内部控制制度-薪工循环36841.docx

內部控制制度薪工循环文件管制等級：管制文件非管制文件件文件履歷紀要頁頁文件發行行單位文件管制制等級管理代表管制文件非管制文件文件履履歷紀錄版次修訂內容容核准權責編撰日期0第1版（新發行行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Inteernal Contrrol）之薪工循環（Wagee）程序，能能有所遵循，特特訂定本文件件，俾利各相相關單位遵循循。1.2. 適用範圍凡本公司有關內部控制之薪工循循環作業程程序與控制重重點，悉依照照本文件之規規範辦理。1.3. 權責單位管理、財會單位位為本文件之之權責單位，權權責單位主管管經承認單位位授權，負責責本文件之管管制，並確保保依據本文件件之規範作業業。2. 薪工循環2.1. 循環圖【見】（資料11）薪工循循環圖。2.2. 循環作業本循環之各項作作業：1) 人力資源規劃作作業（CW1101），另另訂之。2) 招募徵選作業（CCW102），另另訂之。3) 任用作業（CWW103），另另訂之。4) 訓練研習作業（CCW104），另另訂之。5) 考勤考核作業（CCW105），另另訂之。6) 獎懲升遷作業（CCW106），另另訂之。7) 薪資作業（CWW107），另另訂之。8) 福利作業（CWW108），另另訂之。9) 離職資遣退休作作業（CW1109），另另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實實施本文件屬於管理理文件，經經營會審審議後，呈請請董事長核准准承認後，交交由權責單位位頒布公告實實施；修訂或或廢止時亦同同。3.2. 編號、版本、日日期、頁次頁數本文件之項類、標標題、編號、版版本、實施日日期、公司名名稱、文件頁頁次頁數等等項，見本文文件之頁首與與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1）薪工循環圖圖（資料1）薪工循環圖圖CW101人力資源規劃|CW109CW102離職資遣退休-招募徵選-|CW103CW104-任用-訓練研習-|-|CW105CW107CW108|考勤考核-薪資-福利|CW106|-獎懲升遷-第1節 作業程序1. 人力資源1) 規劃應依據目前前公司目標、經經營計劃、整整體發展，並並考量政府之之勞工政策及及目前之勞工工問題，以訂訂定本公司之之人事政策。2) 對內部各項工作作進行分析，以以計算各工作作所需之人數數，並列明其其特性及必須須具備之能力力、條件。3) 分析本公司目前前及未來之人人力資源需求求狀況，預測測職工退休、升升遷、調職及及流動率等情情形。4) 分析本公司內部部及外部人力力資源供給之之狀況，並預預測未來之趨趨勢。5) 規劃各單位之人人力資源需求求，並據以作作為公司人員員職業前程規規劃之參考。6) 根據規劃預算訂訂定各項人力力取得、訓練練與培養計劃劃。2. 職業前程1) 對內部職工作職職業前程規劃劃。2) 對職工之職業前前程規劃須以以公司的整體體人力資源規規劃為前提，並並考量職工之之個人興趣與與能力，以及及職工個人對對自我的認知知與對未來的的規劃。3) 應讓職工了解公公司對個人所所做之職業前前程規劃，以以激勵其工作作熱忱。4) 對職工未來之晉晉升應有明確確之標準。5) 可透過職業訓練練以培養所須須之職工。第2節 控制重點1) 人力資源計劃須須每年、每季季更新。