中小企业办公自动化系统的设计与实现56215.docx

目录摘要2一、问题的提出出2二、办公自动化化系统在我国国的发展脉络络2三、开发工具与与技术的研究究3四、用户需求分分析4五、系统设计5·系统基本目目标·系统结构设设计·系统功能设计计六、结束语99参考文献9致谢100中小企业办公自自动化系统的的设计与实现现成程环艺五班 成都都邮编摘要： 本文从从中小企业的的实际情况出出发，在用户户需求分析的的基础上，提提出中小企业业办公自动化化系统的基本本目标，并阐阐述系统的结结构设计和功功能设计，给给出了一个结结合C/S和和Web技术术的中小企业业办公自动化化系统实例；对中小企业业建设办公自自动化信息系系统具有参考考价值。 关键词： 中中小企业 办公自动化化C/S Web 一、问题的提出出 随着计算机及网网络技术的飞飞速发展，IInternnet/Inntraneet应用在全全球范围内日日益普及，当当今社会正快快速向信息化化社会前进，信信息系统的作作用也越来越越大。各级政政府、大公司司和大企业凭凭着雄厚的资资金和人才优优势，加快了了信息化的步步伐，建立了了高质量、高高效率的办公公自动化信息息系统，从而而提高了效率率，增强了竞竞争力。与此此同时，越来来越多的中小小企业为了适适应信息革命命的要求，提提高自身的竞竞争力，正打打算或正在建建立符合企业业特色的办公公自动化信息息系统。但是是，这些中小小企业由于自自身信息化基基础比较薄弱弱，计算机软软、硬件配置置较差，而且且员工的素质质也参差不齐齐，同时，其其经济实力并并不雄厚，不不可能像政府府或大公司、大大企业那样进进行大量投资资建设信息系系统。那么，中中小企业应如如何建设办公公自动化信息息系统？本文文以采用一种种结合C/SS和Web的的方式开发的的中小企业办办公自动化系系统为例讨论论办公自动化化系统的设计计与实现。 二、办公自动化化系统在我国国的发展脉络络1、 中国的办办公自动化软软件系统起源源于政府的公公文和档案管管理。由于计计划经济体制制的影响，政政府对企业的的管理出了依依靠法律、法法规之外，还还有大量的行行政指令和指指示。企业在在进行许多决决策的时候，也也经常需要向向主管的政府府部门请示汇汇报。另外，当当时的政府官官员和企业领领导经常是你你来我往难以以分辨，并且且存在着比较较严格的对应应关系，即企企业领导和政政府官员行政政级别挂钩，因因此在企业应应用红头文件件就比较自然然。此时的办办公自动化系系统的特点：以公文处理理、档案管理理为核心的办办公管理系统统。其实办公公其实就是办办文。 2、 随着企业业的介入，OOA软件也有有一定的发展展，加入了很很多企业的特特性，例如，OOA现在强调调的知识管理理，强调了业业务流程的整整合，但是，效效果并不是很很理想。主要要的功能的收收发文、档案案管理、物品品管理、文档档管理、车辆辆管理、后勤勤管理、简单单的人事管理理等。尽管解解决了企业中中存在的层级级结构，传统统的办文程序序，从文件起起草、审阅、会会签、签发、下下发到归档、借借阅等各个环环节，存在流流程复杂，流流转时间长，导导致办公效率率低，决策缓缓慢等问题。但但是由于在机机构和流程上上很难作很大大的改动，因因此解决之道道就是采用先先进的计算机机和网络技术术，不仅将办办文内容电子子化，而且实实现整个办文文过程电子化化，从根本上上改变了传统统的工作模式式。在此种情况下，办办公自动化作作的所有工作作不过是将手手工工作搬到到计算机网络络上，并利用用了计算机技技术的一些先先进特点，却却没有增加任任何先进的管管理理念和方方法。另外办办公自动化的的处理的信息息范围实在过过于有限，仅仅仅处理一些些公文就可以以称为办公自自动化了吗？如果我们仔仔细观察市面面上的办公自自动化产品，所所提供的附加加功能的深度度和广度也是是非常让人失失望的。这就就是我们目前前的办公自动动化系统所处处的基本现实实和困境。这这也是我们的的客户对办公公自动化不满满意的焦点所所在。三、开发工具与与技术的研究究就现在开发OAA的技术来说说，主要集中中分为三大类类：基于C/S结构的应应用程序开发发，结合C/S结构和WWeb技术的的复合应用程程序，基于BB/S结构的的动态网页技技术。