体化传递递信息，保保证用户在在开会、出出差、特殊殊办公环境境等情况下下，仍然能能够有效的的接收信息息。同时，它它所特有的的大批量群群发功能，为为企业大批批量发送短短信、电子子邮件、传传真提供了了便利。2.5.2 确保目标实实现的管理理工具ECM是一一个管理工工具，它可可以记录下下来沟通的的全过程，以以便于进行行查询和审审核。同时时，用户可可以预先设设定大量的的策略，包包括沟通对对象、通讯讯方式、事事务内容、处处理要求、催催办条件、监监控方式等等，各种策策略会在条条件满足的的情况下自自动执行，确确保沟通目目标的实现现。2.5.3 软硬件一体体化，安装装使用简单单方便ECM是一一个软硬件件一体化的的设备，真真正实现了了即插即用用，安装时时仅需分别别同电源、电电话线及公公司网络连连接，并进进行基本配配置后即可可投入使用用。ECMM的使用用用户，可以以根据自己己的使用习习惯设定喜喜欢的通讯讯方式，无无须增加额额外设备，不不给使用者者添加负担担。以下是ECCM产品系系列：ECM10000系列列经济实惠，以以最小的投投资全面提提升小型企企业内部沟沟通效率ECM20000系列列并发量高、扩扩展性好，适适合中型企企业使用ECM30000系列列高稳定性、高高可靠性、高高并发量，适适合于大型型企业或电电信运营商商使用，可可对外提供供ASP服服务2.5.4 领先的融合合通讯技术术、语音合合成技术ECM采用用先进的融融合通讯技技术，将多多种通讯手手段进行集集成，满足足用户进行行多渠道沟沟通的需要要。同时采采用炎黄新新星自主知知识产权的的语音合成成技术，能能够自如的的将文字信信息转换为为语音信息息，使用户户通过电话话就能收听听到各种沟沟通信息。2.5.5 ECM与CCRM、EERP、OOA的关系系ECM除独独立使用外外，还可以以与ERPP、CRMM、OA等等信息化系系统实现有有效结合，起起到兼容、强强化执行和和补充的作作用。例如，企业业原来已经经有CRMM系统，但但在售后服服务的过程程中，经常常出现找不不到责任人人、故障排排除不及时时或相互之之间推委责责任的现象象，与ECCM对接之之后，可以以帮助CRRM解决通通知、催办办、监控、报报警等沟通通问题，加加强系统的的执行力度度，使系统统运行更顺顺畅。又如，企业业已有ERRP系统，在在缺货时可可以用ECCM及时通通知提醒仓仓库人员及及供货商补补货，而应应收款到期期仍未收到到款时，可可以用ECCM催促应应付款的公公司付款。ECM对OOA的补充充更为明显显，例如内内部周报、月月报、各种种工作的提提醒、催办办、通知、都都能大大加加强公司内内部管理的的执行力度度。3 大型会议应应用由于ECMM系统具备备多渠道（EEmaill、短信、语语音呼出、传传真）、双双向的通讯讯方式，可可以实现快快速、准确确、有效的的沟通，因因此在大型型会议的召召集、安排排、组织上上，有着广广泛的应用用。它的主主要应用目目的是实现现分处在不不同地域的的群体间的的会议召集集，以及会会议期间的的信息交流流、信息共共享，提供供一种高效效协同工作作的手段。 ECM大型型会议解决决方案充分分运用Inntrannet/IInterrnet网网络资源、电电信语音及及传真网络络资源、移移动网络资资源等先进进的信息交交流技术，在在大型会议议的召开中中完全实现现电子化的的会议召集集、会议召召开、会中中管理、会会议互动以以及会议语语音、传真真文件、电电子文件的的发放等功功能。ECM大型型会议解决决方案，解解决了大型型会议中，因因为人数众众多，通知知不便，反反馈延误、互互动性差而而造成的会会议组织困困难、拖延延时间长、服服务不当的的问题，同同时为会议议举办方节节省了大量量的人力、物物力，是组组织大型会会议的理想想帮手！以下根据大大型会议的的举办要求求，从会议议组织过程程的各个方方面论述EECM的应应用。