2) 人力資源規劃是是全面性的，須須考慮升遷、教教育、訓練、薪薪資、激勵、福福利等項目。3) 達到所需可用人人力前之前置置時間，在做做人力資源規規劃時應予顧顧及。4) 人力資源如有冗冗員，會造成成員工勞逸不不均與挫折感感，應極力避避免。5) 員工職業前程規規劃之訂定，應應考慮個別員員工間之能力力、個性等差差異，且具有有前瞻性；必必要時可採納納員工之意見見，以使其對對公司產生認認同感。第1節 作業程序1. 需求1) 各單位有人員離離職或因工作作需要，須增增補人員時，應應詳填增補補人員申請表表，呈請核核准後辦理增增補。2) 用人單位提出增增補人員申請請時，可建議議增補方式係係由內部晉升升或採對外招招募。若建議議由內部晉升升，可推薦合合適之人選。3) 用人單位對所需需增補人員之之條件、資格格等資料應詳詳予說明。2. 招募1) 各單位有人事出出缺或因工作作需要須增補補人員時，依依規定手續申申請核准後辦辦理增補作業業。2) 權責單位依據公公司人力資源源規劃以及公公司實際人力力資源狀況，決決定是否對外外招募。3) 公司內部有空缺缺或有新職而而產生人力需需求時，以內內部晉昇或調調遷為原則，有有下列情形時時則採對外招招募：(A) 公司內部無適當當人選。(B) 需求量大，內部部人力不足時時。(C) 須具備特殊技術術或專業知識識人才時。(D) 期望藉對外招募募方式招收不不同組織文化化背景之人力力，以改變公公司的組織氣氣氛時。4) 由人事單位負責責招募作業，並並可經由下列列方式進行：(A) 刊登報紙人事廣廣告。(B) 向就業人才市場場登記求才。(C) 向學校登記求才才。(D) 張貼求才佈告。(E) 透過人員介紹。3. 甄選1) 人員之甄選，大大專以上之人人員由人事單單位統一招考考，基層作業業職工由各用用人單位自行行辦理，人事事單位協助之之。2) 對應徵者的各項項資料進行初初步的審核，檢檢閱應徵者學學經歷是否符符合所需，初初步淘汰資格格不合者。3) 對初審合格者進進行各項測驗驗，測驗項目目包括：(A) 性向測驗。(B) 智力測驗。(C) 專業技能測驗或或專業科目測測驗。4) 用人單位主管對對測驗合格者者進行面試，透透過各種面談談技巧以進一一步了解應徵徵者各方面的的綜合表現。5) 應透過各種方式式查詢應徵者者各項資料之之可靠性。例例如查詢應徵徵者過去工作作之上司或學學校的師長等等，以輔助書書面資料之不不足。6) 應要求應徵者檢檢具醫院之體體檢證明，以以避免錄取身身心不適者。7) 應徵者不論錄取取與否，應於於一定時間內內通知其是否否錄取及錄取取者報到時間間。8) 錄取人員，應依依本公司相關關規定辦理報報到及試用核核薪手續。第2節 控制重點1) 招募與甄選的基基本目的是增增加選擇適當當人員之成功功機率，因此此招募與甄選選方式的選擇擇，要視其個個別情況及應應用此項方式式之可信度及及有效度而定定。2) 員工均須經審核核或甄試合格格後，方得依依規定聘用。3) 人員之甄選，除除注意學歷及及經歷外，應應測驗其學識識、專業技能能，並重視操操守品德及身身體健康。此此外，亦可函函詢應徵者過過去服務單位位主管之評語語意見，作為為取捨參考。4) 新進人員招募甄甄選作業程序序應依公司規規定辦理，應應徵應繳之文文件表格須齊齊備，各階層層人員之任用用應依規定之之核准權限辦辦理。5) 甄選時，避免主主觀印象及給給予規定外之之承諾，雙方方均應坦誠相相向。6) 辦理招募甄選之之方式，務求求客觀公正，為為公司遴選最最優秀人才，招招募甄選之條條件，須保持持適當彈性，當當市場人力供供應不足時，不不妨稍為放寬寬，人力剩餘餘時，條件不不妨稍嚴。