以下将将分析这三类类技术的各自自优缺点：C/S结构系统统：是传统开开发模式，一一般以数据库库和客户端的的两层结构实实现，也有加加入中间件的的三层或多层层结构，在OOA早期是标标准的系统模模式，但随着着计算机技术术的发展和网网络的发展，它它已经无法满满足现在的远远程网络办公公和移动办公公，逐渐在被被取代C/S+Webb技术：是为为了补充C/S结构的不不足，在C/S基础上加加入Web技技术来实现对对远程数据的的获取，但拥拥有一定局限限性，如数据据及时更新、软软件升级等问问题就无法很很好解决。B/S结构系统统：是援用动动态网页技术术，加入OAA的开发理念念，完全适应应网络办公和和移动办公需需求，也是现现代办公自动动化系统的首首选技术。就B/S结构的的开发，具体体技术又有多多种选择：JJSP+J22EE，ASSP+IISS，ASP+MMicrossoft .NET FFramewwork，PPHP+Appache，就就这几门技术术，可以说各各有其优缺点点，分析如下下：JSP技术：具具有良好的跨跨平台性，加加上J2EEE功能十分强强大，但是JJ2EE的布布置使开发成成本显得略高高，而且没有有良好的安装装界面PHP技术：是是早期动态网网页技术中的的强手，但随随着JSP技技术与ASPP技术的不断断更新，使得得PHP技术术稍微比较落落后ASP技术：类类似于PHPP技术，开发发简便，快速速，加上IIIS的功能支支持，是比较较简易快速的的开发技术ASP.nett：可以说是是ASP技术术的替代技术术，是ASPP的一大进步步，在Miccrosofft .NEET Fraameworrk的强大支支持下，可以以使用C#、VVB、Javvascriipt三种语语言来编写代代码，采用预预先编译技术术，使得代码码安全性加强强最终讨论结果：在针对于中中小型企业用用户，建议采采用ASP技术术，理由是，该该技术易于服服务器的维护护，成本相对对较低，开发发周期较短。但在本文中，由由于知识面的的局限性，作作者采用了一一种结合C/S和Webb的方式开发发的中小企业业办公自动化化系统为例讨讨论办公自动动化系统的设设计与实现，希希望日后可以以有机会用性性能更好的AASP.neet实现更好好的功能。四、用户需求分分析 办公自动化系统统的建立，需需要进行用户户需求调查与与分析，以确确定系统目标标，这是系统统建设的重要要环节。 中小企业需要规规模相对较小小，但其在功功能上对系统统的需求却是是全面的。大大体可分为：一方面是通通过收发电子子邮件为主的的方式，与其其它员工交流流各种信息，基基于工作流的的方式实现诸诸如请假申请请、物品申领领审批过程；员工管理个个人日程安排排，各种图书书资料的查阅阅等日常办公公功能。另一一方面则是面面向公司办公公业务方面的的业务管理功功能。即完全全采用计算机机技术处理办办公业务，使使企业内部人人员能够方便便快捷地共享享信息、交流流信息，高效效地协同工作作，既兼顾个个人办公效率率的提高，又又可以实现群群体协同工作作。 在软、硬件方面面对系统的需需求，由于中中小企业信息息化水平比较较低，软硬件件配置较差；而且资金实实力并不雄厚厚。所以其对对硬件的配置置要求是尽可可能的低，对对软件配置的的要求则是系系统最好是基基于日常办公公软件如OFFFICE系系列上的应用用系统，这样样既不用花大大量资金添置置软件，员工工又较容易学学会使用应用用系统。在开发方式上对对系统的需求求，由于中小小企业的经济济实力有限，应应着重考虑投投入/产出比比问题。一般般商业软件是是无法满足上上面的要求，而而从基础语言言开始开发成成本高、周期期长，更不现现实；因此利利用现有软件件进行改进，即即二次开发，通通过对几个商商业化软件功功能进行修改改、增删和开开发来实现中中小企业建立立具有自身个个性的办公自自动化系统。即即通过系统集集成的方法来来将各个功能能集成为一个个整体发挥作作用。即通过过两次开发的的方式来实现现降低成本、节节约开支、提提高效率。 图41系统流流程图：图41五、系统设计 1、系统基本目目标 (1) 实现办办公规范化和和制度化绝大多数中小企企业由于办公公自动化起步步较慢，大多多数还停留在在使用没有联联网的计算机机和MS OOfficee系列应用软软件来提高个个人办公效率率，没有从根根本上改变过过去复杂、低低效的手工办办公方式，办办公方式远没没有实现规范范化和制度化化。因此，中中小企业建立立办公自动化化系统就是要要使办公方式式规范化和制制度化。