3.1 会前计划在举办大型型会议之前前，要事先先进行拟订订会议计划划，整理会会议联系人人（与会议议参与人不不一定相同同），发送送会议计划划等工作。3.1.1 会议联系人人导入大型会议中中，先进行行会议联系系人的整理理，已经整整理完成的的会议联系系人，可以以导入到EECM系统统中，无须须手工进行行输入。会议联系人人信息一般般包括:联联系人姓名名、单位、maill地址、手手机号、传传真号等信信息。会议联系人人导入到系系统后，可可以根据联联系人类别别或所在公公司类别进进行分类管管理。3.1.2 会议计划批批量发放公司会议计计划是以WWord 文档、EExcell文档进行行存放的，因因此一般通通用的会议议计划发放放方法，是是以传真的的方式，如如果会议达达到2000人以上时时，工作量量非常大。ECM系统统具备将WWord、EExcell文档转换换成传真格格式进行发发送的功能能，而且具具备群发功功能，可以以同时发送送几百份传传真（具体体发送数量量与产品线线有关），因因此极大的的解决了人人工批量传传真的困难难，提高了了工作效率率。3.2 会议召集3.2.1 会议报名通通知在会议召集集过程中，先先要进行会会议报名通通知，为了了节省成本本，可以采采用Emaail+短短信的报名名通知办法法。也就是说，在在发给会议议联系人报报名通知邮邮件的同时时，发送一一条短信，提提醒他去查查看邮件，并并登陆INNTERNNET的某某个网址进进行报名。3.2.2 会议报名会议联系人人在收到报报名通知邮邮件后，可可以直接从从邮件中的的超级链接接地址，链链接到相关关的报名页页面，并填填写报名信信息。报名信息是是指会议参参加人的信信息，包括括：姓名、性性别、年龄龄、单位名名称、职务务通信地址址、邮政编编码、生日日、办公电电话、手机机、传真、电电子邮件、到到达时间、到到达交通方方式。3.2.3 会议报名情情况收集系统自动将将报名情况况进行收集集，并产生生详细的会会议名单，会会议名单可可以转换为为Exceel表格进进行下载。同时，会议议组织人员员可以对会会议名单进进行分类整整理，分成成不同的通通讯组，便便于会议期期间联系使使用。下载的Exxcel表表格有着更更广泛的应应用，比如如说，对报报名表进行行分类，提提供给服务务机构（如如酒店）进进行分房等等。3.2.4 会议报名催催办在进行会议议报名通知知时，可定定制一些催催办功能，如如果没有及及时回复，则则开始进行行催办。催办可分等等级，开始始时，可以以仅用办公公电话进行行催办，催催办间隔时时间可长一一些。如果果过了某个个时间限度度，仍然没没有回复，则则开始使用用移动电话话、传真等等形式来催催办，催办办间隔时间间也可以短短一些。如如果仍然没没有回复，还还可以催办办会议联系系人的上级级领导，所所有这些，都都保证会议议报名能够够得到及时时回复。3.3 会前提醒根据预定的的会议计划划，在会议议召开前一一到两天，可可以进行会会前提醒，提提示会议召召开时间，以以便于会议议参加人能能够早做准准备。会前前提醒的名名单以报名名期间收集集的“会议名单单”为准。3.4 会议资料发发放如果一些会会议资料，需需要大家在在会议前提提前查看，可可以提前进进行资料发发放，资料料发放方式式可以采用用录音文件件、电子文文件、传真真等方式。录音文件可可以直接收收听，也可可以放在EEmaill系统中，通通过附件下下载下来长长期保存；电子文件，可可以在Emmail系系统中，直直接下载打打印；传真文件，可可以直接发发送到与会会人员的传传真机上。会议资料发发放后，可可以要求各各接收人确确认收到，以以便于会议议资料能够够顺利的交交给各个会会议参与人人员。3.5 会议服务安安排每一个大型型会议的召召集，都需需要酒店、餐餐厅、车队队、票务部部门等多个个行业服务务部门的积积极帮助。