档案管理操作指导手册1913.docx

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.目 录档案管理217.1档案管理初始化317.1.1档案馆馆信息维维护317.1.2定义ABBS码417.1.3列表框框参数定定义717.1.4报表设设置817.2档案库库及文件件整理917.2.1新增档档案库917.2.2档案库库管理1117.2.3文件分分类1417.2.4文件信信息管理理1617.2.5文件的的查询2017.3辅助立立卷和档档案管理理2217.3.1辅助立立卷232317.3.2档案管管理2517.4资料移移交3317.5案卷借借阅3817.5.1创建案案卷借阅阅3817.5.2案卷借借阅详情情39档案管理PowerrOn图图纸文档档管理系系统提供供了从文文件的产产生，修修改，批批准到修修订的系系统管理理，而本本章节的的档案管管理则是是文件的的最终归归档管理理。为项项目管理理团队和和项目各各主要执执行中心心进行所所有项目目文件归归档的系系统管理理，收集集归档文文档的相相关信息息，可以以支持将将来企业业的运作作及组织织维护部部门的需需要。同同时，档档案管理理中的文文件及其其原始数数据有利利于建立立未来的的项目生生命周期期和知识识管理系系统。在实际项目目中，许许多信息息是由档档案管理理系统给给出。档档案管理理指的是是对作为为信息载载体的资资料进行行有序的的收集，加加工，分分解，编编目，存存档，并并作为项项目各参参与方提提供专用用和常用用的信息息过程。前前章图纸纸文档管管理是本本章档案案管理的的基础，是是项目图图纸文档档被有效效率使用用的前提提条件。在【工程中中心】中中单击【档档案管理理】，或或者在【工工程中心心】选择择菜单【模模块】=>【档档案管理理】，即即可进入入档案管管理模块块。首先跳出的的是档案案库的选选择窗口口。图17-11 档案案库选择择窗口17.1档案管管理初始始化17.1.1档案馆馆信息维维护用户选择【定定义】=>【档档案馆】菜菜单，系系统弹出出档案馆馆定义和和维护窗窗口。用用户可在在当前窗窗口增加加、删除除和修改改档案馆馆信息，默默认档案案馆不可可删除。用用户可指指定一个个档案馆馆，点击击设置默默认档案案馆。系系统将当当前档案案馆设置置为默认认档案馆馆。图17-11-1档案馆馆信息17.1.2定义AABS码码标准档案分分类码在在系统中中简称AABS码码。不同同行业均均有自己己的行业业标准档档案分类类码。所所以，系系统支持持不同的的档案库库选择不不同的标标准档案案分类码码。选择【定义义】=>>【标准准档案类类目（AABS）】菜菜单，进进入ABBS编辑辑的窗口口。图17-11-2ABSS编辑窗窗口系统预建了了一个默默认的AABS库库。用户户可自建建本行业业的标准准档案分分类码库库。点击击库维护护，系统统弹出标标准档案案分类码码库维护护窗口。用用户可在在此窗口口维护标标准档案案分类码码库。默默认的档档案分类类码库不不可删除除。用户户可选择择一个AABS库库，点击击设置默默认库将将当前库库设为默默认档案案库。图17-11-3ABSS库列表表维护ABSS库完毕毕后可继继续回到到ABSS编辑窗窗口进行行相关的的编辑。新总目：新新增基础础结构目目录，即即顶层节节点。新子目：新新增用户户选中节节点的子子节点。删除：删除除用户选选中的节节点及其其子节点点，当前前节点或或其子节节点已被被分配到到相关文文档后，系系统拒绝绝用户的的删除操操作。修改：用户户选择一一个ABBS代码码，点击击修改，系系统修改改当前被被选择的的节点信信息。