第3節 相關資料增補人員申請請表等。第1節 作業程序1) 人員報到時，應應先辦妥下列列各項手續後後，始分發至至工作單位：(A) 繳交身份證影印印本（正、反反面）二份。(B) 繳交最近二吋半半身正面相片片三張。(C) 繳驗全戶戶口名名簿。(D) 繳驗學經歷證件件。(E) 繳交公立醫院體格檢查表表一份。(F) 填寫人事資料料表二份。(G) 填寫試用同意意書。(H) 填寫切結書。(I) 填寫保證書。2) 新進人員試用期期間，得由用用人單位詳列列考核意見表表，考核未合合格者或品行行欠佳者，得得終止試用。3) 經終止試用者，僅僅支付試用期期間之薪（工工）資，不另另支付任何費費用，亦不發發任何證明。4) 正式任用人員須須於試用及格格後，填寫僱用契約書書。5) 本公司職工依下下列權限任用用之：(A) 總經理、副總經經理、室主任任、協理、總總工程師、特特別助理，由由董事長提請請董事會聘任任之。(B) 各部正、副主管管及、工程師師、專員，由由董事長室提提請董事長聘聘任之。(C) 課級正副主管、課課文員等，由由各部室主管管提請董事長長任免，部課課間之調動亦亦同。(D) 組長、組員，由由各部室主管管提請董事長長任免，部課課間之調動亦亦同。(E) 各部課室之組長長級以下人員員（不含組長長級），由各各部廠室主管管任免，並向向董事長報備備。6) 有下列情形之一一者，不得僱僱用為本公司司職工：(A) 被褫奪公權尚未未復權者。(B) 受禁治產之宣告告者。(C) 通緝及列管有案案者。(D) 身體衰弱不堪從從事工作者。(E) 患有傳染病或長長期性疾病者者。(F) 患有精神病者。(G) 吸食毒品或其他他代用品者。(H) 虧欠公款處罰有有案者。(I) 其他本公司認為為不宜任用者者。7) 任用職工敘薪依依人事相關規規定核給，人人事單位核薪薪前，應與用用人單位主管管討論敘薪級級數等。8) 若試用不通過退退回原職或辭辭退之職工，應應妥善處理，以以免造成不必必要之損失。第2節 控制重點1) 經管財、物人員員必須經覓取取保證，且對對保相符。2) 按規定辦妥一切切手續，並建建立員工基本本資料。3) 敘薪標準依規定定辦理。第3節 相關資料體格檢查表、人事資資料表、試用同意書書、切結結書、保保證書、僱用契約書書。第1節 作業程序1. 職前訓練1) 新進人員均須參參加職前訓練練，訓練合格格後再予試用用。2) 職員試用三個月月，工員試用用60天，試試用期間，所所有新進人員員（含服役期期滿復職者）均均應按本公司司所訂教育訓訓練相關規定定參加訓練。3) 各級新進人員均均不得未經職職前訓練而上上任。4) 職前訓練內容包包括本公司文文化及理念之之介紹，並著著重於幫助新新進人員早日日熟悉工作環環境，以及早早進入狀況。2. 在職訓練1) 各單位依實際需需要於每年預預算編列前擬擬定教育訓練練需求計畫，送送人事單位審審核彙整。2) 教育訓練計畫包包括有：(A) 新進人員之教育育訓練。(B) 基層從業人員之之教育訓練。(C) 專業技術人員之之教育訓練。(D) 各級幹部之教育育訓練。(E) 高階管理人員之之教育訓練。3) 人事單位於每年年預算編列前前，審核及綜綜合協調各單單位之教育訓訓練需求計畫畫，並依據公公司之人力資資源規劃，訂訂定全年度之之教育訓練，呈呈董事長室核核准，作為訓訓練實施之依依據。4) 各項教育訓練之之主辦單位應應依教育訓練練計畫實施，並並負責該項教教育訓練之全全盤事宜。