在在传统情况况下，一般般均需要用用传真方式式来解决，传传真方式有有一些弱点点，比如说说反馈速度度慢、成本本高等，使使用ECMM之后，可可以解决会会议服务方方面的难题题。3.5.1 登记合作服服务单位在找到相关关服务的合合作单位后后，先期在在ECM系系统中建立立相应的合合作服务组组，将合作作服务单位位的联系信信息进行登登记。登记内容有有：联系人人姓名、性性别、年龄龄、单位名名称、职务务通信地址址、邮政编编码、办公公电话、手手机、传真真、电子邮邮件方式。3.5.2 合作服务单单位通知在会议组织织过程中，有有很多服务务需要合作作服务单位位的配合，这这时可运用用ECM系系统进行通通知。一般来说，许许多服务单单位并没有有网络系统统，而只有有电话、传传真等传统统通讯方式式，而ECCM具有的的多种通讯讯方式，刚刚好在合作作服务单位位的通知上上有很好的的应用。即即使会议组组织人员身身边没有传传真机等工工具，也照照样能完成成传真机、短短信、语音音电话等通通知方式。对合作服务务单位的通通知，可以以通过回复复确认，来来保证通知知质量。3.5.3 登记会议参参与人房间间分机号为了有效节节省成本，还还可以在会会议开始时时，根据会会议参与人人房间号，登登记其分机机号，部分分通知事宜宜可以采用用分机进行行通知。3.5.4 会议参与人人服务（如如订票服务务等）在会议过程程中，可以以通过短信信等方式，了了解会议参参与人需要要的服务。例如订票服服务，可以以批量向会会议参与人人发出订票票邀请，请请会议参与与人及时回回复订票信信息，以便便于更好的的为会议参参与人服务务。3.6 会议组织3.6.1 会议帮助当会议参与与人到来后后，系统会会定时发送送帮助短信信，告知EECM系统统使用方法法、会议的的基本安排排、重点会会议场所的的地点、吃吃饭时间等等。与会人员查查询一些特特殊信息时时，可以发发送帮助业业务号码到到短信中心心，短信中中心可以及及时回复相相关的帮助助信息。例例如：查询询会议安排排等。3.6.2 紧急联络会议开通紧紧急联络短短信，发送送给所有会会议参与人人，如果会会议参与人人有任何紧紧急事务，可可以马上回回复该短信信，该短信信会在第一一时间转发发给会议组组织者及其其领导手中中，便于在在紧急事务务发生时，会会议组织者者有着良好好的反应速速度。3.6.3 会议通知在每次会议议召开时，可可以采用提提前20分分钟、提前前5分钟（时时间可以灵灵活变化）两两次提醒及及自动催办办手段，保保证每次会会议的正常常、及时的的进行。3.6.4 会议变更如果会议期期间，有些些安排出现现了变更，则则可以用EECM系统统及时的将将会议安排排变更信息息通知给每每一个会议议参与人，同同时可通过过确认来避避免出现遗遗漏。3.7 会议互动活活动3.7.1 会议投票会议投票可可以采用EECM系统统来完成，可可以在投票票前先公布布投票规则则，然后通通过短信发发出“开始投票票”的通知；会议参与人人用短信回回复的方式式，输入自自己的投票票选项，比比如说当投投票选项为为1，表示示同意，投投票选项为为2，表示示不同意，投投票选项为为3，表示示弃权。会议组织者者通过收集集投票反馈馈结果，来来公布投票票结果。3.7.2 会议竟猜小小游戏会议过程中中，可以用用短信出一一些小型智智力题目（如如谜语等），让让大家参与与作答，首首先给出答答案者获胜胜，可以获获得一些会会议组织者者给出的礼礼物等。3.7.3 抽奖活动会议过程中中，可以安安排一些抽抽奖活动，在在ECM系系统中建立立单独的抽抽奖模块，循循环显示所所有会议参参与人的手手机号码，在在点击回车车键后即停停止，停止止时显示中中奖号码，并并给中奖人人发一个祝祝贺短信及及点播一首首歌曲。3.7.4 人文关怀在会议期间间，如果有有会议参与与人员过生生日，系统统还能自动动给他点播播一首生日日歌，并且且可以通知知会议组织织者，以便便于会议组组织人员能能及时为他他准备一份份特别的礼礼物。