保存：保存存用户对对节点信信息的录录入和修修改结果果。导出：将当当前ABBS库整整体导出出为一个个dbff文件，以以供用户户保存和和分发。导入：将一一个ABBS导出出文件，导导入到当当前的AABS库库中，当当前ABBS库中中现有的的ABSS码将被被清空。在这里，我我们把和和质量相相关联的的一些文文档以QQBS的的结构单单独导入入档案管管理，这这样便于于用户对对与质量量相关联联的文档档进行立立卷归档档。在ABS树树上选中中一个结结点，作作为导入入QBSS结构的的根结点点，然后后点击导导入QBBS。图17-11-4导导入QBBS后的的ABSS树注意，QBBS只能能导入一一次，若若重复导导入，前前一次导导入的QQBS将将被删除除，由新新导入的的QBSS取而代代之。QBS导入入完毕，点点击导入入QI，将将QI相相关联的的文档导导入已经经建好的的QBSS树中。图17-11-5导导入的与与QI相相关联的的文档此时，我们们回到辅辅助立卷卷页面，在在这里，我我们就可可以直接接对这些些文档进进行立卷卷归档了了。17.1.3列表框框参数定定义用户在维护护文件和和案卷信信息时有有些下拉拉列表框框中的字字段在此此窗口中中进行维维护。用用户用鼠鼠标点击击要维护护参数的的列表选选项，系系统弹出出下拉列列表维护护窗口供供用户维维护相关关信息。选择【定义义】=>>【列表表框参数数】菜单单，进入入列表框框参数的的编辑窗窗口。图17-11-6参数列列表框窗窗口17.1.4报表设设置在主窗口选选择档案案管理子子模块，系系统在主主菜单显显示案卷卷管理菜菜单项。选选择【案案卷管理理】=>>【报表表设置】菜菜单下的的各个菜菜单项，编编辑各个个报表打打印模板板。图17-11-7报表设设置窗口口保存：将当当前修改改的报表表格式进进行保存存。另存为：将将当前的的报表格格式另存存为一个个文件。调用：打开开一个现现存的报报表文件件。预览：预览览报表打打印的效效果。页面设置：设置页页面高宽宽等信息息。17.2档案库库及文件件整理17.2.1新增档档案库用户选择【文文件】=>【新新增档案案库】菜菜单，系系统将弹弹出新增增档案库库向导。首先，填写写档案库库代码和和名称以以及相关关信息。填填写完毕毕后，点点击向导导的下一一步。图17-22-1档案库库生成向向导（基基本信息息）随后，用户户在向导导的第二二步选择择档案库库相关的的工程。点点击增加加、删除来设设置档案案库相关关的工程程。注意意，在同同一个档档案馆下下，包含含的工程程是不能能重复的的，系统统会自动动将重复复的工程程过滤掉掉。选择择完毕，点点击下一一步。图17-22-2档案库库生成向向导（选选择对应应工程）最后，填写写创建档档案库的的管理员员和时间间等信息息。点击击完成，系系统完成成一个新新档案库库的创建建工作。图17-22-3档案库库生成向向导（创创建时间间及人员员）完成了档案案库和工工程对应应后，系系统在主主窗口的的文件树树中显示示档案库库相关工工程下的的相关文文档分解解结构，每每个节点点挂接了了相应的的文件。用用户可在在主窗口口维护文文件的归归档信息息，下载载文件的的附件，并并将文件件归档。17.2.2档案库库管理档案库管理理支持对对档案库库的录入入、修改改和删除除操作。删删除档案案库时，系系统将删删除与其其相关的的信息。维维护档案案库信息息时，档档案代码码和名称称是必须须录入的的信息。点击档案库库，进入入档案库库编辑窗窗口。图17-22-4档案库库编辑窗窗口的进进入17.2.2.11基本信信息页图17-22-5基本信信息页用户可在此此窗口增增加删除除修改档档案库的的信息。可在基本信信息修改改档案库库的基本本信息。