即企企业办公基于于工作流，完完全采用计算算机技术处理理办公业务，使使企业内部人人员能够方便便快捷地共享享、交流信息息，高效地协协同工作，既既兼顾个人办办公效率的提提高，又可以以实现群体协协同工作；同同时又能实现现迅速、全方方位的信息采采集、信息处处理，为企业业的管理和决决策提供科学学的依据；从从而提高效率率，增强企业业的竞争力，使使企业能够在在激烈的市场场竞争中取胜胜、不断发展展壮大。 (2) 管理多多种数据类型型 中小企业规模较较小，但其办办公自动化信信息系统所包包括的范围应应该是整个日日常办公和部部分企业业务务。因此，其其数据量相对对大企业、大大公司虽然比比较少，但是是其数据类型型并不会比大大企业、大公公司少，不仅仅包括日常办办公所产生的的各种数据，还还要包括业务务办公所产生生的各种数据据，有些中小小企业业务数数据涉及大量量的图形数据据；这些数据据既有规范的的、结构化数数据又有不规规范的、非结结构化数据，中中小企业办公公自动化信息息系统就是要要科学地管理理这些各种类类型的数据，实实现各种数据据的"无缝""联接，保障障数据的一致致性和安全性性。 (3) 系统设设计的先进性性 办公自动化系统统应在开发出出来时在技术术上应具有一一定的先进性性，代表当时时办公自动化化信息系统的的先进水平，这这样才能使系系统在建成后后一段时间内内，不会因技技术的落后而而需要大规模模的调整，并并且能够跟随随着逐步的升升级而保持整整个系统的先先进性。同时时要求系统对对计算机硬件件要求不能太太高，运行速速度要快。因因为中小企业业从经济实力力上无法大量量投资去购置置高档硬件、软软件，短时间间内对系统进进行全面升级级；另外，大大多数中小企企业经营规模模经常变化、人人员经常流动动。系统应能能够适应企业业的不断变化化，应具有可可扩展性、易易升级性和开开放性。 2、系统结构设设计 在办公自动化系系统开发中，基基于Web技技术的开发方方式正以其特特有的跨平台台、统一美观观的界面、简简单的操作、开开发的系统容容易升级、系系统开发时间间较短，成本本较低越来越越受到欢迎，但但是这种系统统具有传输速速度较慢，不不利于大数据据量的传输的的缺点。而这这正是基于CC/S结构的的开发方式的的优点所在。 本实例以某一地地产策划公司司自动化系统统为例。本系系统主要有二二个方面的内内容：一是日日常事务管理理；二是业务务事务管理，针针对公司核心心业务是地产产策划，以项项目为单位进进行运作。而而在业务事务务中要涉及大大量图形数据据（如地形图图和规划图等等）。因此本本系统开发采采用一种结合合C/S和WWeb的方式式。利用Weeb完成日常常办公和某些些需要远程通通讯的业务，而而C/S结构构可以在局域域网内实现特特别功能和大大的业务数据据(如图形数数据)传输。 服务器以Winndows NT 为操操作系统，OOraclee 、SQLL Servver 或MMS Acccess为数数据库，Exxchangge 作为邮邮件存储提供供者、通信录录提供者和传传输提供者，IIIS实现WWeb发布。 客户端以Winndows998/95为为平台，用OOutloook进行邮件件接受、发送送以及它的浏浏览窗口进行行网页浏览，MMS Prrojectt进行项目规规划，Worrd进行文档档编辑，Auuto CAAD进行地图图编辑浏览。 首先，确定以EExchannge为基础础建立C/SS结构网络，并并辅以IISS。客户机上上采用Outtlook为为基础平台软软件，由于它它本身既是EExchannge客户程程序又具有网网页浏览窗口口实现了二者者的无缝联接接。然后在OOutloook基础上对对其它程序进进行控制，并并构造各程序序数据的流通通桥梁；最后后各部分数据据尽量存储在在数据库中，用用数据库对各各种类型数据据实现进一步步集成。 通过VBAA6利用OLLE、APII等技术对客客户端多个应应用程序进行行集成形成自自己的系统； Outloook通过浏浏览窗口访问问Web SServerr并通过它访访问数据库； Outloook通过EExchannge SServerr进行邮件发发送和接收； Word访访问数据库中中的文档； MS Prrojectt通过数据库库实现资源数数据共享； Auto CAD访问问共享图形数数据。 3、系统功能设设计 中小企业虽然员员工较少、规规模较小，其其办公自动化化系统的功能能也有其自身身的特色，不不仅包括企业业日常办公的的常用功能，还还包括日常办办公中的许多多小功能；同同时还包括部部分业务办公公功能。 