5) 教育訓練之實施施方式可採用用：(A) 主管人員利用會會議、面談等等機會向部屬屬施行機會教教育。(B) 由公司統一辦理理教育訓練或或由公司其他他單位個別辦辦理教育訓練練。(C) 參加國內訓練單單位所舉辦之之教育訓練。第2節 控制重點1) 職前訓練須能幫幫助新人明確確瞭解公司組組織體系、各各單位職掌、各各項管理規章章、公司文化化，進而迅速速適應工作環環境，熟悉作作業程序，發發揮工作效能能。2) 訓練內容應充實實、生動，任任何課程均有有充份準備。3) 負責安排、設計計訓練課程之之人員或單位位必須適當。訓訓練可提昇員員工之生產力力，訓練必須須具有前瞻性性，應與公司司各項人事政政策相互配合合。4) 訓練研習計畫必必須與人力規規劃密切配合合，同時視業業務需要，設設計適當課程程。訓練期間間尤須重視考考核，並將受受訓成績列入入人事紀錄，作作為派職升遷遷之重要參考考依據。5) 管理人員對部屬屬受訓表現予予以指導及協協助。第1節 作業程序1. 考勤1) 出勤(A) 職工每日正常工工作時間不含含休息時間為為八小時。(B) 職工應按規定時時間準時上下下班，並親自自打考勤卡卡。(C) 因公不能打（考考勤）卡或忘忘記打（考勤勤）卡者，須須由單位主管管證明，向人人事單位辦理理補打（考勤勤）卡。(D) 職工上下班託人人頂替打（考考勤）卡者，代代替人及其本本人均以代他他人打卡論處處，予於從嚴嚴處分。(E) 遲到早退者，依依出勤管理相相關規定處理理。2) 請假(A) 職工因事必須親親自處理時，須須事先申請事事假。(B) 職工因傷、病須須治療或休養養時，得申請請病假。一天天以上之病假假須檢具醫院院證明。(C) 婚、喪、產假等等依職工給假假相關規定之之天數給假。(D) 職工因執行職務務受傷時，應應檢具縣級以以上醫院之診診斷書申請公公傷假。(E) 職工因參加召集集訓練、會議議等應給予公公假。(F) 職工請假應填請假卡呈呈主管核准，並並送人事單位位登錄，作為為職工薪資考考勤資料之依依據。(G) 人事單位應將請假卡與與職工打卡出出缺勤紀錄核核對，如有差差異應查明原原因並予更正正。2. 考核1) 人事單位應就獎獎懲、考勤及及教育訓練紀紀錄，再配合合用人單位的的績效評估紀紀錄，登錄於於職工考績。2) 職工考績係作為為晉升及薪資資與獎金給付付之參考。3. 績效評估1) 確定目標及建立立政策與程序序。2) 分析工作。3) 設計或選擇績效效的評估或計計算的方法。4) 向職工宣佈績效效的標準。5) 觀察職工的績效效成果。6) 記錄績效與成果果。7) 評估績效與成果果。8) 與職工討論評估估結果。9) 追蹤。10) 考評列入人事資資料作為升遷遷、獎懲及人人力資源規劃劃之依據。第2節 控制重點1) 上班及下班時間間，應按時考考核。如有遲遲到、早退或或曠工情形，均均依公司規定定適當處罰。2) 員工請事假、病病假、婚假、喪喪假、分娩假假、公傷假、公公假、其他休休假，均依規規定辦理。3) 員工請假手續、限限制天數、證證明文件、扣扣薪辦法等，均均依規定確實實執行。4) 績效評估之目的的，係為協助助人力資源決決策之制定及及員工發展。5) 評估標準與計算算方式應事先先告知員工。6) 主管與員工討論論評估結果時時，雙方均有有準備。主管管對員工的評評估回饋，應應具有建設性性，同時對員員工應充份了了解。7) 各級主管為辦理理員工考績，應應設有考評紀紀錄，考核方方式應客觀公公平。第3節 相關資料考勤卡、請假卡等等。第1節 作業程序1. 獎懲1) 依據職工獎懲相相關規定，對對職工表現應應予以適當獎獎懲。