档案库按类类型分类类可分为为：正式式档案库库和临时时档案库库。用户可选择择档案库库所在的的档案馆馆和标准准档案分分类库。档案库按类类分类可可分为：文档、科科档、专专题档案案、声像像档案和和照片档档案。注意：档案案库的代代码是唯唯一的，系系统拒绝绝用户录录入重复复的档案案库代码码。管理员的选选择必须须是系统统用户，否否则，系系统将给给出提示示：图17-22-6当选择择的管理理员不是是系统用用户时给给出的提提示17.2.2.22相关项项目页用户亦可在在相关工工程增加加删除档档案库的的相关工工程。当当被删除除工程下下的文档档已经被被归档时时，系统统将拒绝绝用户对对此工程程的删除除请求。图17-22-7相关项项目页点击增加，系系统弹出出工程选选择窗口口。用户户可选择择多个相相关工程程。分配档案库库相关工工程的原原则：一一个工程程只能被被分配到到同一档档案馆下下的一个个档案库库下，不不可被分分配到同同一档案案馆下的的不同档档案库中中。图17-22-8工程选选择窗口口在这里，为为了方便便用户，我我们将项项目记录录导成项项目记录录树的结结构，这这样能让让用户清清晰的看看到各种种项目记记录，便便于用户户对其立立卷归档档。首先，我们们点击导导入工程程记录树树，稍等等片刻，系系统显示示导入成成功。图17-22-9工程记记录树导导入成功功然后，我们们点击选选择导入入工程记记录类型型，跳出出选择窗窗口，将将需要导导入的项项目记录录类型选选择至右右边窗口口。图17-22-100导入项项目记录录类型选选择窗口口点击确定，完完成相关关文档的的导入。17.2.3文件分分类用户选择【文文件】=>【打打开档案案库】，系系统弹出出档案库库选择窗窗口。用用户可选选择多个个需要查查看的档档案库，点点击确定定，打开开相应的的档案库库。图17-22-111档案库库选择窗窗口图17-22-122被选档档案库中中包含的的文档用户打开档档案库后后，可在在主窗口口的左侧侧看到相相关档案案库的文文件分类类树。文件分类树树分为两两种：一个是档案案库的分分类树，它它的结构构层次如如下：档档案库=>档案案库相关关的工程程=>工工程下的的图纸文文档分类类；另外一个是是TBSS，它的的结构层层次就是是工程记记录的分分类树。用户选择工工程节点点，系统统显示此此工程下下的所有有文档。选选择某图图纸文档档分类，系系统显示示此图纸纸文档分分类下的的所有文文档。用户选择【文文件】=>【关关闭档案案库】，系系统关闭闭所有的的档案库库。注意，PoowerrOn中中的文档档要能显显示在档档案管理理的文件件管理里里，必须须满足两两个条件件：1、文档的的状态必必须是“批准”或者“归档”；2、文档的的“移交归归档”属性必必须是“是”。17.2.4文件信信息管理理用户打开档档案库后后，可在在主窗口口中维护护相关文文件的相相关信息息。17.2.4.11基本信信息页选择基本信信息页，查查看文档档的基本本信息。文文档基本本信息的的维护全全在PoowerrOn中中完成。图17-22-133基本信信息页17.2.4.22归档信信息页选择归档信信息页，维维护文件件的归档档信息。图17-22-144归档信信息页注意，在维维护文档档的归档档信息时时，必须须先点编编辑，使使属性框框都处于于编辑状状态，编编辑完成成以后，根根据需要要，点击击确认保存存修改的的信息，或或者点击击放弃取消消本次修修改操作作。17.2.4.33案卷信信息页选择案卷信信息维护护文件的的案卷信信息。图17-22-155案卷信信息页点击增加，系系统弹出出档案库库选择窗窗口，用用户选择择此文件件需要归归档的档档案库。