4 成功案例4.1 国家开发银银行应用案案例Ø 项目背景国家开发银银行原有OOA系统是是建立在WWindoow NTT操作系统统之上；使使用服务器器、磁带库库、光盘库库等物理介介质；采用用Lotuus Doominoo/Nottes平台台并根据开开发银行实实际情况开开发出的大大型应用系系统。该OOA系统已已在总行及及全国范围围内28家家省级分行行全面使用用。国家开发银银行“柜台前移移”系统是基基于Lottus DDominno平台，专专门针对国国家开发银银行各分行行与行外客客户单位之之间的信息息传递而开开发的应用用系统。主主要功能为为：流程报报表在分行行与行外客客户之间的的信息传递递、分行与与行外客户户部对完成成文档的查查询等。OA和柜台台前移是开开行主要的的业务系统统，该系统统在运行过过程中产生生的大量消消息需要通通过电话、短短信等多种种方式通知知用户，并并且需要接接收人进行行“消息确认认”，同时内内外部系统统用户需要要进行实时时短信查询询、语音查查询。为了了完善OAA系统和柜柜台前移系系统，提高高内部工作作效率和客客户服务质质量，国家家开发银行行决定将EECM开发发平台与原原OA系统统、柜台前前移系统进进行对接。Ø 建设内容该项目的建建设内容包包括如下部部分：1、 通过POPP3、SMMTP等协协议和XMML技术，实实现与现有有OA系统统的互联、互互通，实现现OA系统统中各种信信息的多种种方式到达达通知功能能, 包括括传真、短短信、电话话等，接收收人可以使使用多种通通讯方式发发送“确认回执执”。同时用用户可以主主动通过语语音电话、短短信实时获获取邮件等等各种信息息。2、 为外部系统统用户提供供通知和语语音查询功功能，如：以柜台前前移系统为为例，查询询帐户余额额（其中包包括存款帐帐户余额和和贷款帐户户余额）、交交易流水等等。Ø 系统结构及及功能实现现 EECM平台台提供了OOA系统、柜柜台前移系系统与用户户之间通过过语音、手手机短信等等进行信息息交换的途途径，建立立了通畅的的信息传输输渠道，实实现了信息息的异步传传递和实时时查询。信息交换采采用统一接接口方式，屏屏蔽了应用用系统的网网络结构及及具体功能能操作，EECM平台台可只在总总行设立服服务器，应应用接口也也只设立在在总行，总总分行所有有的通知信信息均先路路由到总行行的应用接接口系统中中，由应用用接口传输输到ECMM平台中。接口业务主主要包括：通知发布布及反馈、信信息实时查查询、柜台台前移系统统帐务实时时查询。以通知发布布及确认反反馈为例，讲讲述接口业业务的实现现过程：系统名称业务名编号交易名报文种类办公自动化化系统柜台前移系系统发送1通知CMT0001接收2确认回执CMT0002ECM平台台发送3确认回执CMT0002接收4通知CMT0001“通知发布布及确认反反馈”采用邮件件作为数据据传输的通通道，以SSMTP/POP33作为接口口用的通讯讯协议。首首先设立一一个应用接接口邮箱，该该邮箱建立立在总行现现有的邮件件服务器上上，采用LLotuss Dommino的的邮件数据据库作为模模板。由于于OA系统统本身也建建立在Lootus Domiino平台台上，所以以OA的通通知信息将将通过Doominoo的路由服服务发到应应用接口邮邮箱中，其其他系统也也可以将通通知信息通通过SMTTP/POOP3协议议发送到接接口邮箱中中；ECMM平台通过过SMTPP/POPP3从应用用接口邮箱箱中获取消消息，并进进行通知发发送，同时时将接收回回来的“确认回执执”发回到接接口邮箱中中。Ø 开发进程该项目一个个月内便完完成安装、系系统对接、调调试、测试试的整个过过程，现已已稳定运行行半年多，国国开行总行行和23个个分行均使使用此系统统，客户对对ECM平平台与原系系统的快速速对接和稳稳定运行表表示非常满满意。