本实例在充分进进行用户需求求分析的基础础上把系统划划分为八个子子系统：日常常管理分行政政管理、人事事管理、工作作管理、文档档图书管理、公公告板和电子子邮件，业务务事务则为项项目管理，另另外还包括系系统维护。 行政管理功能。公公司行政方面面的各种功能能，包括考勤勤管理、会议议管理、用餐餐管理、传真真管理、复印印管理，用车车管理等。 人事管理功能。公公司人事方面面的各种功能能，包括员工工调动管理、晋晋升管理、培培训管理，客客户信息管理理等。 文档管理功能。 包括各种档档案管理、各各种业务信息息管理和图书书管理等。 工作管理功能。 包括员工个个人日志、个个人工作报表表和员工考核核等 。 电子邮箱功能。包包括收发企业业内部电子邮邮件等。 公告板功能。 企业内部部的论坛和通通知等。 项目管理功能。与与公司业务相相关的功能。包包括项目小组组成员选择，项项目情况查询询和项目成果果监控等。 系统维护功能。 包括用户户基本信息维维护、权限管管理和重要数数据的安全性性的维护。 由于本系统是采采用Web和和C/S相结结合方式开发发的。因此在在功能模块的的使用上则相相对较灵活，可可以针对员工工的不同职位位及员工所从从事的不同业业务提供不同同的功能。例例如：用餐管管理功能则只只提供给行政政经理；客户户信息管理功功能则只提供供给人事经理理和总经理；而项目管理理功能则提供供给经常参与与项目运作的的项目小组成成员，而行政政经理和人事事经理则不提提供此功能。采采用这种方式式提供功能既既方便员工使使用本应用系系统又有利于于系统的安全全性，保证员员工不能越权权操作。正好好适应了中小小企业员工流流动性大、员员工的职位变变化快的特点点。 本系统在有300多名员工的的该地产策划划公司运行良良好，使公司司的运作完全全规范化和制制度化。简洁洁明了的登录录界面增强了了系统的安全全性；特别是是行政管理子子系统中的用用餐管理、考考勤管理和用用车管理等功功能大大提高高了工作效率率；工作管理理子系统的个个人日志、工工作报表和员员工考核功能能既有利于员员工提高工作作效率，又有有利于领导对对员工进行全全面而准确的的考核；项目目管理子系统统则对企业核核心业务是以以项目以单位位的地产策划划进行了规范范化管理；而而特色功能内内部电子邮件件功能和公告告板功能增进进了员工之间间的交流与合合作，活跃了了企业的文化化氛围。 六、结束语 本文通过一个采采用Web技技术和C/SS结合方式开开发的中小企企业办公自动动化系统实例例分析了中小小企业办公自自动化系统的的设计与实现现。采用这种种方式既发挥挥了Web技技术的优势，使使信息流转、信信息发布、查查询和维护更更加方便；系系统的功能扩扩展和规模扩扩展更加便利利；系统开发发速度更快、开开发成本更低低；又发挥了了CS结构构有利于大数数据量（如图图形数据）的的传输的优点点。这种开发发方式更加贴贴近中小企业业的实际需求求，也符合中中小企业的实实际情况。既既满足中小企企业对日常办办公的需要，又又满足其对业业务办公的部部分需求。另另外，采用这这种开发方式式充分考虑了了投入产出出比，节约了了成本。而且且，采用这种种开发方式开开发的办公自自动化系统具具有良好的扩扩充升级功能能，能够适应应企业未来发发展的需要。 参考文献 1 邝孔武武、王晓敏编编著，信息系系统分析与设设计,北京：清华大学出出版社，19999 2 曾华，论论信息系统集集成的实施，计计算机应用，11997:33-5 3 李长树树，办公自动动化系统的设设计方法与实实施策略，计计算机应用研研究会，20000（7）：47500 致谢在本文即将完成成之际，我要要感谢所有对对我的成长有有帮助的人！首先，我要把我我最诚挚的谢谢意送给我的的导师××老师。××老师严谨谨的治学态度度，一丝不苟苟的工作作风风都影响并激激励着我，这这将使我终身身受益。本课课题在选题及及研究过程中中得到×老师的悉心心指导，×老师为我指指点迷津，帮帮助我开拓研研究思路，精精心点拨、热热忱鼓励。在在此我忠心地地感谢这段时时间××老师对我我的指导。我还要感谢××××学院的全体老师，他他们在我攻读读学士学位期期间提供了良良好的学习环环境。还有我的父母以以及其他的朋朋友和同学在在精神中给予予我极大的帮帮助，在此表表示感谢！最后，我衷心地地感谢在百忙忙之中审阅我我的论文和参参加答辩的各各位专家，教教授！学士学位申请者者：成程日期：二零零八八年五月14