图17-22-166档案库库选择窗窗口选择完毕后后，可点点击ABBS栏，系系统弹出出ABSS代码选选择窗口口，用户户指定AABS代代码。图17-22-177点击AABS栏栏选择AABS图17-22-188ABSS选择窗窗口在辅助立卷卷模块中中，此文文件只可可在当前前所选的的档案库库的相关关ABSS下找到到。注意，如果果文件需需要归档档，这里里的档案案库和AABS是是必选的的。若文文件未分分配相关关的档案案库和AABS码码，系统统将无法法将其组组到相关关档案库库的对应应案卷中中去。17.2.4.44附件信信息页选择附件信信息，可可查看并并下载文文件的附附件。图17-22-199附件信信息页17.2.4.55文件AABS码码批量更更新为了能批量量填写AABS码码值，系系统在快快捷栏提提供批量量赋ABBS码值值的功能能按钮。图17-22-200批量更更新ABBS按钮钮用户亦可选选择【文文档管理理】=>>【批量量更新文文件abbs码】，实实现上述述功能。用户首先选选择多个个文件，然然后选择择批量更更新ABBS码。系系统弹出出当前档档案库的的ABSS码值选选择窗口口，选择择完毕后后，系统统将ABBS码更更新到所所选文件件中。17.2.5文件的的查询一个项目会会包含成成百上千千的文档档，为了了用户能能方便的的查找到到自己需需要的文文档，系系统提供供了文档档的查询询功能。图17-22-211文件查查询按钮钮在左边的树树上选择择包含要要查询的的文档的的结点。点点击文件件查询按按钮，进进入查询询条件设设置的窗窗口。图17-22-222查询条条件设置置窗口在字段后面面的复选选框中打打勾，表表示该查查询条件件被选中中。下拉菜单中中选择逻逻辑关系系。最后的框中中填写查查询的值值。图17-22-233设置查查询条件件用户可以设设置多个个查询条条件，此此时文档档只有满满足所有有的条件件才会被被查询到到。查询条件设设置完毕毕，点击击确认，主主窗口中中将显示示符合条条件的文文档。图17-22-244主窗口口中显示示符合条条件的文文档17.3辅助立立卷和档档案管理理在辅助立卷卷模块，用用户按标标准档案案分类方方式查阅阅文件，并并把文件件分类进进行立卷卷。在案卷管理理模块，用用户进行行相关案案卷的维维护。该该模块主主要包括括：案卷卷维护，合合卷，拆拆卷，案案卷整理理等功能能。17.3.1辅助立立卷图17-33-1辅助立立卷窗口口点击辅助立立卷，用用户进入入辅助立立卷窗口口，系统统以国家家档案分分类（AABS）为为标准，对对文件进进行分类类。用户户可用鼠鼠标点选选需要组组卷的文文件，可可点击多多个文件件（按住住shiift 或 cttrl 键并用用鼠标左左键点击击）。系系统以绿绿色显示示被选中中的文件件。随后后，用户户可选择择工具条条上的立立卷。将将选中的的文件进进行立卷卷。系统以向导导的方式式进行辅辅助立卷卷。用户户按顺序序进行：选择文文件=>>选择案案卷=>>案卷整整理，即即可完成成整个辅辅助立卷卷工作。图17-33-2辅助立立卷向导导一（选选择文件件）首先，系统统显示刚刚才用户户选择的的文件。用用户可再再次去除除不需要要组卷的的文件，把把不需要要组卷的的文件的的钩去掉掉即可。完完成后，点点击下一一步。图17-33-3辅助立立卷向导导二（选选择案卷卷）在案卷选择择窗口中中选择需需要组卷卷的案卷卷。用户户可选择择插入已已有案卷卷，或者者选择建建立新案案卷。完完成后，点点击下一一步。图17-33-4辅助立立卷向导导三（案案卷整理理之插入入已有案案卷）用户选择插插入已有有案卷，系系统显示示 被选选案卷的的详情信信息。