Ø 案例分析国家开发银银行成立于于19944年3月，注注册资本5500亿元元人民币。1100%政政府拥有，直直属国务院院领导，是是中国三家家政策性银银行中最大大的一家，是是除中国人人民银行外外唯一正部部级金融机机构。国家开发银银行在全国国范围内共共有包括总总行以及228家省级级分行多家家分支机构构，原有内内部OA系系统以及柜柜台前移系系统在运行行过程中，在在各分支机机构之间以以及分行与与客户存在在大量信息息交换，在在这个过程程中需要通通过电话、传传真等方式式实现内外外部的沟通通。由于异异地通信频频繁，人工工处理事务务的效率限限制，因而而产生了庞庞大的通讯讯费用和人人工成本。为了提高内内部人员办办公效率和和客户服务务质量，节节约通讯费费用的开支支，国开行行决定采用用北京炎黄黄新星的EECM开发发平台与原原有OA和和柜台前移移系统进行行对接。对对接之后，实现原有OA系统的功能全面扩展，诸如邮件的多通讯方式发送及多方式回复、工作流、日程多方式通知及回复、工作内容自动催办和提醒。在实现ECCM系统与与原有系统统对接后，人人员的办事事效率大大大提高，原原来“找人难、总总分行交流流速度慢、反反馈时间延延迟”的现象得得到了改善善，特别是是紧急事务务的处理效效果非常好好。同时，通通过对各种种通讯方式式的灵活调调用及有效效控制，大大大减少了了内部通讯讯费用。在在系统平稳稳运行一年年的时间里里，国开行行内部通讯讯费用下降降了50%以上，日日常业务处处理时间也也大大缩短短。通讯费用节节省的原因因在于：1、 各种通讯方方式灵活调调用，选用用其中最节节省成本的的联络方式式。例如：以前前总分行之之间的通知知事宜，基基本采用长长途电话，目目前基本改改为Emaail+短短信通知，仅仅此一项，即即节省了总总行30%的长途通通讯费用；2、 通讯的有效效性使得原原来需要22-3次沟沟通才能完完成的事宜宜变为1-2次完成成。例如：原来来总分行之之间催缴报报表等事务务，一般均均需要2-3轮的沟沟通才能收收齐28家家分行的报报表，目前前加上“确认回复复”机制后，所所有信息均均有效记录录，回复速速度也大大大加快，一一般经过11-2轮沟沟通，即可可完成所有有报表催缴缴。通过通通讯有效性性控制，节节省了总行行20%的的长途通讯讯费用，以以及40%的市话通通讯费用。国开行长途途费用统计计图（上EECM系统统前）国开行长途途费用统计计图（上EECM系统统前后）同时，由于于ECM使使通讯有效效性大大加加强，而且且支持群发发，国开行行的人工成成本也节省省了不少。ECM系统统在国开行行的与原有有系统对接接之后，可可以为外部部系统用户户提供通知知和语音查查询功能，如如：以柜台台前移系统统为例，客客户可以通通过电话和和短信进行行自主查询询帐户余额额（其中包包括存款帐帐户余额和和贷款帐户户余额）、交交易流水等等。大大提提高用户对对于国开行行工作的满满意度，也也节省了工工作人员为为处理客户户查询的时时间。ECM系统统在国开行行原有OAA和柜台前前移系统中中的成功应应用，充分分体现了EECM在提提高办公效效率、节约约企业通讯讯成本、提提高客户服服务满意度度方面的优优势。4.2 中国旅游饭饭店业协会会 会议应应用案例Ø 项目背景中国旅游饭饭店业协会会经常召开开大型的行行业会议，涉涉及到多达达700多多家行业企企业的会议议组织工作作。在没有有ECM系系统之前，全全靠人工来来进行会议议通知、参参与人员确确认等召集集工作。原有的操作作模式存在在以下几个个问题：1、 人员工作量量太大，发发传真需要要发7000余份；2、 工作效率低低下，通知知和确认工工作前后需需要半个月月时间才能能完成；3、 通讯信息可可能丢失，对对方有没有有收到无法法确认，经经常出现丢丢失现象；4、 通讯费用高高昂，由于于来回通讯讯均是长途途联系，而而且电话时时间很长，导导致通讯费费用很高。