2) 獎懲理由及方式式應記入人事事資料，並列列入考績。3) 獎懲案件得隨時時或定期公佈佈。2. 晉昇1) 績效優異，有具具體事實確證證可勝任高職職者。2) 上階有缺時。3) 報請升級條件符符合下列任一一項者：(A) 記大功滿二次者者。(B) 考核優異，有具具體事實佐證證者。(C) 非常事故冒生命命危險搶救悻悻免於難，或或使人、物之之損害程度降降至最低者。4) 符合上列條件但但無缺可資晉晉昇時，將其其資料存記，遇遇有缺時優先先辦理。5) 依職工管理相關關規定處理。3. 調職擬調職時應考慮慮：1) 是否確為工作需需要2) 個別申請者原職職務（工作）是是否確不合宜宜。第2節 控制重點1) 各單位主管申請請獎勵員工案案件，應依規規定簽報，同同時具充份條條件及佐證，並並定期發布。2) 各單位主管申請請懲罰員工案案件，亦依規規定簽報，必必須經過慎重重審議，考慮慮各項因素後後再作適切決決定。3) 報請升級人員應應符合公司晉晉級條件，按按規定程序報報請核定，並並依權責發布布。4) 現行晉級規定必必須確具鼓勵勵作用，有助助於公司提拔拔人才，提高高工作士氣。5) 獎懲升遷必須做做到公平、公公正、公開之之原則。第1節 作業程序1. 薪資核計1) 新進職工由人事事單位及用人人單位主管研研商敘薪級數數後，列入職工資料卡卡核薪。2) 若有調薪，應由由用人單位填填調薪申請請書，附具具體佐證，經經主管核准後後，通知計薪薪人員，列入入職工資料料卡，並據據以調薪。3) 依職工資料卡卡之核薪、津津貼、加給項項等，由計薪薪人員編製薪資表。4) 依出勤紀錄計算算加班費、值值班費，遲到到早退扣款等等。2. 代扣款項1) 依勞工保險及健健康保險投保保金額代扣勞勞保費、健保保費。2) 依扶養親屬申申報表及扣扣繳標準，代代扣薪資所得得稅。3) 有關職工代扣款款及福利金等等款項，應依依規定扣除。3. 薪資發放1) 薪資表經主主管核准交由由會計登帳後後，轉出納發發放。2) 若為直接匯入職職工帳戶，則則由出納填妥妥轉帳單，核對無誤誤後送銀行轉轉帳。3) 薪資單及代扣款款收據等，依依職工別裝入入封袋，交給給職工。若為為發放現金，則則由出納點妥妥金額，連同同代扣款之憑憑證、借據等等裝封袋中，由由職工點收無無誤後，在薪資領取登登記簿蓋章章簽名。第2節 控制重點1) 底薪、津貼、加加給、加班費費、值日夜費費、各項扣（罰罰）款及各項項代扣款，應應依公司標準準及相關法律律規定計發。2) 代扣員工薪資所所得應依下列列規定辦理：(A) 依扣繳率標準表表按月代扣。(B) 代扣繳率逐期報報繳。3) 代扣暫住、勞工工保費應依下下列規定辦理理：(A) 依員工所得投保保之金額按保保險金額表列列之等級每月月代扣。(B) 代扣保費逐期繳繳送相關單位位。4) 薪資按上、下兩兩期如期發放放，薪資表表經主管簽簽章才辦理發發放作業。5) 採發放現金者，員員工必須親自自領取薪資袋袋，並在薪薪資領取登記記簿上簽名名蓋章，未領領之薪資須作作適當處理。第3節 相關資料職工資料卡、調薪申申請書、薪資表、轉帳單、薪資領取登登記簿等。第1節 作業程序1) 依相關法令及公公司政策，擬擬定職工福利利規定。2) 成立職工福利委委員會，做為為制定職工福福利辦法及執執行之組織。3) 職工福利辦法於於董事長核准准後實施。4) 職工如有福利建建議，交由職職工福利委員員會通過後，呈呈請董事長審審核。5) 職工福利委員會會對各項福利利規定應確實實追蹤執行。6) 福利委員會組織織工作內容包包括：(A) 推動及規劃各種種職工福利計計劃。