图17-33-5辅助立立卷向导导三（案案卷整理理之建立立新案卷卷）用户选择建建立新案案卷，系系统供用用户填写写新案卷卷的详细细信息。点击完成，完完成向导导。如果果用户选选择了立立卷完成成后进行行案卷整整理，系系统将在在向导完完成后，弹弹出当前前案卷的的案卷整整理窗口口。17.3.2档案管管理点击档案管管理，进进入档案案管理模模块，用用户可维维护案卷卷信息，并并进行和和卷、拆拆卷和案案卷整理理等操作作。图17-33-6档案管管理窗口口17.3.2.11案卷维维护案卷管理是是以档案案管理为为基础，用用户可在在不同的的档案库库下建立立相关的的案卷。图17-33-7案卷维维护的一一些功能能按钮新建案卷：用户需需选择一一个档案案库，系系统在所所选的档档案库下下新建案案卷。 修改案卷：修改用用户选择择的案卷卷。 删除案卷：删除用用户选中中的案卷卷。 案卷明细：在当前前窗口显显示案卷卷的明细细信息。 合卷：把不不同的案案卷及其其相关文文档合并并到同一一案卷。 拆卷：把所所选案卷卷的文件件抽出。 案卷整理：将案卷卷内的文文件重新新排序编编号和整整理。 或者在案卷卷管理的的框内点点击鼠标标右键同同样可以以看到这这些功能能按钮。图17-33-8案卷管管理中点点击鼠标标右键显显示功能能按钮图17-33-9案卷信信息窗口口录入和修改改案卷信信息时，文文档分类类号和卷卷册号是是必须录录入的信信息。17.3.2.22合卷合卷是把已已有案卷卷及其相相关文件件合并成成新案卷卷。系统统以向导导方式，将将案卷合合并过程程便捷的的完成。用用户按向向导，选选择源案案卷=>>选择目目标案卷卷=>新新设置案案卷，即即可完成成整个过过程。图17-33-100合卷向向导一（选选择源案案卷）首先，选择择需要合合卷的源源案卷。完完成后，点点击下一一步。图17-33-111合卷向向导二（选选择目标标案卷）接着，选择择目标案案卷。完完成后，点点击下一一步。图17-33-122合卷向向导三（新新案卷设设置）最后，系统统显示原原案卷和和目标案案卷的信信息。用用户可选选择合卷卷后删除除原案卷卷。系统统默认在在向导结结束后对对目标案案卷进行行案卷整整理。点点击完成成结束向向导。17.3.2.33拆卷拆卷是把已已有案卷卷的相关关文件抽抽出。系系统以向向导方式式完成。用用户按向向导，选选择案卷卷=>选选择拆出出文件=>新设设置案卷卷，即可可完成整整个过程程。图17-33-133拆卷向向导一（选选择案卷卷）首先，选择择需要拆拆卷的案案卷。完完成后点点击下一一步。图17-33-144拆卷向向导二（选选择拆出出文件）接着，选择择需要被被抽出的的文件。如如果未选选择文件件，系统统将拒绝绝进行拆拆卷操作作。完成成后，点点击下一一步。图17-33-155拆卷向向导三（新新案卷设设置）最后，填写写拆分案案卷的详详情信息息。点击击完成，结结束向导导。系统统默认在在向导结结束后维维护目标标案卷的的详情信信息。17.3.2.44卷内文文件整理理图17-33-166案卷信信息窗口口卷内文件整整理功能能：抽出：可将将卷内选选中的文文件从当当前案卷卷中抽出出。保存：保存存当前对对卷内文文件的修修改。放弃：放弃弃对卷内内文件的的修改。排序号：对对卷内文文件进行行序号的的编排。编页码：系系统计算算卷内各各份文件件的页数数，然后后排页码码。若文文件页数数为空或或为零，系系统将以以不同的的颜色进进行标识识。打印：打印印当前案案卷的卷卷内目录录。导出：可把把当前案案卷的卷卷内文件件列表导导出到本本地。移交归档：选择案案卷中文文件的附附件，点点击移交交归档，系系统在导导出文件件时将此此附件导导出到光光盘中。