为了改进原原有大型会会议的操作作模式，该该协会应用用了ECMM系统的会会议召集功功能。Ø 功能应用中国旅游饭饭店业协会会，主要应应用了以下下的会议管管理功能。会议联系人人导入该协会在会会议准备过过程中，先先进行了会会议联系人人的整理工工作，并将将整理完成成的会议联联系人信息息（存在于于FOXMMAIL邮邮件客户端端中），导导入到ECCM系统中中。会议联系人人信息一般般包括:联联系人姓名名、单位、maill地址、手手机号、传传真号等信信息。导入完成后后，会议组组织人员根根据企业的的地域、细细分行业对对联系人进进行分类。会议报名通通知该协会的会会议组织人人员，在完完成会议联联系人的准准备工作后后，即可进进行会议报报名通知，为为了节省成成本，采用用Emaiil+短信信的报名通通知办法。也就是说，在在发给会议议联系人报报名通知邮邮件的同时时，发送一一条短信，提提醒他去查查看邮件，并并登陆INNTERNNET的某某个网址进进行报名。会议报名会议联系人人在收到报报名通知邮邮件后，可可以直接从从邮件中的的超级链接接地址，链链接到相关关的报名页页面，并填填写报名信信息。报名信息是是指会议参参加人的信信息，包括括：姓名、性性别、年龄龄、单位名名称、职务务通信地址址、邮政编编码、生日日、办公电电话、手机机、传真、电电子邮件、到到达时间、到到达交通方方式。会议报名情情况收集系统自动将将报名情况况进行收集集，并产生生详细的会会议名单，会会议名单可可以转换为为Exceel表格进进行下载。同时，会议议组织人员员可以对会会议名单进进行分类整整理，分成成不同的通通讯组，便便于会议期期间联系使使用。下载的Exxcel表表格有着更更广泛的应应用，比如如说，对报报名表进行行分类，提提供给服务务机构（如如酒店）进进行分房等等。会议报名催催办在进行会议议报名通知知时，可定定制一些催催办功能，如如果没有及及时回复，则则开始进行行催办。催办可分等等级，开始始时，可以以仅用办公公电话进行行催办，催催办间隔时时间可长一一些。如果果过了某个个时间限度度，仍然没没有回复，则则开始使用用移动电话话、传真等等形式来催催办，催办办间隔时间间也可以短短一些。如如果仍然没没有回复，还还可以催办办会议联系系人的上级级领导，所所有这些，都都保证会议议报名能够够得到及时时回复。Ø 开发进程由于ECMM产品已经经具备了非非常完善的的功能，因因此仅用一一个星期，即即完成了安安装、调试试、测试、部部署的整个个过程，并并使用ECCM产品成成功的进行行了中国旅旅游中国旅旅游饭店业业协会第五五届会员代代表大会的的会议召集集工作，客客户对ECCM系统的的快速开发发和稳定运运行表示非非常满意。Ø 应用效果及及客户反馈馈在安装ECCM产品后后，该协会会于20003年2月月24日至至27日在在北京喜来来登长城饭饭店召开了了中国旅游游饭店业协协会第五届届会员代表表大会。该协会组织织人员在22月21日日上午8：00发出出了3000多份通知知，通知方方式应用了了Emaiil和短信信的群发，截截止在上午午11：000时止，已已经收到了了200余余份反馈，其其中1000余份已经经填写完成成了报名表表（其它企企业不参加加）。该协会工作作人员对EECM系统统的效率非非常满意，原原来需要11-2周才才能干完的的事情，目目前用半天天时间就完完成了，节节省了大量量的人力物物力。同时时，采用EEmaill+短信的的通知方法法，不仅节节省了大量量的长途通通话费用、传传真费用，而而且保证了了通知信息息的准确性性、报名信信息的自动动记录，使使得整个会会议召集过过程电子化化，避免了了人工操作作出现的瓶瓶颈。 炎黄：李智毅 021-6247710888 13380199261990