(B) 公司提撥福利金金及職工自繳繳福利金帳務務處理。(C) 各項支出設帳處處理。(D) 定期或不定期召召開大會，並並製作保存會會議紀錄。(E) 其他有關職工福福利事項。7) 福利措施包括：(A) 餐廳環境、炊具具、餐具之清清潔衛生。(B) 伙食之營養、衛衛生、安全之之了解。(C) 環境之整潔與舒舒適之維護。(D) 水電衛生設備之之完善。(E) 休閒活動之安排排。(F) 福利活動之舉辦辦（人車安全全之注意）。第2節 控制重點1) 各項福利措施應應合乎公司負負擔能力，並並讓員工滿意意。2) 福利工作應確實實依照規定執執行。3) 福利金收支、帳帳務、出納必必須控制良好好。4) 職工福利委員會會應定期向員員工報告福利利金收支情形形。5) 福利金支用避免免浪費或不必必要之支出。6) 各項福利項目應應符合員工需需求。7) 各項活動之員工工參與度應予予加強。第1節 作業程序1. 離職1) 職工提出辭呈或或退休時，應應視其職務性性質考慮是否否應予慰留。2) 用人單位主管應應充分了解職職工離職理由由，作為日後後改進參考。3) 職工若無法慰留留，則用人單單位應考慮是是否向人事單單位提出申請請招募人員。4) 應依相關法令之之規定給予離離職人員資遣遣給付或退休休金。5) 核准離職後，通通知人事單位位計算應發放放薪資。6) 職工離職單應經各有關關單位簽章，證證明各項保管管文件已點交交清楚，並將將工作職務交交接完畢後，始始可算完成離離職手續。7) 職工離職單簽章完全後後，轉人事單單位開出離職職證明，並將將職工資料抽抽出，列入離離職職工檔案案內。8) 離職人員薪資給給付，迄離職職手續完成後後再發給。2. 資遣1) 資遣條件(A) 歇業或轉讓時。(B) 虧損或緊縮時。(C) 遇不可抗力之事事故，停止工工作在一個月月以上時。(D) 營業性質變更，有有減少勞力之之必要，而又又無適當工作作供安置時。(E) 職工對於所擔任任之工作確不不能勝任時。(F) 不適用於有定期期契約期滿之之職工，及因因違反廠規而而被除名與自自行辭職之職職工。2) 資遺時間之預告告(A) 在職繼續工作三三個月以上未未滿一年者，於於三日前預告告之。(B) 在職繼續工作一一年以上未滿滿三年者，於於五日前預告告之。(C) 在職繼續工作三三年以上者，於於十日前預告告之。3) 資遣費計發標準準(A) 在職繼續工作每每滿二年，發發給相當於一一個月基本工工資之資遣費費。(B) 以後每滿一年，加加發相當於一一個月基本工工資之資遣費費。3. 停薪留職1) 符合下列二項，且且辦妥離職手手續者始能生生效：(A) 久病不癒達六個個月以上者。(B) 其他因特殊情形形呈請核准者者。2) 停薪留職期間年年資不予併計計。4. 退休1) 合乎自請退休(A) 工作十五年以上上而年滿五十十五歲者。(B) 工作二十五年以以上者。2) 限齡退休年齡滿滿六十歲者。3) 命令退休(A) 心神喪失者。(B) 身體殘廢不堪勝勝任工作者。4) 限齡退休人員健健康良好且應應工作需要，可可仍予留任，另另按約聘人員員辦理。5) 退休金依勞動動法計算及及給付。第2節 控制重點1) 員工離職、資遣遣、退休，應應查明有關規規定審慎處理理。有關員工工自動要求離離職者，應個個別查明原因因，採取適當當措施，以減減少不必要之之人員流動率率。2) 員工離職退休，應應依公司規定定時間內提出出申請，辦妥妥手續，並作作好工作交接接。3) 符合資遣條件時時，應先查明明是否已無其其他可供選擇擇之途逕，始始可資遣。第3節 相關資料職工離職單等。