取消归档：选择案案卷中文文件的附附件，点点击取消消归档，系系统在导导出文件件时此附附件不会会被导出出到光盘盘中。17.3.2.55案卷打打印系统对案卷卷提供了了丰富的的打印功功能，主主要分为为案卷软软封皮打打印、案案卷扉页页打印、案案卷目录录打印、卷卷内文件件打印、备备考表打打印、案案卷封皮皮和卷盒盒侧封皮皮打印。用用户可选选择【案案卷管理理】=>>【报表表打印】子子菜单选选择相关关的打印印选项。进进行卷内内文件打打印需打打开案卷卷整理的的窗口。图17-33-177案卷打打印系统首先显显示打印印预览窗窗口，用用户可在在预览窗窗口中点点击打印印，系统统便打印印当前报报表。图17-33-188报表预预览窗口口17.3.2.66已组卷卷文件已组卷文件件将已组组卷的文文件按标标准档案案分类的的方式进进行组织织，并可可按具体体的案卷卷进行分分组。用用户可方方便的查查阅相关关文件。用用户只能能在当前前界面浏浏览文件件的详情情信息，不不能修改改文件的的信息。图17-33-199已组卷卷文件窗窗口17.4资料移移交文件组卷完完毕后，用用户可将将导出的的文件刻刻成光盘盘，移交交给其他他单位或或部门（即即资料移移交）。导出文件：是按照照案卷列列表结构构将文件件批量导导出到硬硬盘或可可写的网网络路径径。系统统通过向向导，指指导用户户逐步将将文件批批量导出出。选择菜单【文文件】=>【导导出文件件】菜单单，系统统弹出导导出文件件向导。图17-44-1导出文文件向导导一（选选择档案案库）首先，用户户选择一一个需要要导出的的档案库库。选择择完毕后后点击下下一步。图17-44-2导出文文件向导导二（选选择媒体体类型）接着，选择择刻录媒媒体。然然后点击击下一步步。图17-44-3导出文文件向导导三（选选择案卷卷）然后，选择择需要导导出的案案卷。如如果案卷卷容量超超出了媒媒体的容容量，系系统将自自动将案案卷导出出到多个个光盘中中。选择择完毕点点击下一一步。图17-44-4导出文文件向导导四（导导出路径径）最后，选择择需要导导出的路路径，点点击完成成。系统统将案卷卷导出到到指定的的目录中中。导出完毕后后，用户户可选择择被导出出文件的的目录进进行查阅阅。用户户可查看看inddex.htmml文件件，它提提供了当当前文件件夹下文文件的列列表，用用户可选选择其中中文件查查看详细细信息。图17-44-5导出文文件的目目录双击inddex.htmml，查查看此目目录文件件。图17-44-6导出案案卷目录录点击案卷号号栏，查查看该案案卷卷内内信息。图17-44-7查看导导出案卷卷的卷内内信息点击文件题题名栏，查查看该文文件的详详细信息息，同时时也可查查看相关关附件的的具体信信息。图17-44-8查看具具体文件件的信息息17.5案卷借借阅从【工程中中心】=>【工工程记录录】或者者通过在在【工程程中心】，点点击【模模块】=>【工工程记录录】，进入工程记记录窗口口。在左左边记录录类型树树的最下下面的结结点，我我们可以以看到“案卷借借阅”。图17-55-1案卷借借阅17.5.1创建案案卷借阅阅选中“案卷卷借阅”结点，点点击增加加，跳出出案卷借借阅的向向导。图17-55-2案卷借借阅向导导选择档案馆馆代码，点点击完成成。17.5.2案卷借借阅详情情图17-55-3案卷借借阅详情情在此窗口，填填写有关关案卷借借阅的详详细信息息。选择内容页页，增加加或者删删除要借借阅的案案卷，同同时填写写借阅信信息。图17-55-4内容页页注意，只有有在案卷卷借阅的的状态为为批准时时，借阅阅的案卷卷的状态态才能被被修改；另外，案案卷借阅阅详情页页中的带带*的内内容都为为必填项项，否则则窗口将将不允许许关闭。