文档归档管理制度30460.doc

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.关于文档归归档管理办办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。一、电子文文档目录设设置参照下面所所述“二、文档档分类”，并按照照其顺序编编制电子文文档目录。（根据文件件夹排序规规则，在文文件夹前加加上序号及及“_” ）二、电子文文档分类本办法管理理的文档资料既既包括电子子文档，也也包括纸质质文档资料料。电子文文档资料可可以按照以以下方式分分类：1、招标阶阶段文档2、监理依依据（标准准规范、招招投标文件件、合同文文件、设计计文件、监监理规划、监监理细则）3、报审、报报验文件（开开工报审、施施工组织设设计或项目目开发计划划报审、设设备报验等等）4、监理指指令（监理理通知单、变变更通知）5、报告（监监理报告、监监理月报等等）6、工作往往来文档（业业务联系单单及回复、工工程支付、会会议纪要）7、总结8、影像资资料三、电子文文档相关权权限1、存放流流程文件形成实实时由各项项目资料代代管员收集集整理，每每月（或季季度）交由由信息工程程部资料员员归档一次次，归档时时间为自然然月的25日（遇节节假日顺延延）。在存存放时，工工程部资料料员须对归归档的电子子文件进行行校检，不不符合规范范的可要求求资料代管管员进行整整改。2、权限设设置日常工作中中，由信息息工程部资资料员对电电子文档进进行维护和和管理；项项目实施过过程中，对对应的项目目资料代管管人员有权权对其权限限内的文档档进行读和和写（取和和存），操操作前需征征得有关方方同意。3、查询方方式（1）查阅阅文档资料料须事先申申请（附件件一：文档档资料查阅阅申请表）并并获得有关关方同意：属于本项项目范围内内的资料查查阅应得到到项目总监监或项目资资料代管员员的同意，非非本人所从从事的项目目的资料查查阅、拷贝贝应得到信信息工程部部负责人同同意。（2）电子子文档的查查阅应在资资料员（项项目资料代代管员或工工程部资料料员）的指指导下在专专用电脑上上进行，电电子文档资资料的拷贝贝应由资料料员亲自操操作（包括括事前的查查毒杀毒）。四、文件清清单序号文档类别文档名称文件编号摘要五、电子文文件命名规规则文件采用组组合编码方方式命名，文文件的全名名格式为：文件名称××××××项目名称××××编制年月日××××××××作者×××说明：1、一个完完整的文件件名由文件件名称、项项目名、文文件编制年年月日、和和文件作者者4个部分，通通过经下划划线“_”连接组合合而成。2、项目名名称，在项项目开始之之时的统一一确定，可可以按照习习惯采用简简称。3、文件编编制年月日日用8位数字表表示。4、文件作作者用3位以下英英文字母表表示。六、工程文文档资料管管理与归档档流程1、专业监监理工程师师编制监理理工作文档档，接受承承建方工程程文档建设方工工程的文档档，搜集整整理其它的的监理工作作资料（流流程）。2、一般情情况下专业业监理工程程师在编制制完成监理理工作文档档后应该上上报项目总总监（或其其他相关负负责人）审审查（流程程），在获获得总监或或相关负责责人审查确确认后（流流程）方可作作为公司文文档分发给给建设方、承承建方等相相关单位（流流程）。3、存管在在各监理工工程师手中中的文档资资料均属公公司知识产产权，所有有文档资料料都应定期期（如每季季度的最后后5个工作日日内）移交交给项目总总监或项目目资料代管管员并由其其归档（流流程）。4、各项目目总监（或或资料代管管员）应定定期（如每每季度一次次）对本项项目的文档档资料进行行清理，同同时在每半半年一次向向信息工程程部归档（流流程）。文档档资料归档档时应进行行详细记录录（见附件件一）。5、归档到到信息工程程部的文档档资料应进进行及时地地整理、编编目，同时时完整保存存到信息工工程部的专专用数据库库里（电子子文档）或或资料柜里里（纸质文文档资料）（流流程），以备备查询、调调用。文档资料管管理与归档档流程见下下图：项目总监或相关负责人项目总监或资料代管员建设方、承建方等相关单位信息工程部资料员IT工程部文档资料数据库报审审查后反馈文档资料移交归档文档资料集中归档文档资料存入数据库资料柜纸质文档存资料柜专业监理工程师分发接收jieshou jieshou 文件编制搜集七、管理人人员及职责责1、信息工工程部资料料员信息工程部部设资料员员（兼职），其其职责为：敦促各项目目总监资料代管管员项目进进行文档资资料归档，负负责文档资资料的接收收事宜。负责归档资资料的整理理、编目、入入库、存柜柜、保管、杀杀毒、刻录录转储等。负责文档资资料数据库库的管理、维维护、操作作。负责归档资资料的保管管、调用、借借阅、拷贝贝、打印等等。2、项目资资料代管员员各项目根据据项目具体体情况设资资料代管员员一名（兼兼职），其其职责为：负责接收本本项目内各各监理工程程师上报、移移交的文档档资料。对文档资料料进行整理理、转储、入入库、存柜柜、保管。负责文档资资料的调用用、整理、拷拷贝、打印印等。八、纸质文文件入柜归归档资料范范围1、监理合合同2、监理大大纲3、监理规规划4、监理细细则5、监理指指令（监理理通知单等等）6、往来文文档（业务务联系单及及回复等）7、会议纪纪要8、监理月月报9、监理记记录、平行行检测及独独立抽检文文件材料10、监理理工作总结结11、监理理日志12、影像像资料九、纸质文文件归档要要求1、归档的的文件材料料要完整、系系统、准确确。各工程程用表按水水运工程监监理规范用用表规定填填写，需签签字盖章的的地方一定定不能漏签签；监理通通知及业务务联系单要要形成闭合合性，需要要接受单位位签署意见见及回复的的，必须签签署完整。2、归档的的文件材料料必须是原原件。如是是传真件等等不易保存存的文件材材料，应留留复印件，并并将复印件件与原件一一起存档，并并加以说明明。3、原则上上按各个工工程项目归归档，各个个工程项目目再按“入柜归档档资料范围围”进行资料料整理归档档。各文档档按“入柜归档档资料范围围”分12册，第第1册监理合合同、第22册监理大大纲为第一一卷；第33册监理规规划、第44册监理细细则为第二二卷；第55册监理指指令、第66册往来文文档、第77册会议纪纪要为第三三卷；第88册监理月月报、第99册监理记记录、平行行检测及独独立抽检文文件材料、第第10册监理理工作总结结为第四卷卷；第111册监理日日志、第112册影像像资料为第第五卷。4、档案名名称的填写写要注意内内容准确，文文字简练通通顺，结构构完整，必必须揭示卷卷内文件的的内容和成成份；科技技文卷目录录各项必须须按交办发发20009225号文文规定填写写完整。 5、文件归归档份数：一般归档档1份，重要要的和经常常使用的文文件归档22份或3。对无保保存价值和和重份文件件，需要办办理销毁手手续。6、卷盒的的尺寸采用用310mmm×220mmm,卷盒的厚厚度根据分分类整理及及方便查阅阅利用的要要求，可采采用20mmm、30mmm、40mmm、50mmm、60mmm。7、归档时时间：各工工程项目负负责人应于于工程竣工工验收后立立即（最迟迟一周内）将将归档的文文件整理立立卷，移交交部门资料料员归档。十、档案的的查阅和借借阅1、查阅档档案应填写写档案查阅阅登记表，写写明查阅时时间、查阅阅内容、查查阅目的等等。阅后及及时归还。2、查阅档档案资料时时一般不得得对其进行行复制。确确有特殊情情况必须复复制的，应应填写档案案资料复制制申请单，经经所在部门门领导签署署意见后方方可复制。3、原则上上本公司内内部工作人人员因工作作需要都可可以借阅，但但必须由借借阅人出具具借阅申请请并由部门门领导签名名认可。借借出档案时时应注意档档案的密级级要求以及及借阅人的的相关权限限。借阅档档案时应做做到以下几几点：（1）借阅阅者不得自自拿、自取取、自放档档案，严禁禁擅自打开开档案柜翻翻阅查找；（2）按规规定办理登登记手续，定定期归还，确确因工作需需要不能按按时返还的的，需办理理续借手续续，否则按按管理规定定停止借阅阅；（3）要爱爱护档案，不不得丢失，并并注意保密密，不得擅擅自转借他他人；（4）所借借档案不得得随意折叠叠和拆散，严严禁对档案案随意更改改、涂写；（5）借出出和归还档档案时，应应办理清点点手续，由由档案管理理员和借阅阅者当面核核对清楚；（6）档案案如有丢失失、损坏或或泄密，要要立即追究究当事人责责任；（7）调离离本单位的的工作人员员，必须清清理移交档档案文件后后方可办理理调离手续续。后附：附件件一 电子文档档资料查阅阅申请表 附件二 电子文档档资料上报报记录 附件三 电子文档档目录 电子文文档资料查查阅申请表表 NOO.序号查阅文件名名称查阅事由查阅人查阅时间1234567部门负责人人意见： 负责人签签字： 日期：档案管理专专员意见： 负责人签签字： 日期：备注电子文档资资料上报记记录序号项目部名称称年度3月6月9月12月1234567891011121314151617181920电子文档目目录